Comment créer un rapport sur l'entonnoir de recrutement : étape par étape

Un responsable du recrutement demande combien de temps il faut pour pourvoir un poste. Vous dites 34 jours. Quelqu'un d'autre dans la pièce dit 51.

Vous lisez tous les deux le même système de suivi des candidatures. Vous mesurez à partir du jour où la demande a été approuvée, et l'autre personne mesure à partir du jour où l'offre a été publiée.

C'est le problème récurrent avec les indicateurs de recrutement. Les noms des étapes semblent standardisés, mais pas les points de départ et d'arrivée.

Ce guide présente ce qui doit figurer dans un rapport sur le tunnel de recrutement et explique pourquoi deux indicateurs de rapidité sont souvent confondus. Il explique ensuite comment corriger les définitions de vos étapes et comment créer le rapport à partir d'un export.

Ce qui doit figurer dans un rapport sur le tunnel de recrutement

Un rapport sur le tunnel de recrutement est un ensemble de volumes d'une étape à l'autre et de la perte entre chacune d'elles. Tout le reste en découle.

Commencez par le nombre de candidats par étape. Candidatures reçues, présélectionnées, passées en entretien, offres formulées et acceptées, pour une période donnée.

Ligne du rapport	Description	Source
Nombre de candidats par étape	Candidats atteignant chaque étape	Export du système de suivi des candidatures
Ratios de conversion	Chaque étape divisée par la précédente	Calculé à partir des volumes
Time to fill	De l'approbation de la demande à l'acceptation de l'offre	Dates de la demande de recrutement
Time to hire	De l'entrée dans le vivier à l'acceptation de l'offre	Dates liées au candidat
Taux d'acceptation des offres	Offres acceptées divisées par les offres formulées	Données des offres
Coût par recrutement	Coûts de recrutement divisés par le nombre d'embauches	Finance, et non le système de suivi

Ajoutez ensuite la conversion entre les étapes consécutives. Workable appelle cela les ratios de conversion du recrutement, et ce sont eux qui transforment les chiffres bruts en un véritable diagnostic.

Viennent ensuite deux mesures de rapidité, qui nécessitent des définitions distinctes. Nous y reviendrons plus en détail ci-dessous.

Terminez par le taux d'acceptation des offres, que Workable définit comme le nombre d'offres acceptées divisé par le nombre total d'offres. C'est l'indicateur le plus simple à obtenir de la liste, et souvent le plus révélateur.

Une mise en garde sur ce qu'il faut exclure. Workable note qu'un système de suivi des candidatures « ne peut pas calculer votre coût moyen par recrutement », même s'il indique le time to fill et les ratios de conversion.

Le coût par recrutement nécessite donc des données financières, et pas seulement le tunnel de recrutement. Sa formule est la somme des coûts de recrutement internes et externes divisée par le nombre total d'embauches.

Le time to fill et le time to hire ne sont pas le même indicateur

C'est la définition qui suscite le plus de débats, et la source est particulièrement directe à ce sujet.

Le guide de Workable sur le time to fill et le time to hire définit le time to fill comme « la durée entre l'approbation de la demande de recrutement et l'acceptation du candidat ».

Le time to hire est différent. Il « mesure la période allant de l'entrée d'un candidat dans le tunnel de recrutement à l'acceptation de l'offre d'emploi ».

Vient ensuite la phrase qui mérite d'être affichée au mur. Workable indique que « le time to hire est souvent synonyme de time to fill ». Elle ajoute que vous « pouvez également les traiter comme des indicateurs distincts et obtenir des perspectives différentes ».

Dans la pratique, ces deux termes sont donc souvent utilisés de manière interchangeable. C'est précisément pour cela que votre chiffre ne correspondra pas à celui d'une autre entreprise.

La distinction est utile dès lors qu'on la respecte. Le time to fill mesure l'ensemble du processus, y compris les semaines précédant la première candidature. Le time to hire mesure la rapidité avec laquelle vous avez identifié et fait progresser la personne que vous avez finalement choisie.

L'exemple concret de Workable illustre bien ce point. Si le poste a été ouvert le premier jour, que la personne recrutée a postulé le dixième jour et a accepté l'offre le vingt-cinquième jour, alors le time to hire est de quinze jours.

Fixer les définitions avant de compter

Quatre décisions doivent être consignées par écrit. Si vous les ignorez, votre courbe de tendance ne fera que mesurer votre propre irrégularité.

Le déclenchement du chronomètre. Workable liste trois options valables : la soumission du besoin par le responsable du recrutement, l'approbation par les RH ou la finance, ou la publication de l'offre par un recruteur.

Sa consigne est d'en choisir une et de s'y tenir. Le guide conseille de « choisir ce qui est le plus logique pour votre entreprise », puis de compter de la même manière « pour tous les postes et toutes les équipes ».

Les demandes de recrutement à exclure. Workable est très précise sur ce point et conseille d'exclure les recrutements continus (postes « evergreen »). Les postes ouverts en permanence « gonfleraient considérablement votre time to fill moyen sans refléter l'efficacité de votre processus de recrutement ».

Jours calendaires ou jours ouvrés. La définition de Workable utilise les jours calendaires. Si vous utilisez NETWORKDAYS, vous obtiendrez un chiffre inférieur qui ne sera pas comparable aux standards publiés.

Moyenne ou médiane. La plupart des rapports affichent une moyenne, mais une seule demande de recrutement restée ouverte pendant 200 jours peut l'impacter lourdement. Présentez la médiane à côté lorsque le volume est faible.

L'exemple de moyenne de Workable mérite d'être repris pour sa simplicité. Trois postes pourvus en 20, 30 et 40 jours donnent une moyenne de 30 jours.

Comment procéder manuellement

Option 1 : Volumes et ratios par étape

Comptez les effectifs de chaque étape avec COUNTIFS, en filtrant par période et par champ d'étape.

Vérifiez que les volumes sont décroissants. Si une étape ultérieure dépasse une étape antérieure, votre export contient des candidats qui ont sauté une étape ou qui ont réintégré le processus.

Divisez ensuite chaque étape par la précédente. Ces ratios représentent le tunnel de recrutement dans sa forme la plus simple.

Un graphique en entonnoir basé sur ces mêmes chiffres se lit plus rapidement qu'un tableau. Notre article explicatif sur ce qu'est un graphique en entonnoir détaille les cas où ce format est particulièrement utile.

La limite est que vous obtenez un seul ensemble de ratios pour une période donnée, sans savoir quels postes ou quelles équipes en sont à l'origine.

Option 2 : Une ligne par demande de recrutement

Créez un tableau avec une ligne par demande de recrutement. Ajoutez des colonnes pour la date d'ouverture, la date de publication, la date d'acceptation, le nombre de candidats et les écarts en jours.

Calculez les écarts de jours en soustrayant la date la plus ancienne de la plus récente. Les recommandations de Microsoft concernant la fonction DATEDIF avertissent qu'elle « peut calculer des résultats incorrects dans certains scénarios ».

Le rapport peut désormais être segmenté : par département, par niveau d'expérience, par recruteur ou par source.

C'est dans cette segmentation que se trouvent les réponses. Un chiffre global de 40 jours masque souvent une durée de 70 jours pour l'ingénierie et de 18 jours pour le support.

La limite réside dans la jointure. Associer un export de candidats à un tableau de demandes de recrutement dépasse le stade où les formules restent simples à gérer.

Option 3 : Un onglet de définitions

Consignez les quatre décisions ci-dessus, ainsi que les noms des étapes utilisées et la date à laquelle la liste a été figée.

Ajoutez explicitement la liste des exclusions. Les postes ouverts en continu, les demandes annulées et les mutations internes nécessitent chacun un traitement défini.

La limite est bien connue : documenter une règle ne suffit pas à l'appliquer, et quelqu'un finira de toute façon par recréer les filtres le trimestre suivant.

La limite commune. Ces trois options supposent que votre export affiche l'historique des étapes et non uniquement l'étape actuelle. S'il indique seulement où se trouvent les candidats aujourd'hui, vous ne pourrez absolument pas reconstituer le tunnel du trimestre précédent.

Les limites de la méthode manuelle

Le premier rapport sur le tunnel de recrutement prend une matinée. Le quatrième prend plus de temps, car le processus a changé entre-temps.

Le renommage des étapes en est généralement la cause. Une équipe fusionne l'entretien téléphonique avec la présélection, et le ratio entre deux étapes est faussé sans qu'aucun changement réel n'ait eu lieu dans le recrutement.

Les demandes de recrutement annulées constituent le deuxième problème. Un poste fermé sans recrutement n'a pas de date de fin : soit il disparaît de la moyenne, soit il y figure sous forme de cellule vide.

Vient ensuite la question du benchmark. Si quelqu'un demande si 42 jours est un bon résultat, la mise en garde de Workable s'applique : les autres entreprises « ne calculent pas nécessairement le time to fill de la même manière que vous ».

Le volet outillage fait l'objet d'un récapitulatif dédié dans les outils d'IA pour les RH et la People Analytics.

Comment le créer avec Powerdrill Bloom

Étape 1 : Importez votre export ATS

Importez l'export des candidats, ou les fichiers des candidats et des demandes de recrutement ensemble. Powerdrill Bloom analyse les colonnes dès leur réception, de sorte que les dates vides, les noms d'étapes incohérents et les doublons de fiches candidats sont détectés avant même le calcul des ratios.

Étape 2 : Décrivez le rapport en langage naturel

Énoncez les définitions plutôt que de les programmer. Indiquez le point de départ du chronomètre, l'ordre des étapes, les exclusions et si vous souhaitez utiliser les jours calendaires ou ouvrés.

Posez ensuite les questions qui permettent de détecter les erreurs. Demandez quelles demandes de recrutement n'ont pas de date de fin. Demandez quels noms d'étapes n'apparaissent que sur une partie de la période. Demandez ensuite le tunnel de recrutement segmenté par département et par niveau d'expérience.

Étape 3 : Exportez le graphique, le rapport ou la présentation

Récupérez le nombre de candidats par étape avec leurs ratios, un graphique en entonnoir de ces mêmes chiffres, ou des diapositives présentant les définitions à côté des données chiffrées.

Erreurs courantes

Traiter le time to fill et le time to hire comme un seul et même chiffre. Ils commencent à des moments différents. Nommez clairement l'indicateur que vous présentez et tenez-vous-y.

Laisser les postes ouverts en continu dans la moyenne. Les postes ouverts en permanence gonflent le chiffre sans rien révéler sur la rapidité du processus.

Comparer votre chiffre à celui d'une autre entreprise. Des points de départ différents rendent la comparaison dénuée de sens. Suivez plutôt votre propre tendance.

Présenter une moyenne sur un faible volume. Six recrutements et une recherche difficile produisent une moyenne trompeuse. Affichez la médiane à côté.

Exclure discrètement les demandes de recrutement annulées. Un poste fermé sans recrutement est un résultat bien réel. Comptabilisez-le quelque part plutôt que de le filtrer.

Mélanger jours calendaires et jours ouvrés. Les deux approches se défendent, mais elles ne sont pas comparables. Choisissez-en une et indiquez-la sur le rapport.

Ignorer les étapes renommées. Une étape fusionnée fausse un ratio tout en laissant le reste intact, ce qui peut ressembler à une réelle tendance alors qu'il n'en est rien.

Conclusion

Fixez le point de départ du chronomètre, excluez les postes ouverts en continu, comptez les effectifs de chaque étape et divisez les étapes consécutives pour obtenir les ratios. Présentez ensuite les deux indicateurs de rapidité sous des noms distincts.

Les volumes ne sont pas le livrable final. C'est l'étape à laquelle les candidats s'arrêtent qui vous indique ce qu'il faut changer le mois suivant.

C'est tout l'intérêt de créer un rapport sur le tunnel de recrutement plutôt que de citer une simple moyenne. Un seul chiffre vous indique votre performance globale, tandis que le tunnel vous montre précisément où agir.

Si recréer cette vue à chaque cycle vous prend tout votre trimestre, essayez Powerdrill Bloom sur votre export ATS. Consultez également notre guide pour créer un rapport sur les effectifs et l'attrition ainsi que la page du générateur de rapports IA.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre le time to fill et le time to hire ?

Le time to fill s'étend de l'approbation de la demande de recrutement à l'acceptation de l'offre. Le time to hire s'étend de l'entrée de la personne finalement recrutée dans le tunnel de recrutement à cette même acceptation.

Comment calculer le time to fill moyen ?

Additionnez le time to fill de chaque poste pourvu au cours de la période, puis divisez le résultat par le nombre de postes. Workable conseille d'exclure les postes ouverts en permanence de cette moyenne.

Qu'est-ce qu'un bon time to fill ?

Workable cite une moyenne de 42 jours selon la Society for Human Resource Management. Elle rappelle également que les autres entreprises ne calculent pas nécessairement cet indicateur de la même manière que vous.

Quelles étapes un rapport sur le tunnel de recrutement doit-il inclure ?

Toutes les étapes réelles de votre processus, dans l'ordre, avec les volumes et la conversion entre chaque étape. La cohérence d'une période à l'autre importe plus que le respect d'un modèle type.

Mon système de suivi des candidatures peut-il générer ce rapport ?

Il peut généralement indiquer le nombre de candidats par étape, les ratios de conversion et le time to fill. Workable précise qu'il ne peut pas calculer le coût moyen par recrutement, qui nécessite des données financières.