كيفية إنشاء شريحة جدول أعمال باستخدام الذكاء الاصطناعي: خطوة بخطوة

تخبر شريحة جدول الأعمال الحاضرين بما تحتويه الدقائق العشرين القادمة. سيقوم PowerPoint ببناء التخطيط لك تلقائيًا، وتتوقف وثائق هذه الميزة عند التخطيط فقط. يغطي هذا الدليل كلا الجزأين. أولاً المسار الرسمي للشريحة نفسها، ثم كيفية استخلاص الصياغة من البيانات التي بُني عليها عرضك التقديمي.

ما هو الهدف الفعلي من شريحة جدول الأعمال

إنها ليست جدول محتويات. يسرد جدول المحتويات الأقسام؛ بينما يحدد جدول الأعمال التوقعات بشأن القرارات.

يظهر الفرق في الصياغة. "نتائج الربع الثالث" هو اسم قسم. بينما "عائدات الربع الثالث انخفضت بنسبة 4%، ونحتاج إلى اتخاذ قرار بشأن التسعير" هو بند في جدول الأعمال. أحدهما يخبر الأشخاص بمكانهم الحالي، والآخر يخبرهم بسب وجودهم في الغرفة حتى الآن.

يكتسب هذا التمييز أهمية كبرى في الاجتماعات المتكررة. فالمراجعة الشهرية التي تقرأ شريحة جدول أعمالها بالطريقة نفسها كل شهر تدرب الحاضرين على تجاهلها. إن أسماء الأقسام لم تتغير بالفعل؛ لكن ما تغير هو النتائج المستخلصة تحت كل منها، وهذا هو الجزء الذي يستحق العرض على الشاشة.

هناك مهمة ثانية ينساها الناس. تتيح شريحة جدول الأعمال الجيدة لمن ينضم متأخرًا معرفة ما فاته دون الحاجة إلى السؤال.

كما أنها تؤدي عملاً صامتًا قبل الاجتماع. إن إرسال شريحة جدول الأعمال مسبقًا يتيح للأشخاص الحضور واعتراضاتهم جاهزة بالفعل، وهو أمر أفضل عادةً من اكتشافها في الدقائق الخمس الأخيرة.

ما تحتاج إليه قبل البدء

ثلاثة أشياء، وواحد منها فقط هو العرض التقديمي.

• العرض التقديمي نفسه، على الأقل في شكل مخطط تفصيلي، حتى تكون الأقسام موجودة.
• التحليل الكامن وراءه، لأن بنود جدول الأعمال التي تحمل نتيجة مستخلصة يجب أن تأتي من مكان ما.
• قائمة القرارات: ما تحتاج إليه فعليًا من هؤلاء الحاضرين قبل مغادرتهم.

هذا العنصر الأخير هو ما يفرق بين جدول الأعمال المفيد والشريحة الحشوية. إذا لم ينتج عن قسم ما أي قرار أو نتيجة مستخلصة، فقد لا يحتاج إلى بند خاص به في جدول الأعمال.

هذا هو أيضًا التعديل الهيكلي الأقل تكلفة المتاح لك. إن حذف قسم من جدول الأعمال يعني عادةً حذفه من العرض التقديمي، ومعظم العروض التقديمية تتحسن بذلك.

كيفية بناء شريحة يدويًا

الخيار 1: كتابة قائمة نقطية

أضف شريحة بالقرب من البداية واكتب أسماء الأقسام. يستغرق الأمر دقيقتين وهو فعال للاجتماعات الداخلية القصيرة.

العائق هنا هو الصيانة. أعد ترتيب العرض التقديمي وسيتغير جدول الأعمال ليصبح خاطئًا دون أن تشعر، لأنه لا يوجد شيء يربط بين الاثنين.

الخيار 2: استخدام Summary Zoom

يحتوي PowerPoint على ميزة مخصصة لهذا الغرض، وتستحق المعرفة حتى لو انتهى بك الأمر إلى كتابة الشريحة يدويًا.

تصف صفحة Zoom لـ PowerPoint من Microsoft النتيجة بعبارة مفيدة. إن الـ summary zoom "يشبه صفحة هبوط حيث يمكنك رؤية أجزاء عرضك التقديمي كلها دفعة واحدة".

لإنشاء واحدة، حدد Insert، ثم Zoom، ثم Summary Zoom. تشير الوثائق إلى أن الشرائح التي تختارها "تصبح الشرائح الأولى من أقسام summary zoom الخاصة بك". إذا كانت الأقسام موجودة بالفعل، "يتم تحديد الشريحة الأولى من كل قسم مسبقًا بشكل افتراضي". تظهر الشريحة المكتملة "كشريحة جديدة مباشرة قبل الشريحة الأولى التي قمت بتضمينها".

هناك سلوكان يجدر التخطيط لهما. يتم تحديث الملخص من خلال Edit Summary في علامة التبويب Zoom. تحذر Microsoft من أنه في هذا العرض لا يمكنك إضافة أقسام أو إزالتها من العرض التقديمي نفسه، "بل فقط من summary zoom الخاص بك".

الخيار 3: كتابة جدول الأعمال من النتائج المستخلصة

هذا هو الإصدار الذي ينتج جدول أعمال يستحق القراءة، وهو الإصدار الذي لا تغطيه وثائق Summary Zoom.

تعود لقراءة التحليل مجددًا، وتستخلص الجملة الوحيدة المهمة من كل قسم، وتكتبها كبند. إنها عملية بطيئة، لأنها تعني إعادة قراءة عملك الخاص بعيون شخص غريب.

لماذا تتوقف الأداة عند هذا الحد

إليك الآلية، وهي تفسر المشكلة برمتها.

يبني summary zoom مدخلاته من شرائحك. تؤكد وثائق عناوين الشرائح من Microsoft ما تعرضه تلك المدخلات: "تشير كل من Insert Hyperlink وInsert Zoom والعروض المخصصة إلى الشرائح من خلال عناوينها".

وبالتالي، فإن صفحة جدول الأعمال هي عرض لعناوين أقسامك. إذا كانت تلك العناوين تقرأ "نظرة عامة" و"البيانات" و"الخطوات التالية"، فسيقرأ جدول الأعمال ذلك أيضًا.

وفيما يتعلق بما يجب أن يقوله العنوان، فإن الصفحة نفسها صريحة بشأن نطاقها الخاص. فهي تقدم سببين فقط لأهمية العناوين، سببين لا غير.

الأول هو إمكانية الوصول. "يعتمد الشخص الذي يعاني من ضعف البصر ويستخدم قارئ الشاشة على عناوين الشرائح لمعرفة أي شريحة هي المعروضة".

الثاني هو سلوك الميزات. "تعمل ميزات Design Ideas وApply Layout وReset Slide بشكل أفضل على الشرائح التي تحتوي على عناوين".

كلاهما حقيقيان. لكن لا أحد منهما يتعلق بالمحتوى. يغطي السلوك الموثق التخطيط والتنقل، ويتوقف قبل الصياغة.

كيفية إنشاء شريحة جدول أعمال باستخدام الذكاء الاصطناعي

الخطوة 1: تحميل التحليل الكامن وراء العرض التقديمي

افتح Powerdrill Bloom وحمّل الملفات التي بُني عليها العرض التقديمي. ملف التصدير، أو النموذج، أو نتائج الاستطلاع: أيًا كان ما أنتج الأرقام الموجودة على شرائحك.

ثم صف الاجتماع بلغة طبيعية. اذكر من يتواجد في الغرفة، والوقت المتاح لك، وما تحتاج إلى اتخاذ قرار بشأنه. جملتان من السياق تغيران المخرجات أكثر من أي خدعة في كتابة الأوامر.

الخطوة 2: اطلب نتيجة مستخلصة واحدة لكل قسم

اسرد أسماء أقسامك واطلب النتيجة الأكثر صلة باتخاذ القرار في كل منها، في جملة واحدة، مع إرفاق الرقم المعني.

اطلب الرقم بجانب كل بند. البند الذي يصمد أمام التدقيق يقرأ "ارتفع معدل إلغاء الاشتراك (Churn) إلى 4.1% في حسابات الشركات"، وليس "معدل إلغاء الاشتراك يثير القلق".

احتفظ بالمصدر مع كل رقم أثناء عملك. إذا وصل بند ما إلى جدول الأعمال، فهو البند الأكثر عرضة للمساءلة في الغرفة.

ثم قم بالاختصار. إذا أنتج قسمان النتيجة نفسها، فهما بند واحد في جدول الأعمال، وربما قسم واحد.

تكمن معظم الفائدة في هذه الخطوة. فالعرض التقديمي الذي يتم بناؤه على مدار ثلاثة أسابيع يراكم أقسامًا كانت تبدو منطقية في ذلك الوقت. إن طلب نتيجة واحدة لكل قسم يكشف الأقسام التي لم تنتج أي نتيجة على الإطلاق.

الخطوة 3: تحويل النتائج المستخلصة إلى بنود لجدول الأعمال وتصديرها

اطلب إعادة كتابة كل نتيجة كبند في جدول الأعمال من ثماني كلمات أو أقل، بحيث تتم صياغتها حول القرار بدلاً من الموضوع. اطلب المجموعة كشريحة، ثم قم بتصديرها.

الصق تلك البنود في عناوين أقسامك قبل بناء summary zoom. ونظرًا لأن الـ zoom يقرأ العناوين، فإن إصلاح العناوين يصلح صفحة جدول الأعمال تلقائيًا.

ما الذي ينتمي إلى الشريحة

العنصر	لماذا يستحق مكانه
بند القسم	الوحدة التي يتنقل الجمهور من خلالها
النتيجة المستخلصة	تحول الموضوع إلى سبب للاستماع
مؤشر القرار	يحدد البنود التي تحتاج إلى إجراء من الحاضرين
تقدير الوقت	يحدد التوقعات ويحمي القسم الأخير
المسؤول	فقط عندما يقدم العرض أكثر من شخص واحد
العدد الإجمالي	من ثلاثة إلى خمسة بنود؛ وأكثر من ذلك يصبح صفحة محتويات

مؤشر القرار هو العنصر الذي تغفله معظم جداول الأعمال. إن تحديد بندين من أصل خمسة على أنهما يحتاجان إلى قرار يغير طريقة استماع الغرفة بأكملها.

أفضل الممارسات والأخطاء الشائعة

اكتب جدول الأعمال في النهاية. فهو يلخص الاستنتاجات، وهي لا تتوفر لديك في البداية. إن صياغته أولاً تنتج أسماء أقسام، وهو نمط الفشل الذي يدور حوله هذا الدليل بأكمله.

اجعله مقتصرًا على ثلاثة إلى خمسة بنود. أبعد من ذلك، يتوقف عن كون جدول أعمال ويصبح صفحة محتويات، وهي شريحة مختلفة لغرض مختلف.

ضع النتيجة المستخلصة في البند، وليس الموضوع فقط. هذا هو التغيير الوحيد الذي يفرق بين جدول أعمال يقرأه الناس وآخر يتجاوزونه.

أصلح عناوين الأقسام، وليس شريحة جدول الأعمال. نظرًا لأن Summary Zoom يعرض العناوين، فإن تعديل الشريحة المُنشأة مباشرة يترك العناوين الأساسية خاطئة، وستؤدي عملية إعادة البناء التالية إلى إلغاء عملك.

لا تخلط بينه وبين الفاصل. يقدم جدول الأعمال الخريطة بأكملها مرة واحدة؛ بينما يحدد الفاصل حدًا واحدًا أثناء تجاوزه. يغطي دليلنا حول شرائح فواصل الأقسام تلك المهمة، ويعمل الاثنان معًا بشكل أفضل.

طابقه مع الوقت. إن جدول الأعمال الذي يعد بخمسة أقسام في خمس عشرة دقيقة يمهد لفشله بنفسه. يغطي دليلنا التفصيلي حول بناء خطة توقيت الشرائح الحسابات اللازمة، وتغطي مراجعة العرض التقديمي للبيانات قبل إرساله الخطوة النهائية.

خاتمة

سيقوم PowerPoint بتجميع صفحة جدول الأعمال لك وإبقائها مرتبطة بأقسامك. لكن ما لن يفعله هو تحديد الأشياء الخمسة المهمة، لأن هذه الإجابة تكمن في تحليلك وليس في تخطيط شريحتك.

لذا، اعمل بشكل عكسي. استخلص النتيجة من كل قسم واكتبها كبند يمكن لشخص ما اتخاذ إجراء بناءً عليه. ضع هذا البند في عنوان القسم، ودع الميزة تعرضه تلقائيًا.

هل لديك التحليل ولكنك تفتقر إلى الصياغة؟ جرب Powerdrill Bloom واستخلص نتيجة واحدة لكل قسم.

الأسئلة الشائعة

ما هي شريحة جدول الأعمال؟

هي شريحة بالقرب من بداية العرض التقديمي تسرد ما تغطيه الجلسة. وتذكر الشريحة المفيدة النتيجة المستخلصة أو القرار الكامن وراء كل قسم، وليس اسم القسم فقط.

كيف يمكنني إنشاء شريحة جدول أعمال في PowerPoint تلقائيًا؟

استخدم Summary Zoom. حدد Insert، ثم Zoom، ثم Summary Zoom، واختر الشرائح التي تبدأ كل قسم. تصف Microsoft النتيجة بأنها صفحة هبوط تعرض أجزاء عرضك التقديمي دفعة واحدة.

لماذا يُظهر Summary Zoom نصًا خاطئًا؟

لأنه يعرض عناوين الشرائح. توضح وثائق Microsoft أن ميزة Insert Zoom تشير إلى الشرائح من خلال عناوينها، لذا فإن الحل هو تعديل عناوين الأقسام بدلاً من الشريحة المُنشأة.

كم عدد العناصر التي يجب أن تحتوي عليها شريحة جدول الأعمال؟

من ثلاثة إلى خمسة. أبعد من ذلك، يقرأها الجمهور كصفحة محتويات ويتوقف عن استيعاب البنود الفردية.

هل يجب أن يأتي جدول الأعمال قبل الملخص أم بعده؟

ضع جدول الأعمال أولاً والملخص في النهاية. يحدد جدول الأعمال التوقعات بشأن القرارات؛ بينما يسجل الملخص ما تم تقريره.