Cara Membuat Laporan Media Sosial dengan AI: 6 Langkah Mudah

Setiap platform memberi Anda dasbor. Tidak ada satu pun yang memberi Anda laporan.

Dasbor menampilkan satu saluran, untuk rentang waktu yang dipilih platform, menggunakan nama metrik yang dibuat oleh platform tersebut. Apa yang diinginkan manajer Anda mencakup setiap saluran, selama periode yang Anda pedulikan, dengan angka-angka yang memiliki arti yang sama di semua saluran tersebut. Laporan ini juga membutuhkan satu kalimat di bagian atas yang menjelaskan apa yang berubah.

Menjembatani kesenjangan tersebut merupakan pekerjaan manual bagi sebagian besar tim. Lima ekspor, satu spreadsheet, beberapa kali salin-tempel, dan satu jam dihabiskan untuk mengubah nama kolom. Panduan ini membahas cara meringkasnya menjadi enam langkah.

Apa itu laporan media sosial

Laporan media sosial adalah ringkasan kinerja berkala di seluruh saluran Anda. Laporan ini dibuat untuk seseorang yang tidak akan membuka dasbor platform itu sendiri.

Klausa terakhir tersebut adalah batasan desain utamanya. Jika pembaca ingin membuka Instagram Insights, Anda cukup mengirimkan tautan kepada mereka. Kenyataannya tidak demikian. Jadi, dokumen tersebut harus membuat penilaian — angka mana yang penting, apa yang berubah, apa yang Anda rencanakan — alih-alih hanya menyerahkan metrik mentah.

Laporan berbeda dari dasbor dalam satu hal lagi. Dasbor selalu terkini dan tidak pernah memiliki opini. Laporan dibekukan pada tanggal tertentu dan sebagian besar berisi opini, yang didukung oleh angka-angka.

Apa saja yang harus disertakan

Enam bagian ini mencakup hampir setiap versi dari dokumen ini.

Bagian	Menjawab	Kesalahan umum
Judul Utama	Apa yang terjadi pada periode ini	Menggunakan nama file sebagai judul utama
Jangkauan dan audiens	Berapa banyak yang melihatnya, bagaimana basis audiens bergerak	Memulai dengan jumlah pengikut
Keterlibatan	Interaksi relatif terhadap jangkauan	Melaporkan jumlah absolut
Postingan terbaik dan terburuk	Apa yang berhasil dan apa yang tidak	Membuat daftar tanpa menyertakan alasan
Lalu lintas dan hasil	Apa yang dikirimkan oleh media sosial selanjutnya	Berhenti sebelum baris ini
Rencana periode berikutnya	Apa yang akan Anda lakukan secara berbeda	Melewatkannya sama sekali

Judul utama. Satu kalimat yang menyatakan apa yang terjadi. "Jangkauan tumbuh 18% berkat dua postingan" adalah sebuah judul utama. "Laporan bulanan — Oktober" adalah nama file.

Jangkauan dan audiens. Berapa banyak orang yang melihat konten dan bagaimana basis pengikut bergerak. Pertumbuhan tidak seberharga yang diisyaratkan oleh sebagian besar dokumen. Namun, ini tetap menjadi hal pertama yang dicari pembaca, jadi letakkan di tempat yang mereka harapkan.

Keterlibatan. Interaksi relatif terhadap jangkauan, bukan dalam angka absolut. Postingan dengan 40 komentar dari 1.000 impresi mengalahkan postingan dengan 200 komentar dari 90.000 impresi.

Kinerja terbaik dan terburuk. Tiga postingan yang berhasil dan satu yang tidak, masing-masing disertai alasan satu baris. Ini adalah bagian yang benar-benar dibaca orang.

Lalu lintas dan hasil. Apa yang dikirimkan media sosial ke situs Anda dan apa yang terjadi selanjutnya. Sebagian besar dokumen berhenti sebelum bagian ini, itulah sebabnya sebagian besar hanya dibaca sekilas.

Rencana periode berikutnya. Dua atau tiga tindakan spesifik yang menindaklanjuti poin-poin di atas. Tanpa ini, laporan tersebut hanyalah sebuah papan skor.

Enam langkah

Laporan media sosial sebagian besar merupakan masalah penggabungan data. Enam langkah ini menangani penggabungan tersebut, dan membuat Anda hanya perlu menulis kalimat-kalimatnya saja.

Langkah 1: Ekspor dari setiap platform

Mulailah dengan menarik ekspor mentah alih-alih tangkapan layar. Setiap platform utama menawarkan ekspor CSV atau spreadsheet untuk kinerja tingkat postingan. Data tingkat postingan inilah yang memungkinkan perbandingan pada langkah-langkah selanjutnya.

Tarik rentang tanggal yang sama dari setiap platform, dan tarik satu periode lebih jauh ke belakang daripada yang Anda butuhkan. Anda tidak dapat mengatakan "naik 18%" tanpa adanya periode sebelumnya dalam file yang sama.

Jangan bersihkan apa pun dulu. Godaan untuk merapikan nama kolom dalam ekspor platform sangat kuat, dan itu membuang-buang waktu satu jam yang ingin Anda hemat.

Langkah 2: Muat semuanya ke dalam satu tempat

Unggah semua hasil ekspor secara bersamaan. Di Powerdrill Bloom, itu berarti memasukkan file CSV atau Excel sebagai satu set. Agen membaca semuanya secara menyeluruh, jadi Anda tidak perlu menggabungkannya secara manual terlebih dahulu.

Penggabungan adalah langkah yang biasanya menyita waktu sore hari Anda. Tidak ada dua platform yang menamai hal yang sama dengan cara yang sama. Yang satu menyebutnya impresi, yang lain menyebutnya jangkauan, yang ketiga menyebutnya tayangan dan memiliki arti yang berbeda dari keduanya.

Mintalah agen, dalam bahasa alami, untuk memetakan kolom-kolom yang setara. Kemudian tanyakan kolom mana yang tidak memiliki padanan di tempat lain. Jawaban kedua itu lebih penting. Metrik yang hanya ada di satu platform secara diam-diam akan merusak perbandingan lintas saluran nantinya.

Langkah 3: Hubungkan dengan apa yang terjadi di situs Anda

Laporan yang berhenti pada metrik platform hanya menjawab "apakah orang melihatnya" dan membiarkan pertanyaan "apakah itu menghasilkan sesuatu" tetap terbuka.

Tambahkan ekspor analitik Anda ke set yang sama. Google Analytics 4 mencatat sumber (source) dan media (medium) yang mengarahkan pengguna untuk datang. Ini juga mencatat sumber pengguna pertama (first user source), yang didefinisikan sebagai "sumber dari mana pengguna pertama kali diperoleh," yang memisahkan audiens baru dari audiens yang kembali.

Dua definisi GA4 perlu diketahui secara tepat sebelum Anda memetakan grafiknya. Sesi berinteraksi (engaged session), dalam istilah GA4, berlangsung selama "10 detik atau lebih lama." Ini juga memenuhi syarat jika "memiliki 1 atau lebih peristiwa konversi atau 2 atau lebih tayangan halaman atau layar." Rasio keterlibatan (engagement rate) adalah "persentase sesi yang merupakan sesi berinteraksi," dan ini merupakan kebalikan dari rasio pentalan (bounce rate).

Kedua definisi tersebut berasal dari referensi dimensi dan metrik Google. Itu adalah ambang batas yang spesifik, bukan sekadar perkiraan. Jika Anda menyejajarkan rasio keterlibatan GA4 dengan metrik keterlibatan platform itu sendiri, jelaskan mana yang mana. Keduanya mengukur hal yang tidak saling berhubungan.

Langkah 4: Hitung perbandingannya

Jumlah total mentah hampir tidak memberi tahu apa pun kepada pembaca. Perbandinganlah yang melakukannya.

Mintalah tiga hal ini, secara berurutan. Terhadap periode sebelumnya, yang menjawab "apakah kita mengalami peningkatan." Terhadap periode yang sama tahun lalu, yang menghilangkan faktor musiman. Di seluruh saluran yang dinormalisasi berdasarkan jangkauan, yang menjawab "ke mana waktu satu jam berikutnya harus dialokasikan."

Tanyakan juga tentang konsentrasinya. Berapa bagian dari total keterlibatan yang berasal dari tiga postingan teratas? Di sebagian besar akun, jawabannya mungkin tidak menyenangkan. Ini juga merupakan angka tunggal yang paling berguna dalam dokumen tersebut, karena memberi tahu Anda apakah hasil yang diperoleh berasal dari proses yang dapat diulang atau hanya dari keberuntungan.

Langkah 5: Tulis temuan sebelum membuat apa pun

Tulis kalimat-kalimatnya terlebih dahulu. Tiga di antaranya: apa yang terjadi, mengapa itu terjadi, apa yang akan Anda lakukan.

Lakukan ini sebelum membuka alat presentasi apa pun. Temuan yang ditulis setelah grafik dibuat cenderung hanya mendeskripsikan grafik tersebut. Temuan yang ditulis terlebih dahulu cenderung mendeskripsikan bisnis. Disiplin yang sama berlaku untuk setiap pembaruan berkala, seperti yang kami bahas dalam membuat pembaruan pemangku kepentingan.

Uji setiap kalimat terhadap pertanyaan lanjutan. Jika pernyataan "keterlibatan meningkat" tidak dapat menjawab "di mana, dan apakah sebelumnya memang sudah meningkat," maka itu belum bisa disebut sebagai temuan.

Langkah 6: Buat hasil akhir dan jadwalkan

Sekarang buatlah dokumennya. Mintalah dalam format apa pun yang benar-benar dibuka oleh pembaca. Slide presentasi untuk rapat, dokumen untuk kotak masuk email, atau lembar kerja untuk seseorang yang akan terus mengolah angka-angka tersebut.

Jaga agar jumlah grafik tetap sedikit. Enam bagian tidak memerlukan dua belas grafik, dan apa pun yang memerlukan pengguliran layar biasanya hanya akan dibaca sekilas.

Kemudian atur agar berulang. Ini adalah pekerjaan rutin, jadi jadwalkan analisis yang sama terhadap hasil ekspor bulan depan alih-alih membuatnya kembali dari awal.

Anda dapat membuatnya secara gratis dengan Powerdrill Bloom menggunakan hasil ekspor bulan lalu.

Seperti apa laporan yang bagus itu

Dua halaman, atau sepuluh slide dengan setengahnya berupa lampiran.

Halaman pertama berisi judul utama, tiga angka yang mendukungnya, serta postingan dengan kinerja terbaik dan terburuk. Halaman kedua berisi lalu lintas, hasil, dan langkah selanjutnya. Hal-hal lainnya diletakkan di bagian akhir, di mana data tersebut dapat ditarik kembali jika ada yang bertanya.

Grafik harus dapat dibaca dalam sekejap dan jujur tentang skalanya. Sumbu-y yang dimulai dari 90% untuk membuat pergerakan dua poin terlihat dramatis akan langsung disadari oleh orang yang justru tidak Anda inginkan untuk menyadarinya. Catatan kami tentang membuat slide data mudah dibaca membahas sisanya.

Beri label periode pada setiap halaman. Dokumen sering kali diteruskan, dan grafik tanpa tanggal yang jelas pada akhirnya akan disajikan seolah-olah itu adalah data saat ini.

Apa yang diberikan oleh setiap platform kepada Anda

Hasil ekspor cukup berbeda satu sama lain sehingga penting untuk mengetahuinya sebelum Anda memulai.

Sebagian besar platform memberikan baris tingkat postingan yang mencakup impresi atau jangkauan, beberapa bentuk penghitungan interaksi, dan stempel waktu (timestamp). Trio tersebut adalah batas minimum yang Anda butuhkan, dan biasanya selalu ada.

Yang bervariasi adalah hal-hal lainnya. Platform video menambahkan waktu tonton (watch time) dan rasio penyelesaian (completion rate), yang tidak memiliki padanan pada saluran yang mengutamakan teks. Beberapa platform melaporkan perubahan pengikut sebagai rangkaian harian dan yang lainnya hanya sebagai total periode. Jangkauan didefinisikan secara berbeda di hampir semua tempat, dan beberapa platform hanya melaporkannya untuk konten berbayar.

Konsekuensi praktisnya adalah perbandingan lintas saluran Anda harus dibangun di atas trio yang ada di mana-mana: Impresi, interaksi, dan tanggal. Hal-hal lainnya termasuk dalam detail per saluran, bukan dalam grafik yang menempatkan lima platform pada sumbu yang sama.

Ada konsekuensi kedua yang perlu diantisipasi. Platform mengubah skema ekspor mereka, dan mereka melakukannya tanpa memberi tahu Anda. Jika analisis bulanan tiba-tiba melaporkan suatu metrik sebagai kosong, periksa nama kolom di file bulan ini dengan file bulan lalu sebelum berasumsi bahwa kinerja Anda merosot tajam.

Simpan hasil ekspor mentah alih-alih hanya file yang digabungkan. Ketika seseorang mempertanyakan suatu angka enam minggu kemudian, ekspor asli adalah satusatunya hal yang dapat menyelesaikannya. Ini juga memungkinkan Anda membangun kembali analisis jika Anda mengubah cara metrik didefinisikan di tengah tahun.

Seberapa sering harus menjalankannya

Bulanan cocok untuk sebagian besar tim. Jangka waktu ini cukup lama agar pola dapat terlihat dan cukup singkat untuk ditindaklanjuti.

Mingguan cocok untuk akun yang memposting setiap hari dalam jumlah besar. Sebagian besar berfungsi sebagai pemeriksaan internal alih-alih sesuatu yang Anda kirimkan kepada orang lain. Triwulanan adalah untuk audiens yang menginginkan tren alih-alih taktik, dan ini harus berupa dokumen yang berbeda dan lebih pendek.

Apa pun ritmenya, jaga agar strukturnya tetap identik di setiap periode. Laporan media sosial yang bagian-bagiannya berpindah-pindah setiap bulan memaksa pembaca untuk mempelajarinya kembali. Mereka akan berhenti membaca pada laporan ketiga.

Siapa yang membacanya mengubah apa yang ada di dalamnya

Angka yang sama mendukung tiga dokumen berbeda, dan mengirimkan dokumen yang salah hanya akan membuang-buang waktu semua orang.

Untuk manajer Anda, mulailah dengan perbandingan terhadap rencana dan periode lalu. Mereka sudah tahu apa yang Anda posting. Yang mereka butuhkan adalah apakah trennya berjalan ke arah yang benar dan apakah Anda telah menyadari hal yang sama dengan yang mereka sadari.

Untuk tim kepemimpinan, hapus detail tingkat postingan sepenuhnya dan mulailah dengan hasil. Sesi, pendaftaran, pendapatan yang diatribusikan ke media sosial. Laporan media sosial yang dibuka dengan impresi akan kehilangan audiens ini di halaman pertama. Impresi bukanlah angka yang dapat ditindaklanjuti oleh tim kepemimpinan, sehingga dokumen tersebut hanya akan dianggap sebagai gangguan bagi mereka.

Untuk tim Anda sendiri, balikkan. Kinerja tingkat postingan adalah bagian yang berguna, dan angka konsentrasi dari Langkah 4 adalah hal yang layak untuk diperdebatkan. Versi ini bisa berupa lembar kerja alih-alih sebuah dokumen.

Satu kumpulan data, tiga pembingkaian. Analisis dari enam langkah tersebut mendukung ketiganya. Itulah alasan sebenarnya untuk melakukan pekerjaan penggabungan data dengan benar sekali saja, alih-alih menyusun tangkapan layar setiap saat.

Kesalahan umum

Memulai dengan pengikut. Jumlah pengikut adalah metrik yang paling tidak terhubung dengan hasil. Ini juga merupakan metrik yang paling mungkin dikutip kembali kepada Anda.

Membandingkan jumlah mentah di seluruh saluran. Platform dengan audiens sepuluh kali lipat memenangkan setiap perbandingan absolut dan tidak mengajarkan apa pun kepada Anda. Normalisasikan berdasarkan jangkauan.

Tanpa periode sebelumnya. Angka tanpa pembanding hanyalah trivia, bukan bukti, dan pembaca memperlakukannya seperti itu.

Tangkapan layar dasbor. Tangkapan layar tersebut membawa pembingkaian platform, tidak terbaca di ponsel, dan tidak dapat diturunkan kembali ketika seseorang mempertanyakan suatu angka.

Berhenti sebelum hasil. Jika tidak pernah mencapai lalu lintas, pendaftaran, atau pendapatan, itu berarti mengukur aktivitas alih-alih hasil. Panduan kami untuk membuat laporan corong pemasaran dari data mentah membahas langkah setelah langkah ini.

Tanpa rekomendasi. Laporan media sosial tanpa rencana periode berikutnya membebankan pekerjaan sintesis kepada pembaca. Mereka akan melewatkannya atau menarik kesimpulan yang tidak Anda inginkan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa saja yang harus disertakan dalam laporan media sosial?

Temuan utama, pergerakan jangkauan dan audiens, serta keterlibatan relatif terhadap jangkauan. Kemudian postingan dengan kinerja terbaik dan terburuk beserta alasannya, lalu lintas dan hasil, serta rencana untuk periode berikutnya.

Seperti apa bentuk laporan media sosial?

Dua halaman, atau slide presentasi pendek dengan lampiran. Judul utama dan angka pendukung terlebih dahulu, hasil dan langkah selanjutnya kedua, detail di bagian akhir.

Bagaimana cara membuatnya?

Ekspor data tingkat postingan dari setiap platform untuk periode saat ini dan sebelumnya. Muat hasil ekspor bersama-sama, hubungkan dengan data analitik Anda, lalu hitung perbandingan periode-ke-periode dan lintas saluran. Tulis temuannya, lalu buat dokumennya.

Metrik apa saja yang harus ada di dalamnya?

Jangkauan, rasio keterlibatan, perubahan pengikut, kinerja postingan terbaik, sesi rujukan, dan hasil apa pun yang benar-benar dihitung oleh bisnis Anda. Lewati apa pun yang tidak akan Anda tindak lanjuti.

Apakah ini bisa diotomatiskan?

Analisis dan dokumen dapat dijadwalkan untuk dijalankan kembali terhadap hasil ekspor baru. Bagian temuan masih membutuhkan manusia, karena memutuskan apa yang penting adalah bagian yang tidak dapat diulang secara otomatis.

Penutup

Bagian yang sulit bukanlah angkanya. Setiap platform menyerahkan data tersebut. Bagian yang sulit adalah memutuskan mana yang penting bulan ini, menyatakannya dalam satu kalimat, dan menyebutkan apa yang akan Anda lakukan secara berbeda.

Kumpulkan hasil ekspor ke dalam satu tempat. Normalisasikan nama metrik sebelum Anda membuat grafik apa pun. Hubungkan dengan apa yang terjadi di situs Anda, dan tulis temuan sebelum Anda membuat slide presentasi. Kemudian jadwalkan, sehingga bulan depan Anda hanya perlu memikirkan kalimat-kalimatnya saja dan tidak ada yang lain.