Wie Sie eine Projekt-Kickoff-Präsentation erstellen: Schritt für Schritt

Eine Projekt-Kickoff-Präsentation ist das kurze Foliendeck, das Sie beim ersten Treffen eines Projekts zeigen. Sie erklärt, warum das Projekt existiert, was es liefern wird, wer was tut und was als Nächstes passiert. Um eine zu erstellen, tragen Sie zuerst die Projektscharta und den Plan zusammen und erstellen Sie dann etwa zehn Folien, die mit klaren nächsten Schritten enden.

Dieser Leitfaden beschreibt, was eine Kickoff-Präsentation ist, wann das Treffen stattfinden sollte und wer daran teilnehmen sollte. Er bietet eine Struktur Folie für Folie, Möglichkeiten zur Anpassung des Decks an verschiedene Zielgruppen sowie Regeln für Folientitel. Anschließend führt er in drei Schritten durch die Erstellung des Decks mit KI, ergänzt durch ein Beispiel, Tipps für das Meeting und häufige Fehler.

Was eine Projekt-Kickoff-Präsentation ist

Eine Kickoff-Präsentation unterstützt das Kickoff-Meeting. Das Team Playbook von Atlassian beschreibt dieses Treffen als „das erste Treffen mit dem Projektteam und dem Projektkunden (falls zutreffend)“. Es fügt hinzu: „Dieses Treffen legt den Zweck des Projekts, die Rollen, Verantwortlichkeiten und Erfolgsmaßstäbe fest.“

Der Leitfaden von Asana formuliert den Zweck in ähnlicher Weise. Er besagt, dass die Sitzung der Ort ist, an dem sich Teammitglieder und Stakeholder „auf Ziele, Umfang, Rollen und nächste Schritte abstimmen“.

Die Kickoff-Präsentation ist die gemeinsame Referenz für dieses Gespräch. Sie sorgt dafür, dass die Gruppe dieselben Ziele, denselben Umfang und dieselben Termine im Blick behält. Nach dem Meeting wird sie zu dem Dokument, das neue Teammitglieder als Erstes lesen.

Nicht jedes Projekt benötigt ein ausgefeiltes Deck. Asana weist darauf hin, dass einige Projekte „ein weniger formelles Kickoff-Meeting ohne Deck oder Präsentation haben könnten“. Größere Projekte, Kundenprojekte und Projekte mit einem Executive Sponsor benötigen in der Regel eines.

Atlassian verdeutlicht dies mit einem Vergleich: „Ein Projekt ohne ein Kickoff-Meeting zu starten, ist wie eine Autoreise ohne Karte oder Wegbeschreibung zu beginnen.“

Wann das Kickoff stattfinden sollte und wer teilnehmen sollte

Das Timing ist wichtig. Atlassian sagt, dass das Kickoff normalerweise stattfindet, nachdem „die Leistungsbeschreibung oder das Projektposter fertiggestellt wurde“. Asana sagt: „Es findet in der Regel statt, nachdem Ihre Projektscharta genehmigt wurde, aber bevor die Arbeit beginnt.“

Erstellen Sie die Kickoff-Präsentation also, sobald die Grundlagen geklärt sind. Wenn über den Umfang oder das Budget noch diskutiert wird, halten Sie zuerst dieses Entscheidungstreffen ab. Ein Kickoff dient der Abstimmung, nicht der Verhandlung des Projekts selbst.

Die Einladungsliste prägt das Deck. Das Playbook von Atlassian listet fünf Rollen auf, die vor dem Treffen identifiziert werden sollten:

• Projektsponsor. Der ranghöchste Stakeholder, der am meisten zu gewinnen oder zu verlieren hat.
• Projektleiter. Die Person, die die Vision für das vorgegebene Projektergebnis festlegt.
• Moderator. Die Person, die das Treffen im Fluss und fokussiert hält.
• Kernteam. Die Personen, die die Projektarbeit ausführen.
• Stakeholder. Jeder mit Einblicken, Feedback oder einem berechtigten Interesse am Ergebnis.

Halten Sie die Gruppe klein. Asana sagt: „Ein produktives Kickoff-Meeting umfasst in der Regel 5–10 Teilnehmer.“ Wenn mehr Personen informiert werden müssen, senden Sie ihnen im Anschluss eine Zusammenfassung. Das Playbook von Atlassian empfiehlt 3 bis 14 Personen, 30 Minuten Vorbereitung und 90 Minuten Meetingzeit.

Was enthalten sein sollte: Eine Struktur Folie für Folie

Die meisten Kickoff-Präsentationsdecks benötigen etwa zehn Folien. Die Tabelle zeigt eine Struktur, die das abdeckt, was beide Leitfäden empfehlen.

#	Folie	Was sie beantwortet
1	Titel und Agenda	Was werden wir heute besprechen und in welcher Reihenfolge?
2	Warum dieses Projekt	Warum arbeiten wir daran und wie hängt es mit den Unternehmenszielen zusammen?
3	Ziele und Erfolgsmaßstäbe	Wie sieht der Erfolg aus, wenn wir fertig sind?
4	Umfang	Was gehört zum Umfang und was nicht?
5	Ergebnisse	Was genau werden wir übergeben?
6	Zeitplan und Meilensteine	Wann sind die wichtigsten Termine?
7	Team, Rollen und Verantwortlichkeiten	Wer macht was und wer entscheidet?
8	Wie wir arbeiten werden	Wo werden wir die Arbeit verfolgen und wie werden wir Updates teilen?
9	Risiken und offene Fragen	Was könnte uns ausbremsen und was müssen wir noch in Erfahrung bringen?
10	Nächste Schritte	Was passiert diese Woche und wer ist für welche Aktion verantwortlich?

Die Zweck-Folie kommt zuerst. Asana empfiehlt, hier zwei Fragen zu beantworten: „Warum arbeiten wir daran?“ und „Worauf arbeiten wir hin?“ Der Leitfaden stellt fest, dass nur 26 % der Mitarbeiter klar verstehen, wie ihre Arbeit mit den Unternehmenszielen zusammenhängt.

Die Folie zum Umfang beugt späteren Diskussionen vor. Asana rät dazu, zu besprechen, „was im Umfang enthalten ist und, ebenso wichtig, was außerhalb des Umfangs liegt“. Listen Sie beides auf derselben Folie auf.

Die Rollen-Folie nennt Personen, nicht nur Titel. Asana schlägt ein RACI-Diagramm vor, das kennzeichnet, wer verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert ist.

Die Folie zur Arbeitsweise verweist auf einen einzigen Ort. Asana empfiehlt eine zentrale Quelle der Wahrheit für Dokumente, Updates und Meilensteine. Nennen Sie das Tool und den Link.

Die Folie mit den nächsten Schritten schließt das Deck ab. Die Liste von Asana umfasst Dokumentation, Aktionspunkte, unmittelbare Prioritäten und die Art und Weise, wie Sie Status-Updates teilen werden.

Wie Sie das Deck für jede Art von Kickoff anpassen

Der Leitfaden von Asana beschreibt drei Arten von Kickoff-Meetings. Jede davon verändert das Deck.

Internes Kickoff. Dies ist die einfachste Form, nur für das Projektteam. Der Rat von Asana lautet: „Bereiten Sie die Materialien im Voraus vor, aber machen Sie sich keine Sorgen um den Feinschliff der Präsentation.“ Ein Plan, Ziele, Umfang und ein Zeitplan reichen aus.

Kickoff für den Executive Sponsor. Diese Version ist für Führungskräfte gedacht. Asana empfiehlt: „Konzentrieren Sie sich stark auf den Zweck und die Ziele des Projekts sowie darauf, wie es sich auf die Unternehmensziele auswirken wird.“ Die Liste der erforderlichen Materialien endet mit „Eine formelle Präsentation oder ein Deck“. Streichen Sie die detaillierten Aufgabenlisten und behalten Sie den Business Case bei.

Kundenorientiertes Kickoff. Dieses ist für Ihr Team und den Kunden gedacht. Asana nennt es „die am besten ausgearbeitete Version Ihres Projekt-Kickoff-Meetings“. Fügen Sie eine Folie hinzu, die zeigt, wie und wann der Kunde die Arbeit überprüfen und Fortschrittsberichte erhalten wird.

Wenn Sie mehr als eine Art von Kickoff durchführen, erstellen Sie ein Master-Deck. Blenden Sie dann Folien für das jeweilige Publikum aus oder schneiden Sie sie heraus. So bleiben Termine und Umfang überall einheitlich.

Schreiben Sie Folientitel, die den Kern der Sache treffen

Ein Folientitel sollte aussagen, was die Folie beweist, nicht nur ihr Thema nennen. „Zeitplan“ sagt den Anwesenden nichts. „Der Launch ist für den 2. März geplant, mit zwei Review-Phasen“ liefert ihnen die entscheidende Tatsache.

Lesen Sie nur die Titel von vorne bis hinten durch. Wenn sie die Geschichte des Projekts von selbst erzählen, funktioniert das Deck. Wenn sie sich wie ein Inhaltsverzeichnis lesen, schreiben Sie sie um.

Halten Sie jede Folie einfach. Die Präsentationstipps von Microsoft besagen: „Vermeiden Sie Schriftgrößen unter 18 pt.“ Zudem heißt es dort: „Sie möchten, dass Ihr Publikum Ihnen bei der Präsentation Ihrer Informationen zuhört, anstatt den Bildschirm zu lesen.“

Packen Sie Details in die Sprechernotizen oder in einen Backup-Bereich. Ein Kickoff-Deck wird im Nachgang geteilt, sodass die Notizen Personen helfen, die das Meeting verpasst haben. Unser Leitfaden für Sprechernotizen beschreibt, was unter jeder Folie stehen sollte.

Wie man eine Projekt-Kickoff-Präsentation mit KI erstellt

Der Großteil der Arbeit an einem Kickoff-Deck besteht darin, Fakten aus verschiedenen Dokumenten zusammenzutragen. Die Scharta, der Plan, das Budget und die Teamliste befinden sich oft in unterschiedlichen Dateien. Ein KI-Tool kann diese zu einem ersten Entwurf zusammenführen, solange Sie jedes Datum und jeden Namen überprüfen.

Hier ist die Methode in drei Schritten unter Verwendung von Powerdrill Bloom.

Schritt 1: Projektscharta, Plan und Projektdateien hochladen

Beginnen Sie mit den Dokumenten, die hinter dem Projekt stehen. Das können die Scharta oder die Leistungsbeschreibung, der Projektplan, ein Budgetblatt und die Teamliste sein. Der kostenlose Tarif listet „Excel, CSV, PDF und Dokumente hochladen“ auf.

Behalten Sie jede Quelle als eigene Datei bei. Wenn ein Datum oder eine Zahl auf einer Folie erscheint, möchten Sie herausfinden können, woher diese stammt. Entfernen Sie zuerst alte Entwürfe, damit das Tool nicht zwei Versionen des Projektumfangs miteinander vermischt.

Schritt 2: Nach der Kickoff-Storyline in natürlicher Sprache fragen

Beschreiben Sie das Deck in einer einzigen Anfrage. Nennen Sie die Zielgruppe, die Art des Kickoffs und die Folien, die Sie benötigen. Zum Beispiel: „Erstelle eine 10-seitige Kickoff-Präsentation für unser internes Projektteam. Verwende die beigefügte Scharta und den Plan. Beziehe Zweck, Ziele, Umfang, Ergebnisse, Zeitplan, Rollen, Risiken und nächste Schritte ein.“

Stellen Sie dann Folgefragen, um den Plan zu testen. Versuchen Sie es mit: „Welche Meilensteine hängen von einem anderen Team ab?“ oder „Welche Ergebnisse haben noch keinen Verantwortlichen?“ Jetzt gefundene Lücken sind kostengünstiger als Lücken, die erst in Woche drei entdeckt werden.

Die Seite Topic to PPT besagt, dass Powerdrill Bloom „zugehörige Informationen intelligent sucht, analysiert und erforscht und sie dann in einer klaren Erzählung organisiert“. Für ein Kickoff ist diese Erzählung der Entwurf, den Sie gemeinsam mit dem Projektleiter verfeinern.

Schritt 3: Folien, Zeitplan und Sprechernotizen erstellen

Verwandeln Sie den Entwurf in Folien. Die Seite Excel to PPT besagt, dass Sie eine Vorlage auswählen und „mit einem Klick nach PowerPoint exportieren“ können. Überprüfen Sie jeden Folientitel im Hinblick auf den Projektzweck und streichen Sie jede Folie, die diesen nicht unterstützt.

Überprüfen Sie anschließend die Fakten. Gleichen Sie jedes Datum mit dem Plan und jeden Namen mit der Teamliste ab. Bitten Sie den Sponsor, die Folien zu Zweck und Umfang vor dem Meeting zu lesen.

Fügen Sie schließlich kurze Sprechernotizen und eine Agenda hinzu. Unser Leitfaden für Agenda-Folien zeigt Ihnen, wie Sie das Deck eröffnen.

Ein Beispiel für eine Projekt-Kickoff-Präsentation

Hier ist ein kurzes Beispiel für ein internes Projekt. Das Unternehmen, die Daten und die Zahlen sind frei erfunden, um die Struktur zu veranschaulichen.

Projekt: Ersetzen des Kundensupport-Hilfezentrums durch eine neue Self-Service-Website.

Folientitel in der Reihenfolge:

1. „Heute: Abstimmung über den Neuaufbau des Hilfezentrums und Vereinbarung der nächsten Schritte“
2. „Kunden finden keine Antworten, daher steigt das Ticketvolumen weiter an“
3. „Erfolg bedeutet 30 % weniger How-to-Tickets innerhalb von sechs Monaten nach dem Launch“
4. „Im Umfang: neue Website und die Top 200 Artikel; außerhalb des Umfangs: Chat-Support“
5. „Wir werden eine neue Website, einen Styleguide und einen Migrationsplan liefern“
6. „Der Launch ist für den 2. März geplant, davor finden Design- und Inhaltsprüfungen statt“
7. „Priya leitet, Marco ist für den Inhalt verantwortlich und der Support-Direktor genehmigt“
8. „Die gesamte Arbeit findet in einem gemeinsamen Projekt statt, mit einem wöchentlichen schriftlichen Update“
9. „Das Hauptrisiko besteht darin, dass die Artikelmigration länger als vier Wochen dauert“
10. „Diese Woche: Bestätigung der Artikelliste und Buchung des ersten Design-Reviews“

In der richtigen Reihenfolge gelesen, tragen die Titel den gesamten Plan. Jede Folie enthält dann eine Tabelle, eine Liste oder einen einfachen Zeitplan, der den jeweiligen Titel unterstützt.

Wie Sie das Meeting rund um das Deck gestalten

Eine gute Kickoff-Präsentation erfordert dennoch ein gutes Meeting. Das Playbook von Atlassian gibt eine klare Reihenfolge vor: ein Wort des Sponsors, eine Agenda und Grundregeln, ein Eisbrecher und anschließend die Hauptdiskussion.

Eröffnen Sie mit dem Sponsor. Atlassian schlägt vor, dass der Sponsor die Teilnehmer begrüßt und erklärt, wie das Projekt mit der Organisation zusammenhängt. Wenn der Sponsor nicht teilnehmen kann, wird ein kurzes aufgezeichnetes Video empfohlen.

Verbringen Sie die meiste Zeit mit dem Zweck und dem Erfolg. Atlassian bezeichnet die Verfeinerung von Vision, Mission und Erfolgstests als „den wichtigsten Aspekt des Projekt-Kickoffs“. Das Playbook sieht für diesen Teil 60 Minuten vor.

Prüfen Sie die Zustimmung schnell. Atlassian schlägt eine „römische Abstimmung“ vor. Daumen nach oben bedeutet, dass Sie zustimmen, zur Seite bedeutet, dass Sie mitgehen, und nach unten bedeutet, dass Sie Bedenken haben.

Lassen Sie Raum für Fragen. Asana empfiehlt, „am Ende des Kickoff-Meetings genügend Zeit für die Beantwortung von Fragen einzuplanen“. Machen Sie auch nach der Folie zum Umfang eine Pause, da der Umfang die meisten Fragen aufwirft.

Bestimmen Sie einen Protokollanten. Asana empfiehlt, dass jemand anderes als der Präsentierende Notizen macht. Wenn das Meeting virtuell stattfindet, zeichnen Sie es für Personen auf, die nicht teilnehmen können.

Nach dem Kickoff

Versenden Sie das Deck und die Notizen noch am selben Tag. Asana empfiehlt, Meeting-Notizen, die Aufzeichnung oder das Transkript sowie alle Aktionspunkte in Ihrem gemeinsamen Projekt zu teilen.

Aktualisieren Sie das Deck, wenn sich Entscheidungen ändern. Das Playbook von Atlassian schlägt vor, jemanden damit zu beauftragen, das Projektposter mit der vereinbarten Vision, Mission und den Erfolgstests zu aktualisieren. Dasselbe gilt für das Kickoff-Deck.

Gehen Sie dann zu regelmäßigen Updates über. Asana empfiehlt Projektstatusberichte anstelle von wiederkehrenden Meetings. Unsere Leitfäden für eine Zusammenfassung nach der Präsentation und einen wöchentlichen Statusbericht behandeln die nächsten beiden Dokumente.

Häufige Fehler bei Kickoff-Präsentationen

Achten Sie vor dem Meeting auf diese Fehler.

• Kein klarer Zweck. Das Team geht mit dem Wissen über die Aufgaben nach Hause, kennt aber nicht den Grund dafür. Platzieren Sie den Zweck auf Folie zwei.
• Umfang ohne Grenzen. Nur aufzulisten, was im Umfang enthalten ist, lädt zu Scope Creep ein. Fügen Sie hinzu, was außerhalb des Umfangs liegt.
• Rollen ohne Namen. „Design-Team“ ist kein Verantwortlicher. Nennen Sie die Person für jeden Bereich.
• Zu viele Details. Ein Kickoff ist nicht der vollständige Plan. Verlinken Sie auf den Plan, anstatt ihn zu kopieren.
• Keine nächsten Schritte. Die Leute gehen nach Hause und wissen nicht, was sie am Montag tun sollen. Enden Sie mit Verantwortlichen und Terminen.
• Ein einziges Deck für jedes Publikum. Ein Deck für Führungskräfte und ein Deck für das Team erfordern unterschiedliche Detailtiefen.

Möchten Sie den ersten Entwurf schneller erstellen? Testen Sie Powerdrill Bloom mit der Scharta und dem Plan für Ihr nächstes Projekt.

Häufig gestellte Fragen

Was sollte in einer Projekt-Kickoff-Präsentation enthalten sein?

Eine Projekt-Kickoff-Präsentation umfasst in der Regel den Zweck, die Ziele, den Umfang, die Ergebnisse und den Zeitplan. Sie behandelt auch die Teamrollen, die Arbeitsweise des Teams, Risiken und die nächsten Schritte. Bei den meisten Projekten decken etwa zehn Folien diese Punkte ab. Versionen für Führungskräfte konzentrieren sich stärker auf den Zweck und die geschäftlichen Auswirkungen.

Wie lange sollte ein Projekt-Kickoff-Meeting dauern?

Das Project Kickoff Playbook von Atlassian empfiehlt etwa 90 Minuten Meetingzeit und 30 Minuten Vorbereitung. Kleinere interne Kickoffs können kürzer sein. Lassen Sie am Ende Zeit für Fragen, wie es der Leitfaden von Asana empfiehlt.

Wer sollte an einem Projekt-Kickoff-Meeting teilnehmen?

Laden Sie den Projektsponsor, den Projektleiter, einen Moderator, das Kernteam und wichtige Stakeholder ein. Asana empfiehlt, dass ein produktives Kickoff in der Regel 5 bis 10 Teilnehmer umfasst. Senden Sie allen anderen, die informiert werden müssen, eine Zusammenfassung.

Was ist der Zweck eines Projekt-Kickoff-Meetings?

Ein Kickoff-Meeting stimmt das Team darauf ab, warum das Projekt wichtig ist, was es liefern wird, wer was tut und was als Nächstes passiert. Es findet in der Regel statt, nachdem die Scharta oder die Leistungsbeschreibung genehmigt wurde und bevor die Arbeit beginnt.

Kann KI eine Projekt-Kickoff-Präsentation erstellen?

Ja. Ein KI-Tool kann eine Scharta, einen Plan und ein Budgetblatt in einen ersten Entwurf der Kickoff-Folien verwandeln. Sie müssen dennoch jedes Datum, jeden Namen und jeden Punkt des Projektumfangs mit den Quelldokumenten abgleichen. Lassen Sie dann den Projektsponsor die Folien zu Zweck und Umfang überprüfen.

Quellen: Atlassian Team Playbook, Project Kickoff · Asana, Project kickoff meeting guide · Microsoft Support, Tips for creating and delivering an effective presentation.