Cómo escribir notas del orador para tu presentación: una guía completa
La mayoría de la gente escribe las notas del orador dos veces. Una mal, la noche anterior, y otra bien, en su cabeza, mientras presenta.
La segunda versión es la que funciona. Esta guía trata de capturarla a la primera.
Las notas del orador son la única parte de una presentación que nadie revisa y que todo el mundo necesita. También resultan ser el seguro más barato que puede adquirir una presentación de datos.
Para qué sirven las notas del orador y para qué no
Microsoft define el propósito de forma estricta, y esa estrechez es útil. El panel de Notas es "el lugar para almacenar los puntos de discusión que desea mencionar cuando realice su presentación".
La garantía de privacidad es explícita. Durante la presentación, las notas del orador son "visibles en su monitor, pero no son visibles para el público".
Ese único hecho define todo el planteamiento. Las notas no son una segunda diapositiva, ni un guion para leer en voz alta, ni documentación para quienes no estuvieron en la sala.
Las notas también se pueden editar en vivo. Microsoft indica que puede agregar notas "ya sea mientras presenta, directamente desde la vista Moderador, o mientras edita su presentación".
Qué necesita antes de empezar
Tres cosas, y ninguna de ellas es la presentación.
La pregunta que responde cada diapositiva. Si no puede expresarla en una sola frase, la nota no salvará la diapositiva.
El origen de cada número de la diapositiva. Nombre del archivo, hoja, período y cualquier filtro que haya aplicado.
La única pregunta de seguimiento que prevé. La mayoría de las diapositivas atraen exactamente una pregunta predecible, y eso es lo que la nota debe anticipar.
Realice este paso antes de abrir el panel de Notas. Escribir notas mientras se mira una diapositiva produce descripciones de la diapositiva, lo cual es el camino al fracaso.
Dónde se encuentra el panel de notas
La mecánica es rápida, y conocerla le evitará entrar en la vista equivocada.
El panel de Notas es "un cuadro que aparece debajo de cada diapositiva" en la vista Normal. Si está vacío, le sugerirá las palabras "Haga clic para agregar notas".
Si no está visible, la solución de Microsoft es un solo clic. Debe "hacer clic en Notas en la barra de tareas en la parte inferior de la ventana de PowerPoint".
Las notas largas se gestionan de dos maneras. Aparece una barra de desplazamiento vertical cuando las notas superan el panel, y puede ampliar el panel arrastrando su línea superior hacia arriba.
En la vista Moderador es donde las notas demuestran su valor. Microsoft lo describe claramente: "En la vista Moderador, puede ver sus notas mientras presenta, mientras que el público solo ve sus diapositivas".
El diseño es fijo y vale la pena imaginárselo de antemano. Microsoft señala que "Las notas aparecen en un panel a la derecha" y que el texto se ajusta automáticamente con una barra de desplazamiento cuando es necesario.
La vista Moderador también aparece por sí sola. Conecte un proyector e inicie la presentación con diapositivas, y la vista Moderador se abrirá en su ordenador.
El público ve algo diferente. Microsoft afirma que "solo las diapositivas aparecen en la pantalla del proyector".
Las instrucciones para agregar notas del orador y sobre la vista Moderador abarcan Windows, macOS y la web.
Las cuatro líneas que debe tener cada nota
Aquí la estructura supera a la prosa. Una nota que se pueda escanear rápidamente bajo presión vale más que una nota que se lea bien.
| Línea | Qué contiene | Por qué existe |
|---|---|---|
| Afirmación | La única frase que dice en voz alta | Le impide narrar el gráfico |
| Número | La cifra, su período y su unidad | Evita que improvise un valor incorrecto |
| Origen | Archivo, hoja y filtro | Responde al instante a "de dónde sale esto" |
| Siguiente | La pregunta que prevé y su respuesta | Convierte una emboscada en un momento planificado |
Cuatro líneas no es algo arbitrario. Cabe en el panel sin necesidad de desplazarse, que es la limitación práctica que importa en el podio.
Escriba la nota a partir de los datos, no de la diapositiva
El instinto es describir lo que el público ya puede ver. Resístase a ello.
Un gráfico que muestra los ingresos por región no necesita una nota que diga que los ingresos varían según la región. Necesita el motivo por el cual una región varió y qué hizo al respecto.
Tres redacciones diferentes ilustran la diferencia.
Débil: "Ingresos por región, Q2". Eso es un título, no una nota.
Mejor: "La región Oeste sube un 14 por ciento intertrimestral". Eso es un hecho, pero ya está en la diapositiva.
Útil: "La región Oeste sube un 14 por ciento, y en junio se cerraron dos renovaciones corporativas. Si las quitamos, el crecimiento es del 3 por ciento".
La tercera versión sobrevive a la pregunta de seguimiento. También le indica qué decir si alguien pregunta si la tendencia es real.
Qué cambia cuando la presentación contiene números
Las presentaciones de datos fallan de manera diferente a las presentaciones de ventas (pitch decks). El fallo casi nunca es visual, sino casi siempre un número que no se puede defender.
Anote el denominador. Cualquier dato expresado como tasa necesita que se detalle su base en la nota, porque eso es lo primero que pregunta un lector atento.
Anote lo que ha excluido. Los reembolsos, las cuentas de prueba, los pedidos internos y los períodos parciales son los sospechosos habituales, y olvidar uno de ellos cambia la historia.
Anote la fecha de referencia. Una cifra extraída el lunes y presentada el jueves puede que ya no coincida con el sistema en vivo.
Nuestra guía para responder preguntas sobre datos en una presentación cubre la parte en vivo de esto. La lista de verificación para revisar una presentación de datos antes de enviarla cubre el paso previo.
Notas para usted frente a notas para un documento impreso
Se trata de dos documentos distintos, y tratarlos como uno solo es la razón por la que los documentos impresos resultan extraños de leer.
Sus notas son fragmentos. Cuatro líneas, sin frases completas, escritas para ser miradas de reojo.
Un documento impreso debe explicarse por sí mismo. Microsoft lo admite directamente, indicando que puede imprimir las notas del orador "con o sin imágenes en miniatura de las diapositivas correspondientes".
El uso previsto también está detallado. Microsoft describe entregarlas a su público "para que las vean después de su presentación", lo cual es una tarea muy diferente a la de servirle de guía durante la misma.
La ruta de impresión es corta. Seleccione Archivo y luego Imprimir, y en Configuración, junto a Diapositivas de página completa, elija Páginas de notas en Diseño de impresión.
Vale la pena conocer una limitación antes de diseñar la nota. Microsoft afirma que "Solo puede tener una diapositiva y las notas correspondientes por página impresa".
Eliminar las miniaturas es un trabajo manual. Las instrucciones de Microsoft sobre cómo imprimir notas del orador explican que debe eliminar la miniatura de cada página de notas en la vista Página de notas.
Ese paso es seguro, y así lo indica la documentación. Eliminar una miniatura no elimina la diapositiva de su presentación.
Hay otra ruta de exportación que vale la pena conocer. Microsoft documenta la apertura de una copia de sus páginas de notas en Word, lo cual es útil cuando el documento impreso necesita edición en lugar de impresión.
Así que escriba primero los fragmentos para usted. Conviértalos en frases completas solo si realmente se requiere un documento impreso.
Primeros pasos con Powerdrill Bloom
Paso 1: Suba el archivo a partir del cual se creó la presentación
Arrastre la exportación que hay detrás de los gráficos. Powerdrill Bloom analiza las columnas al recibirlas, de modo que los filtros, los espacios en blanco y las claves duplicadas salen a la luz antes de que escriba una sola nota.
Paso 2: Solicite la afirmación, el número y la advertencia
Describa lo que necesita en lenguaje natural. Solicite la conclusión de una sola frase por segmento, la cifra con su período y las filas que se excluyeron.
Luego vaya más allá. Pregunte con qué concilian los totales y qué comparación tendría más probabilidades de ser cuestionada.
Paso 3: Pegue las cuatro líneas en el panel de notas
Tome el resultado y colóquelo debajo de cada diapositiva. Nuestro tutorial sobre cómo crear una presentación de revisión comercial mensual a partir de una hoja de cálculo muestra dónde encajan las notas en ese flujo de trabajo.
Comience con el nivel gratuito antes de comparar los planes en la página de precios. Si se adapta a sus necesidades, pruebe Powerdrill Bloom con la exportación de su próxima presentación.
Conclusión
Las notas del orador no son una tarea de redacción. Son una tarea de defensa de argumentos que, casualmente, utiliza palabras.
Escriba cuatro líneas por diapositiva: la afirmación, el número, el origen y la pregunta que prevé. Manténgalas como fragmentos para usted y amplíelas solo cuando realmente se necesite un documento impreso.
La presentación es revisada por otras personas. Las notas son la parte que solo usted puede escribir, así que escríbalas a partir de los datos en lugar de la diapositiva. Nuestra explicación sobre narración de historias con datos (data storytelling) cubre este arte de manera más amplia, y la página de Excel a PPT cubre cómo crear la presentación en primer lugar.
Preguntas frecuentes
¿Puede el público ver mis notas del orador?
No. Microsoft afirma que durante la presentación las notas del orador son visibles en su monitor, pero no son visibles para el público.
¿Qué longitud debe tener una nota del orador?
Lo suficientemente corta como para caber en el panel sin necesidad de desplazarse. Una estructura de cuatro líneas que cubra la afirmación, el número, su origen y el seguimiento previsto es una opción confiable.
¿Puedo agregar notas mientras estoy presentando?
Sí. Microsoft indica que puede agregar notas ya sea mientras presenta, directamente desde la vista Moderador, o mientras edita su presentación.
¿Puedo imprimir las notas para el público?
Sí. Microsoft documenta la impresión de notas con o sin miniaturas de diapositivas, y señala que solo cabe una diapositiva más sus notas por página impresa.
¿Deben las notas repetir lo que está en la diapositiva?
No. Una nota que repite el gráfico visible no aporta nada bajo presión. Utilícela para explicar la razón detrás del número y la respuesta a la pregunta probable.