Come scrivere il riassunto di una presentazione - Passaggi, esempi e modelli

La maggior parte delle presentazioni viene letta una sola volta e ricordata male. Il riepilogo della presentazione è la parte che le persone conservano, inoltrano e ti citano a distanza di tre settimane.

È anche la parte che la maggior parte delle persone scrive per ultima, di fretta, dopo aver finito le slide. Questo ordine è al contrario, e il risultato lo dimostra.

Questa guida spiega cos'è un riepilogo di una presentazione e le tre forme che può assumere. Fornisce poi un metodo in tre passaggi che funziona sia per la tua presentazione sia per quella di qualcun altro.

Cos'è un riepilogo di una presentazione

Un riepilogo di una presentazione è un breve testo che racchiude l'argomento di una presentazione senza la presentazione stessa.

Questa definizione è netta. Se il lettore ha bisogno delle slide per seguirlo, non è un riepilogo. È una didascalia.

Tre elementi distinguono un vero riepilogo di una presentazione da un indice dei contenuti:

• Presenta conclusioni, non argomenti. "Il tasso di abbandono è aumentato nel segmento enterprise" è molto meglio di "Analisi del tasso di abbandono".
• Contiene i numeri che contano davvero. Due o tre, non venti.
• Indica cosa succederà dopo. Un riepilogo che si conclude senza una decisione lascia al lettore il compito di inventarne una.

Tre tipologie, e quale fa al caso tuo

Questo termine copre tre scopi diversi. Scrivere quello sbagliato è l'errore più comune. Di solito accade perché nessuno ha chiesto quale fosse necessario.

Tipologia	Lunghezza	Scritto quando	Lettore
Slide di riepilogo	1 slide, 30–60 parole	Prima della presentazione	Tutti i presenti in sala
Abstract o anteprima	50–150 parole	Prima della presentazione	Persone che devono decidere se partecipare
Riepilogo post-presentazione	200–500 parole	Dopo la presentazione	Chi non ha potuto partecipare e il te stesso del futuro

La slide di riepilogo si trova all'interno della presentazione. Se è questo ciò di cui hai bisogno, la nostra guida alla slide di executive summary ne illustra il layout specifico.

La versione post-presentazione è un documento, non una slide. Deve poter essere letta a freddo, sei settimane dopo, da qualcuno che non era presente in sala. La nostra guida passo-passo sul resoconto post-presentazione copre questo formato.

Il metodo di scrittura descritto di seguito è lo stesso per tutte e tre le tipologie.

Cosa deve contenere il riepilogo di una presentazione

Se riduci un buon riepilogo all'essenziale, troverai cinque componenti. Non tutti e cinque devono essere sempre presenti, ma la loro assenza deve essere una scelta deliberata e non una svista.

1. La domanda a cui la presentazione ha risposto. Una sola frase. Se non riesci a scriverla, significa che la presentazione non ne aveva una.
2. La risposta. Anch'essa di una sola frase. Questa è la frase che le persone citeranno.
3. Le prove. Due o tre dati, ciascuno con la propria fonte.
4. Il caveat. Ciò che l'analisi non copre, o gli aspetti in cui il livello di certezza è basso.
5. Il passaggio successivo. Chi fa cosa, ed entro quando.

Il caveat è l'elemento che spesso viene tagliato per motivi di spazio. Conservalo. Un riepilogo di una presentazione che appare più certo del lavoro su cui si basa è peggiore di nessun riepilogo. Si diffonde molto più rapidamente delle tue precisazioni.

Come scrivere il riepilogo di una presentazione

Tre passaggi. L'ordine conta più della velocità.

Passaggio 1: Scrivi la risposta prima di qualsiasi altra cosa

Apri un documento vuoto, non la presentazione. Scrivi una sola frase che risponda alla domanda che la presentazione si era posta.

Falo prima di rileggere le slide. Rileggerle ti spingerebbe a riassumerne la struttura, ma la struttura non è l'aspetto cruciale. Lo è invece il risultato.

Se la frase supera le 25 parole, probabilmente la presentazione conteneva due argomentazioni. Scrivi entrambe le frasi, poi decidi quale debba essere quella principale.

Mettila alla prova da sola. Mostra la frase a qualcuno che non era presente in sala. Se la sua prima reazione è una richiesta di chiarimento anziché un commento, significa che la frase non è ancora abbastanza efficace.

È in questo passaggio che si decide il successo o il fallimento di un riepilogo. Tutto ciò che viene dopo è solo assemblaggio.

Un avvertimento: se la frase con la risposta continua a cambiare mentre scrivi, significa che l'analisi non è terminata. Smetti di scrivere e torna ai dati.

Passaggio 2: Estrai i tre numeri che la supportano

Ora torna alla presentazione con un compito preciso. Trova il minor numero possibile di dati che renda credibile la tua frase.

Di solito tre è il limite massimo. Oltre questa soglia, i lettori smettono di assimilare i numeri. Inoltre, un muro di cifre suggerisce che non sei stato in grado di decidere quali fossero quelle davvero importanti.

Per ogni numero, annota la provenienza. Non un generico "dalla dashboard", ma la tabella, il file o la query esatti. Questo richiede un minuto in più, ma ti farà risparmiare un'ora la prima volta che qualcuno contesterà un dato.

Arrotonda per facilitare la lettura, ma non farlo mai se questo porta a una conclusione diversa. Passare dal 4.2% al 4% va bene. Arrotondare il 4.6% al 5% in un riepilogo incentrato sul superamento della soglia del 5% non è corretto.

Se i tuoi dati provengono da un foglio di calcolo, i passaggi pratici sono descritti nella nostra guida su come riassumere i dati di Excel senza tabelle pivot.

Passaggio 3: Aggiungi il caveat e lo step successivo, poi taglia

Ora hai una risposta e le prove. Rimangono due cose da fare.

Il caveat va inserito subito dopo le prove, in una sola frase. Definisce i limiti dell'analisi: un intervallo di date, un segmento escluso o un problema di qualità dei dati che hai dovuto aggirare sono tutti ottimi esempi.

Lo step successivo va per ultimo e deve essere associato a un nome. "Dovremmo rivedere i prezzi" non è uno step successivo. "Revisione dei prezzi, affidata a Dana, prima della riunione del consiglio di amministrazione di ottobre" lo è.

Poi taglia. Leggi la bozza ed elimina ogni frase che non svolge uno dei cinque compiti sopra elencati. In questa fase, la maggior parte delle prime bozze viene ridotta di circa un terzo, migliorando notevolmente.

Taglia prima di tutto gli aggettivi. Parole come "significativo", "sostanziale" e "notevole" sembrano dare enfasi, ma non forniscono alcuna informazione reale. Se un numero è grande, lo dice il numero stesso.

Un esempio pratico

Ecco lo stesso risultato scritto prima male, poi bene.

Prima, 84 parole:

Questa presentazione ha riguardato la nostra analisi trimestrale del tasso di abbandono. Abbiamo esaminato l'abbandono tra i vari segmenti e periodi di tempo. L'analisi ha incluso dati provenienti da molteplici fonti. We found some interesting patterns in the enterprise segment that may warrant further investigation. Ci sono stati anche risultati relativi al mid-market. Abbiamo discusso diverse possibili spiegazioni. Abbiamo anche trattato i potenziali passaggi successivi che il team potrebbe prendere in considerazione nelle prossime settimane, a seconda delle priorità.

Dopo, 79 parole:

Il tasso di abbandono enterprise è salito al 4.2% nel Q3, rispetto al 2.8% del Q2. Mid-market e SMB sono rimasti stabili.

Tre dati lo dimostrano. Su 14 account enterprise persi, 11 non avevano un executive sponsor registrato (esportazione CRM, 18 settembre). Il time-to-first-value medio per questi account è stato di 47 giorni a fronte di un obiettivo di 21 giorni (registro di onboarding). Nove dei 14 avevano ticket di assistenza aperti da più di 30 giorni.

Questo esclude gli account persi a causa di acquisizioni. Dana è responsabile della revisione della copertura degli sponsor prima della riunione del consiglio di amministrazione di ottobre.

Quasi la stessa lunghezza. La seconda versione può essere inoltrata a chi ha perso la riunione, consentendogli di agire di conseguenza.

Nota cosa non fa la seconda versione. Non descrive mai la presentazione. Fornisce direttamente il risultato.

Anche l'indicazione delle fonti svolge un lavoro silenzioso ma prezioso. Ogni dato indica la sua provenienza in massimo quattro parole. Scriverlo non costa quasi nulla ed evita la più classica delle domande di chiarimento.

Quanto deve essere lungo il riepilogo di una presentazione

Adatta la lunghezza alla decisione che il lettore deve prendere, non alla lunghezza della presentazione. Una presentazione di 60 slide può generare un riepilogo di 40 parole se il risultato è semplice.

Contesto	Obiettivo
Slide di riepilogo	30–60 parole
Corpo dell'email	100–200 parole
Documento condiviso o wiki	200–500 parole
Lettura preliminare per il CdA	300–500 parole, con presentazione in allegato

Oltre le 500 parole stai scrivendo un report. Si tratta di un tipo di documento diverso, con regole differenti.

C'è un motivo pratico per non superare questo limite. I riepiloghi vengono letti sul telefono, nei corridoi, tra una riunione e l'altra. Qualsiasi testo che richieda di scorrere lo schermo più di due volte viene rimandato a più tardi, e finisce per non essere letto.

Un linguaggio che resiste alla lettura

Le linee guida sul linguaggio chiaro del governo federale degli Stati Uniti si applicano perfettamente a questo caso. Sono inoltre molto più specifiche della maggior parte dei consigli di scrittura.

Usa la forma attiva. Come spiega la guida al linguaggio chiaro di Digital.gov: "La forma attiva chiarisce chi deve fare cosa. Elimina ogni ambiguità sulle responsabilità". In un riepilogo che assegna un passaggio successivo, questo è l'aspetto fondamentale.

Usa il tempo presente. La guida è molto diretta sul motivo: "La forma verbale più semplice e forte è il tempo presente".

Attenzione ai verbi nascosti, ovvero all'abitudine di trasformare un'azione in un sostantivo. L'esempio della guida è calzante: scrivi "Analizziamo i dati", non "Conduciamo un'analisi dei dati". I riepiloghi tendono a presentare questo problema perché la versione nominalizzata suona più formale. Ma la formalità viene percepita come un inutile riempitivo.

Un ultimo test che non costa nulla: leggi il riepilogo della presentazione ad alta voce. Qualsiasi frase su cui inciampi farà inciampare anche il lettore.

Errori comuni

• Riassumere la presentazione anziché il risultato. Il segnale tipico è una frase d'apertura che inizia con "Questa presentazione ha riguardato".
• Seppellire la risposta nel terzo paragrafo. I lettori si fermano presto. Inizia subito con la conclusione.
• Omettere il caveat. Il riepilogo si diffonde più della presentazione, quindi le affermazioni non verificate si diffonderanno insieme ad esso.
• Numeri senza fonti. La prima contestazione a cui non saprai rispondere ti farà perdere la credibilità davanti alla platea.
• Nessun responsabile per il passaggio successivo. Le azioni senza un nome associato non vengono portate a termine.
• Scriverlo alla fine, di fretta. Abbozza la frase con la risposta prima ancora di creare la prima slide. Questo migliorerà anche la presentazione stessa.
• Riutilizzare i testi del trimestre precedente. Un riepilogo riciclato nasconde proprio ciò che è cambiato, che di solito è l'aspetto più importante.

Riassumere la presentazione di qualcun altro

Redigere il riepilogo di una presentazione che non hai creato tu è un problema diverso. Hai le slide ma non il ragionamento di fondo, e le due cose raramente coincidono.

Lavora a ritroso partendo dalla fine. Chi presenta inserisce la vera conclusione nelle ultime tre slide, oppure la dice a voce senza mai scriverla. Inizia da lì, anziché dalla prima slide.

Poi verifica tu stesso la conclusione confrontandola con le prove. Un riepilogo di una presentazione firmato da te diventa una tua affermazione, indipendentemente da chi ha creato le slide. Se i numeri non supportano la slide finale, questa discrepanza va inserita nel tuo caveat.

Prima di pubblicare, fai una domanda a chi ha preparato la presentazione: cosa hai tralasciato? La risposta è solitamente la frase più utile di tutto il riepilogo, e quasi mai compare in una slide.

Anche l'attribuzione è importante in questo caso. Indica il nome del relatore e la data in cima. Sei mesi dopo, nessuno si ricorderà di chi fosse l'analisi, e il riepilogo sarà l'unica cosa che rimarrà.

Un'ottima abitudine da adottare per le riunioni ricorrenti: conserva i riepiloghi in un unico posto con una struttura coerente, in modo che il lettore possa scorrerne quattro di seguito e individuare il trend. Una cartella piena di resoconti disomogenei è poco meglio di non avere alcun resoconto, perché il confronto diventa un lavoro manuale.

Un modello riutilizzabile

Copia questo modello e compilalo. Cinque sezioni, in questo ordine.

Risultato: [Una sola frase. La risposta, non l'argomento.]

Prove: [Dato 1, con fonte.] [Dato 2, con fonte.] [Dato 3, con fonte.]

Caveat: [Cosa non copre questa analisi.]

Passaggio successivo: [Azione, responsabile, data.]

Dettagli: [Link alla presentazione o ai dati di origine.]

L'ultima sezione è più importante di quanto sembri. Un riepilogo di una presentazione che rimanda alla sua fonte acquisisce credibilità alla seconda lettura, non solo alla prima.

Conserva il modello in qualsiasi strumento il tuo team utilizzi abitualmente. Un formato che nessuno riesce a trovare è un formato che nessuno userà, per quanto possa essere valido.

Dove si concentra il vero lavoro

Scrivere il riepilogo è veloce. Trovare i tre numeri che lo supportano è lento, soprattutto quando si trovano in posti diversi.

Questa è la parte che vale la pena automatizzare. Quando i dati sono sparsi tra un foglio di calcolo, un database e un PDF, assemblarli a mano richiede un intero pomeriggio. Inoltre, è proprio in questa fase che si introducono gli errori di trascrizione.

Powerdrill Bloom si occupa di questa metà del lavoro. Fai domande sui tuoi documenti e database in linguaggio naturale, e ogni numero ti verrà restituito con l'indicazione della pagina, della riga e del dato di origine. Quest'ultima parte è ciò che ti permette di scrivere la nota sulla fonte senza dover tornare a cercarla.

La capacità di giudizio rimane tua. Quale risultato mettere in evidenza, cosa inserire nel caveat e chi sia il responsabile del passaggio successivo sono decisioni che nessuno strumento può prendere al posto tuo. Prima di inviare, la nostra checklist per la revisione della presentazione è un utile ultimo controllo.

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Domande frequenti

Cos'è un riepilogo di una presentazione?

È un breve testo che racchiude l'argomento di una presentazione senza la presentazione stessa. Un buon riepilogo espone il risultato, fornisce due o tre dati di supporto, indica un caveat e assegna un passaggio successivo.

Quanto deve essere lungo il riepilogo di una presentazione?

Tra le 30 e le 60 parole per una slide di riepilogo, e tra le 100 e le 200 per un'email. Un documento condiviso varia dalle 200 alle 500 parole. La lunghezza dipende dalla decisione che il lettore deve prendere, non dalle dimensioni della presentazione.

Qual è la differenza tra un riepilogo e un abstract?

Un abstract viene scritto prima della presentazione, per aiutare le persone a decidere se partecipare. Il riepilogo di una presentazione viene solitamente scritto dopo, per trasmettere il risultato a chi non era presente.

Il riepilogo di una presentazione dovrebbe includere delle raccomandazioni?

Sì, come elemento di chiusura, con un responsabile e una data associati. Un riepilogo che si ferma al risultato lascia al lettore il compito di inventare il passaggio successivo. E di solito non viene inventato nulla.

Posso scrivere il riepilogo prima di creare la presentazione?

Dovresti farlo. Abbozzare prima la frase con la risposta ti costringe a conoscere la tua conclusione e tende a ridurre la lunghezza della presentazione. Se non riesci a scrivere quella frase, la presentazione non è ancora pronta per essere creata. La nostra guida alla struttura di una presentazione di dati spiega cosa fare dopo.

Fonti: Digital.gov, Writing for understanding, parte della serie di guide sul linguaggio chiaro adattata da PlainLanguage.gov.