如何透過 AI 撰寫會議記錄：完整指南
會議記錄是會議決議的正式紀錄，而不是每個人發言的逐字稿。要使用 AI 撰寫會議記錄，請先錄音或轉錄會議。然後要求 AI 工具擷取出決議、動議、表決和待辦事項。對照議程檢查草稿，然後送交核准。
本指南涵蓋了會議記錄的定義、應包含的內容以及應省略的內容。它提供了一個範本，並說明了 Teams 和 Google Meet 中的 AI 筆記助手如何發揮作用。接著，它將逐步介紹如何透過三個步驟使用 AI 撰寫會議記錄。最後的部分則涵蓋了核准、修正和常見錯誤。
什麼是會議記錄
會議記錄是會議的簡短、正式紀錄。董事會、委員會、理事會和團隊使用它們來展示達成了哪些共識，以及下一步由誰採取行動。
最常被引用的規則來自《羅伯特議事規則》（Robert's Rules of Order）。其官方常見問題解答指出：「會議記錄是會議上『所做之事』的紀錄，而不是『所說之話』的紀錄。」同一個回答也指出，摘要討論內容不僅沒有必要，而且是不妥當的。
一份市政府指南也提出了相同的觀點。麥迪遜市（City of Madison）的律師寫道：「簡潔是優秀會議記錄的靈魂。」該指南補充道：「會議記錄旨在反映會議上做了什麼，而不是會議上說了什麼。」
這條規則在引入 AI 後變得更加重要。逐字稿會記錄下每一個字，而會議記錄則只保留結果。AI 在這裡的主要工作就是將前者轉化為後者。
並非每次會議都需要正式的會議記錄。團隊每日站會可能只需要筆記和待辦事項。但董事會、委員會或任何需要進行表決的團體都應該製作會議記錄，而同樣的紀律也有助於任何涉及決策的會議。
會議記錄中應包含的內容
麥迪遜市指南列出了《羅伯特議事規則》建議完整會議記錄應具備的要素：
- 會議類型：例會、臨時會或延期會議。
- 機構名稱：董事會、委員會或團隊。
- 日期、時間和地點：會議召開的時間和地點。
- 會議主席：主持會議的人員。
- 前次會議記錄：是否已宣讀並獲得核准。
- 主動議：「所有主動議（包括修正案）的實質內容和處理結果，以及其表決情況。」
- 報告：報告的實質內容和處理結果。
- 秩序問題：任何秩序問題和申訴。
- 散會時間：會議結束的時間。
麥迪遜指南還增加了一條地方規則：記錄出席人員，「以證明出席人數達到法定人數。」
待辦事項也屬於大多數會議記錄的一部分。羅格斯大學（Rutgers University）的人力資源指南指出，被指派任務的人員「必須予以記錄」。它還指出，待辦事項「還應包含完成的截止日期」。
應省略的內容
知道該刪減什麼是撰寫會議記錄的一半技巧。麥迪遜指南警告不要試圖記錄所有內容。它引用了自己的建議：「在任何情況下，您都不應試圖充當速記員並逐字記錄所有內容。」
原因很實用。該指南指出，超出最低要求的會議記錄人員「會有所篩選，而人們可能會對當時說了什麼產生分歧。」
請省略以下項目：
- 辯論中誰說了什麼：記錄動議和結果，而不是論點。
- 私下交談：羅格斯指南指出，會議記錄「不應包含私底下的交談」。
- 意見和形容詞：「一場激烈的辯論」是一種主觀判斷；「動議以 3 比 4 否決」才是客觀紀錄。
- 撤回的提議：如果某項提議在形成動議之前就被放棄，通常不需要記錄。
某些團體希望簡短說明做出決策的原因。麥迪遜指南允許「少數情況」下這樣做，但表示「應保持在最低限度」。
會議記錄範本
以下是一個您可以套用的簡單範本。它遵循上述要素，並按議程順序排列。
| 項目 | 撰寫內容 |
|---|---|
| 標頭 | 機構名稱、會議類型、日期、時間和地點 |
| 出席情況 | 出席與缺席成員、列席嘉賓，以及出席人數是否達到法定人數 |
| 開會 | 主席宣布開會的時間，以及主持人是誰 |
| 前次會議記錄 | 照案通過，或修正後通過 |
| 報告事項 | 每項報告、報告人以及所採取的任何行動 |
| 動議與表決 | 每個動議的確切字句、提議人及表決結果 |
| 待辦事項 | 任務、負責人和截止日期 |
| 散會 | 會議結束的時間 |
| 簽名 | 會議記錄人員的姓名 |
羅格斯指南增加了一個排版技巧：「會議記錄應按照議程順序進行組織。」保持該順序有助於日後對照議程檢查會議記錄。
如何做好準備以讓 AI 提供協助
好的會議記錄在會議開始前就已經展開，AI 也不例外。雜亂無章的會議逐字稿只會給您一份雜亂無章的草稿。羅格斯指南列出了需要提前準備的事項：
- 前次會議記錄：準備妥當，因為核准前次會議記錄通常是第一項議程。
- 成員名單：取得委員會成員名單，以便標記出席人員。
- 簽到表：傳閱以記錄姓名和部門。
- 錄音設備：攜帶一台錄音設備及配件，作為筆記的備份。
- 議程：準備好議程和背景資料。
該指南還建議您「研究將要討論的議題」。了解主題有助於您在動議提出時，準確掌握其確切字句。
兩個習慣可以讓 AI 草稿變得更好。第一，請主席在表決前重新陳述每項動議，以便錄音中能有清晰的字句。第二，如果您的平台沒有標記發言者，請大家在發言前先說出自己的名字。這兩者在會議中只花費幾秒鐘，卻能在審查時節省數分鐘。
AI 筆記助手如何發揮作用
現在許多會議工具都可以為您撰寫筆記。它們是會議記錄有用的初稿，但它們還稱不上是正式的會議記錄。
Google Meet 擁有一項名為「幫我記筆記」的功能。Google 的說明頁面指出，它可以「自動擷取會議筆記並整理在 Google 文件中，然後與您的團隊分享」。它需要「符合條件的 Google Workspace 版本或 Google AI 方案」。Google 建議將其「用於 15 分鐘至最多 8 小時的會議」。
Microsoft Teams 在會議回顧中提供 AI 摘要。Microsoft 的支援頁面指出：「AI 摘要適用於以支援語言轉錄的活動。」它補充道：「活動時間也必須達到 5 分鐘或以上。」這些功能列在 Teams Premium 下。
Teams 還配備了 Facilitator 代理。Microsoft 表示它能「摘要會議討論中的關鍵決策和未決問題」。它指出：「需要 Microsoft Copilot 授權才能將 Facilitator 新增至會議中。」
兩家公司都對準確性提出了警告。Microsoft 的回顧頁面指出：「某些 AI 生成的內容可能不準確、不完整或不合適。」這就是為什麼在核准之前仍需要人工審查會議記錄的原因。
筆記與會議記錄之間的差距在於結構。AI 筆記摘要了討論內容。而會議記錄則以固定的格式記錄動議、表決和負責人。
如何使用 AI 撰寫會議記錄
您也可以透過通用 AI 工具，根據錄音或逐字稿來撰寫會議記錄。當您的會議平台沒有 AI 筆記功能，或者您需要上述的正式格式時，這種方法非常有效。
以下是使用 Powerdrill Bloom 的三個步驟。
步驟 1：上傳錄音、逐字稿和議程
從素材開始。Powerdrill Bloom 的 Speech to Text 頁面指出，它能「在幾秒鐘內從您的音訊中獲取逐字稿、摘要和要點」。它列出的音訊格式包括 .mp3、.mp4 和 .m4a。
如果您已經有了逐字稿，請將其作為文件上傳。Text Summarizer 頁面介紹了一款能「在幾秒鐘內摘要小型或大型文字檔案」的工具。對於一個兩小時的董事會會議，逐字稿可能會長達許多頁，因此在起草正式記錄之前，先進行一次摘要會有所幫助。免費方案（Free plan）列出了「上傳 Excel、CSV、PDF 和文件」。同時也加入議程和前次會議記錄，以便 AI 能夠遵循相同的順序和名稱。
步驟 2：使用自然語言要求生成會議記錄
在一次請求中描述您想要的格式。例如：「請根據這份逐字稿撰寫正式的會議記錄。遵循議程順序。列出出席情況、每項動議的確切字句和提議人、表決結果，以及包含負責人和截止日期的待辦事項。省略討論內容。」
最後一條指令最為重要。它告訴 AI 應用《羅伯特議事規則》的原則，記錄「所做之事」，而非「所說之話」。
然後提出後續問題以檢查遺漏。例如「哪些議程項目沒有做出決議？」以及「誰被指派了沒有截止日期的任務？」可以找出常見的疏漏。
步驟 3：檢查草稿並送交核准
將草稿與議程及您自己的筆記進行比對。檢查每項動議的字句、表決票數以及每位負責人的姓名。Powerdrill Bloom 首頁指出：「每個數字都會附帶其背後的頁面、行和數據。」對於會議記錄而言，這意味著您可以將每一行內容追溯回逐字稿。
然後將草稿送交主席審查。羅格斯指南指出，筆記「應在會議結束後儘快打好，並核准其準確性以便分發」。如果您還需要在會議後簡報結果，我們的簡報後回顧指南涵蓋了後續跟進電子郵件。對於更長期的系列會議，AI Findings Generator 頁面則涵蓋了將「數十份逐字稿分組為具有代表性引言的主題」。
會議記錄範例
以下是一個非營利董事會的簡短範例。組織、姓名和數字均為虛構，僅用於展示格式。
Riverside Arts Council，董事會，例會。2026 年 10 月 14 日下午 6:00，社區活動室。主席：J. Rivera。
出席情況。出席：J. Rivera、M. Chen、A. Okafor、L. Grant、S. Patel。缺席：T. Wu。出席人數達到法定人數。
前次會議記錄。9 月 9 日的會議記錄經修正後通過。
財務主管報告。M. Chen 報告資金餘額為 $48,200。報告已獲接納。
動議 1。A. Okafor 提議「核准 $6,500 的預算用於春季青年工作坊」。動議以 4 比 1 通過。
待辦事項。L. Grant 將在 11 月 1 日前預訂工作坊場地。S. Patel 將在 11 月 7 日前起草贊助信。
散會。會議於下午 7:12 散會。會議記錄人員：S. Patel。
請注意省略了什麼。這裡沒有預算辯論的摘要，也沒有支持工作坊的人員名單。該記錄展示了決議、表決結果以及下一步由誰採取行動。
核准與修正會議記錄
會議記錄在團體核准之前並非最終版本，通常會在下一次會議上進行核准。主席會詢問是否有修正意見，然後會議記錄將照案通過或修正後通過。
《羅伯特議事規則》規定了修正的運作方式。其常見問題解答指出，在核准時做出的修正應「寫入被核准的會議記錄本文中」。隨後會議的會議記錄「應僅指出會議記錄已『修正後通過』，而無需具體說明修正內容是什麼。」
核准後的修正則遵循不同的途徑。常見問題解答指出，這些修正可以「透過『修改已通過決議』的動議來進行」。
保留每個核准的版本。如果您使用 AI 重新起草，請標記該團體核准的是哪份草稿，以免有人將 AI 版本與官方記錄混淆。
常見的會議記錄錯誤
在送交核准會議記錄之前，請注意以下錯誤。
- 寫成逐字稿：會議記錄是記錄決議，而不是每一條評論。
- 遺漏動議的確切字句：動議的摘要可能會改變其原意。請複製最終的字句。
- 沒有負責人或截止日期：沒有姓名和日期的待辦事項很少能完成。
- 將 AI 筆記作為最終會議記錄發送：AI 摘要可能不完整，因此請先進行檢查。
- 拖延太久：記憶會隨時間淡忘，因此請在會議結束後儘快起草會議記錄。
- 遺漏出席情況：沒有它，您就無法證明出席人數達到了法定人數。
想要更快速地完成初稿嗎？在您下一次會議中，搭配逐字稿和議程試用 Powerdrill Bloom。
常見問題
會議記錄中應包含哪些內容？
會議記錄應包含團體名稱、會議類型、日期、時間和地點，以及會議主席。它們應記錄出席情況、前次會議記錄的核准、每項動議及其結果、報告、包含負責人和截止日期的待辦事項，以及散會時間。
如何使用 AI 撰寫會議記錄？
錄音或轉錄會議，然後將逐字稿和議程上傳至 AI 工具。要求它按照議程順序，列出出席情況、動議、表決和待辦事項，並省略討論內容。在送交核准之前，對照您的筆記檢查草稿。
ChatGPT 或 Copilot 可以撰寫會議記錄嗎？
AI 助手可以根據您提供的逐字稿起草會議記錄。在擁有 Copilot 授權的情況下，Teams 中的 Copilot 可以透過 Facilitator 代理來摘要決策。在任何情況下，在會議記錄獲得核准之前，都應由人工檢查動議、表決和負責人。
會議筆記和會議記錄有什麼區別？
會議筆記是非正式的，可以包含討論和想法。會議記錄則是決策的正式紀錄。《羅伯特議事規則》指出，會議記錄是「會議上所做之事的紀錄，而不是所說之話的紀錄」。
會議記錄需要逐字記錄嗎？
不需要。會議記錄記錄的是決策、動議和表決，而不是每一個字。麥迪遜市的律師建議會議記錄人員絕不要「充當速記員並逐字記錄所有內容」。如果您的團體需要，請另外保留錄音或逐字稿。
資料來源：《羅伯特議事規則》常見問題解答 · 麥迪遜市律師辦公室，撰寫委員會會議記錄 · 羅格斯大學人力資源部，撰寫會議記錄 · Google Meet 說明，幫我記筆記 · Microsoft 支援，Microsoft Teams 中的回顧 · Microsoft 支援，Microsoft Teams 會議中的 Facilitator。