Come scrivere le note del relatore per la tua presentazione: una guida completa
La maggior parte delle persone scrive le note del relatore due volte. Una volta male, la sera prima, e una volta come si deve, nella propria testa, durante la presentazione.
La seconda versione è quella che funziona. Questa guida spiega come catturarla fin da subito.
Le note del relatore sono l'unica parte di una presentazione che nessuno revisiona ma di cui tutti hanno bisogno. Inoltre, rappresentano l'assicurazione più economica che si possa stipulare per una presentazione di dati.
A cosa servono le note del relatore (e a cosa no)
Microsoft definisce questo scopo in modo restrittivo, e questa precisione è utile. Il riquadro Note è "lo spazio in cui archiviare i punti di discussione che si desidera menzionare durante l'esposizione della presentazione".
La garanzia di riservatezza è esplicita. Durante la presentazione, le note del relatore sono "visibili sul monitor dell'utente, ma non sul monitor del pubblico".
Questo singolo fatto definisce l'intero approccio. Le note non sono una seconda diapositiva, non sono un copione da leggere ad alta voce e non sono una documentazione per chi non era presente in sala.
Le note possono anche essere modificate in tempo reale. Microsoft dichiara che è possibile aggiungere note "durante la presentazione, direttamente dalla visualizzazione Relatore, o durante la modifica della presentazione".
Cosa serve prima di iniziare
Tre cose, e nessuna di queste è la presentazione stessa.
La domanda a cui risponde ogni diapositiva. Se non riesci a esprimerla in una sola frase, la nota non salverà la diapositiva.
La fonte di ogni numero sulla diapositiva. Nome del file, foglio, periodo ed eventuali filtri applicati.
L'unica domanda di approfondimento che ti aspetti. La maggior parte delle diapositive attira esattamente una domanda prevedibile, ed è proprio questa che la nota dovrebbe anticipare.
Fai questo passaggio prima di aprire il riquadro Note. Scrivere le note mentre si fissa una diapositiva porta a descrivere la diapositiva stessa, il che rappresenta un errore metodologico.
Dove si trova il riquadro delle note
I passaggi tecnici sono rapidi, e conoscerli evita di perdersi nella visualizzazione sbagliata.
Il riquadro Note è "una casella che viene visualizzata sotto ogni diapositiva" nella visualizzazione Normale. Se è vuoto, mostra il testo d'invito "Fare clic per inserire le note".
Se non è visibile, la soluzione di Microsoft richiede un solo clic. Basta "fare clic su Note sulla barra delle applicazioni nella parte inferiore della finestra di PowerPoint".
Le note lunghe vengono gestite in due modi. Quando le note superano lo spazio del riquadro, compare una barra di scorrimento verticale, ed è possibile ingrandire il riquadro trascinandone il bordo superiore verso l'alto.
La visualizzazione Relatore è il momento in cui le note mostrano tutto il loro valore. Microsoft la descrive chiaramente: "In visualizzazione Relatore è possibile visualizzare le note durante la presentazione, mentre il pubblico visualizza solo le diapositive".
Il layout è fisso ed è utile visualizzarlo in anticipo. Microsoft segnala che "Le note vengono visualizzate in un riquadro a destra" e che il testo va a capo automaticamente con una barra di scorrimento quando necessario.
La visualizzazione Relatore si attiva anche automaticamente. Collega un proiettore e avvia la presentazione: la visualizzazione Relatore si aprirà sul tuo computer.
Il pubblico vedrà qualcosa di diverso. Microsoft precisa che "sullo schermo del proiettore vengono visualizzate solo le diapositive".
Le istruzioni su come aggiungere note del relatore e sulla visualizzazione Relatore coprono Windows, macOS e il web.
Le quattro righe che ogni nota dovrebbe avere
In questo caso, la struttura vince sulla prosa. Una nota che si può scorrere rapidamente sotto pressione vale molto di più di una nota piacevole da leggere.
| Riga | Cosa contiene | Perché esiste |
|---|---|---|
| Affermazione principale | L'unica frase da pronunciare ad alta voce | Evita di farti descrivere il grafico |
| Numero | Il dato, il suo periodo di riferimento e la sua unità di misura | Ti impedisce di improvvisare un valore errato |
| Fonte | File, foglio e filtro | Risponde istantaneamente alla domanda "da dove viene questo dato?" |
| Domanda successiva | La domanda che ti aspetti e la tua risposta | Trasforma un'imboscata in un momento pianificato |
Quattro righe non è un numero arbitrario. Entrano nel riquadro senza bisogno di scorrere, che è il vincolo pratico fondamentale quando si è sul podio.
Scrivi la nota partendo dai dati, non dalla diapositiva
L'istinto è quello di descrivere ciò che il pubblico può già vedere. Resisti.
Un grafico che mostra i ricavi per regione non ha bisogno di una nota che dica che i ricavi variano in base alla regione. Ha bisogno del motivo per cui una regione ha registrato una variazione e di cosa è stato fatto al riguardo.
Tre riscritture illustrano la differenza.
Inefficace: "Ricavi per regione, Q2". Questo è un titolo, non una nota.
Migliore: "L'Ovest è cresciuto del 14 percento rispetto al trimestre precedente". Questo è un dato di fatto, ma è già presente sulla diapositiva.
Utile: "L'Ovest è cresciuto del 14 percento, e a giugno sono stati conclusi due rinnovi enterprise. Escludendo questi ultimi, la crescita è del 3 percento."
La terza versione resiste alle domande di approfondimento. Inoltre, ti suggerisce cosa dire se qualcuno dovesse chiedere se il trend sia reale.
Cosa cambia quando la presentazione contiene numeri
Le presentazioni di dati falliscono in modo diverso rispetto ai pitch di vendita. Il fallimento non riguarda quasi mai l'aspetto visivo, ma quasi sempre un numero che non si riesce a difendere.
Prendi nota del denominatore. Qualsiasi valore espresso come tasso o percentuale ha bisogno che la sua base sia specificata nella nota, perché è la prima cosa che un lettore attento chiederà.
Prendi nota di ciò che hai escluso. Rimborsi, account di prova, ordini interni e periodi parziali sono i soliti sospetti, e dimenticarne anche solo uno cambia l'intera storia.
Prendi nota della data di aggiornamento dei dati. Un dato estratto il lunedì e presentato il giovedì potrebbe non corrispondere più al sistema in tempo reale.
La nostra guida su come rispondere alle domande sui dati in una presentazione copre la parte dal vivo di questo processo. La checklist per revisionare una presentazione di dati prima di inviarla copre la fase precedente.
Note personali contro note per una dispensa
Si tratta di due documenti diversi, e trattarli come se fossero uno solo è il motivo per cui le dispense spesso risultano strane da leggere.
Le tue note sono frammenti. Quattro righe, senza frasi complete, scritte per essere lette con una rapida occhiata.
Una dispensa deve essere autosufficiente. Microsoft supporta direttamente questa opzione, dichiarando che è possibile stampare le note del relatore "con o senza le immagini in miniatura delle diapositive corrispondenti".
Anche l'uso previsto è ben definito. Microsoft descrive la consegna delle note al pubblico "perché le consulti dopo la presentazione", il che è un compito ben diverso dal farti da promemoria durante l'esposizione.
Il percorso di stampa è breve. Seleziona File, quindi Stampa, e in Impostazioni, accanto a Diapositive a pagina intera, scegli Pagine note in Layout di stampa.
C'è un vincolo che vale la pena conoscere prima di progettare la nota. Microsoft dichiara che "È possibile avere solo una diapositiva e le relative note per ogni pagina stampata".
La rimozione delle miniature è un lavoro manuale. Le linee guida di Microsoft su come stampare le note del relatore spiegano che è necessario eliminare la miniatura da ciascuna pagina delle note nella visualizzazione Pagina note.
Questo passaggio è sicuro, e la documentazione lo conferma. L'eliminazione di una miniatura non elimina la diapositiva dalla presentazione.
C'è un'altra opzione di esportazione che vale la pena conoscere. Microsoft documenta l'apertura di una copia delle pagine delle note in Word, il che è utile quando la dispensa deve essere modificata anziché stampata.
Quindi, scrivi prima i frammenti per te stesso. Espandili in frasi complete solo se è effettivamente richiesta una dispensa.
Iniziare con Powerdrill Bloom
Passaggio 1: Carica il file da cui è stata creata la presentazione
Trascina l'esportazione dei dati che si trova dietro i grafici. Powerdrill Bloom analizza le colonne al momento del caricamento, in modo che filtri, spazi vuoti e chiavi duplicate emergano prima ancora di scrivere una singola nota.
Passaggio 2: Richiedi l'affermazione principale, il numero e l'avvertenza
Descrivi ciò di cui hai bisogno in linguaggio naturale. Richiedi il concetto chiave in una sola frase per ogni segmento, il dato con il relativo periodo e le righe che sono state escluse.
Poi vai più a fondo. Chiedi a cosa corrispondono i totali e quale confronto avrebbe più probabilità di essere contestato.
Passaggio 3: Incolla le quattro righe nel riquadro delle note
Prendi l'output e inseriscilo sotto ogni diapositiva. La nostra guida passo-passo su come creare una presentazione per la revisione aziendale mensile da un foglio di calcolo mostra dove si inseriscono le note in questo flusso di lavoro.
Inizia con il piano gratuito prima di confrontare i piani sulla pagina dei prezzi. Se fa al caso tuo, prova Powerdrill Bloom sull'esportazione dei dati della tua prossima presentazione.
Conclusione
Le note del relatore non sono un lavoro di scrittura. Sono un lavoro di difesa dei dati che, casualmente, si serve delle parole.
Scrivi quattro righe per diapositiva: l'affermazione principale, il numero, la fonte e la domanda che ti aspetti. Conservale sotto forma di frammenti per te stesso ed espandile solo quando è realmente necessaria una dispensa.
La presentazione viene esaminata da altre persone. Le note sono la parte che solo tu puoi scrivere, quindi scrivile partendo dai dati anziché dalla diapositiva. La nostra spiegazione sul data storytelling copre questo ambito in modo più ampio, mentre la pagina da Excel a PPT spiega come creare la presentazione fin dall'inizio.
Domande frequenti
Il pubblico può vedere le mie note del relatore?
No. Microsoft dichiara che durante la presentazione le note del relatore sono visibili sul monitor dell'utente, ma non sul monitor del pubblico.
Quanto deve essere lunga una nota del relatore?
Abbastanza breve da entrare nel riquadro senza dover scorrere. Una struttura a quattro righe che copre l'affermazione principale, il numero, la fonte e il follow-up previsto è una formula affidabile.
Posso aggiungere note mentre sto presentando?
Sì. Microsoft dichiara che è possibile aggiungere note durante la presentazione, direttamente dalla visualizzazione Relatore, o durante la modifica della presentazione.
Posso stampare le note per il pubblico?
Sì. Microsoft documenta la stampa delle note con o senza miniature delle diapositive, e precisa che in ogni pagina stampata entra solo una diapositiva con le relative note.
Le note devono ripetere ciò che c'è sulla diapositiva?
No. Una nota che ripete il grafico visibile non aggiunge alcun valore nei momenti di pressione. Utilizzala per spiegare il motivo dietro al numero e per rispondere alla probabile domanda.