Comment créer un rapport de participation à un webinaire avec l'IA : Guide complet
Un rapport de participation à un webinaire transforme les exports d'inscription et de participation en une vue unique de qui s'est présenté, combien de temps ils sont restés et ce qu'il faut faire ensuite. La plateforme vous fournit un fichier par événement. Transformer plusieurs de ces fichiers en une tendance est la partie qui vous incombe. Ce guide couvre les deux approches.
Ce à quoi répond un rapport de participation à un webinaire
L'export brut répond à une seule question : qui était dans la salle. Un rapport utile répond à quatre questions.
- Taux de participation. Quelle proportion de personnes inscrites a réellement participé.
- Rétention tout au long de la session. Quand les gens sont partis, et si cela se concentre autour d'un moment précis.
- Différences de segments. Si les clients se sont comportés différemment des prospects.
- Tendance à travers les événements. Si la modification de l'invitation le mois dernier a été utile.
Seuls les deux premiers points sont visibles dans le fichier d'un seul événement. Les deux autres nécessitent de fusionner plusieurs fichiers, c'est pourquoi cette tâche va bien au-delà d'un simple téléchargement.
Ce dont vous avez besoin avant de commencer
Deux exports par événement, et ils se trouvent à des endroits différents.
- Le rapport d'inscription, qui concerne les personnes qui se sont inscrites.
- Le rapport de participation, qui concerne les personnes qui ont rejoint l'événement.
La documentation de Microsoft les sépare clairement. Le rapport d'inscription indique « combien de personnes ont consulté le site d'inscription, se sont inscrites à l'événement ou ont annulé leur inscription ». Le rapport de participation couvre ce qui s'est passé pendant l'événement lui-même.
Vous avez également besoin d'un identifiant cohérent d'un événement à l'autre. L'adresse e-mail est généralement le seul champ qui subsiste, veillez donc à le conserver dans chaque export.
Une chose de plus est utile avant de commencer : le déroulé de chaque événement, avec les horaires. Sans cela, une baisse dans la courbe de rétention reste un simple chiffre plutôt qu'une cause identifiable.
Ce que la plateforme vous fournit réellement
Il est utile de savoir exactement ce que contient le fichier avant de concevoir un rapport autour de celui-ci.
La page des rapports de webinaire de Microsoft liste exactement ce que contient un rapport de participation :
- Heure de début et de fin de l'événement
- Rôles des participants
- Durée totale de l'événement
- Heures de première connexion et de dernière déconnexion
- Nombre de participants
- Durée de présence de chaque participant à l'événement
La page du rapport de participation traite de l'accès. Les organisateurs et co-organisateurs « peuvent consulter et télécharger les rapports de participation dans le chat de l'événement environ cinq minutes après la fin de l'événement ». De là, vous « sélectionnez Télécharger pour télécharger le rapport de participation sous forme de fichier .csv ».
Trois contraintes de cette documentation structurent le travail.
Un rapport par occurrence. La page indique que « les réunions récurrentes auront un rapport de participation unique pour chaque instance de la série ». Une série de webinaires mensuels est un dossier de fichiers distincts, et non un ensemble de données unique.
Les rapports sont liés à l'organisateur. Microsoft note que « si l'organisateur de l'événement quitte l'organisation, les rapports sont définitivement supprimés et ne peuvent pas être récupérés ».
Les participants peuvent refuser d'être identifiés. La même page documente un paramètre de confidentialité permettant de masquer son identité dans les rapports de participation, de sorte que votre fichier peut tout à fait être incomplet.
Rien de tout cela n'est un défaut. Cela signifie simplement que la vue multi-événements doit être assemblée ailleurs.
Comment créer le rapport manuellement
Option 1 : Lire le fichier d'un événement tel quel
Ouvrez le fichier téléchargé et lisez la liste des participants et les durées. Pour un événement unique avec une petite audience, cela suffit.
Cela cesse de fonctionner dès que quelqu'un demande comment ce mois-ci se compare au mois dernier.
Option 2 : Associer l'inscription et la participation dans un tableur
Mettez les deux exports dans un seul classeur et faites correspondre les adresses e-mail pour calculer un taux de participation. C'est la première version véritablement utile du rapport.
La difficulté réside dans la correspondance. L'inscription capture l'adresse saisie par l'utilisateur, la participation capture le compte avec lequel il s'est connecté, et les deux ne concordent pas plus souvent qu'on ne le pense.
Option 3 : Empiler plusieurs événements dans un seul tableau
Ajoutez une colonne pour le nom et la date de l'événement à chaque fichier, fusionnez-les et analysez l'ensemble. Désormais, les tendances et les segments sont disponibles.
C'est la bonne structure, mais aussi la plus fastidieuse. Chaque nouvel événement implique un autre téléchargement, deux autres fichiers et une autre fusion, ce qui est exactement le genre de corvée mensuelle que l'on a tendance à sauter.
Comment créer un rapport de participation à un webinaire avec l'IA
Étape 1 : Téléverser chaque export pour la période
Ouvrez Powerdrill Bloom et téléversez les fichiers d'inscription et de participation pour tous les événements que vous souhaitez couvrir. Téléversez-les ensemble plutôt qu'un par un.
Indiquez ensuite, en langage naturel, quel fichier appartient à quel événement et quelle colonne contient l'identifiant du participant. Deux phrases de contexte permettent d'éviter la plupart des problèmes de fusion par la suite.
Étape 2 : Demander le tableau fusionné avant tout graphique
Demandez une ligne par personne inscrite et par événement, contenant le statut d'inscription, si elle a participé, le nombre de minutes de présence et la date de l'événement. Demandez à voir combien de personnes inscrites n'ont pas pu être associées à un enregistrement de participation.
Ce nombre d'enregistrements non associés constitue le contrôle de qualité. Un nombre faible est normal, car les gens s'inscrivent avec une adresse et se connectent avec une autre. Un nombre élevé signifie que la fusion nécessite une clé différente.
Ce n'est qu'une fois que le tableau semble correct que vous devez demander les chiffres récapitulatifs.
Étape 3 : Demander les quatre vues, puis exporter
Demandez le taux de participation par événement, une courbe de rétention utilisant les heures de connexion et de déconnexion, une ventilation par segment et une tendance sur la période. La page des tarifs décrit le résultat comme une réponse étayée avec des « graphiques, tableaux et exports ».
Exportez le résultat et conservez le tableau fusionné, pas seulement le résumé. Le rapport du trimestre prochain sera beaucoup plus simple à réaliser si le tableau de ce trimestre existe toujours.
Les chiffres qui doivent figurer dans le rapport
| Métrique | Comment elle est dérivée | Pourquoi c'est important |
|---|---|---|
| Inscrits | Export d'inscription | Le dénominateur pour tout le reste |
| Participants | Export de participation | Le chiffre clé que tout le monde demande |
| Taux de participation | Participants divisés par inscrits | Le seul chiffre qui permet de juger l'invitation |
| Médiane des minutes de présence | Champ de durée de participation | Distingue une simple visite d'une véritable session |
| Point de décrochage | Heures de première connexion et de dernière déconnexion | Pointe vers un moment précis du déroulé de l'événement |
| Audience uniquement intéressée par le replay | Inscrits sans enregistrement de participation | Souvent le groupe le plus important, et généralement ignoré |
| Tendance par événement | Plusieurs événements empilés | La seule vue qui montre si des améliorations ont eu lieu |
La médiane importe plus que la moyenne ici. Une poignée de participants ayant laissé la session ouverte tout l'après-midi tirera la moyenne vers le haut et masquera une session en réalité courte.
Bonnes pratiques et erreurs courantes
Indiquez le taux de participation, pas le nombre de participants. Une audience plus large provenant d'une liste d'inscrits beaucoup plus importante n'est pas une amélioration.
Ne considérez pas une absence comme un échec. De nombreux inscrits ont l'intention de regarder l'enregistrement, le suivi doit donc différer selon le groupe plutôt que de traiter tout le monde de la même manière.
Téléchargez rapidement. Les rapports étant liés au compte de l'organisateur, attendre qu'un collègue sur le départ effectue l'export est un risque qu'il vaut mieux éviter.
Gardez le déroulé de l'événement à côté de la courbe de rétention. Une baisse à la 18e minute n'a de sens que si vous savez ce qui s'affichait à l'écran à la 18e minute.
Standardisez le nommage des événements avant d'empiler les fichiers. Des noms incohérents sont la raison la plus fréquente pour laquelle un graphique de tendance semble incorrect. Mettez-vous d'accord sur un modèle de nommage une fois pour toutes, et appliquez-le dès le téléchargement du fichier plutôt que plus tard.
Réintégrez le résultat dans l'invitation. Notre guide sur la gestion des données événementielles couvre l'aspect opérationnel, et notre sélection d' outils d'analyse d'événements et de webinaires couvre l'ensemble des outils disponibles.
Si le livrable devient récurrent, la page du générateur de rapports IA montre à quoi cela ressemble. Notre guide pas à pas sur la création d'un tableau de bord KPI à partir d'un tableur couvre la vue permanente.
Conclusion
La plateforme vous fournit un enregistrement précis d'un événement unique. Le rapport que votre équipe souhaite réellement compare plusieurs événements et associe l'inscription à la participation, et cet assemblage constitue l'essentiel du travail.
Effectuez d'abord la fusion, vérifiez le nombre d'enregistrements non associés, puis calculez. Conservez le tableau fusionné afin que le prochain rapport ne nécessite qu'une heure de travail plutôt qu'une journée.
Vous disposez d'un dossier d'exports du dernier trimestre ? Essayez Powerdrill Bloom et empilez-les dans une vue unique.
Foire aux questions
Que contient un rapport de participation à un webinaire ?
La documentation de Microsoft liste l'heure de début et de fin de l'événement, les rôles des participants et la durée totale. Elle indique également les heures de première connexion et de dernière déconnexion, le nombre de participants et la durée de présence de chaque participant.
Dans quel délai puis-je télécharger le rapport ?
Environ cinq minutes après la fin de l'événement. La page de Microsoft indique que les organisateurs et co-organisateurs peuvent consulter et télécharger les rapports de participation dans le chat de l'événement à ce moment-là, sous forme de fichier .csv.
Une série de webinaires produit-elle un seul rapport ou plusieurs ?
Plusieurs. La documentation indique que les réunions récurrentes ont un rapport de participation unique pour chaque instance de la série. Une série doit donc être empilée avant qu'une tendance ne soit visible.
Pourquoi ma liste d'inscrits est-elle plus longue que ma liste de participants ?
Parce que l'inscription et la participation sont des actions différentes. L'écart correspond à votre taux de participation, et une grande partie de cette différence est généralement constituée de personnes qui ont l'intention de regarder l'enregistrement.
Des participants peuvent-ils être absents du rapport ?
Oui. Microsoft documente un paramètre de confidentialité qui permet à une personne de choisir de ne pas être identifiée dans les rapports de participation, de sorte qu'un fichier peut tout à fait être incomplet.