Cara Membuat Slide Ringkasan Eksekutif: Panduan Lengkap

Sebagian besar presentasi dibuka dengan agenda. Sebagian besar presentasi seharusnya dibuka dengan jawaban.

Satu slide, yang dibaca dalam waktu sekitar dua puluh detik, yang memberi tahu pembaca yang sibuk tentang apa yang Anda temukan dan apa yang Anda ingin mereka lakukan. Semua hal setelah itu adalah bukti.

Panduan ini membahas apa saja yang harus ada di slide ringkasan eksekutif dan apa saja yang harus dipangkas. Panduan ini juga membahas cara menulis tajuk utama, dan cara membuatnya dari file data tanpa harus menyalin angka secara manual.

Apa yang harus dicapai oleh slide tersebut

Ada aturan untuk hal ini yang sudah ada sebelum PowerPoint, dan aturan ini berasal dari orang-orang yang menulis untuk audiens yang sama sekali tidak memiliki kesabaran.

The U.S. federal panduan bahasa sederhana menyatakannya dalam empat kata di dalam instruksi yang lebih panjang: "Organisasikan informasi. Siapkan pembaca untuk apa yang diharapkan. Ringkas dokumen panjang di awal."

Menaruhnya di awal adalah kunci utamanya. Ringkasan bukanlah rekapitulasi yang Anda temui di bagian akhir. Ringkasan adalah hal pertama yang dilihat pembaca sebelum memutuskan seberapa besar perhatian yang layak diberikan pada bagian sisanya.

Panduan yang sama menyebutkan batasan yang menentukan setiap pilihan lainnya: "Aturan pertama dari bahasa sederhana adalah: menulislah untuk audiens Anda." Slide ringkasan eksekutif yang ditulis untuk analis yang membangun model adalah slide yang berbeda dari slide yang ditulis untuk orang yang menyetujui anggaran.

Ada konsekuensi praktis yang sering ditolak orang. Jika pembaca berhenti setelah satu slide ini, mereka seharusnya sudah mendapatkan keputusan, alasan, dan permintaannya. Membangun slide sedemikian rupa sehingga aman bagi pembaca untuk berhenti di sana adalah hal yang membedakan ringkasan dari pendahuluan.

Empat blok yang harus ada di dalamnya

Sebagian besar versi praktis dari slide ini memuat empat bagian yang sama, dengan urutan seperti ini.

Temuan. Satu kalimat, dinyatakan sebagai kesimpulan dan bukan sebagai topik. "Churn meningkat menjadi 4.1% di Q3, terkonsentrasi pada akun yang berusia di bawah dua belas bulan" — bukan "Analisis churn Q3."

Bukti. Dua hingga empat angka yang mendukung temuan tersebut, lengkap dengan poin pembandingnya. Angka tanpa tolok ukur pembanding hanyalah hiasan.

Implikasi. Apa yang terjadi jika temuan tersebut benar. Ini adalah kalimat yang sebenarnya diperdebatkan oleh para eksekutif, dan melewatkannya akan memindahkan perdebatan ke slide yang tidak pernah dibuka oleh siapa pun.

Permintaan. Apa yang Anda inginkan, dari siapa, dan kapan tenggat waktunya. Bahkan ketika jawabannya adalah "tidak ada keputusan yang diperlukan hari ini," nyatakan hal itu secara eksplisit.

Blok	Panjang	Kegagalan umum
Temuan	Satu kalimat	Ditulis sebagai topik, bukan kesimpulan
Bukti	Dua hingga empat angka	Angka tanpa pembanding
Implikasi	Satu atau dua kalimat	Dilewatkan sepenuhnya
Permintaan	Satu kalimat	Kepemilikan yang tidak jelas atau tanpa tanggal

Slide ringkasan eksekutif yang memuat keempat hal tersebut biasanya terasa padat, itulah sebabnya bagian berikutnya sama pentingnya dengan bagian ini.

Apa saja yang harus ditinggalkan

Panduan bahasa sederhana sangat lugas mengenai mekanisme yang memperpanjang teks tanpa menambah makna. "Kalimat aktif memperjelas siapa yang harus melakukan apa. Ini menghilangkan ambiguitas tentang tanggung jawab." Dan: "Kalimat pasif mengaburkan siapa yang menangani apa dan merupakan salah satu masalah terbesar dalam penulisan dokumen pemerintah."

Mengenai bentuk waktu (tense), sarannya juga sama langsungnya: "Bentuk kata kerja yang paling sederhana dan paling kuat adalah present tense."

Dua aturan itu saja akan memangkas slide yang padat hingga seperlimanya. Contoh yang diberikan patut ingat saat menyunting — bukan "Hal itu harus dilakukan," melainkan "Anda harus melakukannya."

Di luar masalah bahasa, ada empat hal yang rutin muncul di slide ini padahal seharusnya tidak:

• Metodologi. Cara Anda menghitungnya seharusnya ada di lampiran. Pembaca yang peduli pasti akan bertanya.
• Catatan (caveat) tentang kualitas data. Kecuali jika catatan tersebut mengubah keputusan, masukkan saja ke dalam catatan kaki pada slide detail.
• Agenda. Ringkasan dan daftar isi adalah dua hal berbeda dengan fungsi yang berbeda pula.
• Lebih dari satu grafik. Satu grafik kecil sudah cukup untuk mendukung temuan. Dua grafik berarti Anda belum memutuskan apa temuan sebenarnya.

Panduan tersebut secara eksplisit mendukung dua alat pemadatan. "Gunakan tabel jika sesuai" — dengan catatan bahwa tabel berfungsi "lebih dari sekadar menampilkan data numerik" — dan "Gunakan daftar. Daftar dapat membantu Anda menyampaikan informasi terperinci dengan cepat tanpa membebani pembaca Anda."

Menulis tajuk utama

Baris judul melakukan pekerjaan yang lebih berat daripada bagian isi, dan bagian inilah yang paling sering disia-siakan.

Judul yang menyebutkan subjek ("Tinjauan Retensi Q3") memberi tahu pembaca di mana mereka berada. Judul yang menyatakan kesimpulan ("Retensi bertahan di mana-mana kecuali pada akun baru") memberi tahu mereka apa yang harus dipikirkan. Hanya jenis judul kedua yang dapat dipahami dengan baik saat dibaca sendirian dalam PDF yang diteruskan.

Tiga pengujian untuk tajuk utama pada slide ini:

1. Mungkinkah hal itu salah? Jika tidak ada yang bisa menyanggahnya, maka itu hanyalah sebuah label, bukan sebuah klaim.
2. Apakah judul tersebut tetap masuk akal tanpa grafik? Presentasi yang diteruskan biasanya kehilangan konteksnya terlebih dahulu.
3. Apakah panjangnya di bawah dua belas kata? Tajuk utama yang lebih panjang biasanya hanya akan dibaca sekilas pada klausa pertamanya saja.

Kebiasaan terkait untuk menuliskan kesimpulan ke dalam setiap judul slide dibahas dalam panduan tentang judul slide kesimpulan. Slide ringkasan adalah bagian yang paling penting, karena ini adalah satu-satunya slide yang dijamin akan dibaca.

Membuat slide dari data Anda

Ketika angka-angka berada di dalam spreadsheet atau hasil ekspor, urutan di bawah ini akan membawa Anda dari file ke slide yang sudah jadi tanpa perlu mengetik ulang apa pun.

Langkah 1: Unggah data sumber dan tentukan audiensnya

Mulailah di Powerdrill Bloom dengan buku kerja, CSV, atau hasil ekspor yang mendasari presentasi tersebut. Deskripsikan slide yang Anda inginkan dengan bahasa sehari-hari, dan sebutkan siapa yang akan membacanya.

Baris audiens mengubah hasil keluaran lebih banyak daripada instruksi lainnya. "Ringkas untuk komite keuangan" dan "ringkas untuk tim produk" menghasilkan temuan yang berbeda dari data yang sama persis, karena kedua kelompok tersebut memedulikan kolom yang berbeda.

Sampaikan apa keputusannya, jika memang ada. Ringkasan yang ditulis untuk mengarah pada keputusan yang tertunda akan jauh lebih tajam daripada ringkasan yang ditulis sekadar untuk "inilah yang terjadi."

Langkah 2: Perbaiki temuan sebelum menyentuh tata letak

Baca temuan yang diusulkan terlebih dahulu dan kritisi hal tersebut. Apakah itu sebuah kesimpulan atau sekadar topik? Apakah bukti-bukti yang ada benar-benar mendukungnya, atau justru mendukung versi yang lebih lemah?

Ini adalah langkah yang sering dilewati orang, dan melewatkannya akan menghasilkan slide dengan format bagus tetapi tidak menyampaikan apa-apa. Mintalah dua atau tiga interpretasi tandingan dari data yang sama dan pilihlah dengan matang.

Periksa poin pembandingnya pada saat yang sama. Dibandingkan dengan kuartal lalu, dibandingkan dengan rencana, dan dibandingkan dengan periode yang sama tahun lalu adalah tiga cerita yang berbeda. Pilihan yang Anda ambil adalah argumen yang sedang Anda bangun.

Langkah 3: Hasilkan slide dan cadangannya

Mintalah slide ringkasan eksekutif itu sendiri, ditambah dua atau tiga slide detail yang menjawab pertanyaan lanjutan yang sudah jelas.

Mintalah agar angka-angkanya dapat dilacak — baris mana yang menghasilkan setiap angka — sehingga jika ada sanggahan di dalam ruangan, Anda tidak perlu membangun ulang slide setelahnya.

Ekspor presentasi tersebut, lalu baca slide ringkasannya saja dan tanyakan apakah keputusannya sudah jelas hanya dari slide itu saja. Presentasi yang sudah siap pakai biasanya lolos uji ini; draf jarang sekali lolos pada percobaan pertama.

Ingin menaruh ringkasan di depan angka-angka Anda sendiri minggu ini? Coba Powerdrill Bloom.

Perbedaan hal ini dengan dokumen ringkasan eksekutif

Keduanya memiliki nama yang mirip tetapi hampir tidak memiliki kesamaan lainnya, dan menyamakan keduanya adalah kesalahan struktural yang paling sering terjadi di bidang ini.

Versi dokumen dibaca secara linier, secara pribadi, dengan panjang berapa pun yang dipilih pembaca. Versi ini dapat memuat satu paragraf konteks, nuansa, dan kesimpulan yang dibatasi dengan tepat. Panduan tentang menulis ringkasan eksekutif dari spreadsheet dan membuatnya dari data bisnis mentah membahas format tersebut.

Versi slide dibaca di dalam ruangan, dalam hitungan detik, biasanya saat seseorang sedang berbicara menjelaskannya. Versi ini tidak bisa memuat nuansa, dan pernyataan yang terlalu berhati-hati (hedging) akan terbaca sebagai ketidakpastian, bukannya ketelitian.

Tiga konsekuensi nyata yang mengikutinya:

• Panjang. Ringkasan dokumen bisa mencapai beberapa paragraf. Ringkasan slide hanya berkisar antara enam puluh hingga sembilan puluh kata secara keseluruhan.
• Pernyataan Berhati-hati (Hedging). Sebuah dokumen dapat menyatakan "hasilnya secara terarah positif, tunduk pada catatan di bagian 4." Sebuah slide langsung menyatakan temuan, dan presenter yang akan menyuarakan catatan tersebut secara lisan.
• Urutan. Sebuah dokumen dapat dibangun secara bertahap. Sebuah slide harus dipimpin oleh kesimpulan karena tidak ada kesempatan kedua.

If you have already written the document version, do not paste it in and shrink the font. Extract the four blocks and rebuild.

Pemformatan dan tata letak

Tata letak yang berhasil biasanya membosankan, dan memang itulah tujuannya.

Letakkan tajuk utama di bagian atas dengan lebar penuh, cukup besar untuk dibaca dari bagian belakang ruangan. Di bawahnya, gunakan pembagian dua kolom. Temuan dan implikasi diletakkan di sebelah kiri sebagai prosa. Angka-angka pendukung diletakkan di sebelah kanan, sebagai tabel kecil atau grafik tunggal.

Jaga agar bagian permintaan terpisah secara visual — berupa garis di sepanjang bagian bawah, atau baris dalam kotak. Ini adalah bagian yang dicari orang ketika mereka kembali ke slide tersebut nanti. Membiarkan mereka mencarinya adalah hambatan yang sebenarnya bisa Anda hilangkan dengan mudah.

Ukuran huruf biasanya menyelesaikan sebagian besar perdebatan di sini. Jika bagian isi harus berukuran di bawah sekitar 18 poin agar muat, masalahnya ada pada jumlah kata, bukan jenis hurufnya. Pangkas kata-katanya, jangan perkecil hurufnya.

Satu lagi kebiasaan tata letak yang patut diterapkan: biarkan sudut kanan bawah kosong. Di situlah mata terakhir kali memandang, dan sudut yang kosong akan terbaca sebagai rasa percaya diri, bukan sebagai ruang yang terbuang sia-sia.

Mempresentasikannya

Slide ringkasan adalah slide yang harus bisa Anda sampaikan tanpa perlu melihatnya.

Sampaikan temuan tersebut, lalu berhentilah berbicara sejenak. Sebagian besar presenter terburu-buru melewati kesimpulan mereka sendiri langsung menuju ke bukti, yang membuat audiens terbiasa menganggap kesimpulan hanya sebagai pembuka.

Ketika ada pertanyaan yang muncul lebih awal — dan pada slide ini hal itu pasti terjadi — jawablah dalam satu kalimat dan tawarkan slide detail alih-alih berimprovisasi. Mengetahui slide mana yang menjawab pertanyaan apa adalah bagian terbesar dari hasil persiapan Anda.

Jika audiens tidak setuju dengan temuan tersebut, slide ringkasan tetap berfungsi dengan baik. Mendapatkan ketidaksetujuan di menit kedua alih-alih menit kedua puluh adalah alasan utama mengapa slide ini ada. Panduan tentang menjawab pertanyaan data dalam presentasi membahas langkah tindak lanjutnya.

Seperti apa bentuk slide yang sudah jadi

Deskripsi abstrak kurang membantu dibandingkan contoh yang sudah terisi, jadi inilah salah satunya.

Tajuk Utama. "Biaya dukungan naik 22% di tengah volume tiket yang datar."

Bukti. Biaya per tiket $14.80 dibandingkan $12.10 pada kuartal lalu. Volume 41,200 dibandingkan 41,600. Rata-rata waktu penanganan 9.4 menit dibandingkan 7.9.

Implikasi. Peningkatan terjadi pada waktu penanganan, bukan permintaan. Pada tren saat ini, kuartal berikutnya akan menambah sekitar $110,000.

Permintaan. Setujui perubahan perutean paling lambat 30 September. Nama penanggung jawab disebutkan, satu baris.

Itu sekitar tujuh puluh kata, dan pembaca bisa mendapatkan seluruh argumen darinya. Setiap angka membawa pembandingnya sendiri, dan implikasinya menyatakan konsekuensi alih-alih menyatakan kembali temuan tersebut.

Perhatikan apa yang tidak ada. Tidak ada metodologi, no data caveat, dan tidak ada grafik. Slide ringkasan eksekutif yang dibangun dengan baik dapat memuat satu grafik kecil, tetapi versi ini tidak memerlukannya, karena tiga pasang angka sudah cukup untuk menjelaskan poin tersebut.

Detail di balik setiap baris berada di slide-slide berikutnya. Jika tidak ada yang bertanya, Anda telah menghemat waktu audiens selama sepuluh menit.

Kesalahan umum

Menulis topik alih-alih kesimpulan. "Ikhtisar Retensi Pelanggan" tidak memberi tahu pembaca apa pun yang belum mereka ketahui dari undangan rapat.

Angka tanpa pembanding. "Pendapatan sebesar $4.2 Juta" adalah sebuah fakta. "Pendapatan sebesar $4.2 Juta dibandingkan dengan rencana sebesar $4.8 Juta" adalah sebuah temuan.

Tidak ada permintaan. Jika tidak ada yang tahu apa yang Anda inginkan, rapat akan berakhir dengan "terima kasih, tolong kirimkan presentasinya."

Terlalu banyak kata. Sembilan puluh kata adalah batas maksimal yang disarankan. Lebih dari itu, slide tersebut akan dibaca alih-alih dipresentasikan, dan Anda sebenarnya telah menulis dokumen dengan bingkai.

Membuatnya di awal. Ringkasan yang ditulis sebelum analisis selesai hanyalah tebakan dengan format yang bagus. Tulislah di bagian paling akhir, meskipun letaknya di bagian paling awal.

Menduplikasi slide berikutnya. Jika ringkasan dan slide setelahnya memuat grafik yang sama, salah satunya menjadi mubazir.

Pernyataan tajuk utama yang terlalu berhati-hati (hedging). "Retensi mungkin sedikit menurun" mengundang audiens untuk memperdebatkan kembali data tersebut alih-alih mendiskusikan implikasinya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa saja yang harus disertakan dalam slide ringkasan eksekutif?

Empat hal. Temuan yang dinyatakan sebagai kesimpulan, dan dua hingga empat angka pendukung beserta poin pembandingnya. Kemudian implikasi jika temuan tersebut terbukti, dan permintaan spesifik lengkap dengan penanggung jawab dan tanggalnya. Jika pembaca berhenti di sana, mereka seharusnya sudah memiliki semua yang diperlukan untuk memberikan tanggapan.

Berapa panjang yang seharusnya?

Secara keseluruhan sekitar enam puluh hingga sembilan puluh kata, yang biasanya berarti satu tajuk utama, tiga atau empat baris pendek, dan sebuah tabel kecil atau grafik tunggal. Jika ukuran huruf bagian isi harus diturunkan di bawah sekitar 18 poin, pangkas kontennya alih-alih memperkecil ukuran hurufnya.

Apa perbedaan antara slide ringkasan eksekutif dan dokumen ringkasan eksekutif?

Dokumen dibaca secara pribadi dan linier serta dapat memuat nuansa, catatan, dan beberapa paragraf. Slide dibaca dalam hitungan detik di dalam ruangan, dipimpin oleh kesimpulan, dan menyerahkan penyampaian catatan kepada suara presenter. Bangun ulang alih-alih memperkecil ukuran saat mengonversi di antara keduanya.

Bagaimana cara memformat slide ringkasan eksekutif?

Gunakan tajuk utama dengan lebar penuh yang menyatakan kesimpulan, lalu bagian isi dengan dua kolom yang berisi prosa di sebelah kiri dan angka-angka di sebelah kanan. Pisahkan bagian permintaan secara visual di bagian bawah. Panduan bahasa sederhana federal merekomendasikan tabel dan daftar sebagai alat pemadatan, dengan catatan bahwa daftar dapat menyampaikan informasi terperinci dengan cepat tanpa membebani pembaca.

Bagaimana cara menulis tajuk utama?

Nyatakan kesimpulan alih-alih subjeknya, jaga agar panjangnya di bawah sekitar dua belas kata, dan pastikan bahwa seseorang secara prinsip bisa tidak setuju dengannya. Tajuk utama yang tidak dapat disanggah oleh siapa pun hanyalah sebuah label, dan label akan menyia-nyakan baris yang paling sering dibaca pada slide tersebut.

Sumber: Digital.gov, "Prinsip bahasa sederhana" dan "Menulis untuk pemahaman," Seri Panduan Bahasa Sederhana, U.S. General Services Administration.