如何在 Excel 中创建数据透视表：2026年4种简单方法
数据透视表可以将大型数据表汇总为您选择的类别分组的总计、计数或平均值。要在 Excel 中创建数据透视表，请选择您的数据，转到“插入”，然后选择“数据透视表”，并选择其放置位置。然后，在“数据透视表字段”窗格中将字段添加到“行”、“列”和“值”中。
本指南介绍了什么是数据透视表、何时使用它以及如何设置您的数据。然后，它将逐步介绍在 Excel 中创建数据透视表的四种方法：手动创建、使用“推荐的数据透视表”、从多个表创建以及使用 AI 创建。最后几部分将介绍汇总值、刷新和常见错误。
什么是数据透视表
微软的支持页面将 PivotTable 称为“计算、汇总和分析数据的强大工具”。它指出，该工具“可让您查看数据中的对比、模式和趋势”。Excel 将该功能称为 PivotTable（一个单词），而大多数人搜索的是“数据透视表”。
它不会改变您的数据。微软指出，“PivotTables 运行在数据的快照（称为缓存）上，因此您的实际数据不会受到任何更改。”
每个数据透视表都有四个区域：
- 行。列在左侧的类别，例如产品或地区。
- 列。列在顶部的类别，例如月份或季度。
- 值。被汇总的数字，例如销售额或销量。
- 筛选器。限制整个表格显示内容的可选字段。
字段列表有两个部分。微软将其描述为“一个用于选择要显示的字段的字段区域”。底部的“区域”部分可让您对它们进行排列。如果看不到它，请单击 PivotTable 中的任意位置，然后选择“分析”，再选择“字段列表”。
起初，Excel 会为您将字段放置在这些区域中。微软表示，“非数值字段会被添加到‘行’，日期和时间层级结构会被添加到‘列’，而数值字段会被添加到‘值’。”
何时使用数据透视表
当您有许多行数据并希望按类别进行汇总时，可以使用它。只需点击几下，它就能回答诸如“上季度各地区的总销售额是多少？”之类的问题。
| 问题 | 适合使用数据透视表吗？ |
|---|---|
| 按地区和月份划分的总销售额 | 是 |
| 按客户类型划分的订单数量 | 是 |
| 按销售代表划分的平均交易规模 | 是 |
| 整个工作表的单一总计 | 否，使用 SUM |
| 以图片形式显示的趋势 | 使用数据透视表，然后使用 PivotChart 或折线图 |
它还可以处理计数。将文本字段（例如 Product）拖入“值”中，Excel 就会对行进行计数，而不是将它们相加。
如果您只需要一两个总计，使用公式可能会更快。我们关于如何在不使用数据透视表的情况下汇总 Excel 数据的指南介绍了 SUMIFS 和其他选项。
对于 Google Sheets，步骤有所不同。我们关于 Google Sheets 数据透视表的文章介绍了 Google 在 2026 年添加的分组字段。
如何先设置您的数据
汇总的效果完全取决于其背后的表格。微软的数据格式提示列出了以下要点：
- “使用干净的表格数据以获得最佳效果。”
- “按列而非按行组织数据。”
- 使用单一标题行。微软建议“避免使用双行标题或合并单元格”。
- 将数据格式化为 Excel 表格。这样，您稍后添加的行就会在刷新时包含进来。
- 每列保持单一数据类型。微软表示“不应在同一列中混合日期和文本”。
这是一个您可以复制的示例表格。数据是虚构的。
| 日期 | 地区 | 产品 | 数量 | 销售额 |
|---|---|---|---|---|
| 2026-07-03 | 北部 | Basic | 12 | 1,440 |
| 2026-07-05 | 南部 | Pro | 4 | 1,196 |
| 2026-07-09 | 北部 | Pro | 6 | 1,794 |
| 2026-08-02 | 西部 | Basic | 20 | 2,400 |
| 2026-08-15 | 南部 | Basic | 9 | 1,080 |
| 2026-09-01 | 西部 | Pro | 5 | 1,495 |
在开始之前，请删除空白行和分类汇总行。微软表示，您的数据“应该以表格格式组织，并且不包含任何空白行或列”。
方法 1：手动创建数据透视表
这是标准方法，适用于所有最新版本的 Windows 版 Excel。微软的支持页面描述了以下步骤：
- 选择要从中创建 PivotTable 的单元格。
- 选择“插入”，然后选择“数据透视表”。
- 选择 PivotTable 报表的放置位置：“新工作表”或“现有工作表”。
- 选择“确定”。
Excel 会创建一个空白的 PivotTable 并打开“数据透视表字段”窗格。微软表示，“要向 PivotTable 添加字段，请在‘数据透视表字段’窗格中选中该字段名称复选框。”要移动字段，请将其拖到另一个区域。
您可以在一个区域中堆叠多个字段。微软表示，根据字段的顺序，行“可能会嵌套在位置较高的行内”。要删除字段，请将其拖出其区域或选择“删除字段”。
对于示例表格，将“地区”拖到“行”，将“日期”字段拖到“列”，将“销售额”拖到“值”。Excel 会显示按地区和时期划分的总销售额。将“地区”替换为“产品”，即可查看按产品划分的相同总计。
将“地区”放在“行”，“销售额”放在“值”，该示例会生成三个总计：
| 地区 | 销售额求和 |
|---|---|
| 北部 | 3,234 |
| 南部 | 2,276 |
| 西部 | 3,895 |
| 总计 | 9,404 |
西部处于领先地位，主要是因为一笔 20 个数量的 Basic 订单是表中最大的订单。每个地区都有两笔订单，因此差距源于订单规模，而非订单数量。这种细节正是为什么汇总应该引导您返回查看具体行数据的原因。将“产品”添加到“列”，以查看是哪种产品拉动了每个地区的总额。
在网页版 Excel 中，步骤类似。选择表格或范围，然后选择“插入”，再选择“数据透视表”，以打开“插入数据透视表”窗格。在用于自行构建的卡片上选择“新工作表”或“现有工作表”。
它也可以从其他来源开始。“插入数据透视表”菜单列出了外部数据源、工作簿 Data Model 以及 Power BI 数据集。
方法 2：使用“推荐的数据透视表”
如果您不确定想要哪种布局，可以让 Excel 为您推荐一个。微软表示，当您第一次使用该功能时，“‘推荐的数据透视表’是一个不错的选择”。Excel 会“通过将数据与 PivotTable 中最适合的区域进行匹配，来确定有意义的布局”。
在 Mac 上，步骤为：
- 选择源数据或表格范围中的一个单元格。
- 转到“插入”，然后选择“推荐的数据透视表”。
- 选择最适合您的 PivotTable，然后按“确定”。
Excel 会在新工作表上构建它并打开“字段”列表，以便您进行调整。在网页版 Excel 中，“插入数据透视表”窗格会在用于自行构建的卡片旁显示推荐的布局。
网页版有一个限制。微软指出，“‘推荐的数据透视表’仅适用于 Microsoft 365 订阅者。”
方法 3：从多个表创建数据透视表
有时数据存在于多个表中，例如订单在一个表中，客户在另一个表中。Excel 可以通过 Data Model 将它们合并。
微软描述了多表操作的三个基本步骤：
- 导入相关表。从 SQL Server 等数据库中导入它们，或者将工作簿中的表添加到 Data Model。
- 向 PivotTable 添加字段。“字段列表”会显示每个表，您可以从其中任何一个表中拖动字段。
- 根据需要创建关系。如果 Excel 提示需要创建关系，请选择“创建”并在公共字段上匹配这些表。
如果工作簿中已经有了 Data Model，微软列出了一条捷径。选择“插入”，然后选择 PivotTable 下方的箭头，再选择“来自外部数据源”。选择“连接”，然后选择“工作簿 Data Model 中的表”。
有两个限制值得注意。微软指出，“Excel for Mac 不支持 Data Models。”一些数据库连接也被标记为在 Mac 上不受支持。
方法 4：使用 AI 创建数据透视表
Excel 本身现在也提供了 AI 途径。微软的 Copilot 页面表示：“当您想要汇总大型数据集时，Copilot 可以构建 PivotTable，而无需手动步骤。”其示例提示词包括“创建一个销售额求和的 PivotTable，其中月份在行，类别在列。”Copilot 需要相应的许可证。
另一种途径是在 Excel 之外运行，当数据分布在多个文件中时，这种方法非常有用。以下是使用 Powerdrill Bloom 的三个步骤。它将分组汇总作为表格和图表返回，而不是 Excel PivotTable 对象。
步骤 1：上传您的电子表格
从原始导出的数据开始，而不是清理后的副本。Powerdrill Bloom 的 Excel AI Assistant 页面写道：“上传您的 Excel 文件，让 Powerdrill Bloom 自动分析数据、发现见解并创建可视化报告。”免费计划中列出了“上传 Excel、CSV、PDF 和文档”。
如果文件有多个工作表，请指明包含您要汇总的行数据的工作表名称。
步骤 2：用自然语言请求汇总
用一句话描述您想要的数据透视表。例如：“按地区和月份汇总总销售额和销量，其中地区在行，月份在列。”
然后针对表格显示的内容提出后续问题。“从 7 月到 9 月，哪个地区增长最快？”可以将汇总转化为答案。Vibe Data Analysis 页面写道：“无论是条形图、折线图还是数据透视表，Vibe 都能即时创建动态视觉效果。”
步骤 3：核对总计并导出它们
在分享任何内容之前，请对照源数据核对两三个总计。Powerdrill Bloom 主页上写道：“每个数字都会返回其背后的页面、行 and 数据。”
然后将结果带到您需要的地方。Excel AI Assistant 页面表示，您可以“一键将见解导出为 PowerPoint 幻灯片、信息图表或 Notion 页面”。对于趋势图表，我们关于如何制作折线图的指南介绍了下一步。
汇总、值显示方式和刷新
创建完成后，有三个设置可以更改其显示内容。
值汇总方式。微软表示，“默认情况下，放置在‘值’区域的 PivotTable 字段显示为‘求和’（SUM）。”它还补充了一条警告：“如果 Excel 将您的数据解释为文本，则数据将显示为‘计数’（COUNT）。”您可以切换到平均值、最小值、最大值和其他函数。
值显示方式。除了原始总计之外，您还可以将每个值显示为比例。微软举了一个例子，将金额显示为“总计的百分比，而不是值的总和”。要同时显示两者，请将同一字段拖入“值”两次。
刷新。表格不会自动更新。微软表示，“如果您向 PivotTable 数据源添加了新数据，则基于该数据源构建的任何 PivotTables 都需要刷新。”在其中右键单击并选择“刷新”。
组合。长长的日期列表很难阅读，因此可以将它们组合。微软的分组指南指出，您可以将“PivotTable 中的日期和时间字段组合为季度和月份”。右键单击日期，选择“组合”，然后在“步长”下选择时间段。对于数字，请输入一个间隔，例如以 100 个数量为区间。
您还可以手动组合文本项目。按住 Ctrl 键，选择两个或多个项目，然后右键单击并选择“组合”。例如，这适用于将多个地区合并为更大的区域。
常见数据透视表错误
在分享结果之前，请注意这些错误。
- 合并单元格或双行标题。它们会破坏字段列表。请使用带有唯一标签的单一标题行。
- 以文本形式存储的数字。Excel 会对它们进行计数，而不是求和。请先修复列格式。
- 忘记刷新。在您刷新之前，新行不会包含在汇总中。
- 源数据中的空白行。它们可能会将您的数据分割成不完整的范围。
- 过早重命名字段。微软建议“在完成 PivotTable 的设置之前”不要重命名字段。
- 使用范围而不是表格。Excel 表格在刷新时会获取新行，而固定范围则不会。
想要跳过设置？尝试使用 Powerdrill Bloom 导入一份销售导出数据，并请求按地区和月份汇总。
常见问题解答
如何在 Excel 中创建数据透视表？
选择数据中的单元格，然后转到“插入”并选择“数据透视表”。选择“新工作表”或“现有工作表”，然后选择“确定”。在“数据透视表字段”窗格中，勾选所需的字段，然后将它们拖到“行”、“列”、“值”或“筛选器”中。
数据透视表有什么用？
数据透视表可以按类别汇总大量数据。它可以按地区统计总销售额、按客户类型统计订单数量，或按代表统计平均交易规模。微软将其描述为“计算、汇总和分析数据”并发现模式和趋势的工具。
如何从多个工作表创建数据透视表？
将每个表添加到工作簿的 Data Model 中，然后基于公共字段在它们之间创建关系。从 Data Model 插入 PivotTable，“字段列表”就会显示每个表中的字段。微软指出，Excel for Mac 不支持 Data Models。
为什么我的数据透视表不显示新数据？
数据透视表运行在数据源的快照上，因此在添加新数据后需要刷新。在数据透视表内部右键单击并选择“刷新”。如果数据源是固定范围而不是 Excel 表格，则还需要更新源数据范围。
AI 可以帮我制作数据透视表吗？
是的。在拥有相应许可证的情况下，Excel 中的 Copilot 可以根据“创建一个销售额求和的 PivotTable”等请求来构建 PivotTable。Powerdrill Bloom 则可以从上传的 Excel 或 CSV 文件中，将同类的分组汇总作为表格和图表返回。
来源： 微软支持，创建 PivotTable 以分析工作表数据 · 微软支持，在 Excel 中使用多个表创建 PivotTable · 微软支持，在 Excel 中使用 Copilot 可视化您的数据 · 微软支持，使用字段列表在 PivotTable 中排列字段 · 微软支持，在 PivotTable 中对数据进行组合或取消组合。