Wie Sie eine Executive-Summary-Folie erstellen: Ein kompletter Leitfaden

Die meisten Präsentationen beginnen mit einer Agenda. Die meisten Präsentationen sollten mit der Antwort beginnen.

Eine einzige Folie, in etwa zwanzig Sekunden gelesen, die einem vielbeschäftigten Leser mitteilt, was Sie herausgefunden haben und was er tun soll. Alles danach dient als Beleg.

Dieser Leitfaden zeigt, was auf eine Executive-Summary-Folie gehört und was gestrichen werden sollte. Er erklärt außerdem, wie man die Überschrift formuliert und wie man eine solche Folie direkt aus einer Datendatei erstellt, ohne Zahlen von Hand abzutippen.

Was die Folie leisten muss

Hierfür gibt es eine Regel, die älter ist als PowerPoint, und sie stammt von Menschen, die für ein Publikum schreiben, das absolut keine Geduld hat.

Die offizielle US-amerikanische Richtlinie für einfache Sprache bringt es innerhalb einer längeren Anweisung in vier Worten auf den Punkt: „Organisieren Sie die Informationen. Bereiten Sie die Leser darauf vor, was sie erwartet. Fassen Sie lange Dokumente vorab zusammen.“

„Vorab“ ist die eigentliche Aufgabe. Die Zusammenfassung ist kein Rückblick, den man erst am Ende erreicht. Sie ist das Erste, was der Leser sieht, bevor er entscheidet, wie viel Aufmerksamkeit der Rest verdient.

Dieselbe Richtlinie nennt die Einschränkung, die jede andere Entscheidung bestimmt: „Die wichtigste Regel für einfache Sprache lautet: Schreiben Sie für Ihr Publikum.“ Eine Executive-Summary-Folie, die für den Analysten erstellt wurde, der das Modell gebaut hat, ist eine völlig andere Folie als eine für die Person, die das Budget freigibt.

Daraus ergibt sich eine praktische Konsequenz, gegen die sich viele sträuben: Wenn ein Leser nach dieser einen Folie aufhört, sollte er dennoch die Entscheidung, den Grund und die konkrete Aufforderung verstanden haben. Sie so aufzubauen, dass das Aufhören sicher ist, unterscheidet eine Zusammenfassung von einer Einleitung.

Die vier Blöcke, die darauf gehören

Die meisten funktionierenden Versionen dieser Folie enthalten dieselben vier Elemente in dieser Reihenfolge.

Die Erkenntnis. Ein Satz, formuliert als Schlussfolgerung und nicht als Thema. „Die Abwanderungsquote stieg in Q3 auf 4,1 %, konzentriert auf Kundenkonten, die jünger als zwölf Monate sind“ – nicht „Analyse der Abwanderung in Q3“.

Die Belege. Zwei bis vier Zahlen, die die Erkenntnis stützen, zusammen mit ihren Vergleichswerten. Eine Zahl ohne Vergleichswert ist reine Dekoration.

Die Auswirkung. Was daraus folgt, wenn die Erkenntnis zutrifft. Dies ist der Satz, über den Führungskräfte tatsächlich diskutieren – lässt man ihn weg, verlagert sich die Diskussion auf eine Folie, die niemand mehr zu Gesicht bekommt.

Die Aufforderung. Was Sie wollen, von wem und bis wann. Selbst wenn die Antwort lautet „Heute ist keine Entscheidung erforderlich“, sollten Sie dies explizit erwähnen.

Block	Länge	Häufiger Fehler
Erkenntnis	Ein Satz	Als Thema statt als Schlussfolgerung formuliert
Belege	Zwei bis vier Zahlen	Zahlen ohne Vergleichswert
Auswirkung	Ein oder zwei Sätze	Vollständig weggelassen
Aufforderung	Ein Satz	Unklare Zuständigkeit oder kein Datum

Eine Executive-Summary-Folie, die alle vier Elemente enthält, ist meist überladen. Deshalb ist der nächste Abschnitt genauso wichtig wie dieser.

Was Sie weglassen sollten

Die Richtlinie für einfache Sprache äußert sich unmissverständlich über Mechanismen, die Texte aufblähen, ohne ihnen Bedeutung zu verleihen: „Die aktive Stimme macht deutlich, wer was tun soll. Sie beseitigt Unklarheiten über Zuständigkeiten.“ Und: „Die passive Stimme verschleiert, wer was erledigt, und ist eines der größten Probleme in Behördentexten.“

In Bezug auf die Zeitform ist der Rat ebenso direkt: „Die einfachste und stärkste Form eines Verbs ist das Präsens.“

Allein diese beiden Regeln reduzieren eine überladene Folie um ein Fünftel. Das genannte Beispiel sollte man beim Bearbeiten im Hinterkopf behalten – nicht „Es muss getan werden“, sondern „Sie müssen es tun“.

Abgesehen von der Sprache tauchen vier Dinge routinemäßig auf dieser Folie auf, die dort nichts zu suchen haben:

• Methodik. Wie Sie es berechnet haben, gehört in den Anhang. Leser, die das interessiert, werden danach fragen.
• Vorbehalte zur Datenqualität. Sofern ein Vorbehalt nicht die Entscheidung beeinflusst, gehört er in eine Fußnote auf der Detailfolie.
• Die Agenda. Eine Zusammenfassung und ein Inhaltsverzeichnis sind unterschiedliche Dinge mit unterschiedlichen Aufgaben.
• Mehr als ein Diagramm. Ein einzelnes kleines Diagramm kann die Erkenntnis stützen. Zwei Diagramme bedeuten, dass Sie sich noch nicht entschieden haben, was die eigentliche Erkenntnis ist.

Die Richtlinie empfiehlt ausdrücklich zwei Mittel zur Komprimierung: „Verwenden Sie Tabellen, wo es angebracht ist“ – mit dem Hinweis, dass diese „nicht nur zur Darstellung numerischer Daten“ dienen – und „Verwenden Sie Listen. Sie können Ihnen helfen, detaillierte Informationen schnell zu vermitteln, ohne Ihre Leser zu überfordern.“

Die Überschrift formulieren

Die Titelzeile leistet mehr Arbeit als der Fließtext, und sie ist der Teil, der am häufigsten ungenutzt bleibt.

Ein Titel, der das Thema nennt („Kundenbindung in Q3 im Überblick“), sagt dem Leser, wo er sich befindet. Ein Titel, der die Schlussfolgerung nennt („Kundenbindung stabil, außer bei Neukunden“), sagt ihm, worüber er nachdenken soll. Nur die zweite Variante funktioniert auch dann noch, wenn sie isoliert in einer weitergeleiteten PDF-Datei gelesen wird.

Drei Tests für eine Überschrift auf dieser Folie:

1. Könnte sie falsch sein? Wenn niemand widersprechen kann, handelt es sich eher um ein Etikett als um eine Behauptung.
2. Funktioniert sie auch ohne das Diagramm? Weitergeleitete Präsentationen verlieren als Erstes ihren Kontext.
3. Hat sie weniger als zwölf Wörter? Längere Überschriften werden ohnehin meist nur bis zum ersten Teilsatz überflogen.

Die verwandte Gewohnheit, Schlussfolgerungen in jeden Folientitel zu schreiben, wird in der Anleitung über Kernaussagen in Folientiteln behandelt. Auf der Summary-Folie ist dies am wichtigsten, da sie die einzige Folie ist, die garantiert gelesen wird.

Eine Folie aus Ihren Daten erstellen

Wenn die Zahlen in einer Tabellenkalkulation oder einem Export vorliegen, führt die folgende Reihenfolge von der Datei zur fertigen Folie, ohne dass Sie etwas neu abtippen müssen.

Schritt 1: Quelldaten hochladen und Zielgruppe angeben

Starten Sie in Powerdrill Bloom mit der Arbeitsmappe, der CSV-Datei oder dem Export, der der Präsentation zugrunde liegt. Beschreiben Sie die gewünschte Folie in natürlicher Sprache und nennen Sie die Zielgruppe, die sie lesen wird.

Die Angabe der Zielgruppe verändert das Ergebnis stärker als jede andere Anweisung. „Für den Finanzausschuss zusammenfassen“ und „für das Produktteam zusammenfassen“ führen bei identischen Daten zu unterschiedlichen Erkenntnissen, da sich die beiden Gruppen für unterschiedliche Spalten interessieren.

Sagen Sie, worum es bei der Entscheidung geht, falls eine ansteht. Eine Zusammenfassung, die auf eine anstehende Entscheidung ausgerichtet ist, ist präziser als eine, die nach dem Motto „Das ist passiert“ verfasst wurde.

Schritt 2: Die Erkenntnis präzisieren, bevor das Layout angepasst wird

Lesen Sie zuerst die vorgeschlagene Erkenntnis und hinterfragen Sie sie kritisch. Handelt es sich um eine Schlussfolgerung oder um ein Thema? Stützen die Belege sie tatsächlich, oder stützen sie nur eine schwächere Version?

Dies ist der Schritt, den viele überspringen – was zu einer optisch ansprechenden Folie führt, die jedoch nichts aussagt. Bitten Sie um zwei oder drei konkurrierende Interpretationen derselben Daten und wählen Sie bewusst aus.

Prüfen Sie gleichzeitig die Vergleichswerte. Im Vergleich zum Vorquartal, im Vergleich zum Plan und im Vergleich zum Vorjahreszeitraum sind drei völlig unterschiedliche Geschichten. Diejenige, die Sie wählen, ist das Argument, das Sie vorbringen.

Schritt 3: Die Folie und das Backup generieren

Fordern Sie die Executive-Summary-Folie selbst sowie die zwei oder drei Detailfolien an, die die offensichtlichen Folgefragen beantworten.

Verlangen Sie, dass die Zahlen nachvollziehbar sind – welche Zeilen zu welchem Wert geführt haben –, damit ein Einwand im Raum später keine komplette Überarbeitung erfordert.

Exportieren Sie die Präsentation, lesen Sie dann nur die Summary-Folie und fragen Sie sich, ob die Entscheidung allein daraus ersichtlich ist. Finalisierte Präsentationen bestehen diesen Test; Entwürfe im ersten Durchlauf selten.

Möchten Sie diese Woche eine Zusammenfassung für Ihre eigenen Zahlen erstellen? Testen Sie Powerdrill Bloom.

Wie sich dies von einem Executive-Summary-Dokument unterscheidet

Die beiden teilen sich den Namen, aber fast sonst nichts, und sie zu verwechseln, ist der häufigste strukturelle Fehler in diesem Bereich.

Eine Dokumentversion wird linear und in Ruhe gelesen, in der Länge, die der Leser wählt. Sie kann sich einen Absatz Kontext, Nuancen und eine vorsichtig formulierte Schlussfolgerung erlauben. Die Anleitungen zum Schreiben einer Executive Summary aus einer Tabellenkalkulation und zum Generieren einer Executive Summary aus rohen Geschäftsdaten behandeln dieses Format.

Die Folienversion wird in einem Raum innerhalb von Sekunden gelesen, meist während jemand dazu spricht. Sie verträgt keine Nuancen, und vorsichtige Einschränkungen wirken eher wie Unsicherheit als wie Gründlichkeit.

Daraus ergeben sich drei konkrete Konsequenzen:

• Länge. Eine schriftliche Zusammenfassung umfasst mehrere Absätze. Eine Folie umfasst insgesamt etwa sechzig bis neunzig Wörter.
• Einschränkungen. Ein Dokument kann sagen: „Die Ergebnisse sind tendenziell positiv, vorbehaltlich der Einschränkungen in Abschnitt 4.“ Eine Folie nennt die Erkenntnis, und der Vortragende spricht den Vorbehalt mündlich aus.
• Reihenfolge. Ein Dokument kann sich langsam aufbauen. Eine Folie beginnt mit der Schlussfolgerung, da es keine zweite Chance gibt.

Wenn Sie die Dokumentversion bereits geschrieben haben, kopieren Sie sie nicht einfach hinein, um dann die Schriftgröße zu verkleinern. Extrahieren Sie die vier Blöcke und bauen Sie die Folie neu auf.

Formatierung und Layout

Das Layout, das funktioniert, ist langweilig – und genau das ist der Punkt.

Platzieren Sie die Überschrift über die gesamte Breite am oberen Rand, groß genug, um auch aus der letzten Reihe des Raums lesbar zu sein. Verwenden Sie darunter eine zweispaltige Aufteilung. Die Erkenntnis und die Auswirkung stehen links als Fließtext. Die stützenden Zahlen stehen rechts als kleine Tabelle oder einzelnes Diagramm.

Halten Sie die Aufforderung optisch getrennt – als Streifen am unteren Rand oder als eingerahmte Zeile. Das ist der Teil, nach dem die Leute suchen, wenn sie später zu der Folie zurückkehren. Das Suchen danach ist eine Hürde, die Sie ganz einfach beseitigen können.

Die Schriftgröße beendet hier die meisten Diskussionen. Wenn der Fließtext kleiner als etwa 18 Punkt sein muss, um auf die Folie zu passen, liegt das Problem bei der Wortanzahl, nicht bei der Schriftart. Kürzen Sie lieber, anstatt die Schriftgröße zu verringern.

Eine weitere Layout-Gewohnheit, die sich lohnt: Lassen Sie die untere rechte Ecke frei. Dorthin fällt der Blick zuletzt, und eine leere Ecke wirkt eher wie Souveränität als wie verschwendeter Platz.

Die Präsentation

Die Summary-Folie ist diejenige, die Sie vortragen können sollten, ohne hinzusehen.

Sprechen Sie die Erkenntnis aus und machen Sie dann eine kurze Pause. Die meisten Vortragenden hasten über ihre eigene Schlussfolgerung hinweg direkt zu den Belegen, was das Publikum dazu bringt, die Schlussfolgerung nur als Einleitung zu betrachten.

Wenn frühzeitig eine Frage gestellt wird – und auf dieser Folie wird das passieren –, beantworten Sie sie in einem Satz und verweisen Sie auf die Detailfolie, anstatt zu improvisieren. Zu wissen, welche Folie welche Frage beantwortet, ist der größte Vorteil einer guten Vorbereitung.

Wenn das Publikum der Erkenntnis widerspricht, hat die Summary-Folie dennoch ihren Zweck erfüllt. Den Widerspruch in der zweiten statt in der zwanzigsten Minute zu erhalten, ist der eigentliche Grund, warum es diese Folie gibt. Die Anleitung zum Beantworten von Datenfragen in einer Präsentation behandelt das weitere Vorgehen.

Wie eine fertige Folie aussieht

Eine abstrakte Beschreibung hilft weniger als ein konkretes Beispiel, daher hier ein Entwurf:

Überschrift. „Supportkosten stiegen um 22 % bei gleichbleibendem Ticketvolumen.“

Belege. Kosten pro Ticket $14.80 gegenüber $12.10 im Vorquartal. Volumen 41.200 gegenüber 41.600. Durchschnittliche Bearbeitungszeit 9,4 Minuten gegenüber 7,9.

Auswirkung. Der Anstieg liegt an der Bearbeitungszeit, nicht an der Nachfrage. Bei aktuellem Trend kommen im nächsten Quartal rund $110.000 hinzu.

Aufforderung. Genehmigung der Routing-Änderung bis zum 30. September. Verantwortlicher genannt, eine Zeile.

Das sind etwa siebzig Wörter, und ein Leser versteht damit das gesamte Argument. Jede Zahl enthält ihren Vergleichswert, und die Auswirkung nennt eine Konsequenz, anstatt nur die Erkenntnis zu wiederholen.

Beachten Sie, was fehlt: Es gibt keine Methodik, keinen Vorbehalt zur Datenqualität und kein Diagramm. Eine gut aufgebaute Executive-Summary-Folie kann ein kleines Diagramm enthalten, aber diese Version benötigt keines, da drei Zahlenpaare den Punkt bereits verdeutlichen.

Die Details hinter jeder Zeile befinden sich auf den folgenden Folien. Wenn niemand fragt, haben Sie allen im Raum zehn Minuten gespart.

Häufige Fehler

Ein Thema statt einer Schlussfolgerung schreiben. „Überblick über die Kundenbindung“ sagt dem Leser nichts, was er nicht schon aus der Einladung zum Meeting wusste.

Zahlen ohne Vergleiche. „Der Umsatz betrug $4.2M“ ist eine Tatsache. „Der Umsatz betrug $4.2M gegenüber einem Plan von $4.8M“ ist eine Erkenntnis.

Keine Aufforderung. Wenn niemand weiß, was Sie wollen, endet das Meeting mit „Danke, schicken Sie die Präsentation herum.“

Zu viele Wörter. Neunzig Wörter sind die absolute Obergrenze. Darüber hinaus wird die Folie eher gelesen als präsentiert, und Sie haben im Grunde ein Dokument mit einem Rahmen geschrieben.

Sie zuerst erstellen. Eine Zusammenfassung, die geschrieben wird, bevor die Analyse abgeschlossen ist, ist nur eine Vermutung in schönem Format. Schreiben Sie sie zuletzt, auch wenn sie an erster Stelle steht.

Die nächste Folie duplizieren. Wenn die Zusammenfassung und die darauffolgende Folie dasselbe Diagramm enthalten, ist eines davon überflüssig.

Die Überschrift einschränken. „Die Kundenbindung ist möglicherweise leicht zurückgegangen“ lädt das Publikum dazu ein, die Daten neu zu diskutieren, anstatt über die Auswirkungen zu sprechen.

Häufig gestellte Fragen

Was sollte eine Executive-Summary-Folie enthalten?

Vier Dinge: Die Erkenntnis, formuliert als Schlussfolgerung, und zwei bis vier stützende Zahlen mit ihren Vergleichswerten. Dazu die Auswirkung, falls die Erkenntnis zutrifft, und eine konkrete Aufforderung mit Verantwortlichem und Datum. Wenn ein Leser dort aufhört, sollte er dennoch alles haben, was für eine Reaktion nötig ist.

Wie lang sollte sie sein?

Insgesamt etwa sechzig bis neunzig Wörter. Das bedeutet meist eine Überschrift, drei oder vier kurze Zeilen und eine kleine Tabelle oder ein einzelnes Diagramm. Wenn die Schriftgröße des Fließtexts unter etwa 18 Punkt sinken muss, kürzen Sie lieber den Inhalt, anstatt die Schriftart zu verkleinern.

Was ist der Unterschied zwischen einer Executive-Summary-Folie und einem Executive-Summary-Dokument?

Das Dokument wird privat und linear gelesen und kann Nuancen, Vorbehalte und mehrere Absätze enthalten. Die Folie wird in Sekundenschnelle in einem Raum erfasst, beginnt mit der Schlussfolgerung und überlässt die Vorbehalte der Stimme des Vortragenden. Bauen Sie die Folie neu auf, anstatt sie beim Konvertieren einfach nur zu verkleinern.

Wie formatiert man eine Executive-Summary-Folie?

Verwenden Sie eine Überschrift über die gesamte Breite, die die Schlussfolgerung nennt, und darunter einen zweispaltigen Hauptteil mit Fließtext links und Zahlen rechts. Heben Sie die Aufforderung am unteren Rand optisch ab. Die offizielle Richtlinie für einfache Sprache empfiehlt Tabellen und Listen als Mittel zur Komprimierung und weist darauf hin, dass Listen detaillierte Informationen schnell vermitteln, ohne die Leser zu überfordern.

Wie formuliert man die Überschrift?

Nennen Sie die Schlussfolgerung statt des Themas, halten Sie sie unter etwa zwölf Wörtern und prüfen Sie, ob man ihr im Prinzip widersprechen könnte. Eine Überschrift, die niemand bestreiten kann, ist nur ein Etikett – und ein Etikett verschwendet die meistgelesene Zeile der Folie.

Quelle: Digital.gov, „Principles of plain language“ und „Writing for understanding“, Plain Language Guide Series, U.S. General Services Administration.