كيفية إعداد تقرير قمع التوظيف: خطوة بخطوة

يسألك مدير التوظيف عن الوقت الذي يستغرقه ملء شاغر وظيفي. فتقول 34 يوماً. ويقول شخص آخر في الغرفة 51.

كلاكما يقرأ من نظام تتبع المتقدمين نفسه. أنت تقيس من اليوم الذي تمت فيه الموافقة على طلب التوظيف، بينما يقيس الطرف الآخر من اليوم الذي تم فيه الإعلان عن الوظيفة.

هذه هي المشكلة المتكررة في مقاييس التوظيف؛ إذ تبدو أسماء المراحل موحدة، في حين أن نقاط البداية والنهاية ليست كذلك.

يغطي هذا الدليل العناصر التي يجب تضمينها في تقرير قمع التوظيف، وسبب التداخل بين مقياسي السرعة. ثم يتناول كيفية ضبط تعريفات المراحل لديك، وكيفية إنشاء التقرير من ملف مصدر مُصدَّر.

ما الذي يجب تضمينه في تقرير قمع التوظيف

تقرير قمع التوظيف هو عبارة عن مجموعة من الأعداد بالإضافة إلى نسبة التسرب بينها. وكل ما عدا ذلك هو مستنتج.

ابدأ بأعداد المراحل: الطلبات المستلمة، والمفرزة، والمقابلات، والعروض المقدمة، والمقبولة، وذلك لفترة زمنية محددة.

البند في التقرير	ما يمثله	مصدره
أعداد المراحل	المرشحون الذين يصلون إلى كل مرحلة	ملف التصدير من نظام تتبع المتقدمين
نسب العائد	قسمة عدد كل مرحلة على المرحلة السابقة لها	مستنتجة من الأعداد
الوقت اللازم لملء الشاغر	من الموافقة على طلب التوظيف إلى قبول العرض	تواريخ طلب التوظيف
الوقت اللازم للتوظيف	من دخول خط التوظيف إلى قبول العرض	تواريخ المرشحين
معدل قبول العروض	العروض المقبولة مقسومة على العروض المقدمة	سجلات العروض
تكلفة التوظيف الواحد	تكاليف التوظيف مقسومة على عدد المعينين	المالية، وليس نظام التتبع

ثم أضف معدل التحويل بين المراحل المتتالية. تسمي منصة Workable هذه النسب نسب عائد التوظيف، وهي ما يحول الأعداد الخام إلى تشخيص دقيق.

يأتي بعد ذلك مقياسان للسرعة، ويحتاجان إلى تعريفين منفصلين. سنفصل ذلك أدناه.

واختم بمعدل قبول العروض، والذي تحدده Workable بقسمة العروض المقبولة على إجمالي العروض المقدمة. وهو المقياس الأقل تكلفة في القائمة وغالباً ما يكون الأكثر كشفاً للحقائق.

تحذير واحد بشأن ما يجب استبعاده. تشير Workable إلى أن نظام تتبع المتقدمين "لا يمكنه حساب متوسط تكلفة التوظيف لديك"، على الرغم من أنه يقدم تقارير عن الوقت اللازم لملء الشاغر ونسب العائد.

لذا، تتطلب تكلفة التوظيف بيانات مالية، وليس مجرد بيانات قمع التوظيف. وصيغتها الحسابية هي: تكاليف التوظيف الداخلية بالإضافة إلى الخارجية مقسومة على إجمالي عدد المعينين.

الوقت اللازم لملء الشاغر والوقت اللازم للتوظيف ليسا المقياس نفسه

هذا هو التعريف الذي يثير أكبر قدر من الجدل، والمصدر صريح للغاية بشأن هذا الأمر.

يُعرّف دليل Workable الخاص بـ الوقت اللازم لملء الشاغر والوقت اللازم للتوظيف الوقت اللازم لملء الشاغر بأنه "المدة الممتدة من الموافقة على طلب التوظيف إلى قبول المرشح للعرض".

أما الوقت اللازم للتوظيف فهو مختلف؛ إذ إنه "يقيس الفترة الممتدة من دخول المرشح إلى خط التوظيف وحتى قبوله لعرض العمل".

ثم تأتي الجملة التي تستحق أن تُعلّق على الجدار؛ حيث تذكر Workable أن "الوقت اللازم للتوظيف غالباً ما يُستخدم كمرادف للوقت اللازم لملء الشاغر". وتضيف أنه "يمكنك أيضاً التعامل معهما كمقياسين منفصلين للحصول على رؤى مختلفة".

وبالتالي، يُستخدم الاسمان بالتبادل في الواقع العملي. وهذا هو السبب الدقيق وراء عدم تطابق أرقامك مع أرقام شركة أخرى.

هذا التمييز مفيد بمجرد الالتزام به. يقيس الوقت اللازم لملء الشاغر العملية برمتها، بما في ذلك الأسابيع التي سبقت تقديم أي شخص لطلبه. بينما يقيس الوقت اللازم للتوظيف مدى سرعتك في التعرف على الشخص الذي اخترته في النهاية وتحريكه عبر المراحل.

يوضح المثال العملي الذي قدمته Workable هذا الأمر بشكل ملموس. فإذا فُتح باب التقديم للوظيفة في اليوم الأول، وتقدم الموظف المعين في اليوم العاشر وقبل العرض في اليوم الخامس والعشرين، فإن الوقت اللازم للتوظيف هو خمسة عشر يوماً.

ضبط التعريفات قبل البدء بالحساب

هناك أربعة قرارات يجب تدوينها كتابةً. وإذا تجاهلتها، فإن خط الاتجاه العام لديك سيقيس مدى عدم اتساقك أنت.

نقطة انطلاق الحساب. تدرج Workable ثلاثة خيارات منطقية: تقديم مدير التوظيف لطلب فتح الشاغر، أو موافقة الموارد البشرية أو المالية عليه، أو قيام مسؤول التوظيف بالإعلان عنه.

وتتمثل توجيهاتها في اختيار خيار واحد والالتزام به دائماً. ويقول الدليل: "اختر ما يتماشى تماماً مع طبيعة شركتك"، ثم احسبه بالطريقة نفسها "لجميع الوظائف والفرق".

الطلبات المستثناة. تبدي Workable تحديداً واضحاً هنا، حيث تنصح باستبعاد الوظائف الدائمة (evergreen). فالوظائف المفتوحة باستمرار "من شأنها أن تضخم متوسط الوقت اللازم لملء الشاغر بشكل كبير دون أن تعكس الكفاءة الفعلية لعملية التوظيف لديك".

الأيام التقويمية أم أيام العمل. يعتمد تعريف Workable على الأيام التقويمية. وإذا استخدمت دالة NETWORKDAYS، فستحصل على رقم أصغر لا يمكن مقارنته بالإصدارات المنشورة.

المتوسط الحسابي أم الوسيط. المتوسط هو ما تعرضه معظم التقارير، ويمكن لطلب توظيف واحد استغرق 200 يوم أن يشوه هذا المتوسط بشدة. لذا، اعرض الوسيط إلى جانبه عندما يكون حجم التوظيف منخفضاً.

إن مثال المتوسط الحسابي الذي قدمته Workable يستحق الاقتداء به لبساطته. فثلاث وظائف استغرقت 20 و30 و40 يوماً تعطي متوسطاً قدره 30 يوماً.

كيفية القيام بذلك يدوياً

الخيار 1: أعداد المراحل ونسبها

احسب عدد كل مرحلة باستخدام دالة COUNTIFS، مع تصفية النتائج حسب الفترة وحقل المرحلة.

تأكد من أن الأعداد تتناقص تدريجياً. فإذا تجاوز عدد مرحلة لاحقة مرحلة سابقة لها، فهذا يعني أن الملف المُصدَّر يحتوي على مرشحين تخطوا مرحلة ما أو أعادوا دخول العملية مجدداً.

ثم اقسم عدد كل مرحلة على المرحلة السابقة لها. هذه النسب تمثل قمع التوظيف في أبسط صوره.

قراءة مخطط القمع البياني للأرقام نفسها أسرع من قراءة الجدول. يغطي شرحنا حول ما هو مخطط القمع البياني الحالات التي يكون فيها هذا الشكل مفيداً.

الحد الأقصى للفائدة هنا هو حصولك على مجموعة واحدة من النسب لفترة واحدة، دون أي تفاصيل حول الوظائف أو الفرق التي تسببت في هذه النسب.

الخيار 2: صف واحد لكل طلب توظيف

أنشئ جدولاً يحتوي على صف واحد لكل طلب توظيف. واجعل الأعمدة مخصصة لتاريخ فتح الطلب، وتاريخ الإعلان، وتاريخ قبول العرض، وعدد المتقدمين، والفوارق بالأيام.

احسب الفوارق بالأيام عن طريق طرح التاريخ الأقدم من التاريخ الأحدث. ويحذر دليل Microsoft الخاص بدالة DATEDIF من أنها "قد تحسب نتائج غير صحيحة في سيناريوهات معينة".

الآن يمكن تقسيم التقرير وتحليله؛ حسب القسم، أو الأقدمية، أو مسؤول التوظيف، أو المصدر.

في هذا التقسيم تكمن الإجابات الحقيقية. فغالباً ما يخفي الرقم الإجمالي البالغ 40 يوماً حقيقة أن التوظيف في الهندسة يستغرق 70 يوماً بينما يستغرق الدعم الفني 18 يوماً.

العائق هنا يكمن في عملية الربط؛ فمطابقة ملف تصدير المرشحين مع جدول طلبات التوظيف يتجاوز الحد الذي تظل فيه المعادلات سهلة ومريحة.

الخيار 3: علامة تبويب التعريفات

سجل القرارات الأربعة المذكورة أعلاه، بالإضافة إلى أسماء المراحل المستخدمة وتاريخ تجميد القائمة.

أضف قائمة الاستثناءات بشكل صريح. فالوظائف الدائمة، وطلبات التوظيف الملغاة، والانتقالات الداخلية يحتاج كل منها إلى آلية تعامل محددة وواضحة.

هذا العائق مألوف للجميع؛ فتوثيق القاعدة لا يعني تطبيقها تلقائياً، وسيقوم شخص ما بإعادة بناء عوامل التصفية في الربع القادم على أي حال.

الحد الأقصى المشترك. تفترض الخيارات الثلاثة جميعها أن الملف المُصدَّر يعرض سجل المراحل بالكامل وليس فقط المرحلة الحالية. فإذا كان يعرض فقط المرحلة التي يقف عندها المرشحون اليوم، فلن تتمكن من إعادة بناء قمع التوظيف للربع الماضي على الإطلاق.

أين تتباطأ الطريقة اليدوية

يستغرق إعداد أول تقرير لقمع التوظيف صباحاً كاملاً. بينما يستغرق التقرير الرابع وقتاً أطول، لأن العملية نفسها قد تغيرت في هذه الأثناء.

عادةً ما تكون إعادة تسمية المراحل هي السبب الرئيسي. فعلى سبيل المثال، قد يدمج أحد الفرق مرحلة المقابلة الهاتفية مع مرحلة الفرز، مما يؤدي إلى كسر النسبة بين المرحلتين دون حدوث أي تغيير فعلي في عملية التوظيف.

والسبب الثاني هو طلبات التوظيف الملغاة. فالوظيفة التي أُغلقت دون تعيين أحد ليس لها تاريخ انتهاء، وبالتالي إما أن تختفي من المتوسط الحسابي أو تظل هناك كقيمة فارغة.

ثم هناك سؤال المقارنة المعيارية. قد يسأل أحدهم ما إذا كان رقم 42 يوماً جيداً، وهنا ينطبق تحذير Workable نفسه: الشركات الأخرى "قد لا تحسب الوقت اللازم لملء الشاغر بالطريقة نفسها التي تحسبه بها شركتك".

يحتوي جانب الأدوات في هذا الموضوع على ملخص خاص به في أدوات الذكاء الاصطناعي للموارد البشرية وتحليلات الموظفين.

كيفية إنشائه باستخدام Powerdrill Bloom

الخطوة 1: تحميل ملف التصدير من نظام ATS

قم تحميل ملف تصدير المرشحين، أو ملفات المرشحين وطلبات التوظيف معاً. يقوم Powerdrill Bloom بتحليل الأعمدة فور وصولها، بحيث تظهر التواريخ الفارغة، وأسماء المراحل غير المتسقة، وسجلات المرشحين المكررة قبل حساب أي نسبة.

الخطوة 2: وصف التقرير بلغة طبيعية

حدد التعريفات بدلاً من بنائها يدوياً. حدد نقطة انطلاق الحساب، وترتيب المراحل، والاستثناءات، وما إذا كنت تريد أياماً تقويمية أم أيام عمل.

ثم اطرح الأسئلة التي تكشف الأخطاء. اسأل عن طلبات التوظيف التي ليس لها تاريخ انتهاء. واسأل عن أسماء المراحل التي تظهر في جزء فقط من الفترة الزمنية. ثم اطلب تقسيم قمع التوظيف حسب القسم والأقدمية.

الخطوة 3: تصدير المخطط البياني أو التقرير أو العرض التقديمي

استخرج أعداد المراحل مع نسبها، أو مخططاً بيانياً للقمع للأرقام نفسها، أو شرائح عرض تحتوي على التعريفات بجانب الأرقام.

أخطاء شائعة

التعامل مع الوقت اللازم لملء الشاغر والوقت اللازم للتوظيف كرقم واحد. فهما يبدآن في لحظتين مختلفتين. ضع تسمية واضحة لأي منهما تعرضه والتزم بها.

إبقاء الوظائف الدائمة في المتوسط الحسابي. فالمناصب المفتوحة باستمرار تضخم الرقم دون أن تقدم أي مؤشر حقيقي عن سرعة العملية.

مقارنة أرقامك بأرقام شركة أخرى. اختلاف نقاط البداية يجعل المقارنة بلا معنى. تتبع مسار نموك الخاص بدلاً من ذلك.

تقديم تقرير بالمتوسط الحسابي عند انخفاض حجم التوظيف. فستة تعيينات وعملية بحث واحدة صعبة ستنتج متوسطاً مضللاً. اعرض الوسيط إلى جانبه.

استبعاد طلبات التوظيف الملغاة بصمت. إن إغلاق وظيفة دون تعيين أحد هو نتيجة حقيقية بحد ذاتها. احسبها في مكان ما بدلاً من تصفيتها واستبعادها.

الخلط بين الأيام التقويمية وأيام العمل. كلاهما منطقي ولكنهما غير قابلين للمقارنة. اختر أحدهما ودونه بوضوح في التقرير.

تجاهل المراحل المعاد تسميتها. دمج مرحلة ما يكسر نسبة واحدة ويترك الباقي سليماً، مما قد يبدو كنتيجة حقيقية ولكنه ليس كذلك في الواقع.

خاتمة

حدد نقطة انطلاق الحساب، واستبعد الوظائف الدائمة، واحسب عدد كل مرحلة، واقسم المراحل المتتالية للحصول على النسب. ثم اعرض مقياسي السرعة تحت اسمين منفصلين.

الأعداد ليست هي النتيجة النهائية المطلوبة؛ بل إن المرحلة التي يتوقف عندها المرشحون هي ما يخبرك بما يجب عليك تغييره في الشهر المقبل.

هذا هو الهدف الأساسي من إنشاء تقرير قمع التوظيف بدلاً من الاكتفاء بذكر متوسط حسابي واحد. فرقم واحد يخبرك بمدى نجاحك، بينما يخبرك القمع بمكان الخلل بالتحديد.

إذا كان إعادة بناء هذا المنظور في كل دورة يستهلك ربعك السنوي، فجرّب Powerdrill Bloom على ملف تصدير ATS الخاص بك. راجع أيضاً دليلنا حول إنشاء تقرير عدد الموظفين ومعدل الفاقد الوظيفي وصفحة AI report generator.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين الوقت اللازم لملء الشاغر والوقت اللازم للتوظيف؟

يمتد الوقت اللازم لملء الشاغر من الموافقة على طلب التوظيف إلى قبول العرض. بينما يمتد الوقت اللازم للتوظيف من دخول الموظف المعين في نهاية المطاف إلى خط التوظيف وحتى قبوله للعرض نفسه.

كيف أحسب متوسط الوقت اللازم لملء الشاغر؟

اجمع الوقت اللازم لملء الشاغر لكل وظيفة تم ملؤها في تلك الفترة، ثم اقسم الناتج على عدد الوظائف. وتنصح Workable باستبعاد الوظائف المفتوحة باستمرار من هذا المتوسط.

ما هو الوقت الجيد لملء الشاغر؟

تشير Workable إلى متوسط قدره 42 يوماً وفقاً لجمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM). وتحذر أيضاً من أن الشركات الأخرى قد لا تحسب هذا المقياس بالطريقة نفسها التي تحسبه بها.

ما المراحل التي يجب أن يتضمنها تقرير قمع التوظيف؟

أي مراحل تتكون منها عمليتك الفعلية بالترتيب، مع الأعداد ومعدل التحويل بين كل مرحلتين متتاليتين. فالاتساق عبر الفترات الزمنية المختلفة أهم بكثير من مطابقة قالب جاهز.

هل يمكن لنظام تتبع المتقدمين الخاص بي إنتاج هذا التقرير؟

يمكنه عادةً تقديم تقارير عن أعداد المراحل، ونسب العائد، والوقت اللازم لملء الشاغر. وتشير Workable إلى أنه لا يمكنه حساب متوسط تكلفة التوظيف، والتي تتطلب بيانات مالية.