كيفية إنشاء تقرير عدد الموظفين ومعدل تناقصهم: خطوة بخطوة

يبدو تقرير عدد الموظفين كأبسط شيء يقدمه قسم الموارد البشرية. احسب عدد الموظفين، احسب عدد المغادرين، واقسم. ثم أرسل التقرير.

ثم يسأل أحدهم عما إذا كان المقاولون مشمولين في هذا العدد. ثم يسأل آخر عما إذا كان الشخص الذي غادر في يوم 31 يُحتسب ضمن ذلك الشهر. والآن يحتاج التقرير إلى إعادة بناء.

عملية الحساب بسيطة للغاية. لكن القرارات المتعلقة بالحساب ليست كذلك، وهي ما يجعل تقرير عدد موظفين معين موثوقًا وآخر محل جدل.

يغطي هذا الدليل ما يجب أن يحتويه التقرير، ولماذا يغير مقام حساب معدل الفقد (attrition denominator) إجابتك، والطرق اليدوية الثلاث، ومواطن الخلل في كل منها.

ما يجب أن يحتويه تقرير عدد الموظفين

يُعرّف دليل إعداد تقارير عدد الموظفين من Workday هذا التقرير بأنه تقرير "يوضح من توظفه المؤسسة حسب الدور، والفريق، والموقع، والحالة، ونوع التوظيف".

وتدرج الصفحة نفسها الحقول التي يتضمنها هذا التقرير عادةً. وهي: القسم، والدور الوظيفي، ونوع التوظيف، والموقع، والمدير، وتاريخ البدء والانتهاء، ومركز التكلفة، وFTE، وملاحظات حول الشواغر.

هذه القائمة هي قائمة التحقق الخاصة بك للتصدير. ثلاثة من هذه الحقول تقوم بكل العمل في حساب معدل الفقد، وهي: معرف الموظف، وتاريخ البدء، وتاريخ إنهاء الخدمة.

إذا كان ملف التصدير من نظام HRIS الخاص بك يفتقر إلى تاريخ إنهاء الخدمة، فلن تتمكن من حساب معدل الفقد على الإطلاق. يمكنك فقط حساب من هو نشط حاليًا، وهو تقرير مختلف تمامًا.

عدد الموظفين ليس هو FTE

هذا هو الاختلاف الذي يسبب أكبر قدر من الخلاف الصامت، وتذكره صفحة Workday مباشرة.

"تركز تقارير عدد الموظفين فقط على أعداد الأشخاص، بينما تترجم تقارير مكافئ الدوام الكامل (FTE) ساعات العمل إلى وحدات موحدة لتخطيط القدرات والميزانيات."

وبالتالي، فإن موظفَين بدوام جزئي يمثلان شخصين في تقرير عدد الموظفين، ويمثلان تقريبًا موظفًا واحدًا في تقرير FTE. كلا الرقمين ليس خاطئًا، وتقديم الرقم الخاطئ إلى قسم المالية سيكلفك اجتماعًا إضافيًا.

حدد أيهما يريد الجمهور قبل بناء أي شيء. ثم ضع تسمية توضيحية على المخطط بالإجابة، لأنه لن يتذكر أحد ذلك لاحقًا عند قراءته.

المقام هو ما يحدد معدل الفقد لديك

معدل الفقد هو عبارة عن كسر، والجزء العلوي منه لا خلاف عليه؛ وهو حساب عدد حالات إنهاء الخدمة خلال الفترة.

أما الجزء السفلي فهو خيار، وهناك ثلاثة خيارات شائعة:

المقام	ما هو	الأثر
عدد الموظفين في بداية الفترة	الموظفون النشطون في اليوم الأول	يضخم المعدل أثناء فترة النمو
عدد الموظفين في نهاية الفترة	الموظفون النشطون في اليوم الأخير	يقلل من قيمة المعدل أثناء فترة النمو
متوسط عدد الموظفين خلال الفترة	عادةً البداية زائد النهاية، مقسومًا على 2	الأكثر استقرارًا أثناء النمو أو الانكماش

متوسط عدد الموظفين هو الخيار المعتاد لسبب وجيه. فخلال حملة التوظيف، يكون الرقم في بداية الفترة أصغر من أن يكون ممثلاً للواقع. وبالتالي، فإن نفس عدد المغادرين سيظهر كمعدل أسوأ مما هو عليه في الحقيقة.

يرجى ملاحظة أن صفحة Workday تذكر معدل دوران الموظفين كمقياس دون نشر صيغة رياضية له. لذلك، تعامل مع المقام كخيار موثق خاص بمؤسستك بدلاً من كونه معيارًا عالميًا، واكتب هذا الخيار على التقرير نفسه.

هناك قرار آخر يختبئ في البسط. فحالات إنهاء الخدمة الطوعية وغير الطوعية تسلك سلوكًا مختلفًا، والرقم المدمج الواحد يخفي وراءه عملية إعادة هيكلة داخل ما يبدو أنه مشكلة في الاحتفاظ بالموظفين. لذلك، افصل بينهما.

كيفية القيام بذلك يدويًا

الخيار 1: حساب الموظفين النشطين، ثم حساب المغادرين

ابدأ من الملف المصدر وأنشئ خليتين مرئيتين بدلاً من صيغة متداخلة واحدة.

يأتي عدد الموظفين النشطين من دالة COUNTIFS مع عمود الحالة وحدود الفترة الزمنية. وتأتي حالات إنهاء الخدمة من نفس الدالة التي تحسب تواريخ إنهاء الخدمة غير الفارغة داخل الفترة.

ضع كلا الرقمين في خلايا يمكن لأي شخص الإشارة إليها. أول سؤال ستُسأل عنه هو ما هو المقام المستخدم، وسترغب في الإجابة عليه بالإشارة إلى الخلية بدلاً من الشرح.

ثم احسب متوسط عدد الموظفين باستخدام دالة AVERAGEIFS عبر اللقطات الشهرية إذا كنت تحتفظ بها، أو باستخدام طريقة البداية والنهاية المختصرة إذا لم تكن تفعل ذلك.

الحد الأقصى لهذه الطريقة هو أنها تمنحك معدلًا واحدًا بلا تفاصيل. ستعرف أن معدل الفقد كان 14% دون معرفة أي شيء عن مكان حدوثه.

الخيار 2: بناء جدول مؤشرات على مستوى الموظف

صف واحد لكل موظف، وعمود واحد لكل سؤال: نشط في بداية الفترة، ونشط في نهاية الفترة، وغادر خلال الفترة، وطوعي أم غير طوعي، ومدة الخدمة عند المغادرة.

الآن يمكن تقسيم التقرير وتصنيفه: معدل الفقد حسب القسم، وحسب المدير، وحسب الموقع، وحسب فئة مدة الخدمة، وحسب نوع التوظيف.

هذا التقسيم هو المكان الذي تكمن فيه النتائج الحقيقية. فالمعدل المدمج البالغ 14% غالبًا ما يخفي وراءه فريقًا واحدًا بمعدل 40% بينما يبلغ المعدل لدى الجميع 4%. وواحد فقط من هذين الرقمين يتطلب اتخاذ إجراء.

⚠️ كن حذرًا عند حساب مدة الخدمة. تحمل صفحة Microsoft نفسها تحذيرًا بشأن دالة DATEDIF. فهي موجودة "لدعم مصنفات العمل القديمة من Lotus 1-2-3" و"قد تعطي نتائج غير صحيحة في ظل سيناريوهات معينة". وتشير الصفحة نفسها إلى أنه يمكنك طرح التاريخ الأقدم من التاريخ الأحدث للحصول على عدد الأيام.

العائق هنا هو حجم البيانات وعمليات الربط. فبمجرد أن تبدأ في مطابقة ملف تصدير HRIS مع كشوف المرتبات وجدول مراكز التكلفة، لن تعود الصيغ سهلة أو ممتعة.

الخيار 3: الاحتفاظ بعلامة تبويب للتعريفات بجانب الأرقام

اكتب قيم الحالة التي اعتبرتها نشطة، وما إذا كان المقاولون مشمولين، وحقل التاريخ الذي يحدد الفترة، والمقام الذي استخدمته.

هذا هو ما يجعل تقرير عدد الموظفين لهذا الشهر قابلاً للمقارنة بتقرير الشهر الماضي. وهي أيضًا علامة التبويب التي يتم تجاهلها عندما تكون هناك حاجة ماسة للرقم قبل اجتماع مجلس الإدارة.

العائق هو أن توثيق القاعدة لا يعني تطبيقها. فلا يزال هناك شخص يتعين عليه إعادة بناء نفس الفلاتر في كل دورة تقرير.

الحد الأقصى المشترك. تفترض الطرق الثلاث أن قيم الحالة نظيفة. فعندما تظهر الكلمات "Terminated" و"Term" و"Exited" في عمود واحد بعد عملية ترحيل النظام، فإن تسوية هذه القيم تأتي قبل أي عملية حسابية.

أين تتباطأ الطريقة اليدوية

يستغرق تقرير عدد الموظفين الأول صباحًا كاملًا. أما التقرير الرابع فيستغرق وقتًا أطول، لأنه بحلول ذلك الوقت تكون ثلاثة أشياء قد تغيرت في الخلفية.

تتغير قيم الحالة عند تهيئة أنظمة الموارد البشرية أو استبدالها. وتؤدي إعادة تسمية الحالة إلى إسقاط الأشخاص بصمت من حسابك النشط، ويظهر المخطط البياني انخفاضًا حادًا في عدد الموظفين لم يحدث أبدًا.

يتغير الهيكل التنظيمي أيضًا. فقد تتم إعادة تسمية فريق أو دمجه، وبالتالي لا يتطابق تقسيمك حسب القسم مع تقسيم الربع الأخير.

تذكر صفحة Workday هذه التكلفة مباشرة. فالإصدارات والمصادر المفككة تنتج "بيانات غير متسقة وعمليات تسوية أبطأ تؤدي إلى اختناقات في التخطيط"، كما أن تطبيق الفرق المختلفة لقواعدها الخاصة ينتج عنه مجاميع غير متطابقة.

ثم هناك خطأ الحساب الذي يستمر لأطول فترة؛ فحساب الصفوف بدلاً من معرفات الموظفين الفريدة يضخم عدد الموظفين. ويحدث هذا عندما يظهر شخص ما مرتين بعد إعادة التعيين أو النقل.

كيفية بنائه باستخدام Powerdrill Bloom

الخطوة 1: تحميل ملف تصدير HRIS الخاص بك

قم بتحميل ملف تصدير الموظفين، أو ملفات الموظفين ومراكز التكلفة معًا. يقوم Powerdrill Bloom بتحليل الأعمدة فور وصولها، بحيث تظهر قيم الحالة غير المتسقة، ومعرفات الموظفين المكررة، وتواريخ إنهاء الخدمة المفقودة قبل حساب أي معدل.

الخطوة 2: وصف التعريف باللغة الطبيعية

حدد القواعد بدلاً من بنائها يدويًا. حدد قيم الحالة التي تُحتسب كنشطة، وما إذا كان المقاولون مشمولين في النطاق، وحدود الفترة الزمنية، والمقام الذي تريده.

ثم اطرح الأسئلة التي تكشف الأخطاء الخفية. اسأل عن عدد معرفات الموظفين الفريدة النشطة مقارنة بعدد الصفوف الموجودة. واسأل عن قيم الحالة التي تبدو شبه مكررة. واسأل كيف يختلف معدل الفقد تحت كل مقام من المقامات الثلاثة. ثم اسأل كيف ينقسم حسب القسم وفئة مدة الخدمة.

الخطوة 3: تصدير المخطط أو التقرير أو العرض التقديمي

استخرج اتجاه عدد الموظفين، أو التقسيم حسب الفريق، أو الشرائح التي تحمل المعدل وتعريفه معًا.

لماذا يتفوق هذا على إعادة بناء التقرير كل شهر

	الطريقة اليدوية	Powerdrill Bloom
إزالة تكرار الموظفين المعاد تعيينهم والمنقولين	عمود مساعد لكل ملف	طلب معرفات الموظفين الفريدة
اختبار المقامات الثلاثة كلها	إعادة بناء الصيغة ثلاث مرات	طلب الثلاثة معًا في نفس الوقت
قيم الحالة المعاد تسميتها	اكتشاف الانخفاض الحاد في المخطط لاحقًا	تظهر فور التحميل
الفصل بين المغادرة الطوعية وغير الطوعية	إعادة العمل على جدول المؤشرات	تحديد القاعدة فقط

يغير الصف الثاني مسار النقاش تمامًا. فعرض المقامات الثلاثة جنبًا إلى جنب يغير السؤال؛ حيث ينتقل من "رقمك خاطئ" إلى "ما هو الأساس الذي نعتمد عليه في تقاريرنا"، وهو قرار يُتخذ بدلاً من كونه نزاعًا.

أخطاء شائعة

حساب الصفوف بدلاً من الموظفين الفريدين. تؤدي عمليات إعادة التعيين والنقل إلى تكرار الأشخاص. قم بإزالة التكرار بناءً على معرف الموظف قبل تقديم أي تقرير عن عدد الموظفين.

دمج حالات إنهاء الخدمة الطوعية وغير الطوعية. تبدو عملية إعادة الهيكلة ومشكلة الاحتفاظ بالموظفين متطابقتين في معدل مدمج واحد. افصل بينهما وضع تسمية توضيحية لكل منهما.

استخدام عدد الموظفين في نهاية الفترة كمقام أثناء فترة النمو. هذا يجمل المعدل. استخدم متوسط عدد الموظفين، واكتب الأساس الذي اخترته.

تقديم عدد الموظفين عندما كان قسم المالية يريد FTE. الموظفان بدوام جزئي هما شخصان ولكن يعادلان حوالي موظف واحد بنظام FTE. تأكد أولاً مما يحتاجه الجمهور.

الوثوق بعمود حالة واحد بعد عملية ترحيل البيانات. تتعايش قيم الحالة القديمة والحالية لشهور. قم بسرد القيم الفريدة قبل تطبيق الفلاتر عليها.

حساب مدة الخدمة باستخدام DATEDIF دون قراءة التحذير. تشير Microsoft إلى أنها قد تعطي نتائج غير صحيحة في سيناريوهات معينة. ويعد طرح التواريخ أكثر أمانًا لحساب عدد الأيام.

تقديم تقرير عن المعدل دون إرفاق الفترة الزمنية أو المقام المستخدم. النسبة المئوية وحدها غير مفيدة. ضع الفترة والمقام والنطاق على المخطط البياني.

خاتمة

اضبط حقول التصدير بشكل صحيح، وحدد ما إذا كنت تريد عدد الموظفين أم FTE، واختر مقامك ووثقه، وافصل بين المغادرة الطوعية وغير الطوعية، وأزل التكرار بناءً على معرف الموظف. هذه الخطوات الخمس تحول تقرير عدد الموظفين إلى شيء يقبله كل من قسم المالية والإدارة القيادية.

ما يجعل هذا الأمر مكلفًا هو أن قيم الحالة والهياكل التنظيمية تستمر في التغير. يجب أن يكون التقرير قابلاً لإعادة التشغيل بدلاً من إعادة كتابته بالكامل في كل مرة.

إذا كان هذا هو ما يستهلك وقتك طوال الشهر، فجرّب Powerdrill Bloom على ملف التصدير الحالي لديك. واطلع أيضًا على مجموعة أدوات الذكاء الاصطناعي للموارد البشرية وتحليلات الموظفين وشرحنا حول تحليل المجموعات المتعاقبة (cohort analysis) لإعداد تقارير فئات مدة الخدمة. يغطي دليل بناء مخطط الاحتفاظ بالمجموعات المتعاقبة وصفحة مساعد Excel بالذكاء الاصطناعي الجوانب العملية.

الأسئلة الشائعة

ماذا يجب أن يتضمن تقرير عدد الموظفين؟

يدرج دليل Workday القسم، والدور الوظيفي، ونوع التوظيف، والموقع، والمدير، وتاريخ البدء والانتهاء، ومركز التكلفة، وFTE، وملاحظات الشواغر. وثلاثة من هذه الحقول تجعل حساب معدل الفقد ممكنًا: معرف الموظف، وتاريخ البدء، وتاريخ إنهاء الخدمة.

كيف أحسب معدل الفقد؟

اقسم حالات إنهاء الخدمة في الفترة على مقام عدد الموظفين الذي قمت بتوثيقه. ويعد متوسط عدد الموظفين خلال الفترة هو الخيار الأكثر استقرارًا أثناء فترات النمو أو الانكماش.

ما الفرق بين عدد الموظفين وFTE؟

يحسب عدد الموظفين الأشخاص الفعليين، بينما يترجم FTE ساعات العمل إلى وحدات موحدة لتخطيط القدرات والميزانية. فالموظفان بدوام جزئي يمثلان شخصين في عدد الموظفين، ويعادلان تقريبًا موظفًا واحدًا في FTE.

هل يجب إدراج المقاولين في عدد الموظفين؟

هذا قرار يتعلق بالنطاق وليس قاعدة ثابتة، لذا اتخذه مرة واحدة واكتبه في التقرير. فخلط أنواع التوظيف دون تصنيفها هو ما يجعل تقريرين يختلفان عن بعضهما.

لماذا يختلف رقمي عن رقم قسم المالية؟

عادةً ما يكون السبب هو النطاق أو الأساس المستخدم. فغالبًا ما يعمل قسم المالية بنظام FTE وحسب مركز التكلفة، بينما يعمل قسم الموارد البشرية بالأشخاص وحسب القسم. وكلاهما صحيح وفقًا لتعريفه الخاص.