如何製作銷售報告：完整指南
製作銷售報告時，先決定讀者是誰以及該報告要支援哪項決策。接著擷取一段明確期間的銷售資料，挑選五到七個指標，並將每一項與目標及上一個期間進行比較。在頂部用兩三句話總結結果，為每個重點加入一張圖表，最後列出後續採取的行動。
本指南涵蓋了銷售報告的定義、應包含的指標、簡單的結構，以及如何透過 Excel 的 PivotTable 製作報告。此外，還會展示如何利用 AI 製作銷售報告，並提供範例與應避免的錯誤。
什麼是銷售報告
銷售報告是特定期間內銷售活動與結果的摘要。它能告訴經理銷售了什麼、由誰銷售，以及團隊進度是否達標。
大多數團隊使用幾種常見類型：
- 每日或每週銷售報告。 關於活動、新交易和目前營收的簡短更新。
- 每月銷售報告。 相對於目標的結果、趨勢及其背後的原因。
- 季度銷售回顧。 從區域、產品和團隊角度對績效進行更廣泛的檢視。
- 管道報告。 按階段列出的未結案交易，包含預期價值和結案日期。
每種類型回答不同的問題。週報問的是「我們的進度跟得上嗎？」季度回顧問的是「我們應該改變什麼？」在建立任何內容之前，請先讓格式與問題相匹配。
開始之前：你需要準備什麼
在開始之前收集以下資料：
- 該期間的銷售資料。 CRM 匯出檔、訂單清單或銷售點系統匯出檔皆可。
- 目標。 按團隊、區域或產品劃分的配額或目標。
- 上一個期間的結果。 你需要一個基準來進行比較。
- 明確的讀者。 銷售經理、財務主管和高階主管各自需要的細節程度不同。
- 試算表。 對於大多數報告來說，Excel 或 Google Sheets 就足夠了。
先清理資料。刪除重複項、修正日期格式，並確保每一列代表一筆銷售。Microsoft 的 Excel 指南指出：「您的資料應組織在具有單一標題列的欄位中。」這條規則能讓後續的每個步驟都變得更容易。
挑選關鍵指標
當銷售報告顯示所有數字時，它就是失敗的。請挑選五到七個與讀者決策相關的指標。
| 指標 | 顯示內容 | 常用公式 |
|---|---|---|
| 營收 | 該期間的總銷售額 | 已結案銷售額之和 |
| 營收 vs. 目標 | 團隊進度是否達標 | 營收 / 目標 |
| 交易或訂單數量 | 銷售量 | 已結案銷售筆數 |
| 平均交易規模 | 典型銷售的價值 | 營收 / 交易數量 |
| 勝率 | 交易結案的頻率 | 贏得的交易 / 已決定的交易 |
| 管道價值 | 可能很快結案的營收 | 未結案交易之和 |
| 按細分市場劃分的營收 | 銷售來源 | 按區域、產品或業務代表拆分的營收 |
根據受眾進行選擇。銷售經理關心業務代表的勝率和管道。財務主管關心營收與目標的對比以及預測。高階主管則想要營收、趨勢以及背後的一兩個原因。
美國小企業管理局 (SBA) 提供了一條實用的衡量規則。它建議你「在衡量行銷工作有效性時保持一致」。這同樣適用於銷售。每個期間使用相同的定義，這樣趨勢才有意義。
簡單的銷售報告結構
這是一個適用於大多數月報的結構。
- 摘要。 兩三句話：營收、與目標的對比以及主要原因。
- 關鍵指標。 一個包含五到七個指標的小表格，附上上期數據與目標。
- 趨勢。 過去六到十二個期間的營收折線圖。
- 拆分。 按區域、產品或業務代表劃分的營收長條圖。
- 管道。 按階段和預期結案月份列出的未結案交易。
- 贏單與輸單。 最大規模的贏單與輸單交易，並附上簡短原因。
- 行動。 團隊下一步要做什麼，包含負責人和日期。
將摘要放在頂部。許多讀者讀到那裡就會停止。如果摘要回答了他們的問題，報告就完成了任務。
SBA 還建議你「解釋客戶決定購買後採取的每個步驟」。關於交易在哪裡停滯的簡短說明，有助於讀者理解管道部分。
針對不同讀者的銷售報告格式
相同的資料可以產出截然不同的報告。請根據閱讀者調整深度和期間。
給銷售經理：週報。 保持在一頁以內。顯示本週結案的交易、目前相對於每月目標的營收，以及按業務代表劃分的管道。加入一份有風險交易的簡短清單。經理閱讀它是為了決定本週誰需要幫助，因此要點名交易和負責人。
給財務部門：月報。 以營收對比目標及對比上月為開頭。加入平均交易規模、為了結案而給予的價格折扣，以及任何大額退款或折讓。財務部門使用它來更新預測和現金計劃，因此精確的數字比圖表更重要。包含關於營收計算方式任何變動的說明。
給領導層：季度回顧。 從四到八個季度的趨勢開始，而不是一個月。顯示按細分市場劃分的營收、最大的贏單與輸單，以及你建議的兩三個變動。領導者閱讀它是為了決定投資方向，因此要將每個數字與決策聯繫起來。
給客戶或合作夥伴：帳戶報告。 某些團隊會向公司外部發送銷售報告，例如發送給經銷商。僅顯示他們的帳戶，使用他們的產品名稱，並移除內部目標或利潤率。
無論格式如何，請遵守一條規則。每個數字都需要比較，而每個比較都需要簡短的原因。一份說明營收增長 8% 的報告，不如一份說明營收增長 8% 是因為兩筆大訂單提前結案的報告有用。
如何透過 Excel 的 PivotTable 製作銷售報告
PivotTable 是手動彙總銷售資料最快的方法。Microsoft 將其描述為「一個強大的工具，可用於計算、彙總和分析資料，讓您查看資料中的比較、模式和趨勢」。
以下是 Windows 版 Excel 的基本流程：
- 選取包含銷售資料的儲存格。
- 選取「插入」，然後選取「樞紐分析表」。
- 選擇「新工作表」，然後選取「確定」。
- 在「樞紐分析表欄位」窗格中，勾選您需要的欄位。
Microsoft 解釋了欄位預設的放置位置。文字欄位進入「列」，日期進入「欄」，而「數值欄位則新增至值」。例如，將「區域」放在「列」，「月份」放在「欄」，「營收」放在「值」。
從那裡，為產品或業務代表新增篩選器。然後插入「樞紐分析圖」以視覺化方式顯示相同的摘要。
有一個步驟很容易忘記。Microsoft 指出，當您新增資料時，「任何建立在該資料來源上的樞紐分析表都需要重新整理」。在發送報告前請先重新整理。
我們關於如何在 Excel 中製作樞紐分析表的指南對 PivotTable 有更深入的介紹。
加入能說故事的圖表
圖表能讓銷售報告閱讀起來更快。為每個重點使用最簡單的圖表。
- 折線圖 用於顯示隨時間變化的營收。
- 長條圖 用於顯示按區域、產品或業務代表劃分的營收。
- 堆疊長條圖 用於顯示按階段劃分的管道。
- 表格 用於顯示讀者可能需要複製的精確數字。
為每個圖表加上一個說明發現的標題。「西部地區增長 18% 並帶動了大部分收益」比「按區域劃分的營收」更好。將目標加入為一條線或標記，以便讀者一眼看出差距。
每頁或每張投影片限制一張圖表。如果一張圖表需要一個段落來解釋，那它可能是錯誤的圖表。在每個圖表中，為相同的區域或產品使用相同的顏色。這樣讀者就能在每份報告中一眼認出某個區域。避免使用 3D 效果和切片過多的圓餅圖，這會使接近的數值難以比較。
如何利用 AI 製作銷售報告
每週手動建立相同的報告非常耗時。AI 工具可以讀取匯出檔、計算指標，並起草圖表和摘要。
以下是使用 Powerdrill Bloom 的三個步驟：
步驟 1：上傳您的銷售資料
從您已有的檔案開始。這可能是 CRM 匯出檔、訂單清單，或是 Excel 或 CSV 格式的上一季度目標。
其 AI Business Review Generator 會要求您「上傳績效資料 KPI、財務資料、客戶資料和 OKR 進度」。免費方案列出「上傳 Excel、CSV、PDF 和文件」。
步驟 2：使用自然語言要求報告
描述您需要的報告。例如：「製作一份每月銷售報告。顯示營收對比目標、勝率和平均交易規模。按區域和業務代表拆分營收，並總結任何變動的主要原因。」
業務回顧頁面列出了諸如「包含 KPI 差異和根本原因標註的 MBR 單頁報告」等輸出。它還提供「按職能劃分狀態的每週領導層計分卡」。
對於前瞻性報告，AI Revenue Forecast Generator 可以「按團隊、細分市場和階段預測管道加權營收」。
步驟 3：檢查數字並設定時程
對照原始匯出檔檢查兩三個數字，例如總營收和頂尖業務代表的總額。首頁指出：「每個數字都會附帶頁面、列和背後的數據。」
如果報告每週或每月重複，請將其設定為按時程執行。其 Scheduled Agent 可「每天、工作日、每週或每月」執行。更新日誌指出：「每次執行都會準時完成，並將結果傳送到您的工作區。」
銷售報告範例
這是一份虛構公司 Summit Outdoor Supply 的簡短月報。以下所有名稱和數字均為虛構。
摘要：「十月營收達到 $412,000，高出目標 3%。增長來自西部地區和新的帳篷系列。隨著交易量增加，勝率略有下降。」
| 指標 | 十月 | 九月 | 目標 |
|---|---|---|---|
| 營收 | $412,000 | $385,000 | $400,000 |
| 結案交易數 | 164 | 150 | 160 |
| 平均交易規模 | $2,512 | $2,567 | $2,500 |
| 勝率 | 31% | 33% | 32% |
| 未結管道 | $930,000 | $880,000 | — |
拆分：西部地區月增 18%，目前佔營收的 36%。其他地區持平。
贏單與輸單：最大的贏單是來自一家區域零售商的 $24,000 訂單。最大的輸單是一筆因交貨時間而損失的 $19,000 交易。
行動：在 11 月 15 日前為大額訂單增加第二種運送選項。下週與西部團隊檢討勝率下降的情況。
請注意這個範例的做法。摘要用三句話回答了主要問題。每個指標都有比較，每個行動都有日期。
如何分享銷售報告並保持其時效性
報告只有在人們閱讀並信任它時才有幫助。
在固定日期發送。 週一的週報或每個月第一個週二的月報能建立習慣。
保持格式穩定。 讀者會學會看哪裡。只有在問題改變時才更改版面配置。
需要時將其轉化為投影片。 對於季度回顧，相同的指標會變成一份簡短的簡報。我們關於如何製作銷售簡報的指南涵蓋了該步驟。
閉環管理。 每份報告開頭先註明上期行動的進展。這顯示了報告能帶來改變。
常見的銷售報告錯誤
指標過多。 一頁紙上的二十個數字會掩蓋最重要的三個。
沒有比較。 單獨的營收數字意義不大。請將其與目標和上期進行對比。
定義變動。 如果「營收」在一個月包含退貨，而下個月不包含，趨勢就會中斷。
沒有解釋。 沒有原因的數字會讓讀者猜測。請加入一兩句關於原因的說明。
資料過時。 未重新整理的 PivotTable 會顯示上週的數字。發送前請先重新整理。
沒有行動。 以表格結尾的報告不會引發任何改變。請以隨後的步驟結尾。
如需報告背後的更深層分析，請參閱我們關於如何利用 AI 分析銷售與行銷資料的指南。
想要從您自己的匯出檔中獲得初稿嗎？試試 Powerdrill Bloom，使用上個月的銷售資料，並要求一份包含營收對比目標的每月銷售報告。
常見問題
銷售報告中應該包含什麼？
銷售報告應包含簡短摘要、五到七個關鍵指標以及營收趨勢。它還應按區域、產品或業務代表拆分營收，並顯示管道。將每個指標與目標及上期進行比較。最後列出結果所要求的行動。
如何在 Excel 中製作銷售報告？
將您的銷售資料組織在具有單一標題列的欄位中。選取資料，選擇「插入」，然後選取「樞紐分析表」，並將其放置在新工作表中。將區域或產品新增至「列」，營收新增至「值」，然後插入「樞紐分析圖」。當新資料到達時，重新整理樞紐分析表。
銷售報告和銷售預測有什麼區別？
銷售報告總結了某個期間已經發生的事情。銷售預測則估計未來期間將發生的事情，通常來自管道資料。許多月報包含一個簡短的管道部分，將兩者聯繫起來。
應該多久製作一次銷售報告？
這取決於讀者。銷售經理通常希望每週獲得關於活動和管道的報告。財務和領導層通常希望獲得每月對比目標的結果以及季度回顧。每次保持相同的日期和格式。
AI 可以製作銷售報告嗎？
可以。AI 工具可以讀取 CRM 或訂單匯出檔，計算營收、勝率和其他指標，並起草圖表和摘要。Powerdrill Bloom 將每個數字連結到其來源，並可以按時程執行定期報告。在分享之前請檢查幾個數字。
來源： Microsoft 支援，建立樞紐分析表以分析工作表資料 · 美國小企業管理局，管理您的業務。詳情讀取於 2026 年 10 月 28 日。