如何透過 AI 撰寫簡報後總結：逐步指南

簡報後摘要是您在簡報結束後發送的簡短書面記錄。它的作用是將數據、決策和負責人傳達給不在場的人員。本指南將介紹您的會議平台已經產生的內容、其局限性，以及從來源檔案撰寫其餘內容的三個步驟。

數據簡報後的摘要有何作用

您進行了一場簡報。十分鐘後，某個錯過會議的人詢問會中做出了什麼決定。

簡報本身無法回答這個問題。簡報是為了搭配口頭說明而設計的，畫面上呈現的投影片可能只有一張圖表和四個字。錄影也無法完全解答，因為沒有人會為了尋找一個數字而觀看四十分鐘的影片。

簡短的書面筆記則介於兩者之間。它便於快速瀏覽，且即使被轉寄給完全不了解背景狀況的第三方，依然能讓人看懂。

有三件事讓這份摘要值得撰寫：畫面上呈現的數據、達成的決策，以及接下來由誰負責什麼工作。其他所有內容都是選填的。

這比大多數人想像的範圍還要窄，而這種精簡正是關鍵所在。一頁試圖完整記錄會議過程的內容，往往只會被草草瀏覽，然後被忽略。

您的會議平台已經為您提供了什麼

現代會議工具會自動產生摘要物件，而且它比大多數人想像的還要完整。

根據 Microsoft 的說明文件，在 Teams 活動（「包括已錄製或轉錄的會議、市政廳會議、網路研討會和通話」）結束後即可取得摘要。Microsoft 表示，在摘要中「您可以找到活動錄影、逐字稿、共用檔案、筆記、自訂摘要、議程和後續任務」。

分享功能是內建的。您只需打開它，選擇「分享」，然後「新增收件者姓名、電子郵件、群組或標籤」。

這些自動化功能有明確的限制。Microsoft 指出「目前不提供臨時活動的摘要通知、筆記和內容」，因此未排程的通話可能不會產生摘要。AI 摘要需要支援的轉錄語言，且「活動時間也必須達到五分鐘或更長」。

更豐富的功能則需要授權。智慧摘要被描述為 Teams Premium（「一種附加授權」）的一部分。Microsoft 表示，這也可以透過 Copilot 授權取得。時間軸標記（包括「顯示某人何時分享螢幕」的螢幕分享標記）也列在相同的級別中。

平台摘要的局限性

限制不在於品質，而是在於來源素材。

Microsoft 直接指出：「AI 產生的內容是基於活動逐字稿，並由 GPT 和其他 AI 模型提供支援。」Microsoft 還警告說「某些 AI 產生的內容可能不準確、不完整或不適當」。

逐字稿記錄了人們說過的話。但在數據簡報之後，大部分內容並不是用說的，而是用展示的。當投影片上顯示包含十二個月份數據和區隔拆分的圖表時，逐字稿中可能只會記錄「下半年營收有所增長」。

共用檔案確實會隨之傳送，這確實很有用。但說明文件並未說明如何從這些附件中計算數據並將其寫入摘要中。

因此，數據仍然必須由人工提取，或從檔案中單獨產生。如果只有一張圖表，這是一項簡單的工作；但如果是包含二十張投影片的簡報，這將會是一項耗時的工作。

填補這一差距正是書面摘要的全部工作，而且其工作量小到可以一次完成。

如何使用 AI 撰寫簡報後摘要

請從製作簡報的來源檔案開始著手，而不是從簡報本身或逐字稿開始。這樣一來，摘要和投影片的內容在結構上就能保持一致。

步驟 1：上傳來源檔案，而非錄音檔

登入 Powerdrill Bloom並上傳產生圖表的匯出檔案。免費方案中列出了 Excel、CSV、PDF 和 docs 文件檔案。

如果您也有音訊，請一併加入。音訊上傳功能列在 語音轉文字 頁面上，該功能可產生逐字稿、摘要和要點。

步驟 2：描述受眾與決策

用自然語言說明閱讀對象是誰。是與會人員、錯過會議的人，還是只想看第一段的主管。然後指出會中討論的決策。

要求在列出數據時註明其來源欄位。這項單一指令能讓摘要變得可供核對，而不僅僅是便於閱讀。

步驟 3：要求提供包含負責人和日期的單頁內容

要求將單頁內容分為四個區塊：做出了什麼決策、每個決策背後的數據、待解決的問題，以及誰在何時之前完成什麼工作。

特意將其控制在一頁之內。在 Pro 方案中，輸出內容包括 Office 文件，因此相同的內容可以作為附件發送，而不需要貼到電子郵件本文中。

如果受眾是聊天頻道而非收件匣，也可以要求提供三行版本：決策、數據、負責人。這通常是頻道成員唯一會閱讀的內容。

摘要中應包含哪些內容

要素	是否包含？	原因
達成的決策	是	這是任何人打開此訊息的原因
每個決策背後的數據	是	它們出現在投影片上，而不是逐字稿中
負責人和日期	是	沒有它們，摘要就只是新聞報導而已
待解決的問題	是	它們是下一次會議的議程
完整逐字稿	否	已儲存在平台中且可供搜尋
重述每張投影片	否	這與您隨附的簡報內容重複

逐字稿這一列是人們最容易出錯的地方。它已經儲存在會議平台中且可供搜尋，因此將其貼進來只會增加篇幅，而無法提供具體答案。

負責人這一列是人們最容易忽略的地方。一個沒有指派負責人的決策，往往會變成下一次會議的第一個討論項目。

何時發送

當天發送，並與簡報放在同一封訊息中。

如果在一週後才發送，它就會變成無人理會的封存文件。與簡報一同發送則能建立閱讀順序：先看摘要，再看投影片細節。

某些書面報告是定期循環產生的，而不是針對單次會議。對於這些報告，利害關係人更新是更好的格式，且它遵循不同的節奏。

值得避免的常見錯誤

直接轉寄未經修改的 AI 摘要。 它是根據逐字稿產生的，因此反映的是對話內容而非數據。它是討論過程的不錯初稿，但卻是糟糕的結果草稿。

撰寫決策時未附帶數據。 「我們同意將支出轉移到第二個管道」會引來「轉移了多少？」的後續追問。請將數據放在同一個句子中。

未明確指定負責人。 如果兩個人都理所當然地認為對方會處理，那麼最後誰也不會處理。

手動重新輸入投影片中的數據。 這是摘要最容易悄悄出錯的地方，因為輸入錯誤的數字看起來與真實數據一模一樣。請改為從來源檔案中產生。

發送數據，而不僅僅是筆記

您的會議平台已經解決了儲存問題。錄影、逐字稿、檔案和任務都已收集完畢，無需您費心即可進行分享。

剩下的是只有來源數據才能解答的部分：數據究竟是多少，以及團隊決定對此採取什麼行動。直接從匯出檔案（而非簡報）著手，可以一次免除重新輸入的麻煩與出錯的風險。

如果簡報本身仍需製作，Excel to PPT 頁面涵蓋了這一半的工作。AI report generator 頁面則涵蓋了更長的書面版本。若要從投影片背後的檔案撰寫您的下一份摘要，請嘗試使用 Powerdrill Bloom。

常見問題

什麼是簡報後摘要？

它是您在簡報後發送的簡短書面記錄。它涵蓋了做出的決策、這些決策背後的數據，以及誰負責後續步驟。它的撰寫目的是為了讓不在場的人也能閱讀。

摘要與會議記錄有何不同？

會議記錄旨在依序記錄討論內容。而摘要則記錄結果，因此它以決策和數據為主導，並省略了大部分的對話內容。

Microsoft Teams 會幫我撰寫摘要嗎？

Teams 會產生包含錄影、逐字稿、共用檔案、筆記、自訂摘要、議程和後續任務的摘要。其中的 AI 摘要是根據活動逐字稿產生的，而智慧摘要功能則需要 Teams Premium 或 Copilot 授權。

簡報後摘要應該多長？

一頁，或大約是一封簡短電子郵件的長度。如果內容更長，細節應該放在隨附的簡報中。

我應該何時發送？

當天發送，並與簡報放在同一封訊息中。晚些發送會使其降格為單純的記錄，而其目的在於推動下一步的進展。