Google Workspace Studio：最新功能、使用案例與替代方案 (2026)

Powerdrill Bloom·2026年9月24日

Google Workspace Studio 是 Google 用於在 Gmail、Sheets、Drive、Chat 和其他應用程式之間建立自動化流程的工具，並內建了 Gemini 步驟。在 2026 年 9 月 17 日，Google 新增了自訂啟動器、自訂步驟、第三方整合和 webhook。這些功能共同將流程擴展到 Google Workspace 之外的工具和服務。

本指南介紹了有哪些變更、適用對象、需要規劃的限制，以及現在切合實際的使用案例。最後將提供值得比較的替代方案。所有細節均來自 Google 截至 2026 年 9 月 23 日的官方公告和說明網頁。

9 月 17 日推出了哪些新功能

Google 於 2026 年 9 月 17 日（星期四）在 Workspace Updates 部落格上宣布了此項更新。該文章介紹了流程的四項功能：自訂啟動器、自訂步驟、第三方整合和 webhook。

Google 坦白地說明了其目標。這些新增功能讓使用者能夠「直接在 Workspace Studio 的流程中連接自訂的 Google Apps Script 函式、整合第三方服務，並觸發外部 webhook」。

部署是分階段進行的。管理員設定已於 9 月 17 日開始出現。採用「快速發布」（Rapid Release）網域的終端使用者自 9 月 21 日起即可看到這些功能。採用「定期發布」（Scheduled Release）網域的用戶則從 9 月 30 日開始逐步部署，最多可能需要 15 天。

這四項功能預設皆為關閉。管理員必須先在管理主控台（Admin console）中啟用它們，其他人才能使用。

流程是如何組成的

每個流程都包含兩個部分。啟動器決定流程何時執行，而步驟則決定流程執行什麼操作。

啟動器可以是事件、排程或手動觸發器。步驟可以是操作（例如撰寫回信草稿）或通知（例如 Google Chat 中的訊息）。您可以在單一流程中串聯多個步驟。

Google 的說明中心提供了三個簡單的範例。流程可以將電子郵件附件儲存到 Drive 資料夾。當有人提交 Google 表單時，它可以在 Chat 中通知您。它還可以分析新郵件並向您傳送 AI 生成的摘要。

流程是在電腦上透過支援的瀏覽器建立的。流程啟用後，即可在任何裝置上執行。

逐一介紹四項新增功能

自訂啟動器

當 Google Workspace 外部發生某些事件時，自訂啟動器會啟動流程。Google 提供的範例包括 Airtable 中的新記錄、傳入的 webhook 或支援工單更新。開發人員可以使用 Apps Script 或 HTTP 外掛程式來建立這些啟動器，然後進行私下共用或發布到 Google Workspace Marketplace。

自訂步驟

自訂步驟可在流程執行期間執行您自己的邏輯。Google 提供的範例包括發布訊息、建立任務或傳送簡訊。對於擁有內部服務且現成整合方案無法涵蓋的團隊來說，這是一個理想的途徑。

第三方整合

此功能目前處於 Beta 測試階段。首波支援清單包括 Asana、Confluence、HubSpot、Jira、Mailchimp、QuickBooks、Salesforce 和 Slack。您只需連接一次服務，即可像其他步驟一樣，直接從流程編輯器中選取其步驟。

Webhook

Webhook 步驟會向您提供的 URL 傳送 HTTP 請求。它支援 GET、POST、PUT、PATCH 和 DELETE。目標必須是靜態 URL，且 Google 表示基於安全考量，該處不允許使用變數。回應會以變數形式傳回，供後續步驟使用。

誰可以使用 Workspace Studio

存取權限取決於帳戶類型。Google 的說明網頁列出了以下適用的工作和學校版本，且公告中針對新功能也列出了相同的適用範圍。

帳戶類型	Google 列出的適用版本
Business	Business Starter, Standard, and Plus
Enterprise	Enterprise Standard and Plus
Education	Education Fundamentals, Standard, and Plus
附加元件	Google AI Pro for Education, Teaching and Learning, AI Expanded Access
個人帳戶	需要 Google Workspace Experiments

除了版本限制外，還適用兩個條件。對於工作或學校帳戶，管理員必須在帳戶中啟用 Gemini。學校帳戶中未滿 18 歲的使用者完全無法使用 AI 功能。

個人帳戶還有進一步的限制。關於 AI 步驟的說明網頁指出，個人帳戶無法與他人共用流程。

Google 的網頁將 Workspace Studio 描述為這些版本和附加元件的一部分。他們並未為其列出單獨的價格。

建立前值得了解的限制

Google 公布了四項限制，並指出這些限制可能會有所變動。

已建立的流程： 每位使用者最多 25 個，無論其處於啟用或關閉狀態。
自 Gmail 啟動的流程： 從 Gmail 事件啟動的動態流程不得超過 25 個。
每個流程的步驟數： 最多 20 個。
每日執行限制： 所有流程在 24 小時內合併執行的次數上限。

每日限制是最棘手的限制。一旦達到上限，您的動態流程將停止執行，直到限制重設為止。Google 建議了兩種解決方法：降低排程流程的執行頻率，以及讓啟動器更加具體，以便僅在需要時才觸發。

Sheets 有其專屬的規則。對於監控或更新試算表的流程，欄位名稱必須從儲存格 A1 開始。每個名稱必須位於單一未合併的儲存格中，且必須是唯一的。

現在切合實際的使用案例

新功能改變了哪些工作值得進行自動化。有了這些功能，流程可以在一個系統中啟動，並在另一個系統中完成。

工單分類。 支援工單更新啟動流程，Gemini 對其進行摘要，並由 Jira 留言記錄該摘要。
銷售交接。 表單回應會更新 Salesforce 記錄，並在 Chat 中通知客戶經理。
試算表驅動的警示。 當專案追蹤器的某列變更為高優先級時，流程會發送電子郵件給擁有者。「當試算表變更時」啟動器無需程式碼即可處理此操作。
內部工具。 Webhook 步驟會將流程的結果發布到內部端點，例如團隊儀表板或 Slack 頻道。
定期摘要。 排程啟動器每天早晨收集未讀郵件，並向 Chat 傳送一份摘要。

共同的主線是路由。每個使用案例都能在正確的時間將資訊移至正確的位置。

AI 步驟的適用場景與需要協助之處

Workspace Studio 包含了多個 AI 步驟，例如 Ask Gemini、Ask a Gem，以及專為擷取或摘要文字而調整的步驟。Google 官方的指引在此非常實用。

說明網頁警告「Gemini 並不知道您流程中的其他步驟」。除非您將電子郵件作為變數傳入，否則像「撰寫一封專業的電子郵件回信」這樣的提示詞將會失敗。優秀的流程會引用先前步驟的資料，或連結特定的 Drive 檔案。

預設情況下，流程中的 Gemini 可以引用網路以及您有權存取的 Workspace 內容。如果您希望將組織資料排除在外，可以將步驟切換為僅限網路。

這種設計適合路由流程中簡短、範圍明確的 AI 任務。Google 的說明網頁描述了用於撰寫草稿、摘要、擷取和決策的 AI 步驟。但它們並未描述多步驟分析，例如將試算表問題轉化為圖表，接著得出結論，最後生成簡報投影片。

安全性與管理員控制項

Google 表示，新功能「得到了細粒度企業級安全性控制項的支援」。管理員可以在管理主控台中分別控制每一項功能。

自訂步驟和整合各自擁有獨立的核准設定。
Webhook 遵循敏感步驟的核准設定。
在 Business Plus、Enterprise 以及 Education Standard 或 Plus 版本上，管理員可以為 webhook 設定 URL 允許清單。

說明網頁為終端使用者增加了一項警告。整合或 webhook 步驟中的變數可能包含 Google 帳戶資料，例如電子郵件的內容。流程隨後可能會與第三方服務共用該資料，因此請僅連接您信任的服務。

值得了解的替代方案

Workspace Studio 在您的工作已經完全在 Google Workspace 中進行時優勢最為明顯。如果並非如此，或者重複性的工作是分析而非路由，以下是值得比較的選擇。

Zapier。 Zapier 將自己定位為一個在超過 9,000 個應用程式中建立 AI 工作流程和代理程式的平台。它適合工具分散在多個不同廠商的團隊。我們對 Powerdrill Bloom vs. Zapier 的比較涵蓋了各自的適用場景，而我們的 Zapier 替代方案總覽則列出了更多選擇。

Microsoft Power Automate。 Microsoft 將其定位為跨應用程式、系統和網站的工作流程與商務流程自動化工具。對於使用 Microsoft 365 的團隊來說，它是最自然的對應選擇，且包含了機器人流程自動化。

n8n。 n8n 將 AI 功能與工作流程自動化相結合，並在提供無程式碼建立的同時保留了程式碼的靈活性。它適合希望對流程執行方式擁有更多控制權的技術團隊。

Powerdrill Bloom。 當重複性的工作最終需要產出完整的報告或簡報時，路由工具只解決了一半的問題。Powerdrill Bloom 在其首頁上宣傳了 Scheduled Agent，並打出「您的定期分析會自行運作」的標語。其方案在免費版中包含 1 個排程任務，在付費版中則包含 20 個。

這兩種方法可以協同工作。流程可以將一週的資料收集到試算表中，而排程分析則可以將該試算表轉換為報告。如果您的每週產出是自動產生的報告，那麼分析階段才是花費最多時間的地方。

如何開始使用

如果您是管理員，請從管理主控台開始，依序前往「應用程式」、「Google Workspace」，然後選擇「Workspace Studio」。僅啟用您團隊需要的功能，並在啟用 webhook 之前檢視核准設定。先建立一個小型試行小組是明智的第一步。讓少數使用者建立流程一週，審查他們連接的內容，然後再擴大存取權限。

如果您是終端使用者，請前往 studio.workspace.google.com 並從範本開始。Google 官方的教學使用的是每日未讀郵件摘要，這是一個安全的首選流程。在啟用流程之前，請先使用「測試執行」，因為測試執行會產生實際的操作。

關於本月相關的 Google 更新，我們的 Gemini Notebook 指南介紹了全新的筆記本工作空間。我們之前關於 Google Sheets Canvas 的文章則介紹了 Sheets 內部的互動式儀表板。

如果您想要的流程最終是進行分析而非傳送通知，您可以針對其背後的檔案嘗試使用 Powerdrill Bloom。

常見問題

什麼是 Google Workspace Studio？

Google Workspace Studio 是一款用於在 Google Workspace 應用程式以及自 2026 年 9 月起支援的第三方服務之間建立自動化流程的工具。每個流程都有一個觸發它的啟動器，以及執行操作的步驟，其中包括由 Gemini 驅動的 AI 步驟。

Google Workspace Studio 的費用是多少？

Google 將 Workspace Studio 列為適用 Workspace 版本和附加元件的一部分，包括 Business Starter、Standard 和 Plus。其網頁並未列出單獨的價格。個人帳戶需要 Google Workspace Experiments 才能使用。

我可以使用個人 Google 帳戶使用 Workspace Studio 嗎？

可以，但需要透過 Google Workspace Experiments。Google 關於 AI 步驟的說明網頁指出了一項限制：個人帳戶無法與他人共用流程。某些啟動器和步驟僅適用於工作或學校帳戶。

Workspace Studio 有哪些限制？

Google 列出每位使用者最多 25 個流程，每個流程最多 20 個步驟。從 Gmail 事件啟動的動態流程不得超過 25 個。每日執行限制會限制所有流程的總執行次數，並每 24 小時重設一次。

Workspace Studio 可以連接到 Slack 或 Salesforce 嗎？

可以。2026 年 9 月的更新新增了 Beta 測試版的第三方整合，包括 Slack、Salesforce、Jira、HubSpot 和 Asana。對於其他服務，webhook 步驟可以向管理員允許的任何靜態 URL 傳送 HTTP 請求。

來源： Google Workspace Updates, Automate workflows in Workspace Studio · Get started with Google Workspace Studio · Workspace Studio limits · Connect flows with webhooks · Tips to use AI steps in flows · Zapier · Power Automate · n8n。產品詳細資訊讀取自 2026 年 9 月 23 日的廠商網頁。