AI के साथ प्रेजेंटेशन स्क्रिप्ट कैसे लिखें: एक संपूर्ण गाइड

एक presentation script वह पूरा टेक्स्ट होता है जिसे आप बोलने की योजना बनाते हैं, जिसे स्लाइड-दर-स्लाइड बोलचाल के वाक्यों में लिखा जाता है। AI के साथ इसे लिखने के लिए, टूल को अपना deck और सोर्स डेटा दें। प्रत्येक स्लाइड की लाइनें ड्राफ्ट करें, फिर उस ड्राफ्ट को अपनी समय सीमा के अनुसार छोटा करें। अधिकांश दर्शक 100 से 165 शब्द प्रति मिनट की गति को सबसे आसानी से समझ पाते हैं।

यह गाइड इस बात पर केंद्रित है कि presentation script क्या है, यह speaker notes से कैसे अलग है, इसकी लंबाई कितनी होनी चाहिए और इसे कैसे फॉर्मेट किया जाए। इसके बाद, यह एक व्यावहारिक उदाहरण के साथ तीन-चरणों वाले AI वर्कफ़्लो के बारे में बताती है।

presentation script क्या है

एक presentation script आपके भाषण का शब्द-दर-शब्द रूप होती है। यह आपकी स्लाइड्स के क्रम का पालन करती है और पूरे वाक्यों में बताती है कि जब प्रत्येक स्लाइड स्क्रीन पर होगी तब आप क्या बोलेंगे।

यह स्लाइड्स पर लिखा हुआ टेक्स्ट नहीं है। स्लाइड्स में प्रमाण होते हैं: जैसे चार्ट, मुख्य आंकड़े, या एक-लाइन का निष्कर्ष। script में वह स्पष्टीकरण होता है जो इन्हें आपस में जोड़ता है।

एक presentation script और speaker notes भी एक समान नहीं होते हैं। Notes केवल संकेत (prompts) होते हैं, जो आमतौर पर प्रति स्लाइड कुछ बुलेट पॉइंट्स के रूप में होते हैं। एक script इतनी पूरी होती है कि कोई दूसरा व्यक्ति भी इसकी मदद से भाषण दे सकता है। speaker notes पर हमारी गाइड इस हल्के फॉर्मेट के बारे में विस्तार से बताती है।

लोग आमतौर पर तीन कारणों से scripts लिखते हैं। पहला, जब भाषण बहुत महत्वपूर्ण हो, जैसे कि बोर्ड अपडेट या फंडिंग पिच। दूसरा, जब भाषण रिकॉर्ड किया जाना हो, ताकि हर एक शब्द फाइल पर दर्ज रहे। या तीसरा, जब वक्ता किसी दूसरी भाषा में प्रस्तुति दे रहा हो और वाक्यों को पहले से ही तय कर लेना चाहता हो।

Script, speaker notes, या outline: आपको किसकी आवश्यकता है

ये तीनों फॉर्मेट सामान्य से लेकर बिल्कुल सटीक के पैमाने पर आते हैं। वह फॉर्मेट चुनें जो आपके भाषण के जोखिम के स्तर से मेल खाता हो, न कि वह जो आपको सबसे अधिक विस्तृत लगता हो.

फॉर्मेट	इसमें क्या शामिल है	किसके लिए सबसे अच्छा है
Outline	बिंदुओं का क्रम, प्रत्येक के लिए एक लाइन	आंतरिक अपडेट जो आप अक्सर देते हैं
Speaker notes	प्रति स्लाइड दो से पांच संकेत (prompts)	अधिकांश लाइव प्रस्तुतियाँ
Presentation script	हर वाक्य, बोलने के क्रम में	रिकॉर्ड किए गए भाषण, पिच, बोर्ड बैठकें, दूसरी भाषा में प्रस्तुति

कई अनुभवी प्रस्तुतकर्ता पहले एक पूरी script लिखते हैं और फिर उसे छोटा करके notes बना लेते हैं। script लिखने से हर एक बदलाव (transition) शब्दों में ढल जाता है। इसके बाद बनने वाले notes छोटे होते हैं क्योंकि सोचने का काम पहले ही पूरा हो चुका होता है।

एक presentation script कितनी लंबी होनी चाहिए

किसी presentation script की लंबाई बोलने की गति पर निर्भर करती है। Microsoft के Speaker Coach के दिशानिर्देशों के अनुसार प्रस्तुतकर्ताओं को "100 से 165 शब्द प्रति मिनट की गति से बोलना चाहिए।" इसमें कहा गया है कि यह वह गति है जिसे अधिकांश दर्शकों के लिए समझना सबसे आसान होता है।

यह सीमा शब्दों का एक सरल बजट प्रदान करती है। नीचे दिए गए आंकड़े समय सीमा को इस सीमा के दोनों छोरों से गुणा करके दर्शाते हैं।

भाषण की अवधि	100 शब्द प्रति मिनट पर script की लंबाई	165 शब्द प्रति मिनट पर script की लंबाई
5 मिनट	500 शब्द	825 शब्द
10 मिनट	1,000 शब्द	1,650 शब्द
20 मिनट	2,000 शब्द	3,300 शब्द

यदि आपकी स्लाइड्स में डेटा है, तो इस सीमा के निचले हिस्से के अनुसार योजना बनाएं। जब दर्शक किसी चार्ट को पढ़ रहे होते हैं, तो वहां थोड़ा रुकने की आवश्यकता होती है। चार्ट वाली स्लाइड पर अपनी बात को स्पष्ट रूप से समझाने से पहले अक्सर 20 से 30 सेकंड की शांति या धीमी गति से बोलने की आवश्यकता होती है।

प्रति स्लाइड भी शब्दों का एक बजट निर्धारित करें। दस स्लाइड्स वाले, दस मिनट के भाषण में औसतन प्रति स्लाइड एक मिनट का समय मिलता है, लेकिन शुरुआती और आखिरी स्लाइड्स में आमतौर पर अधिक समय लगता है। लिखने से पहले एक slide timing plan इस विभाजन को स्पष्ट कर देती है।

AI के साथ presentation script कैसे लिखें

नीचे दिए गए वर्कफ़्लो में तीन चरण शामिल हैं। AI ड्राफ्टिंग का काम करता है, और निर्णय लेने का काम आपका होता है।

चरण 1: deck और सोर्स डेटा को एक जगह रखें

सबसे पहले उन सभी चीज़ों को इकट्ठा करें जिनके प्रति script को सटीक होना चाहिए। इसका मतलब है कि PDF के रूप में एक्सपोर्ट किया गया deck, और उसके चार्ट के पीछे की डेटा फ़ाइल।

दोनों को Powerdrill Bloom जैसे AI वर्कस्पेस पर अपलोड करें। इसके प्लान्स में Excel, CSV, PDF और दस्तावेज़ों (docs) को अपलोड करने की सुविधा शामिल है, जिससे deck और स्प्रेडशीट को एक साथ रखा जा सकता है।

यह बात प्रॉम्प्ट से भी अधिक मायने रखती है। केवल स्लाइड्स के आधार पर तैयार की गई script स्क्रीन पर दिखने वाली चीज़ों को ही दोहराती है। लेकिन स्लाइड्स के पीछे के डेटा के साथ तैयार की गई script यह समझा सकती है कि कोई आंकड़ा क्यों बदला।

ड्राफ्ट मांगने से पहले, AI के पालन करने के लिए तीन बातें लिख लें। दर्शक कौन हैं? उन्हें क्या निर्णय लेना चाहिए या क्या याद रखना चाहिए? आपके पास कितने मिनट हैं?

चरण 2: बोलचाल के वाक्यों में, स्लाइड-दर-स्लाइड script का ड्राफ्ट तैयार करें

प्रति स्लाइड एक सेक्शन की मांग करें, जिस पर स्लाइड नंबर और शीर्षक लिखा हो। बुलेट पॉइंट्स के बजाय बोलचाल के वाक्यों का अनुरोध करें। कहें कि प्रत्येक सेक्शन की शुरुआत स्लाइड के मुख्य बिंदु से हो और अंत एक ऐसी लाइन से हो जो अगली स्लाइड की ओर ले जाए।

AI को प्रत्येक स्लाइड के लिए शब्दों का एक बजट दें। ऊपर दी गई गति सीमा का उपयोग करते हुए, एक मिनट की स्लाइड के लिए लगभग 130 शब्द मिलते हैं। एक टाइटल स्लाइड के लिए 40 शब्द हो सकते हैं।

ड्राफ्ट में दिए गए प्रत्येक आंकड़े की तुलना सोर्स फ़ाइल से करें। Powerdrill Bloom का होमपेज कहता है कि हर एक आंकड़ा "पेज, रो (row) और उसके पीछे के नंबर के साथ वापस आता है।" इस ट्रेसिंग से जांच तेजी से होती है, लेकिन फिर भी आपको इसे स्वयं जांचना होगा। स्लाइड पर गलत आंकड़ा होने की तुलना में जोर से बोला गया गलत आंकड़ा सुधारना अधिक कठिन होता है।

इसके बाद, बिना किसी संपादन के एक बार ड्राफ्ट को जोर से पढ़ें। जिस भी वाक्य पर आप अटकें, उस पर निशान लगा लें। ये वे वाक्य हैं जिन्हें सबसे पहले दोबारा लिखा जाना चाहिए।

चरण 3: समय के अनुसार छोटा करें और रुकने के स्थानों (pauses) को चिह्नित करें

अब स्वाभाविक गति से ड्राफ्ट को पढ़ते हुए अपना समय मापें। अधिकांश शुरुआती ड्राफ्ट एक-तिहाई अधिक लंबे होते हैं, क्योंकि लिखे गए वाक्यों में बोले जाने वाले वाक्यों की तुलना में अधिक शब्द होते हैं।

इस क्रम में काट-छांट करें। उन वाक्यों को हटा दें जो स्लाइड पर पहले से दिखाई जा रही चीज़ों को दोहराते हैं। फिर 20 से अधिक शब्दों वाले किसी भी वाक्य को छोटा करें। इसके बाद उन उदाहरणों को हटा दें जो एक ही बात को दो बार समझाते हैं।

बोलने के संकेतों (delivery cues) को सबसे अंत में चिह्नित करें। जहां आप रुकेंगे वहां एक स्लैश (/) लगाएं, और प्रत्येक वाक्य के उस एक शब्द को बोल्ड करें जिस पर आप जोर देना चाहते हैं। जहां स्लाइड बदलती है वहां "click" जैसा नोट जोड़ें। ये निशान ड्राफ्ट को एक दस्तावेज़ से ऐसी चीज़ में बदल देते हैं जिसे आप मंच पर प्रस्तुत कर सकते हैं।

अंत में, AI से एक निर्देश के साथ दूसरा ड्राफ्ट तैयार करने को कहें: इसे ऐसा बनाएं जैसे कोई व्यक्ति बात कर रहा हो। दोनों संस्करणों की तुलना करें और उन लाइनों को रखें जिन्हें आप वास्तव में बोलेंगे।

presentation script को कैसे फॉर्मेट करें

एक अच्छा फॉर्मेट खड़े होकर प्रस्तुति देते समय script का उपयोग करना आसान बनाता है। नीचे दिए गए नियम एक नज़र में script को पढ़ने योग्य बनाए रखते हैं।

• प्रति सेक्शन एक स्लाइड। प्रत्येक सेक्शन के ऊपर स्लाइड नंबर और शीर्षक लिखें, ताकि आप तुरंत अपनी जगह ढूंढ सकें।
• छोटे पैराग्राफ। प्रत्येक पैराग्राफ को दो या तीन वाक्यों तक सीमित रखें। आपकी आँखों को ठहराव के बिंदुओं की आवश्यकता होती है।
• बड़ा फॉन्ट। यदि आप इसे प्रिंट करने जा रहे हैं, तो 14-पॉइंट या उससे बड़े टेक्स्ट और पर्याप्त लाइन स्पेसिंग का उपयोग करें।
• मार्जिन में डिलीवरी मार्क्स। रुकने के स्थान (pauses), जोर देने वाले शब्द और स्लाइड बदलने के संकेत ऐसी जगह होने चाहिए जहां वे एक नज़र में दिख सकें।
• संख्याओं को उसी तरह लिखें जैसे आप उन्हें बोलते हैं। जब सुनने वाले के लिए बिल्कुल सटीक होना मायने नहीं रखता, तो "33.4%" के बजाय "लगभग एक-तिहाई" लिखें।

एक दोबारा उपयोग किए जा सकने वाले presentation script टेम्पलेट में प्रति स्लाइड केवल पांच फ़ील्ड की आवश्यकता होती है:

• Slide: नंबर और शीर्षक।
• Point: वह एक वाक्य जिसे दर्शकों को अवश्य याद रखना चाहिए।
• Say: बोले जाने वाले वाक्य, शब्द बजट के भीतर।
• Cue: रुकने के स्थान, जोर देने वाले शब्द और स्लाइड बदलना।
• Bridge: वह लाइन जो अगली स्लाइड की ओर ले जाती है।

कोई भी Say लाइन लिखने से पहले प्रत्येक स्लाइड के लिए Point फ़ील्ड को पहले भरें। यदि किसी स्लाइड का कोई स्पष्ट बिंदु नहीं है, तो शायद वह presentation script के बजाय परिशिष्ट (appendix) का हिस्सा है।

यदि आप स्क्रीन या टेलीप्रॉम्प्टर से पढ़ने जा रहे हैं, तो लाइनों को छोटा रखें और तालिकाओं (tables) से बचें। यदि आप याद करके बोलने जा रहे हैं, तो script हाथ में रखने वाली चीज़ के बजाय रिहर्सल का एक साधन बन जाती है।

एक व्यावहारिक उदाहरण

यहाँ एक तिमाही व्यावसायिक समीक्षा (quarterly business review) script से एक स्लाइड का सेक्शन दिया गया है। स्लाइड क्षेत्र के अनुसार राजस्व (revenue by region) का एक बार चार्ट दिखाती है।

स्लाइड 4: क्षेत्र के अनुसार राजस्व।

यहीं पर हमने इस तिमाही में जीत हासिल की। / North America अन्य सभी क्षेत्रों की तुलना में अधिक तेजी से बढ़ा, और इसने बिना किसी मूल्य परिवर्तन के ऐसा किया।

यहाँ आप जो अंतर देख रहे हैं वह लगभग पूरा नए ग्राहकों का है। / Europe में कोई बदलाव नहीं हुआ, और हम अगली स्लाइड पर इसके कारणों पर वापस आएंगे। [click]

यह सेक्शन 47 शब्दों का है, या अनुशंसित गति से लगभग 17 से 28 सेकंड का है। इससे दर्शकों को चार्ट पढ़ने का समय मिल जाता है। यह मुख्य बिंदु के साथ शुरू होता है, उस एक बात को समझाता है जो चार्ट नहीं समझा सकता, और अगली स्लाइड पर ले जाता है।

ध्यान दें कि इसमें क्या छोड़ दिया गया है। यह बार के मूल्यों (bar values) को जोर से नहीं पढ़ता है, क्योंकि चार्ट उन्हें दिखाता है। इट डस नॉट लिस्ट एवरी रीजन, क्योंकि तर्क के लिए केवल दो ही मायने रखते हैं।

सुनने के लिए लिखना, न कि पढ़ने के लिए

बोली जाने वाली भाषा के नियम लिखित भाषा से भिन्न होते हैं। एक presentation script जो कागज पर पढ़ने में अच्छी लगती है, वह बोलते समय अक्सर नीरस या कृत्रिम लग सकती है।

किसी रिपोर्ट की तुलना में छोटे वाक्यों का उपयोग करें। सुनने वाले दोबारा नहीं पढ़ सकते, इसलिए प्रत्येक वाक्य पहली बार में ही समझ में आना चाहिए। कर्ता (subject) और क्रिया (verb) को पहले रखें। "हर क्षेत्र में राजस्व बढ़ा" को समझना "हर क्षेत्र में, हमारे द्वारा चर्चा की गई विपरीत परिस्थितियों के बावजूद, राजस्व बढ़ा" की तुलना में अधिक आसान है।

मुख्य बिंदु को सामान्य से अधिक बार दोहराएं। किसी दस्तावेज़ में, एक ही बात को दो बार कहना लापरवाही जैसा लगता है। लेकिन भाषण में, इसी तरह लोग बातों को याद रखते हैं।

दिशा-संकेतों (signposts) का उपयोग करें। "दूसरा कारण" या "यहाँ समस्या यह है" जैसे वाक्यांश दर्शकों को बताते हैं कि वे कहाँ हैं। लिखित दस्तावेज़ इसके लिए शीर्षकों (headings) का उपयोग करते हैं, और भाषण में केवल आपकी आवाज़ होती है।

अंत में, उस तकनीकी शब्दावली (jargon) को हटा दें जिसका उपयोग आप बातचीत में नहीं करेंगे। यदि आप कॉफी पीते समय किसी सहकर्मी से "leverage synergies" नहीं कहेंगे, तो इसे मंच से भी न कहें।

script को बिना पढ़े रिहर्सल कैसे करें

एक script आपको तैयार करने के लिए होती है, न कि दर्शकों के सामने शब्द-दर-शब्द पढ़ने के लिए। कागज से देखकर जोर से पढ़ने से आंखों का संपर्क (eye contact) टूट जाता है और आपकी प्रस्तुति नीरस हो जाती है।

तीन चरणों में रिहर्सल करें। पहला, पूरी script को दो बार जोर से पढ़ें। दूसरा, केवल स्लाइड्स की मदद से प्रस्तुति दें, और केवल अटकने पर ही script पर नज़र डालें। तीसरा, इसे किसी अन्य व्यक्ति के सामने प्रस्तुत करें और उनसे पूछें कि वे कहाँ पर बात का सिरा खो बैठे।

Microsoft का Speaker Coach दूसरे चरण में मदद कर सकता है। इसका सपोर्ट पेज कहता है कि यह "यह पहचान लेता है कि आप कब बहुत अधिक शब्दों का उपयोग कर रहे हैं या केवल स्लाइड पर लिखे टेक्स्ट को पढ़ रहे हैं।" यह आपकी गति की रिपोर्ट भी देता है, ताकि आप इसे 100 से 165 की सीमा के साथ जांच सकें।

शुरुआत और अंत को शब्द-दर-शब्द याद कर लें। ये वे क्षण होते हैं जब घबराहट सबसे अधिक होती है, और एक तय पहला वाक्य आपको शुरुआत करने में मदद करता है। बीच के हिस्से के लिए, सटीक शब्दों के बजाय बिंदुओं के क्रम को याद रखें।

यदि प्रश्नों की संभावना है, तो उनके लिए अलग से तैयारी करें। प्रस्तुति में डेटा से जुड़े प्रश्नों के उत्तर देने पर हमारी गाइड भाषण के उस हिस्से को कवर करती है।

आम गलतियाँ

• स्लाइड टेक्स्ट की ही script बनाना। यदि script स्लाइड को शब्द-दर-शब्द दोहराती है, तो दर्शक आगे का पढ़ लेते हैं और सुनना बंद कर देते हैं।
• रिपोर्ट जैसी गद्य शैली के पैराग्राफ में लिखना। जटिल उपवाक्यों वाले लंबे वाक्यों को बोलना कठिन होता है और समझना उससे भी कठिन।
• समय की अनदेखी करना। 30% अधिक लंबी चलने वाली script आपको अंत में जल्दबाजी करने पर मजबूर करती है, जबकि निर्णय आमतौर पर अंत में ही होता है।
• आंकड़ों की जांच छोड़ देना। एक AI ड्राफ्ट किसी संख्या को राउंड-ऑफ कर सकता है, उसका क्रम बदल सकता है, या उसे गलत लेबल दे सकता है। प्रत्येक आंकड़े की तुलना सोर्स से करें।
• प्रस्तुति के दिन से पहले इसे कभी जोर से न बोलना। कोई script तभी काम करती है जब उसे कई बार बोला जा चुका हो।

AI वास्तव में कहाँ समय बचाता है

AI किसी presentation script का पहला ड्राफ्ट तैयार करने में सबसे तेज़ है। बारह स्लाइड्स और एक स्प्रेडशीट को बारह बोलचाल के सेक्शन में बदलना एक पूरी शाम के बजाय कुछ ही मिनटों का काम है। यह टोन को बेहतर बनाने के दूसरे प्रयास में भी अच्छा है, जो नीरस लाइनों को बोलचाल की भाषा में बदल देता है।

यह निर्णय लेने में कम समय बचाता है। दर्शकों को क्या याद रखना चाहिए, कौन सी स्लाइड हटानी है, और कहाँ रुकना है, यह तय करना अभी भी आपका ही काम है।

सबसे उपयोगी सेटअप वह है जो deck, डेटा और ड्राफ्ट को एक साथ रखता है, ताकि script के हर दावे को उसके सोर्स से जांचा जा सके। यदि अभी तक deck ही तैयार नहीं है, तो हमारा Excel to PowerPoint पेज पहले इसे स्प्रेडशीट से बनाने की प्रक्रिया को कवर करता है। भाषण के बाद, एक संक्षिप्त presentation summary उन लोगों को भी वही निष्कर्ष देती है जो इसमें शामिल नहीं हो पाए थे।

आप अपने अगले deck और उसके पीछे की फ़ाइल के साथ Powerdrill Bloom का उपयोग कर सकते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

presentation script क्या है?

एक presentation script वक्ता द्वारा बोली जाने वाली बातों का पूरा टेक्स्ट होती है, जिसे स्लाइड-दर-स्लाइड व्यवस्थित किया जाता है। यह speaker notes की तुलना में अधिक विस्तृत होती है, जो कि केवल छोटे संकेत होते हैं। रिकॉर्ड किए गए भाषणों, पिचों और बोर्ड बैठकों के लिए scripts का उपयोग आम है।

एक presentation script कितनी लंबी होनी चाहिए?

Microsoft के Speaker Coach के दिशानिर्देश 100 से 165 शब्द प्रति मिनट की गति की सलाह देते हैं। इसलिए दस मिनट के भाषण के लिए लगभग 1,000 से 1,650 शब्दों की आवश्यकता होती है। यदि आपकी स्लाइड्स में ऐसे चार्ट शामिल हैं जिन्हें पढ़ने के लिए समय चाहिए, तो निचली सीमा का लक्ष्य रखें।

आप presentation script को कैसे फॉर्मेट करते हैं?

प्रत्येक स्लाइड को उसका अपना सेक्शन दें, जिसके ऊपर स्लाइड नंबर और शीर्षक लिखा हो। पैराग्राफ को दो या तीन वाक्यों तक सीमित रखें, बड़े फॉन्ट का उपयोग करें, और मार्जिन में रुकने के स्थानों और स्लाइड बदलने के संकेतों को चिह्नित करें। संख्याओं को उसी तरह लिखें जैसे आप उन्हें बोलेंगे।

आप presentation script को कैसे याद करते हैं?

शुरुआत और अंत को शब्द-दर-शब्द याद करें, और बीच के हिस्से के लिए केवल बिंदुओं के क्रम को याद रखें। केवल स्लाइड्स की मदद से रिहर्सल करें, और अटकने पर ही script पर नज़र डालें। वास्तविक भाषण से पहले इसे किसी एक श्रोता के सामने प्रस्तुत करें।

क्या AI मेरे लिए presentation script लिख सकता है?

यदि आप AI को deck, सोर्स डेटा, दर्शक और समय सीमा प्रदान करते हैं, तो यह कुछ ही मिनटों में एक बेहतरीन पहला ड्राफ्ट तैयार कर सकता है। फिर भी आपको सोर्स से प्रत्येक आंकड़े की जांच करनी होगी, ड्राफ्ट को समय के अनुसार छोटा करना होगा, और उन लाइनों को दोबारा लिखना होगा जिन्हें आप स्वाभाविक रूप से नहीं बोलेंगे।

स्रोत: Microsoft Support, Suggestions from Speaker Coach · Microsoft Support, Rehearse your slide show with Speaker Coach। लंबाई तालिका में शब्द बजट की गणना Microsoft की अनुशंसित गति सीमा से की गई है।