Wie man eine Präsentationszusammenfassung schreibt – Schritte, Beispiele und Vorlagen

Die meisten Präsentationen werden nur einmal gelesen und schnell wieder vergessen. Die Zusammenfassung der Präsentation ist der Teil, den die Leute behalten, weiterleiten und Ihnen drei Wochen später wieder zitieren.

Es ist auch der Teil, den die meisten Leute ganz zum Schluss schreiben, in aller Eile, nachdem die Folien fertig sind. Diese Reihenfolge ist verkehrt herum, und das sieht man dem Ergebnis an.

Dieser Leitfaden erklärt, was eine Zusammenfassung einer Präsentation ist und welche drei Formen sie annehmen kann. Anschließend wird eine dreistufige Methode vorgestellt, die sowohl für Ihre eigene Präsentation als auch für die von anderen funktioniert.

Was eine Zusammenfassung einer Präsentation ist

Eine Zusammenfassung einer Präsentation ist ein kurzer Text, der das Argument einer Präsentation transportiert, ohne dass die Präsentation selbst vorliegen muss.

Diese Definition ist unmissverständlich. Wenn der Leser die Folien braucht, um ihr zu folgen, ist es keine Zusammenfassung. Dann ist es eine Bildunterschrift.

Drei Dinge unterscheiden eine echte Zusammenfassung einer Präsentation von einem Inhaltsverzeichnis:

• Sie nennt Schlussfolgerungen, keine Themen. „Die Abwanderung im Enterprise-Segment ist gestiegen“ schlägt „Abwanderungsanalyse“.
• Sie enthält die Zahlen, auf die es ankommt. Zwei oder drei, nicht zwanzig.
• Sie sagt, was als Nächstes passiert. Eine Zusammenfassung, die ohne eine Entscheidung endet, überlässt es dem Leser, sich selbst eine auszudenken.

Drei Arten und welche Sie benötigen

Der Begriff deckt drei verschiedene Aufgaben ab. Die falsche Variante zu schreiben, ist der häufigste Fehler. Das passiert meistens, weil niemand gefragt hat, was eigentlich gewünscht war.

Art	Länge	Wann geschrieben	Leser
Zusammenfassungsfolie	1 Folie, 30–60 Wörter	Vor der Präsentation	Alle im Raum
Abstract oder Vorschau	50–150 Wörter	Vor der Präsentation	Personen, die entscheiden, ob sie teilnehmen
Zusammenfassung nach der Präsentation	200–500 Wörter	Nach der Präsentation	Personen, die sie verpasst haben, und Ihr zukünftiges Ich

Die Zusammenfassungsfolie befindet sich direkt in der Präsentation. Wenn Sie diese benötigen, beschreibt unser Leitfaden zur executive summary slide das folienspezifische Layout.

Die Version nach der Präsentation ist ein Dokument, keine Folie. Sie muss es überstehen, sechs Wochen später von jemandem unvorbereitet gelesen zu werden, der nicht im Raum war. Unser Leitfaden zum post-presentation recap deckt dieses Format ab.

Die folgende Schreibmethode ist für alle drei Varianten dieselbe.

Was in eine Zusammenfassung einer Präsentation gehört

Reduziert man eine gute Zusammenfassung auf das Wesentliche, findet man fünf Komponenten. Nicht alle fünf müssen jedes Mal vorkommen, aber ihr Fehlen sollte eine bewusste Entscheidung und kein Versehen sein.

1. Die Frage, die die Präsentation beantwortet hat. Ein Satz. Wenn Sie ihn nicht schreiben können, gab es in der Präsentation auch keine Frage.
2. Die Antwort. Ebenfalls ein Satz. Das ist die Zeile, die die Leute zitieren werden.
3. Die Belege. Zwei oder drei Zahlen, jeweils mit Angabe der Quelle.
4. Die Einschränkung. Was die Analyse nicht abdeckt oder wo die Verlässlichkeit gering ist.
5. Der nächste Schritt. Wer macht was bis wann.

Die Einschränkung ist das Erste, was aus Platzgründen gestrichen wird. Behalten Sie sie bei. Eine Zusammenfassung einer Präsentation, die sich sicherer anhört als die zugrunde liegende Arbeit, ist schlimmer als gar keine. Sie verbreitet sich weiter als Ihre Einschränkungen.

Wie man eine Zusammenfassung einer Präsentation schreibt

Drei Schritte. Die Reihenfolge ist wichtiger als die Geschwindigkeit.

Schritt 1: Schreiben Sie die Antwort, bevor Sie irgendetwas anderes schreiben

Öffnen Sie ein leeres Dokument, nicht die Präsentation. Schreiben Sie einen einzigen Satz, der die Frage beantwortet, die die Präsentation klären sollte.

Tun Sie dies, bevor Sie Ihre Folien noch einmal lesen. Das erneute Lesen verleitet Sie dazu, die Struktur zusammenzufassen, aber auf die Struktur kommt es nicht an. Es geht um das Ergebnis.

Wenn der Satz länger als etwa 25 Wörter ist, hat die Präsentation wahrscheinlich zwei Argumente geliefert. Schreiben Sie beide Sätze auf und entscheiden Sie dann, welcher der führende ist.

Testen Sie ihn isoliert. Geben Sie den Satz jemandem, der nicht im Raum war. Wenn die erste Reaktion eine klärende Frage statt einer echten Reaktion ist, bringt er seine Aussage noch nicht auf den Punkt.

Bei diesem Schritt entscheidet sich der Erfolg oder Misserfolg einer Zusammenfassung. Alles danach ist nur noch Zusammenfügen.

Eine Warnung: Wenn sich der Antwortsatz beim Schreiben ständig ändert, ist die Analyse noch nicht abgeschlossen. Hören Sie auf zu schreiben und kehren Sie zu den Daten zurück.

Schritt 2: Wählen Sie die drei Zahlen aus, die Ihre Aussage stützen

Gehen Sie nun mit einer ganz bestimmten Aufgabe zurück zur Präsentation. Finden Sie die kleinste Anzahl an Zahlen, die Ihren Satz glaubwürdig macht.

Drei ist meist die Obergrenze. Danach nehmen Leser keine Zahlen mehr auf. Eine Flut von Zahlen signalisiert zudem, dass Sie sich nicht entscheiden konnten, welche wichtig waren.

Notieren Sie sich für jede Zahl, woher sie stammt. Nicht „aus dem Dashboard“, sondern die tatsächliche Tabelle, Datei oder Abfrage. Das dauert eine Minute länger, spart aber eine Stunde, wenn zum ersten Mal jemand eine Zahl anzweifelt.

Runden Sie zur besseren Lesbarkeit, aber runden Sie niemals so, dass sich die Schlussfolgerung ändert. Eine Verschiebung von 4.2% auf 4% ist in Ordnung. Das Runden von 4.6% auf 5% in einer Zusammenfassung, in der es um das Überschreiten einer Schwelle von 5% geht, ist es nicht.

Wenn Ihre Zahlen aus einer Tabellenkalkulation stammen, wird die Vorgehensweise in unserem Leitfaden zum summarizing Excel data without pivot tables beschrieben.

Schritt 3: Fügen Sie die Einschränkung und den nächsten Schritt hinzu, und kürzen Sie dann

Sie haben nun eine Antwort und Belege. Zwei Dinge fehlen noch.

Die Einschränkung folgt direkt nach den Belegen in einem einzigen Satz. Nennen Sie die Grenzen der Analyse. Ein Datumsbereich, ein ausgeschlossenes Segment oder ein Problem mit der Datenqualität, das Sie umgangen haben, kommen dafür infrage.

Der nächste Schritt steht ganz am Ende und muss mit einem Namen verknüpft sein. „Wir sollten die Preisgestaltung überprüfen“ ist kein nächster Schritt. „Überprüfung der Preisgestaltung, Verantwortliche: Dana, vor der Vorstandssitzung im Oktober“ hingegen schon.

Dann kürzen Sie. Lesen Sie den Entwurf und löschen Sie jeden Satz, der keine der fünf oben genannten Aufgaben erfüllt. Die meisten ersten Entwürfe verlieren hier etwa ein Drittel an Länge und werden dadurch besser.

Streichen Sie zuerst die Adjektive. Wörter wie signifikant, erheblich und bemerkenswert wirken wie eine Betonung, enthalten aber keine Informationen. Wenn eine Zahl groß ist, spricht die Zahl für sich selbst.

Ein praktisches Beispiel

Hier ist dasselbe Ergebnis einmal schlecht und einmal gut formuliert.

Vorher, 84 Wörter:

Diese Präsentation befasste sich mit unserer vierteljährlichen Abwanderungsanalyse. Wir haben die Abwanderung über verschiedene Segmente und Zeiträume hinweg untersucht. Die Analyse umfasste Daten aus mehreren Quellen. Wir haben einige interessante Muster im Enterprise-Segment gefunden, die eine weitere Untersuchung rechtfertigen könnten. Es gab auch Erkenntnisse in Bezug auf den Mid-Market. Wir haben mehrere mögliche Erklärungen diskutiert. Wir haben auch potenzielle nächste Schritte besprochen, die das Team in den kommenden Wochen je nach Prioritäten in Betracht ziehen könnte.

Nachher, 79 Wörter:

Die Abwanderung im Enterprise-Segment stieg in Q3 auf 4.2%, verglichen mit 2.8% in Q2. Mid-Market und SMB blieben stabil.

Drei Zahlen stützen dies. Von 14 verlorenen Enterprise-Accounts hatten 11 keinen Executive Sponsor hinterlegt (CRM-Export, 18. Sept.). Die durchschnittliche Time-to-First-Value für diese Accounts lag bei 47 Tagen gegenüber einem Zielwert von 21 Tagen (Onboarding-Protokoll). Neun der 14 Accounts hatten Support-Tickets, die länger als 30 Tage offen waren.

Dies schließt Accounts aus, die durch Übernahmen verloren gingen. Dana übernimmt die Überprüfung der Sponsor-Abdeckung vor der Vorstandssitzung im Oktober.

Fast die gleiche Länge. Die zweite Version kann an jemanden weitergeleitet werden, der das Meeting verpasst hat, und diese Person kann direkt danach handeln.

Beachten Sie, was die zweite Version nicht tut. Sie beschreibt niemals die Präsentation. Sie liefert das Ergebnis.

Auch die Quellenangabe leistet im Hintergrund wertvolle Arbeit. Jede Zahl nennt in maximal vier Wörtern ihre Herkunft. Das kostet beim Schreiben fast keine Mühe und erübrigt die häufigste Nachfrage.

Wie lang eine Zusammenfassung einer Präsentation sein sollte

Passen Sie die Länge an die Entscheidung des Lesers an, nicht an die Länge der Präsentation. Eine Präsentation mit 60 Folien kann eine Zusammenfassung von 40 Wörtern haben, wenn das Ergebnis einfach ist.

Kontext	Zielwert
Zusammenfassungsfolie	30–60 Wörter
E-Mail-Text	100–200 Wörter
Gemeinsames Dokument oder Wiki	200–500 Wörter
Vorbereitungsmaterial für den Vorstand	300–500 Wörter, plus Präsentation im Anhang

Ab 500 Wörtern schreiben Sie einen Bericht. Das ist ein anderes Arbeitsergebnis mit anderen Konventionen.

Es gibt einen praktischen Grund, unter dieser Obergrenze zu bleiben. Zusammenfassungen werden auf dem Handy, auf dem Flur oder zwischen Meetings gelesen. Alles, bei dem man zweimal scrollen muss, wird für später aufgeschoben und dann nie gelesen.

Sprache, die das Lesen übersteht

Die Richtlinien für einfache Sprache der US-Bundesregierung lassen sich hier direkt anwenden. Sie sind zudem konkreter als die meisten Ratschläge zum Schreiben.

Nutzen Sie das Aktiv. Wie es im Digital.gov's plain language guide heißt: „Das Aktiv macht deutlich, wer was tun soll. Es beseitigt Unklarheiten über Zuständigkeiten.“ In einer Zusammenfassung, die einen nächsten Schritt zuweist, ist das die halbe Miete.

Verwenden Sie das Präsens. Der Leitfaden begründet dies direkt: „Die einfachste und stärkste Form eines Verbs ist das Präsens.“

Achten Sie auf versteckte Verben – die Angewohnheit, eine Handlung in ein Substantiv zu verwandeln (Nominalstil). Das Beispiel des Leitfadens trifft es genau: Schreiben Sie „Wir analysieren Daten“ statt „Wir führen eine Analyse der Daten durch“. Zusammenfassungen ziehen dieses Problem an, weil die nominalisierte Version formeller klingt. Förmlichkeit wirkt jedoch oft wie Füllmaterial.

Ein weiterer Test kostet nichts. Lesen Sie die Zusammenfassung der Präsentation laut vor. Jeder Satz, über den Sie stolpern, wird auch den Leser ins Straucheln bringen.

Häufige Fehler

• Die Präsentation statt des Ergebnisses zusammenfassen. Das verrät sich meist durch einen Einleitungssatz, der mit „Diese Präsentation befasste sich mit“ beginnt.
• Die Antwort im dritten Absatz vergraben. Leser hören früh auf zu lesen. Beginnen Sie mit der Schlussfolgerung.
• Die Einschränkung weglassen. Die Zusammenfassung verbreitet sich weiter als die Präsentation selbst, sodass unqualifizierte Behauptungen mit ihr wandern.
• Zahlen ohne Quellenangaben. Der erste Einwand, den Sie nicht beantworten können, kostet Sie Ihre Glaubwürdigkeit im Raum.
• Kein Verantwortlicher für den nächsten Schritt. Aufgaben ohne Namen werden nicht erledigt.
• Sie ganz zum Schluss in aller Eile schreiben. Entwerfen Sie den Antwortsatz, bevor Sie die erste Folie erstellen. Das verbessert auch die Präsentation selbst.
• Die Formulierung des letzten Quartals wiederverwenden. Eine recycelte Zusammenfassung verbirgt genau das, was sich geändert hat – und darum geht es meistens.

Die Präsentation eines anderen zusammenfassen

Eine Präsentation zusammenzufassen, die man nicht selbst erstellt hat, ist eine ganz andere Herausforderung. Sie haben zwar die Folien, aber nicht die Gedankengänge dahinter – und beides ist selten deckungsgleich.

Arbeiten Sie sich von hinten nach vorne vor. Präsentierende packen ihre eigentliche Schlussfolgerung meist in die letzten drei Folien oder sprechen sie laut aus, ohne sie jemals aufzuschreiben. Beginnen Sie dort und nicht bei Folie eins.

Überprüfen Sie die Schlussfolgerung dann selbst anhand der Belege. Eine Zusammenfassung, unter die Sie Ihren Namen setzen, wird zu Ihrer eigenen Behauptung, unabhängig davon, wer die Folien erstellt hat. Wenn die Zahlen die Schlussfolie nicht stützen, gehört diese Lücke in Ihre Einschränkung.

Stellen Sie dem Präsentierenden vor der Veröffentlichung eine Frage: Was haben Sie weggelassen? Die Antwort ist meist der nützlichste Satz in der gesamten Zusammenfassung, und er taucht fast nie auf einer Folie auf.

Auch die Zuordnung ist hier wichtig. Nennen Sie den Präsentierenden und das Datum ganz oben. Sechs Monate später wird sich niemand mehr daran erinnern, von wem die Analyse stammte – und die Zusammenfassung ist das, was bleibt.

Eine Gewohnheit, die man sich für wiederkehrende Meetings aneignen sollte: Bewahren Sie Zusammenfassungen an einem Ort mit einer einheitlichen Struktur auf, sodass ein Leser vier davon überfliegen und den Trend erkennen kann. Ein Ordner mit uneinheitlichen Berichten ist kaum besser als gar keine Berichte, da der Vergleich zu mühsamer Handarbeit wird.

Eine wiederverwendbare Vorlage

Kopieren Sie dies und füllen Sie es aus. Fünf Felder in dieser Reihenfolge.

Ergebnis: [Ein Satz. Die Antwort, nicht das Thema.]

Belege: [Zahl 1, mit Quelle.] [Zahl 2, mit Quelle.] [Zahl 3, mit Quelle.]

Einschränkung: [Was dies nicht abdeckt.]

Nächster Schritt: [Maßnahme, Verantwortlicher, Datum.]

Details: [Link zur Präsentation oder den zugrunde liegenden Daten.]

Das letzte Feld ist wichtiger, als es aussieht. Eine Zusammenfassung, die auf ihre Quelle verlinkt, gewinnt beim zweiten Lesen an Vertrauen, nicht nur beim ersten.

Speichern Sie die Vorlage in dem Tool, das Ihr Team ohnehin bereits nutzt. Ein Format, das niemand finden kann, ist ein Format, das niemand nutzt, egal wie gut es ist.

Wo die eigentliche Arbeit anfällt

Das Schreiben der Zusammenfassung geht schnell. Das Finden der drei Zahlen, die sie stützen, dauert lang – besonders wenn sie an verschiedenen Orten liegen.

Das ist der Teil, den es sich zu automatisieren lohnt. Wenn Zahlen über eine Tabellenkalkulation, eine Datenbank und ein PDF verteilt sind, geht der Nachmittag für das manuelle Zusammenstellen drauf. Dabei schleichen sich auch leicht Übertragungsfehler ein.

Powerdrill Bloom übernimmt diesen Teil. Stellen Sie Fragen zu Ihren Dokumenten und Datenbanken in natürlicher Sprache, und jede Zahl wird mit der entsprechenden Seite, Zeile und dem dahinterstehenden Wert zurückgegeben. Dieser letzte Teil ermöglicht es Ihnen, die Quellenangabe zu schreiben, ohne noch einmal nachsehen zu müssen.

Die Beurteilung bleibt Ihnen überlassen. Welches Ergebnis führend ist, was die Einschränkung besagt und wer den nächsten Schritt übernimmt, sind Entscheidungen, die Ihnen kein Tool abnimmt. Vor dem Absenden ist unsere deck review checklist ein nützlicher letzter Schritt.

Try Powerdrill Bloom free

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Zusammenfassung einer Präsentation?

Es ist ein kurzer Text, der das Argument einer Präsentation ohne die Präsentation selbst transportiert. Eine gute Zusammenfassung nennt das Ergebnis, liefert zwei oder drei stützende Zahlen, nennt eine Einschränkung und weist einen nächsten Schritt zu.

Wie lang sollte eine Zusammenfassung einer Präsentation sein?

Zwischen 30 und 60 Wörter für eine Zusammenfassungsfolie und 100 bis 200 für eine E-Mail. Ein gemeinsames Dokument umfasst 200 bis 500 Wörter. Die Länge richtet sich nach der Entscheidung des Lesers, nicht nach der Größe der Präsentation.

Was ist der Unterschied zwischen einer Zusammenfassung und einem Abstract?

Ein Abstract wird vor der Präsentation geschrieben, um den Leuten bei der Entscheidung zu helfen, ob sie teilnehmen möchten. Eine Zusammenfassung der Präsentation wird in der Regel danach verfasst, um das Ergebnis an Personen weiterzugeben, die nicht anwesend waren.

Sollte eine Zusammenfassung einer Präsentation Empfehlungen enthalten?

Ja, als abschließendes Element, versehen mit einem Verantwortlichen und einem Datum. Eine Zusammenfassung, die beim Ergebnis stehen bleibt, überlässt es dem Leser, den nächsten Schritt zu erfinden. Meistens erfinden sie gar nichts.

Kann ich die Zusammenfassung schreiben, bevor ich die Präsentation erstelle?

Das sollten Sie tun. Wenn Sie den Antwortsatz zuerst entwerfen, zwingt Sie das dazu, Ihre Schlussfolgerung zu kennen, und es verkürzt in der Regel die Präsentation. Wenn Sie diesen Satz nicht schreiben können, ist die Präsentation noch nicht bereit, erstellt zu werden. Unser data deck outline guide beschreibt die nächsten Schritte.

Sources: Digital.gov, Writing for understanding, Teil der Leitfadenserie für einfache Sprache, angepasst von PlainLanguage.gov.