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Google Workspace Studio：新功能、应用场景与替代方案 (2026)

Powerdrill Bloom·
Google Workspace Studio：新功能、应用场景与替代方案 (2026)

Google Workspace Studio 是 Google 用于在 Gmail、Sheets、Drive、Chat 和其他应用之间构建自动化流程的工具，其中内置了 Gemini 步骤。2026年9月17日，Google 增加了自定义启动器、自定义步骤、第三方集成和 webhooks。它们共同将流程扩展到 Google Workspace 之外的工具和服务。

本指南涵盖了具体变化、适用人群、需要提前规划的限制额度，以及现在切实可行的使用场景。最后，本文还将对比一些值得参考的替代方案。所有细节均来自 Google 截至 2026年9月23日的官方公告和帮助页面。

9月17日发布了哪些新功能

Google 于 2026年9月17日（星期四）在 Workspace Updates 博客上宣布了这一更新。该博文为流程引入了四项新功能：自定义启动器、自定义步骤、第三方集成和 webhooks。

Google 简明扼要地阐述了这一目标。这些新增功能让用户能够“在 Workspace Studio 的流程中直接连接自定义 Google Apps Script 函数、集成第三方服务并触发外部 webhooks”。

此次推出是分阶段进行的。管理员设置已于 9月17日开始陆续出现。快速发布（Rapid Release）域的最终用户自 9月21日起可看到这些功能。定期发布（Scheduled Release）域将从 9月30日开始逐步推出，最多可能需要 15 天。

所有这四项功能默认都是关闭的。管理员必须先在管理控制台（Admin console）中启用它们，然后用户才能使用。

流程是如何构建的

每个流程都由两部分组成。启动器决定流程何时运行，而步骤决定流程执行什么操作。

启动器可以是一个事件、一个定时计划或一个手动触发器。步骤可以是一个操作（例如起草回复），也可以是一个通知（例如 Google Chat 中的消息）。您可以在一个流程中串联多个步骤。

Google 的帮助中心给出了三个简单的例子。流程可以将电子邮件附件保存到 Drive 文件夹中；当有人提交 Google 表单时，它可以在 Chat 中通知您；它还可以分析新邮件并向您发送 AI 生成的摘要。

流程是在电脑上通过受支持的浏览器构建的。流程一旦激活，就可以在任何设备上运行。

逐一解析四项新增功能

自定义启动器

当 Google Workspace 之外发生某些事情时，自定义启动器就会启动流程。Google 给出的示例包括 Airtable 中的新记录、传入的 webhook 或支持工单更新。开发人员可以使用 Apps Script 或 HTTP 插件构建这些启动器，然后进行私下共享或发布到 Google Workspace Marketplace。

自定义步骤

自定义步骤在流程中间运行您自己的逻辑。Google 给出的示例包括发布消息、创建任务或发送短信。对于拥有现成集成无法覆盖的内部服务的团队来说，这是一个理想的选择。

第三方集成

该功能目前处于 Beta 测试阶段。首批支持的列表包括 Asana、Confluence、HubSpot、Jira、Mailchimp、QuickBooks、Salesforce 和 Slack。您只需连接一次服务，然后就可以像选择其他任何步骤一样，在流程编辑器中选择该服务的步骤。

Webhooks

webhook 步骤会向您提供的 URL 发送 HTTP 请求。它支持 GET、POST、PUT、PATCH 和 DELETE。目标地址必须是静态 URL，Google 表示出于安全原因，该处不允许使用变量。响应将作为变量返回，供后续步骤使用。

谁可以使用 Workspace Studio

访问权限取决于账户类型。Google 的帮助页面列出了以下适用的工作和学校版本，公告中也针对这些新功能列出了相同的版本范围。

账户类型 Google 列出的适用版本
商业版 Business Starter、Standard 和 Plus
企业版 Enterprise Standard 和 Plus
教育版 Education Fundamentals、Standard 和 Plus
附加组件 Google AI Pro for Education、Teaching and Learning、AI Expanded Access
个人账户 需要 Google Workspace Experiments

除了版本要求外，还有两个附加条件。对于工作或学校账户，管理员必须在账户上启用 Gemini。学校账户中未满 18 岁的用户完全无法使用 AI 功能。

个人账户还面临进一步的限制。关于 AI 步骤的帮助页面指出，个人账户无法与他人共享流程。

Google 的页面将 Workspace Studio 描述为这些版本和附加组件的一部分。他们没有为其列出单独的价格。

构建前值得了解的限制额度

Google 公布了四项限制，并指出这些限制可能会发生变化。

  • 创建的流程： 每位用户最多 25 个，无论其处于开启还是关闭状态。
  • 由 Gmail 启动的流程： 从 Gmail 事件启动的活动流程不能超过 25 个。
  • 每个流程的步骤数： 最多 20 个。
  • 每日运行限制： 限制您所有流程在 24 小时内合并运行的总次数。

每日限制是最容易让人头疼的。一旦达到该限制，您的活动流程将停止运行，直到限制重置。Google 建议了两种解决方法：降低定时流程的运行频率，以及让启动器更加具体，以便它们仅在需要时才触发。

Sheets 有其自身的规则。对于监控或更新表格的流程，列名必须从 A1 单元格开始。每个名称必须位于一个未合并的单元格中，且必须是唯一的。

现在切实可行的使用场景

新功能改变了哪些工作值得被自动化。有了这些功能，流程可以在一个系统中启动，并在另一个系统中结束。

  • 工单分流。 支持工单的更新启动流程，Gemini 对其进行摘要，然后通过 Jira 评论记录该摘要。
  • 销售交接。 表单回复更新 Salesforce 记录，并在 Chat 中通知客户负责人。
  • 表格驱动的告警。 当项目跟踪表中的某一行变更为高优先级时，流程会向负责人发送电子邮件。“当表格发生变化时”启动器无需代码即可处理此操作。
  • 内部工具。 webhook 步骤将流程的结果发送到内部端点，例如团队仪表板或 Slack 频道。
  • 定期摘要。 定时启动器每天早晨收集未读邮件，并将一份摘要发送到 Chat。

它们共同的核心在于路由分发。每个使用场景都能在正确的时间将信息传递到正确的地点。

AI 步骤的适用场景及局限性

Workspace Studio 包含多个 AI 步骤，例如 Ask Gemini、Ask a Gem，以及专门用于提取或总结文本的步骤。Google 官方的指南在这里非常有用。

帮助页面警告称，“Gemini 并不了解您流程中的其他步骤”。除非您将电子邮件作为变量传入，否则像“写一封专业的电子邮件回复”这样的提示词将会失败。优秀的流程会引用先前步骤中的数据，或链接到特定的 Drive 文件。

默认情况下，流程中的 Gemini 可以引用网页以及您可以访问的 Workspace 内容。如果您希望将组织数据排除在外，可以将步骤切换为仅限网页。

这种设计适合路由流程中简短、范围明确的 AI 任务。Google 的帮助页面描述了用于起草、总结、提取和决策的 AI 步骤。它们并没有描述多步骤分析，例如将电子表格问题转化为图表，进而得出结论，最后生成幻灯片。

安全与管理员控制

Google 表示，新功能“得到了细粒度企业安全控制的支持”。管理员可以在管理控制台（Admin console）中分别控制每一项功能。

  • 自定义步骤和集成各自拥有独立的审批设置。
  • Webhooks 遵循敏感步骤的审批设置。
  • 在 Business Plus、Enterprise 以及 Education Standard 或 Plus 版本上，管理员可以为 webhooks 设置 URL 白名单。

帮助页面为最终用户增加了一条警告。集成或 webhook 步骤中的变量可能包含 Google 账号数据，例如电子邮件的内容。流程随后可能会与第三方服务共享这些数据，因此请仅连接您信任的服务。

值得了解的替代方案

如果您的工作已经完全在 Google Workspace 中进行，那么 Workspace Studio 的优势最为明显。如果并非如此，或者您的日常重复性工作是分析而非路由分发，那么以下是值得对比的选择。

Zapier。 Zapier 将自己描述为一个可在 9,000 多个应用中构建 AI 工作流和智能体的平台。它非常适合工具分散在多个不同厂商的团队。我们关于 Powerdrill Bloom vs. Zapier 的对比涵盖了各自的适用场景，而我们对 Zapier 替代方案 的汇总则列出了更多选择。

Microsoft Power Automate。 Microsoft 将其定位为跨应用、系统和网站的工作流和业务流程自动化工具。对于使用 Microsoft 365 的团队来说，它是天然的绝佳选择，并且它还包含机器人流程自动化。

n8n。 n8n 将 AI 功能与工作流自动化相结合，既提供了无代码构建的便利，又保留了代码的灵活性。它非常适合希望对流程运行方式拥有更多控制权的开发团队。

Powerdrill Bloom。 当日常重复性工作的终点是完成一份报告或幻灯片时，路由工具只能解决一半的问题。Powerdrill Bloom 在其首页上宣传了 Scheduled Agent，口号是“让您的定期分析自动运行”。其方案包括 Free 层级的 1 个定时任务，以及付费层级的 20 个定时任务。

这两种方法可以协同工作。流程可以将一周的数据收集到表格中，而定时分析可以将该表格转化为报告。如果您的每周产出是一份 自动生成的报告，那么分析环节才是最耗费时间的地方。

如何开始使用

如果您是管理员，请从管理控制台（Admin console）开始，依次进入“应用”（Apps）、“Google Workspace”，然后选择“Workspace Studio”。仅开启您团队需要的功能，并在启用 webhooks 之前仔细检查审批设置。先进行小范围试点是明智的第一步。让少数用户构建一周的流程，审查他们连接的内容，然后再扩大访问范围。

如果您是最终用户，请访问 studio.workspace.google.com 并从模板开始。Google 官方教程使用的是每日未读邮件摘要，这是一个非常安全的首选流程。在正式开启流程之前，请先使用“测试运行”（Test run），因为测试运行会执行实际的操作。

关于本月相关的 Google 更新，我们的 Gemini Notebook 指南介绍了全新的笔记本工作区。我们之前关于 Google Sheets Canvas 的文章则介绍了 Sheets 内部的交互式仪表板。

如果您期望的流程终点是分析而非通知，您可以针对其背后的文件 尝试使用 Powerdrill Bloom。

常见问题解答

什么是 Google Workspace Studio？

Google Workspace Studio 是一款用于在 Google Workspace 应用以及（自 2026年9月起）第三方服务之间构建自动化流程的工具。每个流程都包含一个触发它的启动器和执行操作的步骤，其中包括由 Gemini 驱动的 AI 步骤。

Google Workspace Studio 的费用是多少？

Google 将 Workspace Studio 列为适用 Workspace 版本和附加组件的一部分，包括 Business Starter、Standard 和 Plus。其官方页面未列出单独的价格。个人账户需要使用 Google Workspace Experiments 才能使用该功能。

我可以使用个人 Google 账号使用 Workspace Studio 吗？

可以，但需要通过 Google Workspace Experiments。Google 关于 AI 步骤的帮助页面指出了一项限制：个人账户无法与他人共享流程。某些启动器和步骤仅适用于工作或学校账户。

Workspace Studio 有哪些限制额度？

Google 规定每位用户最多可创建 25 个流程，每个流程最多包含 20 个步骤。从 Gmail 事件启动的活动流程不能超过 25 个。每日运行限制对所有流程的总运行次数进行了封顶，并每 24 小时重置一次。

Workspace Studio 可以连接到 Slack 或 Salesforce 吗？

可以。2026年9月的更新新增了处于 Beta 测试阶段的第三方集成，包括 Slack、Salesforce、Jira、HubSpot 和 Asana。对于其他服务，webhook 步骤可以向管理员允许的任何静态 URL 发送 HTTP 请求。

来源： Google Workspace Updates, Automate workflows in Workspace Studio · Get started with Google Workspace Studio · Workspace Studio limits · Connect flows with webhooks · Tips to use AI steps in flows · Zapier · Power Automate · n8n。产品详情于 2026年9月23日读取自厂商页面。