Cómo agregar texto alternativo en PowerPoint con IA: 6 pasos rápidos
Una presentación que se reenvía es una presentación que leen personas que nunca has conocido. Algunas de ellas usan un lector de pantalla. El texto alternativo es lo que reciben esos lectores en lugar de la imagen.
PowerPoint ha tenido un panel de texto alternativo durante años, y ahora redacta borradores de descripciones por ti. El trabajo que queda es decidir qué imágenes necesitan una descripción y qué debe decir realmente la descripción de un gráfico.
Esta guía cubre ambos aspectos: los seis pasos dentro de PowerPoint y la parte que sigue siendo una decisión de criterio personal.
Qué es el texto alternativo y para qué sirve
El texto alternativo es una descripción escrita breve adjunta a una imagen, gráfico, forma u otro objeto. Los lectores de pantalla lo anuncian en lugar del elemento visual.
Las pautas de Microsoft sobre la longitud son específicas. Su página de soporte sobre texto alternativo indica "escribir 1 o 2 oraciones en el cuadro de texto para describir el objeto y su contexto". La página también menciona al lector: alguien que no puede verlo.
Ese es todo el resumen. No una etiqueta, no un nombre de archivo: una descripción del objeto y su contexto, escrita para alguien que nunca lo verá.
La regla que la mayoría de la gente aplica mal en los gráficos
Aquí es donde las presentaciones difieren de las páginas web, y donde una regla de la Iniciativa de Accesibilidad Web del W3C cambia la forma en que deberías pensar al respecto.
El árbol de decisión de la WAI clasifica las imágenes en categorías. Para imágenes informativas, la instrucción es "Usar una descripción breve de la imagen de manera que transmita ese significado". Para imágenes decorativas, "Usar un atributo alt vacío". Para imágenes de texto, "Usar el atributo alt para incluir el texto de la imagen".
Para imágenes complejas como gráficos y diagramas, la instrucción es de un tipo diferente: "Incluir la información contenida en la imagen en otro lugar de la página".
Lee eso de nuevo, porque es contraintuitivo. La regla para un gráfico no es escribir una descripción más larga. Es colocar la información en un lugar donde el lector realmente pueda acceder a ella.
En una diapositiva, eso significa que el hallazgo pertenece a un título, un subtítulo o a las notas del orador, no comprimido en una descripción que nadie puede escanear. El texto alternativo de un gráfico puede ser entonces corto, porque ya no lleva toda la carga de información.
| Tipo de imagen | Qué indica hacer la guía |
|---|---|
| Foto o icono informativo | Descripción breve que transmita su significado |
| Puramente decorativa | Marcarla como decorativa, sin descripción |
| Imagen de texto | Incluir el texto mismo |
| Gráfico o diagrama | Colocar la información en otro lugar de la diapositiva |
Cómo agregar texto alternativo en PowerPoint: 6 pasos
1. Abrir el panel de Texto alternativo
Microsoft documenta dos rutas. Puedes hacer "Control-clic o clic derecho en el objeto y luego seleccionar Ver texto alternativo...", y "Se abre el panel de Texto alternativo".
La otra ruta pasa por la cinta de opciones: "Selecciona un objeto. En la pestaña Formato del objeto en la cinta de opciones, elige Texto alternativo".
2. Decidir si la imagen es decorativa
Haz esto antes de escribir nada. La página de Microsoft es explícitamente clara en que no todos los elementos visuales necesitan una descripción. Describe la prueba como si los elementos visuales "son puramente decorativos y añaden interés visual pero no son informativos". Esos pueden marcarse como tales, sin escribir nada.
La mecánica es sencilla. "Selecciona la casilla Marcar como decorativo. El campo de entrada de texto se desactivará".
Una textura de fondo, una línea divisoria, una forma de marca repetida: todo es decorativo. Marcarlos correctamente no es pereza. Evita que un lector de pantalla lea ruido entre las partes que importan.
3. Activar el texto alternativo automático y luego tratarlo como un borrador
PowerPoint puede generar descripciones por ti. La configuración se encuentra en Archivo > Opciones > Accesibilidad. Allí puedes "Activar y desactivar el Texto alternativo automático" y, por separado, "Habilitar la opción de generar texto alternativo mediante IA".
Hay un paso de revisión integrado en el flujo de trabajo. La página de Microsoft lo describe claramente: "Si el texto alternativo es satisfactorio, selecciona la casilla Aprobar texto alternativo".
Esa casilla de verificación es la parte honesta de la función. El software escribe una primera versión; una persona la confirma. Las descripciones generadas son buenas para nombrar lo que hay en una foto y más débiles para saber por qué la foto está en tu diapositiva.
4. Escribir una o dos oraciones con contexto
Ahora aplica la guía de longitud. Una o dos oraciones que describan el objeto y su contexto.
La diferencia entre una descripción débil y una sólida suele ser el contexto, no el detalle.
| Débil | Más sólida |
|---|---|
| "Gráfico de barras" | "Gráfico de barras de los ingresos trimestrales; el tercer trimestre es el único trimestre por debajo de lo planificado." |
| "Foto de un almacén" | "Nuestro almacén de Dallas después del cambio de distribución descrito en esta diapositiva." |
| "Captura de pantalla" | "La pantalla de configuración, con la opción de exportación resaltada." |
Observa que las versiones más sólidas responden todas a por qué está esto aquí. Esa es la pregunta que realmente se hace el usuario de un lector de pantalla.
5. Gestionar los gráficos moviendo el hallazgo fuera de la imagen
Para cualquier gráfico, vuelve a la regla de la WAI. La información va a otra parte de la diapositiva.
En la práctica, esto significa tres pequeñas ediciones. Coloca la conclusión clave en el título de la diapositiva, para que se lea como una oración en lugar de un tema. Coloca los números de respaldo en las notas del orador. Luego, escribe un texto alternativo corto que nombre el tipo de gráfico y lo que representa.
Esto tiene un efecto secundario que vale la pena. Una diapositiva cuyo título indica el hallazgo es una mejor diapositiva para todos en la sala, no solo para los usuarios de lectores de pantalla.
6. Ejecutar el Comprobador de accesibilidad antes de enviar
PowerPoint incluye un comprobador que señala las descripciones que faltan en todo el archivo. Microsoft también lo recomienda a nivel organizativo. Su guía de accesibilidad para administradores aconseja a los equipos "Aumentar el uso del Comprobador de accesibilidad haciendo que se ejecute automáticamente para sus usuarios".
Ejecútalo al final, después de tus ediciones. Detecta el objeto que olvidaste en la diapositiva 14, que casi siempre es un gráfico pegado a toda prisa.
Un hábito hace que este paso sea casi gratuito. Ejecuta el comprobador una vez cuando la presentación esté a medio construir, y otra vez antes de enviarla. La primera pasada detecta un patrón que estás a punto de repetir en veinte diapositivas más.
Construir la presentación para que el texto alternativo no sea una tarea de limpieza
Todo lo anterior es remediación: la presentación existe y ahora necesita descripciones. El trabajo se reduce considerablemente si las descripciones llegan junto con las diapositivas.
Ahí es donde ayuda generar una presentación a partir de los datos subyacentes. La herramienta que creó el gráfico sabe qué representa el gráfico, que es exactamente el contexto que necesita una buena descripción.
Paso 1: Subir el archivo de origen y solicitar la presentación
Comienza en Powerdrill Bloom con el libro de trabajo, CSV o PDF donde se encuentra el análisis. Solicita la presentación que necesitas, indicando la audiencia y el número de diapositivas.
Dado que la solicitud se realiza en lenguaje natural, el requisito de accesibilidad va en la misma oración. Pide que cada diapositiva con gráfico lleve un título que indique el hallazgo.
Paso 2: Revisar los títulos antes de los elementos visuales
Lee primero los títulos generados por separado. Cada uno debe indicar un hallazgo en lugar de un tema. Cuando lo hacen, la presentación ya cumple con la mayor parte de la regla de la WAI para imágenes complejas.
Corrige cualquier título que se lea como una etiqueta. Esto es más rápido de hacer aquí que después de exportar el archivo.
Paso 3: Exportar y luego agregar descripciones en PowerPoint
Descarga la presentación y ábrela en PowerPoint. Sigue los seis pasos anteriores, que ahora se realizarán rápidamente: los gráficos ya tienen sus hallazgos en texto, por lo que sus descripciones pueden ser cortas.
Los elementos decorativos aún deben marcarse, y el Comprobador de accesibilidad sigue ejecutándose al final.
Si tu punto de partida es una hoja de cálculo, generar automáticamente diapositivas de PPT a partir de archivos de Excel cubre el paso de generación con más detalle. Para una versión más rápida, está crear una presentación a partir de datos de Excel en minutos. Las presentaciones de encuestas tienen sus propias convenciones, que se tratan en crear una presentación de resultados de encuestas.
¿Quieres que tu próxima presentación llegue con sus hallazgos ya en texto? Prueba Powerdrill Bloom.
A dónde viajan estas descripciones después de la presentación
Una diapositiva rara vez se queda solo como una diapositiva. Comprender a dónde va la descripción a continuación explica por qué vale la pena el esfuerzo.
Exporta a PDF y las descripciones se trasladarán al documento etiquetado, que es como la mayoría de las presentaciones llegan a personas fuera de la empresa. Envía el archivo a un colega que reconstruya dos diapositivas en una presentación diferente, y las descripciones viajarán con los objetos.
Publica la presentación en una intranet o en un sistema de aprendizaje, y ese mismo texto se convertirá en lo que la tecnología de asistencia anuncie allí. Varios compradores del sector público y de la educación lo solicitan explícitamente durante los procesos de adquisición.
Nada de eso funciona si el campo está vacío. Una descripción en blanco no es neutral: deja un vacío donde el oyente esperaba información, y este no puede saber si la imagen era importante.
También hay un claro beneficio de búsqueda dentro de tu propia organización. Descripciones son texto, y el texto se puede encontrar. Una presentación cuyos gráficos están descritos es una presentación que alguien puede localizar seis meses después.
Una convención que se escala a todo un equipo
La diligencia individual no sobrevive a un trimestre ocupado. Una convención escrita corta sí lo hace.
Tres reglas cubren la mayor parte. Los elementos decorativos se marcan, no se describen. Cada diapositiva con gráfico tiene un título que indica el hallazgo. Las fotos tienen una oración que explica por qué están en la diapositiva.
Coloca esas tres reglas en la plantilla en lugar de en una wiki que nadie abre. Un marcador de posición de título que diga "Indica el hallazgo aquí" hace más por la accesibilidad que un documento de política.
| Convención | A quién ayuda de inmediato |
|---|---|
| Hallazgos en los títulos | A todos en la sala, además de a los usuarios de lectores de pantalla |
| Elementos decorativos marcados | A los oyentes, al eliminar el ruido anunciado |
| Una oración por foto | A cualquiera cuyas imágenes no se hayan cargado |
| Comprobador ejecutado antes de enviar | A la persona que, de lo contrario, recibiría una queja |
La segunda columna es el argumento a utilizar internamente. Cada una de estas medidas ayuda a un público general, razón por la cual sobreviven al contacto con una fecha límite.
Una nota práctica más sobre la revisión. Cuando otra persona construya la presentación, pídile que lea tres diapositivas en voz alta sin mirar la pantalla. Lo que no pueda explicar es lo que la descripción necesita decir.
Qué hacer con el historial acumulado de presentaciones existentes
La mayoría de los equipos descubren este tema cuando llega una solicitud para una presentación que ya existe, a veces decenas de ellas.
No empieces por la diapositiva uno del primer archivo. En su lugar, clasifica por alcance. La presentación enviada a los clientes importa más que la lectura interna que nadie vuelve a abrir.
Dentro de cada archivo, corrige primero los gráficos. Son los que contienen más información y representan la brecha más común. Las fotos y los iconos son más rápidos y pueden esperar.
Para las presentaciones que se van a reconstruir de todos modos, reconstruirlas a partir de los datos de origen suele ser más rápido que parchearlas. La versión generada puede llegar con los hallazgos ya en los títulos, lo que elimina la mayor parte del trabajo de remediación.
Si una presentación está realmente obsoleta (un caso único de hace dos trimestres), archívala en lugar de corregirla. El esfuerzo de accesibilidad dedicado a documentos que nadie lee es esfuerzo que no se dedica al que se enviará el jueves.
Errores comunes que vale la pena evitar
Describir el archivo en lugar del contenido. "Chart1.png" no le dice nada al oyente. Es el fallo más común en presentaciones que se armaron rápidamente.
Escribir un párrafo para un gráfico. Las descripciones largas son difíciles de escuchar y es fácil perder el hilo. La guía de la WAI apunta en la dirección opuesta: mover la información a la diapositiva.
Marcar imágenes informativas como decorativas para limpiar el comprobador. Esto hace que la advertencia desaparezca y elimina el contenido junto con ella.
Omitir el paso de revisión en las descripciones generadas. La casilla de verificación Aprobar texto alternativo existe porque una primera versión se beneficia de una segunda mirada.
Dejar la comprobación para cuando empiece la reunión. El comprobador tarda menos de un minuto, y la diapositiva 14 siempre es el problema.
Copiar una descripción de un gráfico a un gráfico similar. Dos gráficos de ingresos que cubren períodos diferentes necesitan oraciones distintas, y el duplicado es peor que nada porque afirma algo que no es cierto.
Tratar el panel como una casilla de cumplimiento normativo en lugar de como una tarea de redacción. El campo acepta cualquier cosa, incluido texto que supera todas las comprobaciones automáticas pero no ayuda a nadie que esté escuchando.
Cuánto tiempo toma esto realmente
La cifra real sorprende a la gente, por lo que vale la pena mencionarla.
Una presentación de veintidós diapositivas con seis gráficos toma unos diez minutos si conoces las reglas. La mayor parte de eso son los seis gráficos, y la mayor parte del trabajo con los gráficos consiste en reescribir los títulos, lo que de todos modos mejora la presentación.
Marcar los elementos decorativos es rápido una vez que el patrón está claro, porque el mismo logotipo y divisor se repiten en cada diapositiva. La ejecución del comprobador toma menos de un minuto.
La versión costosa es diferente. Corregir una presentación que no construiste tú, seis meses después, significa reconstruir lo que se suponía que debía mostrar cada gráfico. Eso puede tomar una hora para las mismas veinte diapositivas.
La diferencia entre diez minutos y una hora se debe enteramente a cuándo lo haces. Nada de la tarea se volvió más difícil; el contexto simplemente se evaporó.
Una referencia rápida
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Logotipo en la esquina de cada diapositiva | Marcar como decorativo |
| Foto que ilustra un punto específico | Una o dos oraciones con contexto |
| Gráfico o diagrama | Hallazgo en el título, números en las notas, descripción corta |
| Captura de pantalla de una interfaz de usuario | Describir lo que se muestra y lo que está resaltado |
| Imagen de tabla | Preferir una tabla real; de lo contrario, resumir la conclusión clave |
| Cualquier cosa sobre la que no estés seguro | Preguntar qué pierde el oyente si se eliminara |
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el propósito del texto alternativo en PowerPoint?
Ofrece a los usuarios de lectores de pantalla un equivalente del elemento visual. Microsoft describe el objetivo como describir el objeto y su contexto "a alguien que no puede verlo". También ayuda a cualquiera cuyas imágenes no se carguen.
¿Qué longitud debe tener el texto alternativo?
La guía de Microsoft es de una a dos oraciones. Para gráficos y diagramas, la Iniciativa de Accesibilidad Web del W3C recomienda colocar la información en otro lugar de la página en lugar de escribir una descripción más larga.
¿Cómo agrego texto alternativo en PowerPoint?
Haz clic derecho en el objeto y elige Ver texto alternativo, o selecciona el objeto y elige Texto alternativo en la pestaña Formato. Se abre el panel de Texto alternativo y allí escribes la descripción o marcas el objeto como decorativo.
¿Can PowerPoint generar texto alternativo automáticamente?
Sí. El texto alternativo automático se puede activar o desactivar en Archivo > Opciones > Accesibilidad, incluida una opción para generar descripciones mediante IA. El flujo de trabajo de Microsoft incluye una casilla de verificación Aprobar texto alternativo, de modo que el texto generado se revisa en lugar de aceptarse silenciosamente.
¿Necesitan texto alternativo las imágenes decorativas?
No. La guía de Microsoft es marcar los elementos visuales puramente decorativos como decorativos, lo que deja el campo de descripción desactivado. Hacer esto correctamente evita que los lectores de pantalla anuncien elementos que no contienen información.
Fuentes: Soporte de Microsoft, "Agregar texto alternativo a una forma, imagen, gráfico, gráfico SmartArt u otro objeto"; Microsoft Learn, "Guía de accesibilidad para aplicaciones de Microsoft 365"; W3C Web Accessibility Initiative, "Un árbol de decisión para alt".