Cara Menulis Ringkasan Presentasi - Langkah, Contoh, dan Templat
Sebagian besar dek presentasi hanya dibaca sekali dan diingat dengan buruk. Ringkasan presentasi adalah bagian yang disimpan, diteruskan, dan dikutip kembali kepada Anda tiga minggu kemudian.
Bagian ini juga yang paling sering ditulis terakhir oleh kebanyakan orang, dengan tergesa-gesa, setelah slide selesai dibuat. Urutan tersebut terbalik, dan hal itu terlihat jelas pada hasilnya.
Panduan ini membahas apa itu ringkasan presentasi dan tiga bentuknya. Panduan ini kemudian memberikan metode tiga langkah yang dapat diterapkan untuk dek Anda sendiri maupun dek orang lain.
Apa itu ringkasan presentasi
Ringkasan presentasi adalah tulisan singkat yang menyampaikan argumen dari sebuah presentasi tanpa kehadiran presentasi itu sendiri.
Definisi tersebut memiliki batasan yang tegas. Jika pembaca masih membutuhkan slide untuk memahaminya, itu bukanlah ringkasan. Itu adalah takarir.
Ada tiga hal yang membedakan ringkasan presentasi yang sebenarnya dengan daftar isi:
- Menyatakan kesimpulan, bukan topik. "Churn meningkat di segmen enterprise" lebih baik daripada "Analisis churn."
- Menyajikan angka-angka yang penting. Dua atau tiga, bukan dua puluh.
- Menjelaskan apa yang terjadi selanjutnya. Ringkasan yang berakhir tanpa keputusan akan membuat pembaca berspekulasi sendiri.
Tiga jenis ringkasan, dan mana yang Anda butuhkan
Istilah ini mencakup tiga tugas yang berbeda. Menulis jenis yang salah adalah kegagalan yang paling sering terjadi. Hal ini biasanya terjadi karena tidak ada yang menanyakan jenis mana yang sebenarnya dibutuhkan.
| Jenis | Panjang | Ditulis saat | Pembaca |
|---|---|---|---|
| Slide ringkasan | 1 slide, 30–60 kata | Sebelum Anda berpresentasi | Semua orang di dalam ruangan |
| Abstrak atau pratinjau | 50–150 kata | Sebelum Anda berpresentasi | Orang-orang yang memutuskan apakah akan hadir |
| Ringkasan pascapresentasi | 200–500 kata | Setelah Anda berpresentasi | Orang-orang yang melewatkannya, dan diri Anda di masa depan |
Slide ringkasan berada di dalam dek presentasi. Jika itu yang Anda butuhkan, panduan kami tentang slide ringkasan eksekutif membahas tata letak khusus slide tersebut.
Versi pascapresentasi adalah sebuah dokumen, bukan slide. Dokumen ini harus tetap dapat dipahami dengan jelas saat dibaca begitu saja, enam minggu kemudian, oleh seseorang yang tidak hadir di ruangan tersebut. Panduan kami tentang rekap pascapresentasi membahas format tersebut.
Metode penulisan di bawah ini sama untuk ketiganya.
Apa saja yang harus ada dalam ringkasan presentasi
Jika Anda membedah ringkasan yang baik, Anda akan menemukan lima komponen. Tidak kelimanya harus selalu muncul setiap saat, tetapi ketiadaannya harus merupakan sebuah keputusan yang disengaja, bukan karena kelalaian.
- Pertanyaan yang dijawab oleh presentasi tersebut. Satu kalimat. Jika Anda tidak dapat menulisnya, berarti dek presentasi tersebut memang tidak memilikinya.
- Jawabannya. Juga satu kalimat. Ini adalah kalimat yang akan dikutip orang-orang.
- Buktinya. Dua atau tiga angka, masing-masing dengan sumbernya.
- Pengecualian (caveat). Apa yang tidak dicakup oleh analisis, atau bagian yang tingkat keyakinannya rendah.
- Langkah selanjutnya. Siapa melakukan apa, dan kapan tenggat waktunya.
Pengecualian (caveat) adalah bagian yang sering dipangkas orang demi menghemat ruang. Pertahankan bagian ini. Ringkasan presentasi yang terdengar jauh lebih pasti daripada analisis dasarnya justru lebih buruk daripada tidak ada ringkasan sama sekali. Ringkasan tersebut akan menyebar lebih jauh daripada kualifikasi Anda.
Cara menulis ringkasan presentasi
Tiga langkah. Urutan lebih penting daripada kecepatan.
Langkah 1: Tulis jawabannya sebelum Anda menulis hal lainnya
Buka dokumen kosong, bukan dek presentasi Anda. Tulis satu kalimat yang menjawab pertanyaan yang ingin dijawab oleh presentasi tersebut.
Lakukan ini sebelum membaca ulang slide Anda. Membaca ulang akan menarik Anda untuk meringkas struktur, padahal struktur bukanlah poin utamanya. Temuannyalah yang utama.
Jika kalimat tersebut melebihi sekitar 25 kata, presentasi tersebut kemungkinan besar memiliki dua argumen. Tulis kedua kalimat tersebut, lalu tentukan mana yang menjadi argumen utama.
Ujilah kalimat tersebut secara mandiri. Berikan kalimat itu kepada seseorang yang tidak berada di dalam ruangan. Jika respons pertama mereka adalah pertanyaan klarifikasi alih-alih sebuah reaksi, berarti kalimat tersebut belum cukup kuat menyampaikan pesannya.
Langkah inilah yang menentukan keberhasilan atau kegagalan sebuah ringkasan presentasi. Segala hal setelah langkah ini hanyalah proses perakitan.
Satu peringatan. Jika kalimat jawaban terus berubah saat Anda menulis, berarti analisisnya belum selesai. Berhentilah menulis dan kembalilah ke data Anda.
Langkah 2: Ambil tiga angka yang mendukung jawaban tersebut
Sekarang, kembalilah ke dek presentasi dengan tugas yang spesifik. Temukan kumpulan angka paling sedikit yang dapat membuat kalimat Anda kredibel.
Tiga biasanya merupakan batas maksimal. Pembaca akan berhenti menyerap angka setelah itu. Deretan angka yang terlalu banyak juga menunjukkan bahwa Anda tidak dapat memutuskan angka mana yang benar-benar penting.
Untuk setiap angka, catat dari mana asalnya. Bukan sekadar "dari dasbor", melainkan tabel, file, atau query yang sebenarnya. Ini membutuhkan waktu ekstra satu menit, tetapi akan menghemat waktu satu jam saat pertama kali seseorang mempertanyakan angka tersebut.
Bulatkan angka demi kemudahan membaca, tetapi jangan pernah membulatkannya hingga mengubah kesimpulan. Perubahan dari 4.2% menjadi 4% tidak masalah. Namun, membulatkan 4.6% menjadi 5% dalam ringkasan tentang melampaui ambang batas 5% adalah tindakan yang salah.
Jika angka-angka Anda berasal dari spreadsheet, langkah-langkah teknisnya dibahas dalam panduan kami tentang meringkas data Excel tanpa pivot table.
Langkah 3: Tambahkan pengecualian (caveat) dan langkah selanjutnya, lalu pangkas
Anda kini telah memiliki jawaban dan bukti. Tersisa dua hal lagi.
Pengecualian (caveat) diletakkan tepat setelah bukti, dalam satu kalimat. Sebutkan batasan dari analisis tersebut. Rentang tanggal, segmen yang dikecualikan, atau masalah kualitas data yang Anda atasi, semuanya termasuk dalam bagian ini.
Langkah selanjutnya diletakkan di bagian akhir, dan harus mencantumkan nama penanggung jawab. "Kita harus meninjau harga" bukanlah langkah selanjutnya yang jelas. "Peninjauan harga, di bawah tanggung jawab Dana, sebelum rapat direksi bulan Oktober" adalah contoh yang tepat.
Kemudian pangkas. Baca draf tersebut dan hapus setiap kalimat yang tidak menjalankan salah satu dari lima fungsi yang tercantum di atas. Sebagian besar draf pertama biasanya berkurang sekitar sepertiga di tahap ini dan hasilnya menjadi lebih baik.
Pangkas kata sifat terlebih dahulu. Kata-kata seperti signifikan, substansial, dan menonjol terasa seperti penekanan tetapi tidak membawa informasi apa pun. Jika sebuah angka memang besar, angka itu sendiri yang akan menunjukkannya.
Contoh kasus
Berikut adalah temuan yang sama yang ditulis dengan buruk, lalu ditulis dengan baik.
Sebelum, 84 kata:
Presentasi ini membahas analisis churn triwulanan kami. Kami melihat churn di berbagai segmen dan periode waktu. Analisis ini mencakup data dari berbagai sumber. Kami menemukan beberapa pola menarik di segmen enterprise yang mungkin memerlukan penyelidikan lebih lanjut. Ada juga temuan yang terkait dengan mid-market. Kami mendiskusikan beberapa penjelasan yang memungkinkan. Kami juga membahas potensi langkah selanjutnya yang dapat dipertimbangkan oleh tim dalam beberapa minggu mendatang, tergantung pada prioritas.
Sesudah, 79 kata:
Churn enterprise meningkat menjadi 4.2% di Q3, naik dari 2.8% di Q2. Mid-market dan SMB tetap stabil.
Tiga angka mendukung hal ini. Dari 14 akun enterprise yang hilang, 11 tidak memiliki sponsor eksekutif yang tercatat (ekspor CRM, 18 Sept). Rata-rata waktu-ke-nilai-pertama (time-to-first-value) untuk akun-akun tersebut mencapai 47 hari dibandingkan dengan target 21 hari (log onboarding). Sembilan dari 14 akun tersebut memiliki tiket dukungan yang terbuka lebih dari 30 hari.
Ini tidak termasuk akun yang hilang karena akuisisi. Dana bertanggung jawab atas peninjauan cakupan sponsor sebelum rapat direksi bulan Oktober.
Panjangnya hampir sama. Versi kedua dapat diteruskan kepada seseorang yang melewatkan rapat, dan mereka dapat langsung menindaklanjutinya.
Perhatikan apa yang tidak dilakukan oleh versi kedua. Versi ini sama sekali tidak mendeskripsikan presentasi tersebut. Versi ini langsung menyampaikan temuannya.
Pencantuman sumber juga bekerja secara diam-diam namun efektif. Setiap angka menyebutkan dari mana asalnya, dalam empat kata atau kurang. Hal ini hampir tidak memerlukan usaha untuk ditulis dan menghilangkan pertanyaan tindak lanjut yang paling sering diajukan.
Berapa panjang seharusnya ringkasan presentasi
Sesuaikan panjang ringkasan dengan keputusan pembaca, bukan dengan panjang dek presentasi. Dek berisi 60 slide dapat menghasilkan ringkasan sepanjang 40 kata jika temuannya sederhana.
| Konteks | Target |
|---|---|
| Slide ringkasan | 30–60 kata |
| Isi email | 100–200 kata |
| Dokumen bersama atau wiki | 200–500 kata |
| Bahan bacaan awal direksi | 300–500 kata, ditambah lampiran dek |
Di atas 500 kata, Anda sudah menulis sebuah laporan. Itu adalah hasil kerja yang berbeda dengan konvensi yang berbeda pula.
Ada alasan praktis untuk tetap berada di bawah batas maksimal tersebut. Ringkasan dibaca di ponsel, di lorong kantor, atau di sela-sela rapat. Apa pun yang membutuhkan dua kali gulir (scroll) akan disimpan untuk nanti, dan biasanya berakhir tidak pernah dibaca.
Bahasa yang mudah dipahami pembaca
Panduan bahasa sederhana (plain language) dari pemerintah federal AS sangat relevan di sini. Panduan ini juga lebih spesifik daripada kebanyakan saran penulisan lainnya.
Gunakan kalimat aktif. Seperti yang dinyatakan dalam panduan bahasa sederhana Digital.gov: "Kalimat aktif memperjelas siapa yang harus melakukan apa. Ini menghilangkan ambiguitas tentang tanggung jawab." Dalam ringkasan yang menetapkan langkah selanjutnya, hal itulah yang paling krusial.
Gunakan bentuk waktu sekarang (present tense). Panduan tersebut menjelaskan alasannya secara langsung: "Bentuk kata kerja yang paling sederhana dan paling kuat adalah present tense."
Waspadai kata kerja tersembunyi, yaitu kebiasaan mengubah tindakan menjadi kata benda (nominalisasi). Contoh dari panduan tersebut sangat tepat: tulislah "Kami menganalisis data," bukan "Kami melakukan analisis terhadap data." Ringkasan sering kali terjebak dalam masalah ini karena versi nominalisasi terdengar lebih formal. Namun, formalitas sering kali terasa seperti pemborosan kata.
Satu pengujian lagi yang tidak memerlukan biaya. Bacalah ringkasan presentasi tersebut dengan lantang. Kalimat apa pun yang membuat Anda tersandung saat membacanya juga akan membingungkan pembaca.
Kesalahan umum
- Meringkas dek presentasi alih-alih temuannya. Tandanya adalah kalimat pembuka yang diawali dengan "Presentasi ini membahas."
- Menimbun jawaban di paragraf ketiga. Pembaca biasanya berhenti membaca lebih awal. Awali dengan kesimpulan.
- Menghilangkan pengecualian (caveat). Ringkasan menyebar lebih jauh daripada dek presentasi, sehingga klaim yang tidak memenuhi syarat akan ikut menyebar bersamanya.
- Angka tanpa sumber. Pertanyaan pertama yang tidak dapat Anda jawab akan membuat Anda kehilangan kepercayaan dari audiens di ruangan tersebut.
- Tidak ada penanggung jawab pada langkah selanjutnya. Tindakan tanpa nama penanggung jawab tidak akan pernah terlaksana.
- Menulisnya di akhir dengan tergesa-gesa. Buat draf kalimat jawaban sebelum Anda membuat slide pertama. Ini juga akan meningkatkan kualitas dek presentasi Anda.
- Menggunakan kembali rumusan kata dari kuartal lalu. Ringkasan presentasi yang didaur ulang menyembunyikan hal yang sebenarnya berubah, padahal itulah poin utamanya.
Meringkas presentasi orang lain
Menulis ringkasan untuk dek presentasi yang tidak Anda buat sendiri adalah masalah yang berbeda. Anda memiliki slide-slidenya tetapi tidak memiliki alur pemikirannya, dan kedua hal tersebut jarang sekali sama.
Bekerjalah mundur dari bagian akhir. Presenter biasanya meletakkan kesimpulan mereka yang sebenarnya di tiga slide terakhir, atau mengucapkannya secara langsung dan tidak pernah menuliskannya. Mulailah dari sana, bukan dari slide pertama.
Kemudian, periksa sendiri kesimpulan tersebut dengan buktinya. Ringkasan presentasi yang Anda tanda tangani akan menjadi klaim Anda, terlepas dari siapa yang membuat slide tersebut. Jika angka-angka yang ada tidak mendukung slide penutup, celah tersebut harus dimasukkan ke dalam bagian pengecualian (caveat) Anda.
Ajukan satu pertanyaan kepada presenter sebelum Anda mempublikasikannya: apa yang Anda lewatkan? Jawabannya biasanya merupakan kalimat yang paling berguna di seluruh ringkasan, dan hampir tidak pernah muncul di slide.
Atribusi juga penting di sini. Cantumkan nama presenter dan tanggal di bagian atas. Enam bulan kemudian, tidak ada yang akan ingat analisis siapa itu, dan ringkasan inilah yang akan bertahan.
Satu kebiasaan yang patut diterapkan untuk rapat rutin. Simpan ringkasan di satu tempat dengan struktur yang konsisten, sehingga pembaca dapat memindai empat ringkasan sekaligus dan melihat trennya. Folder berisi tulisan yang tidak konsisten hampir tidak ada bedanya dengan tidak ada tulisan sama sekali, karena proses perbandingan akan menjadi pekerjaan manual yang melelahkan.
Templat yang dapat digunakan kembali
Salin templat ini dan isi. Ada lima bagian, dengan urutan sebagai berikut.
Temuan: [Satu kalimat. Jawabannya, bukan topiknya.]
Bukti: [Angka 1, dengan sumber.] [Angka 2, dengan sumber.] [Angka 3, dengan sumber.]
Pengecualian (Caveat): [Apa yang tidak dicakup oleh analisis ini.]
Langkah selanjutnya: [Tindakan, penanggung jawab, tanggal.]
Detail: [Tautan ke dek presentasi atau data dasar.]
Bagian terakhir ini lebih penting daripada kelihatannya. Ringkasan presentasi yang menautkan kembali ke sumbernya akan lebih dipercaya pada pembacaan kedua, bukan hanya pembacaan pertama.
Simpan templat ini di alat apa pun yang biasa dibuka oleh tim Anda. Format yang tidak dapat ditemukan oleh siapa pun adalah format yang tidak akan digunakan oleh siapa pun, sebagus apa pun format tersebut.
Di mana pekerjaan yang sebenarnya dilakukan
Menulis ringkasan itu cepat. Menemukan tiga angka yang mendukungnya adalah hal yang lambat, terutama ketika angka-angka tersebut berada di tempat yang berbeda-beda.
Bagian itulah yang layak untuk diotomatisasi. Ketika angka-angka tersebar di spreadsheet, database, dan PDF, menyusunnya secara manual akan menghabiskan waktu sore Anda. Di situlah juga kesalahan transkripsi sering terjadi.
Powerdrill Bloom menangani bagian tersebut. Ajukan pertanyaan di seluruh dokumen dan database Anda dalam bahasa sehari-hari, dan setiap angka akan dikembalikan lengkap dengan halaman, baris, dan data di baliknya. Bagian terakhir itulah yang memungkinkan Anda menulis catatan sumber tanpa harus kembali mencarinya.
Keputusan tetap berada di tangan Anda. Temuan mana yang menjadi utama, apa isi pengecualiannya, dan siapa yang bertanggung jawab atas langkah selanjutnya adalah keputusan yang tidak dapat dibuat oleh alat apa pun untuk Anda. Sebelum Anda mengirimkannya, daftar periksa tinjauan dek kami adalah langkah terakhir yang berguna.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu ringkasan presentasi?
Ini adalah tulisan singkat yang menyampaikan argumen presentasi tanpa kehadiran presentasi itu sendiri. Ringkasan yang baik menyatakan temuan, memberikan dua atau tiga angka pendukung, menyebutkan pengecualian (caveat), dan menetapkan langkah selanjutnya.
Berapa panjang seharusnya ringkasan presentasi?
Antara 30 hingga 60 kata untuk slide ringkasan, dan 100 hingga 200 kata untuk email. Dokumen bersama berkisar antara 200 hingga 500 kata. Panjang ringkasan mengikuti keputusan pembaca, bukan ukuran dek presentasi.
Apa perbedaan antara ringkasan dan abstrak?
Abstrak ditulis sebelum presentasi, untuk membantu orang memutuskan apakah akan hadir atau tidak. Ringkasan presentasi biasanya ditulis setelahnya, untuk menyampaikan temuan kepada orang-orang yang tidak hadir.
Apakah ringkasan presentasi harus menyertakan rekomendasi?
Ya, sebagai elemen penutup, lengkap dengan penanggung jawab dan tanggal yang ditetapkan. Ringkasan yang hanya berhenti pada temuan akan membuat pembaca berspekulasi tentang langkah selanjutnya. Dan biasanya, mereka tidak akan melakukan apa-apa.
Bisakah saya menulis ringkasan sebelum membuat dek presentasi?
Seharusnya begitu. Membuat draf kalimat jawaban terlebih dahulu memaksa Anda untuk mengetahui kesimpulan Anda, dan ini cenderung memperpendek dek presentasi. Jika Anda tidak dapat menulis kalimat tersebut, berarti dek presentasi belum siap untuk dibuat. Panduan kami tentang kerangka dek data membahas apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Sumber: Digital.gov, Menulis untuk pemahaman, bagian dari seri panduan bahasa sederhana yang diadaptasi dari PlainLanguage.gov.