Cómo crear un informe de entregas a tiempo: 6 comprobaciones rápidas en 2026
Un informe de entregas a tiempo responde a lo que parece una sola pregunta, pero que en realidad son dos. ¿Enviamos cuando dijimos que lo haríamos y llegó el paquete cuando el cliente lo esperaba? Estas preguntas tienen diferentes responsables y diferentes tiempos. Esta guía explica cómo crear un informe que las separe y detalla seis comprobaciones que se deben realizar antes de publicar cualquier cifra.
Por qué "a tiempo" no es solo una métrica interna
La mayoría de los equipos tratan esto como un KPI que se fijan ellos mismos. Sin embargo, para cualquier producto vendido a distancia en los EE. UU., una parte viene determinada por la normativa.
La Comisión Federal de Comercio (FTC) publica una norma al respecto. Su Mail, Internet, or Telephone Order Merchandise Rule exige contar con una base razonable "para afirmar o dar a entender que se puede realizar el envío en un plazo determinado". Cuando no se especifica el plazo de envío, se debe tener una base razonable para creer que se puede enviar en un plazo de 30 días. Por eso se le suele llamar la Regla de los 30 días.
Dos detalles de esa guía cambian la forma en que se debe elaborar el informe.
El tiempo empieza a correr en un momento específico. La FTC establece que su obligación "comienza tan pronto como recibe un pedido 'debidamente cumplimentado'". Define esto como el momento en que se recibe el pago correcto, total o parcial, "acompañado de toda la información necesaria para tramitar el pedido".
Esto no siempre coincide con la marca de tiempo que registra su sistema cuando se crea el pedido.
Una promesa cumplida la mayor parte del tiempo no se considera cumplida. Se le pregunta directamente a la FTC si un vendedor puede decir que realiza envíos en 48 horas "la mayor parte del tiempo". La respuesta es que, en ese caso, "se le exigirá enviar o notificar el retraso en un plazo de 48 horas en todo momento".
También hay un procedimiento a seguir en caso de incumplimiento. Si no puede realizar el envío en el plazo indicado, debe solicitar el consentimiento del cliente para un retraso.
La guía añade un límite para dicha notificación. Ninguna notificación "puede tardar más del tiempo prometido originalmente", y cuando no se haya prometido ningún plazo, el límite es de 30 días. Si no se cumple esto, el pedido debe cancelarse y reembolsarse de inmediato.
Observe la palabra clave en todo momento: enviar, no entregar. Esta distinción es la base de todo el informe.
También conviene comprobar qué excluye la norma. La FTC enumera excepciones que incluyen las suscripciones a revistas después del primer envío, semillas y plantas en crecimiento, pedidos contra reembolso y servicios. Si parte de su catálogo queda fuera, su informe de entregas a tiempo debe especificar qué parte.
Qué necesita antes de empezar
Cuatro exportaciones de datos que, por lo general, se encuentran en sistemas diferentes.
- Pedidos, con la hora de creación, la hora de confirmación del pago y la promesa mostrada en la pasarela de pago.
- Preparación de pedidos, con marcas de tiempo de recogida, embalaje y entrega al transportista.
- Seguimiento del transportista, con el primer escaneo y el escaneo de entrega.
- Excepciones, que abarcan cancelaciones, reembolsos y notificaciones de retraso enviadas.
También necesita una definición por escrito acordada de antemano: qué marca de tiempo se considera como "enviado".
La creación de la etiqueta y el primer escaneo del transportista pueden diferir en un día entero. Un informe de entregas a tiempo que mezcle ambos conceptos no medirá nada estable, y esa brecha tiende a ampliarse precisamente cuando el almacén está más concurrido.
Cómo elaborar el informe manualmente
Opción 1: Un mes de pedidos en una hoja de cálculo
Exporte los datos de un mes, reste la fecha de envío de la fecha prometida y cuente cuántos resultados son negativos. Esto le dará una cifra antes de la hora de comer.
Sin embargo, esto oculta por completo el problema de los dos tiempos, ya que una simple resta no puede indicarle si el retraso fue suyo o del transportista.
Opción 2: Vincular los pedidos con el seguimiento del transportista
Coloque la exportación de seguimiento junto a la de pedidos y asócielas mediante el ID del pedido. Ahora podrá medir el tiempo de entrega al transportista de forma independiente al tiempo de tránsito.
La dificultad radica en la vinculación. Los ID de pedido y los números de seguimiento rara vez coinciden de uno a uno, ya que los envíos fraccionados generan varios números de seguimiento para un solo pedido.
Opción 3: Añadir los datos de excepciones
La versión completa incluye cancelaciones, reembolsos y cualquier aviso de retraso. Esto es lo que permite que el informe responda a la cuestión del cumplimiento normativo, en lugar de limitarse a la parte operativa.
Aquí también es donde se le irá toda la tarde, ya que los datos de excepciones suelen ser los menos organizados de las cuatro exportaciones.
Cómo elaborar el informe con IA
Paso 1: Subir las cuatro exportaciones juntas
Abra Powerdrill Bloom y suba los archivos de pedidos, preparación de pedidos, transportistas y excepciones en un solo espacio de trabajo. Subirlos juntos es fundamental, ya que la vinculación de datos representa la mayor parte del trabajo.
A continuación, indique en lenguaje natural qué columna contiene la promesa mostrada al cliente. Especifique la marca de tiempo que considerará como "enviado" y la que marca la confirmación del pago. Estas tres definiciones determinarán cada una de las cifras siguientes.
Paso 2: Solicitar la tabla vinculada antes de calcular cualquier porcentaje
Solicite una fila por pedido que incluya: confirmación de pago, fecha prometida, entrega al transportista, primer escaneo del transportista, escaneo de entrega y cualquier indicador de excepción. Pregunte cuántos pedidos no coincidieron con ningún registro de seguimiento.
Ese recuento de no coincidentes es su control de calidad. Los envíos fraccionados explican una parte; una cifra elevada significa que la vinculación necesita una clave diferente.
Solo cuando la tabla sea correcta deberá solicitar los porcentajes.
Paso 3: Solicitar ambos porcentajes por separado y luego exportar
Solicite dos cifras en lugar de una: el porcentaje de envío según lo prometido (medido desde la confirmación del pago hasta la entrega al transportista) y el porcentaje de entrega según lo estimado (medido hasta el escaneo de entrega). Pida que cada uno se desglose por transportista y por semana.
Exporte la tabla vinculada junto con el resumen. El informe del próximo trimestre le costará una hora en lugar de un día si la tabla de este trimestre aún existe. Las tareas programadas están disponibles en todos los planes, con una en el nivel Free y 20 a partir del nivel Pro.
6 comprobaciones rápidas antes de publicar la cifra
Comprobación 1: ¿Empieza a correr el tiempo en el momento adecuado?
Suponga que su informe mide desde la creación del pedido, mientras que la confirmación del pago o de la dirección llega más tarde. En ese caso, se estará concediendo un tiempo adicional que no tiene según la definición de la FTC. Mida a partir del último de los dos eventos.
Comprobación 2: ¿Coincide la promesa indicada con lo que realmente dice el sitio web?
Extraiga el texto de la promesa que se muestra en la pasarela de pago, no el SLA interno. Si el sitio web dice 48 horas, el informe debe medirse con respecto a esas 48 horas, ya que esa es la declaración a la que se aplica la norma.
Comprobación 3: ¿Se considera "enviado" como un único evento en todas partes?
La creación de la etiqueta, la entrega en el almacén y el primer escaneo del transportista son tres marcas de tiempo diferentes. Elija una, escríbala en el encabezado del informe y utilícela en todos los análisis.
Comprobación 4: ¿Siguen figurando en el denominador los pedidos retrasados y cancelados?
Excluirlos es la forma más común de inflar artificialmente el porcentaje de entregas a tiempo. Un pedido que se canceló tras incumplir la promesa es un fallo, no una exclusión.
Comprobación 5: ¿Está su retraso separado del del transportista?
Utilice siempre dos columnas: entrega al transportista frente a promesa, y tránsito frente a estimación del transportista. Combinarlas produce una cifra sobre la que ni su almacén ni su transportista pueden tomar medidas.
Comprobación 6: ¿Se realiza un seguimiento de las notificaciones de retraso como un resultado independiente?
Según la norma, un retraso gestionado con una notificación a tiempo y el consentimiento del cliente es un resultado diferente de un incumplimiento silencioso. Si el informe no puede distinguirlos, no podrá respaldar una respuesta de cumplimiento normativo.
Qué debe incluir el informe
| Métrica | Cómo se calcula | Por qué es importante |
|---|---|---|
| Pedidos incluidos en el análisis | Recuento tras declarar las exclusiones | El denominador sobre el que se apoya todo |
| Porcentaje de envío según lo prometido | Entrega al transportista frente a la promesa declarada | La parte que usted controla |
| Porcentaje de entrega según lo estimado | Escaneo de entrega frente a la estimación del transportista | Lo que experimenta el cliente |
| Mediana de horas de entrega al transportista | Desde la confirmación del pago hasta la entrega al transportista | Muestra desviaciones antes de que varíe el porcentaje |
| Notificaciones de retraso enviadas | Exportación de excepciones | La diferencia entre un incumplimiento gestionado y uno silencioso |
| Porcentaje por transportista | Exportación de seguimiento desglosada por transportista | La única perspectiva que permite entablar una conversación con el transportista |
| Proporción de envíos fraccionados | Pedidos con más de un número de seguimiento | Explica la mayoría de las filas no coincidentes |
Utilice la mediana en lugar de la media para el tiempo de entrega al transportista. Unos pocos pedidos retenidos por falta de stock arrastrarán la media y ocultarán una semana que, de otro modo, habría sido excelente.
Buenas prácticas y errores comunes
Informe de dos porcentajes, nunca de uno solo. Una única cifra combinada no permite distinguir un problema de almacén de uno de transporte, y ambos equipos la cuestionarán.
Escriba las definiciones en el encabezado del informe. Qué marca de tiempo, qué exclusiones y qué origen de la promesa se utilizan. Un lector que no pueda ver las definiciones no podrá confiar en el porcentaje.
No cite una promesa promedio. La guía de la FTC considera que una declaración es vinculante cada vez que se realiza, por lo que un dato agregado es el enfoque incorrecto para una cuestión de cumplimiento normativo.
Compruebe qué no cubre la norma. La FTC enumera excepciones que incluyen semillas y plantas en crecimiento, pedidos contra reembolso y servicios. Si una parte de su catálogo está exenta, indíquelo en el informe en lugar de mezclarla silenciosamente.
Mantenga las roturas de stock junto al porcentaje. Una promesa incumplida por falta de stock es un problema de planificación, no de preparación de pedidos. Nuestra guía sobre el informe de roturas de stock aborda este aspecto.
Analícelo junto con las devoluciones y la tendencia de ventas. Los envíos tardíos se traducen más adelante en devoluciones y en una menor repetición de compra. Nuestras guías sobre el informe de devoluciones de productos y sobre cómo convertir pedidos brutos de comercio electrónico en un informe de tendencias de ventas cubren estas perspectivas relacionadas. Nuestra recopilación de herramientas de análisis de comercio electrónico abarca un conjunto de herramientas más amplio. Si los datos de origen se encuentran en un libro de trabajo, la página del asistente de IA para Excel muestra ese camino.
Conclusión
Un informe de entregas a tiempo verdaderamente útil no consiste en un solo porcentaje. Se trata de dos tiempos, claramente diferenciados, medidos desde el momento en que el pedido se completó realmente, frente a la promesa que su sitio web realmente hizo.
Elabore primero la tabla vinculada, realice las seis comprobaciones y luego calcule. La cifra que publique después de esto será una que podrá defender tanto en una revisión de operaciones como en una de cumplimiento normativo.
¿Ya tiene las exportaciones de pedidos y transportistas? Pruebe Powerdrill Bloom y vincúlelas esta misma tarde.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un informe de entregas a tiempo?
Es un informe que mide con qué frecuencia los pedidos cumplieron con el plazo prometido. Una versión completa separa el rendimiento del envío, que usted controla, del rendimiento del tránsito, que controla el transportista.
¿Cuándo empieza a correr legalmente el tiempo de envío?
La FTC establece que la obligación comienza cuando se recibe un pedido debidamente cumplimentado. Esto significa el pago correcto, total o parcial, acompañado de toda la información necesaria para tramitar el pedido.
¿Podemos anunciar un plazo de envío que cumplimos la mayor parte del tiempo?
La guía de la FTC dice que no. Si declara que realiza envíos en 48 horas, se le exige enviar o mandar una notificación de retraso en un plazo de 48 horas en cada ocasión.
¿Deberían los pedidos retrasados y posteriormente cancelados restar valor al porcentaje?
Sí. Excluirlos infla artificialmente el porcentaje. Realice un seguimiento de ellos por separado como un resultado y manténgalos en el denominador.
¿Qué pasa si el transportista causó el retraso?
Regístrelo en su propia columna. Las obligaciones de la FTC se aplican al envío del pedido, por lo que un problema de tránsito del transportista es un problema operativo y no la misma medición.