如何利用自有資料設定 KPI 目標（無需憑空猜測）
一個站得住腳的 KPI 目標包含三個部分。第一是根據您自身歷史紀錄所制定的基準。第二是說明該數值如何提升的具體機制。第三是提供一個範圍，而非單一數字。大多數團隊會忽略這三點，直接在去年的基礎上增加百分之二十。
這種捷徑與其說是懶惰，不如說是缺乏依據。它所產生的數字在評估會議中無人能為其辯護，也無法作為規劃的依據，因為這個數字背後沒有任何論點支持。
本指南將介紹首先需要收集哪些資料、如何手動建立目標，以及在什麼情況下，手動方式將不再值得您投入時間。
開始之前需要準備什麼
您需要足夠的歷史資料來觀察常態波動。八到十二個完整週期是實際上的最低要求，少於六個週期則會讓這項工作變成多此一舉的憑空猜測。
您還需要固定指標的定義。如果活躍用戶的定義在三月發生了變化，那麼三月之前和之後的數據序列就是披著同一個名字的兩個不同指標。
在進行任何計算之前，有三件事值得先確定下來。
週期。 週目標和季目標的表現有所不同。週數據的雜訊較多，因此週目標需要設定更寬的容許範圍。
驅動因素。 您無法影響的目標只能算是預測。寫下團隊實際上會採取什麼行動來推動這個數字，因為這些行動才是目標的真正核心。
上限。 某些指標有其硬性限制。例如轉換率不能超過 100%，而客服團隊處理的工單數量也不可能超過收到的總量。
在計算之前，還有一件事值得寫下來：這個 KPI 目標是給誰看的。用於分配預算之目標所需的信心水準，與用於激勵團隊之目標截然不同。前者應該偏向保守，而後者則可以設定一個具挑戰性的目標值。
如何手動制定
選項 1：建立基準及其常態範圍
記錄過去八到十二個週期的中位數，而非平均值。中位數不會受到單一異常週的影響，但平均值會。
接著記錄該區間內的最大值與最小值。這個差距就是您的常態範圍，也是這項工作中最有用的單一數值。設定在範圍內的目標稱不上是目標，而超出範圍三倍的目標則只是不切實際的願望。
如果數據序列具有季節性趨勢，請進行同類對比。將今年的十二月與往年的十二月進行比較，而不是與十一月比較。
選項 2：先選擇機制，再決定數字
從三種機制中選擇一種，並說明您使用的是哪一種。
趨勢延續。 擬合近期的斜率並向外延伸。這適用於驅動因素穩定且沒有結構性變化的情況。
產能。 根據團隊實際能做到的工作量來推算。員工人數乘以吞吐量會設定一個上限，這是任何雄心壯志都無法逾越的。
縮小差距。 找出您已經達到的最佳週期表現，並以更穩定地達到該水準為目標。這是最站得住腳的機制，因為您已經有證據證明這個數字是可以實現的。
只有在選定機制之後，才應該寫下具體數字。沒有機制支持的數字，充其量只是個人偏好。
選項 3：在承諾前進行壓力測試
詢問必須滿足哪些條件才能達成目標。如果坦白的答案涉及一個已經停滯了一年的管道，那麼這個目標其實已經注定失敗。
接著進行反向檢查。查看並統計所有超越該目標的歷史週期。如果從未有過，代表您正在要求一項前所未有的突破，而計畫中應該明確指出這一點。
最後，設定一個範圍而非單一數值。承諾目標值與挑戰目標值能向讀者傳達比單一數字多得多的資訊，且在遇到表現不佳的月份時也更具彈性。
手動方式在何處會遇到瓶頸
制定第一個目標需要花費一個下午。問題在於，目標永遠不可能只設定一次。
每個細分維度都會使工作量倍增。針對四個區域和三條產品線制定目標，意味著需要處理十二個基準、十二個範圍和十二次季節性檢查。沒有人會每季重新做一次，因此細分目標往往是透過直接平分總量來設定的。這就是為什麼某個區域最終會分到一個它從未接近過的數字。
修正會讓情況變得更糟。當計畫在第二個月發生變更時，每個基準都必須根據新定義重新計算。這種工作非常機械化，而這恰恰是往往會被省略的工作。
此外還有一個隱形代價。由於重新建構的成本很高，上一季的 KPI 目標往往會被直接沿用。如此一來，這個數字描述的將是一個已不復存在的業務狀況，而評估會議也會變成針對目標本身的爭論，而非針對實際工作的討論。
結果可想而知。目標偏離了當初支持它們的數據，而評估會議則演變成一場爭論——爭論這個數字當初是否真的切合實際。
如何使用 Powerdrill Bloom 設定 KPI 目標
步驟 1：上傳您的歷史資料
上傳包含您逐期歷史紀錄的檔案。Powerdrill Bloom 會在檔案匯入時分析各欄位，因此數據序列中的缺失值和不一致的週期標籤會在扭曲基準之前就被找出來。
步驟 2：用自然語言描述目標邏輯
詢問組成要素，而非直接要答案。要求提供過去十二個週期的中位數和範圍，並按細分維度拆分，同時標記出任何季節性模式。
接著直接詢問機制問題。詢問哪些細分維度已經超越了提議的數字，以及頻率如何，這樣一來，縮小差距的目標背後就有證據支持。
步驟 3：匯出圖表、報告或簡報
匯出基準表、顯示範圍的趨勢圖，或是可以附加在計畫中的簡短書面說明。
為什麼這比每季重新建構基準更好
| 手動方式 | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| 每個細分維度的基準 | 手動逐一處理 | 一次詢問所有細分維度 |
| 季節性比較 | 重新建構同類對比區間 | 要求進行同期比較 |
| 檢查目標是否可行 | 手動檢視歷史紀錄 | 詢問該目標已被超越過幾次 |
| 下一季 | 重複整個過程 | 上傳新週期的資料 |
改變行為的關鍵在於第三行。當檢查可行性只需要提出一個問題時，您會檢查每一個細分維度。但當這需要花費一個小時，您只會檢查您已經懷疑的那一個，而其餘的則在未經檢驗的情況下直接發布。
常見錯誤
直接在去年的基礎上增加一個整數百分比。 這沒有任何機制支持，因此沒人能說出要如何實現它。它還會繼承去年所有異常的狀況。
僅發布單一數字。 單一目標值會隱藏您實際面臨的不確定性。承諾目標值與挑戰目標值在傳達相同雄心壯志的同時，也能在表現不佳的月份中存續下來。
忽略常態範圍。 設定在歷史波動範圍內的目標，即使什麼都不做也能達成，這會讓團隊認為目標只是擺設。
僅針對落後指標設定目標。 營收目標雖然無庸置疑，但無法直接執行。請將每個落後指標與團隊本週可以推動的指標進行配對。我們關於什麼是統計顯著性的文章介紹了過度解讀微小波動的陷阱。
在週期中途更改指標定義。 這會使對比在無形中失效，目標也悄悄變得毫無意義。請固定定義，或者重述整個歷史數據。
設定無法每週衡量的 KPI 目標。 如果數據要到季末才能得知，就沒人能進行修正。請選擇在週期內可觀察到的指標，即使它是替代指標也行。
按員工人數平分公司目標。 這看似公平，卻忽略了不同細分維度具有不同的基準。一個轉換率只有一半的區域需要的是不同的數字，而不是相同的數字。
結論
目標是一個論點，而非一個數字。從您自身的歷史紀錄中取得中位數和範圍。指出能提升該數值的機制。檢查該數字已被超越過幾次，然後發布一個範圍，而非單一數值。
破壞這種實踐方式的，是每季重新建構的工作，尤其是在細分維度倍增之後。如果您的規劃時間都花在這些事情上，不妨針對您的歷史檔案試用 Powerdrill Bloom。另請參閱我們關於如何從試算表建立 KPI 儀表板、什麼是數據儀表板、執行敘述性統計的指南，以及 auto insights 頁面。
常見問題
沒有歷史資料時，該如何設定 KPI 目標？
使用產能機制而非趨勢。推算出團隊實際能交付的工作量，設定一個刻意放寬的範圍，並將前兩個週期視為衡量期，而非績效評估期。
我需要多少歷史資料才能建立基準？
八到十二個完整週期是實際上的最低要求。少於六個週期會使常態波動無法估算，這意味著您設定的任何目標都與憑空猜測無異。
KPI 目標應該是單一數字還是範圍？
範圍。承諾目標值與挑戰目標值在展現不確定性的同時，也能表達相同的雄心壯志。此外，當某個週期的表現不佳時，它們也更具承受力。
為什麼「去年加 20%」是一個糟糕的目標？
因為它背後沒有機制支持，所以沒人能說出要採取什麼行動才能達成。它還會延續去年所有異常的狀況，包括一次性的暴增。
目標應該多久評估一次？
每季評估一次基準，並在指標定義或計畫發生變更時評估目標本身。過於頻繁地評估會使目標變成預測，從而失去其規劃價值。