Cách tạo Slide Chương trình bằng AI: Từng bước một
Một slide chương trình nghị sự (agenda) cho cả phòng biết hai mươi phút tiếp theo sẽ có những nội dung gì. PowerPoint sẽ tự động tạo bố cục cho bạn, và tài liệu hướng dẫn cho tính năng đó chỉ dừng lại ở phần bố cục. Hướng dẫn này sẽ đề cập đến cả hai phần. Đầu tiên là quy trình chính thức để tạo chính slide đó, sau đó là cách rút trích nội dung từ dữ liệu dùng để xây dựng bài thuyết trình của bạn.
Mục đích thực sự của slide chương trình nghị sự là gì
Đây không phải là mục lục. Một mục lục liệt kê các phần; còn một chương trình nghị sự thiết lập kỳ vọng về các quyết định.
Sự khác biệt thể hiện ở cách dùng từ. "Kết quả Quý 3" là tên một phần. "Doanh thu Quý 3 hụt 4%, và chúng ta cần đưa ra quyết định về giá cả" là một dòng chương trình nghị sự. Một bên cho mọi người biết họ đang ở đâu, bên còn lại cho họ biết tại sao họ vẫn đang ngồi trong phòng họp này.
Sự khác biệt này quan trọng nhất trong các cuộc họp định kỳ. Một cuộc họp đánh giá hàng tháng có slide chương trình nghị sự tháng nào cũng giống hệt nhau sẽ khiến mọi người trong phòng có thói quen bỏ qua nó. Tên các phần thực sự không thay đổi; điều thay đổi là những phát hiện bên dưới mỗi phần, và đó mới là phần đáng để đưa lên màn hình.
Có một vai trò thứ hai mà mọi người thường quên. Một slide chương trình nghị sự tốt giúp người vào họp muộn biết được họ đã bỏ lỡ những gì mà không cần phải hỏi.
Nó cũng âm thầm phát huy tác dụng trước cuộc họp. Gửi trước slide chương trình nghị sự giúp mọi người đến họp với những ý kiến phản biện đã được chuẩn bị sẵn, điều này thường tốt hơn là phát hiện ra chúng trong năm phút cuối cùng.
Những gì bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu
Ba thứ, và chỉ một trong số đó là bài thuyết trình.
- Chính bài thuyết trình, ít nhất là dưới dạng dàn ý, để các phần được định hình.
- Phần phân tích đằng sau nó, bởi vì các dòng chương trình nghị sự mang tính phát hiện phải bắt nguồn từ một cơ sở nào đó.
- Danh sách quyết định: những gì bạn thực sự cần từ người nghe trước khi họ rời đi.
Mục cuối cùng đó là thứ phân biệt giữa một chương trình nghị sự hữu ích và một slide mang tính chất lấp chỗ trống. Nếu một phần không đưa ra quyết định hay phát hiện nào, nó có thể không cần một dòng riêng trong chương trình nghị sự.
Đây cũng là cách chỉnh sửa cấu trúc ít tốn công sức nhất dành cho bạn. Cắt bỏ một phần khỏi chương trình nghị sự thường đồng nghĩa với việc cắt bỏ nó khỏi bài thuyết trình, và hầu hết các bài thuyết trình đều trở nên tốt hơn nhờ điều đó.
Cách xây dựng thủ công
Tùy chọn 1: Nhập danh sách dạng dấu đầu dòng
Thêm một slide ở gần đầu và nhập tên các phần. Việc này chỉ mất hai phút và hiệu quả đối với các cuộc họp nội bộ ngắn.
Hạn chế của cách này là việc duy trì. Nếu bạn sắp xếp lại bài thuyết trình, chương trình nghị sự sẽ âm thầm bị sai lệch, vì không có gì liên kết hai phần này với nhau.
Tùy chọn 2: Sử dụng Summary Zoom
PowerPoint có một tính năng được thiết kế riêng cho việc này, và nó rất đáng để biết ngay cả khi cuối cùng bạn vẫn chọn cách tự nhập slide bằng tay.
Trang zoom cho PowerPoint của Microsoft mô tả kết quả bằng một cụm từ rất hay. Một Summary Zoom "giống như một trang đích nơi bạn có thể xem tất cả các phần trong bài thuyết trình của mình cùng một lúc."
Để tạo, hãy chọn Insert, sau đó chọn Zoom, rồi chọn Summary Zoom. Tài liệu hướng dẫn lưu ý rằng các slide bạn chọn "sẽ trở thành slide đầu tiên của các phần Summary Zoom của bạn." Nếu các phần đã tồn tại, "slide đầu tiên của mỗi phần sẽ được chọn trước theo mặc định." Slide hoàn thiện "sẽ xuất hiện dưới dạng một slide mới ngay trước slide đầu tiên mà bạn đã chọn."
Có hai hành vi cần lưu ý để lên kế hoạch. Bản tóm tắt sẽ cập nhật thông qua Edit Summary trên tab Zoom. Microsoft cảnh báo rằng trong chế độ xem đó, bạn không thể thêm hoặc xóa các phần khỏi chính bài thuyết trình, "mà chỉ từ Summary Zoom của bạn."
Tùy chọn 3: Viết chương trình nghị sự từ các phát hiện
Đây là phiên bản tạo ra một chương trình nghị sự thực sự đáng đọc, và đó là điều mà tài liệu hướng dẫn Summary Zoom không đề cập đến.
Bạn xem lại phần phân tích, rút ra một câu quan trọng nhất từ mỗi phần và viết câu đó thành một dòng. Cách này khá chậm, vì nó đồng nghĩa với việc bạn phải đọc lại thành quả của chính mình dưới góc nhìn của một người xa lạ.
Tại sao công cụ chỉ dừng lại ở đó
Dưới đây là cơ chế hoạt động, và nó giải thích cho toàn bộ vấn đề.
Một Summary Zoom xây dựng các mục nhập từ các slide của bạn. Tài liệu hướng dẫn về tiêu đề slide của Microsoft xác nhận những gì các mục nhập đó hiển thị: "Insert Hyperlink, Insert Zoom, và các trình chiếu tùy chỉnh đều tham chiếu đến các slide bằng tiêu đề của chúng."
Vì vậy, trang chương trình nghị sự là một bản hiển thị các tiêu đề phần của bạn. Nếu các tiêu đề đó ghi là "Tổng quan", "Dữ liệu" và "Các bước tiếp theo", thì chương trình nghị sự cũng sẽ hiển thị như vậy.
Và về việc một tiêu đề nên viết gì, chính trang đó cũng nói rõ về phạm vi của nó. Nó đưa ra chính xác hai lý do tại sao tiêu đề lại quan trọng, và chỉ hai lý do đó mà thôi.
Đầu tiên là khả năng tiếp cận. "Người khiếm thị sử dụng trình đọc màn hình sẽ dựa vào tiêu đề slide để biết slide nào là slide nào."
Thứ hai là hành vi của tính năng. "Design Ideas, Apply Layout, và Reset Slide hoạt động tốt hơn trên các slide có tiêu đề."
Cả hai đều là thực tế. Nhưng không có lý do nào liên quan đến nội dung. Hành vi được ghi chép trong tài liệu chỉ bao gồm bố cục và điều hướng, và dừng lại trước phần câu chữ.
Cách tạo slide chương trình nghị sự bằng AI
Bước 1: Tải lên phần phân tích đằng sau bài thuyết trình
Mở Powerdrill Bloom và tải lên các tệp dùng để xây dựng bài thuyết trình. Tệp xuất dữ liệu, mô hình, kết quả khảo sát: bất cứ thứ gì tạo ra các con số trên slide của bạn.
Sau đó, hãy mô tả cuộc họp bằng ngôn ngữ tự nhiên. Cho biết ai sẽ tham gia họp, bạn có bao nhiêu thời gian và bạn cần quyết định điều gì. Hai câu ngữ cảnh sẽ thay đổi kết quả đầu ra nhiều hơn bất kỳ mẹo viết prompt nào.
Bước 2: Yêu cầu một phát hiện cho mỗi phần
Liệt kê tên các phần của bạn và yêu cầu một phát hiện duy nhất có liên quan nhất đến quyết định trong mỗi phần, gói gọn trong một câu, kèm theo số liệu cụ thể.
Yêu cầu đưa số liệu vào bên cạnh mỗi dòng. Một dòng có thể vượt qua sự xem xét kỹ lưỡng sẽ viết là "Tỷ lệ rời bỏ (churn) tăng lên 4.1% ở các tài khoản doanh nghiệp lớn," chứ không phải "tỷ lệ rời bỏ là một mối lo ngại."
Hãy giữ lại nguồn của mỗi số liệu trong quá trình làm việc. Nếu một dòng được đưa vào chương trình nghị sự, đó sẽ là dòng dễ bị chất vấn nhất trong phòng họp.
Sau đó hãy cắt giảm. Nếu hai phần đưa ra cùng một phát hiện, chúng nên được gộp thành một dòng chương trình nghị sự, và có thể là một phần duy nhất.
Bước rà soát này là nơi mang lại nhiều giá trị nhất. Một bài thuyết trình được xây dựng trong ba tuần sẽ tích tụ những phần có vẻ hợp lý vào thời điểm đó. Việc yêu cầu một phát hiện cho mỗi phần sẽ làm lộ ra những phần thực chất không mang lại bất kỳ phát hiện nào.
Bước 3: Chuyển các phát hiện thành các dòng chương trình nghị sự và xuất ra
Yêu cầu viết lại mỗi phát hiện thành một dòng chương trình nghị sự từ tám từ trở xuống, tập trung vào quyết định thay vì chủ đề. Yêu cầu xuất tập hợp này dưới dạng một slide và xuất nó ra.
Dán những dòng đó vào tiêu đề các phần của bạn trước khi bạn tạo Summary Zoom. Vì tính năng zoom đọc tiêu đề, việc sửa tiêu đề sẽ tự động sửa trang chương trình nghị sự.
Những gì thuộc về slide này
| Thành phần | Lý do nó xứng đáng có mặt |
|---|---|
| Dòng tiêu đề phần | Đơn vị giúp người nghe điều hướng |
| Phát hiện | Biến một chủ đề thành một lý do để lắng nghe |
| Ký hiệu quyết định | Đánh dấu dòng nào cần ý kiến quyết định từ phòng họp |
| Ước tính thời gian | Thiết lập kỳ vọng và bảo vệ phần cuối cùng |
| Người phụ trách | Chỉ khi có nhiều hơn một người thuyết trình |
| Tổng số lượng | Ba đến năm dòng; nhiều hơn sẽ trở thành một trang mục lục |
Ký hiệu quyết định là thứ mà hầu hết các chương trình nghị sự đều bỏ qua. Việc đánh dấu hai trong số năm dòng là cần đưa ra quyết định sẽ thay đổi cách cả phòng họp lắng nghe.
Các thực hành tốt nhất và sai lầm thường gặp
Viết chương trình nghị sự cuối cùng. Nó tóm tắt các kết luận, và bạn chưa có những kết luận đó khi mới bắt đầu. Việc phác thảo nó trước tiên sẽ chỉ tạo ra tên các phần, vốn là lỗi thất bại mà toàn bộ hướng dẫn này đang đề cập đến.
Giới hạn trong khoảng ba đến năm dòng. Vượt quá mức đó, nó sẽ không còn là một chương trình nghị sự nữa mà trở thành một trang mục lục, vốn là một slide khác với mục đích khác.
Đưa phát hiện vào dòng tiêu đề, chứ không chỉ là chủ đề. Đây là thay đổi duy nhất giúp phân biệt giữa một chương trình nghị sự mà mọi người sẽ đọc và một chương trình nghị sự mà họ sẽ bỏ qua.
Sửa tiêu đề các phần, chứ không phải slide chương trình nghị sự. Vì Summary Zoom hiển thị các tiêu đề, việc chỉnh sửa trực tiếp slide được tạo ra sẽ khiến các tiêu đề gốc bên dưới vẫn bị sai, và lần xây dựng lại tiếp theo sẽ hoàn tác công sức của bạn.
Đừng nhầm lẫn nó với một slide phân tách phần. Chương trình nghị sự cung cấp toàn bộ bản đồ một lần; slide phân tách đánh dấu một ranh giới khi bạn bước qua nó. Hướng dẫn của chúng tôi về slide phân tách phần đề cập đến công việc đó, và cả hai sẽ hoạt động hiệu quả nhất khi kết hợp cùng nhau.
Khớp với thời gian thực tế. Một chương trình nghị sự hứa hẹn năm phần trong mười lăm phút tự bản thân nó đã là một thất bại được báo trước. Bài hướng dẫn của chúng tôi về cách xây dựng kế hoạch phân bổ thời gian cho slide đề cập đến các phép tính toán này, và bài viết đánh giá bài thuyết trình dữ liệu trước khi gửi sẽ bao gồm bước rà soát cuối cùng.
Kết luận
PowerPoint sẽ lắp ráp trang chương trình nghị sự cho bạn và giữ liên kết của nó với các phần của bạn. Điều nó không thể làm là quyết định xem năm điều nào là quan trọng, bởi vì câu trả lời đó nằm trong phần phân tích của bạn chứ không phải trong bố cục slide.
So work backwards. Pull the finding from each section and write it as a line someone can act on. Put that line in the section title, and let the feature render it.
Bạn đã có phần phân tích nhưng chưa biết cách diễn đạt? Hãy thử Powerdrill Bloom và rút ra một phát hiện cho mỗi phần.
Các câu hỏi thường gặp
Slide chương trình nghị sự là gì?
Đó là một slide ở gần đầu bài thuyết trình liệt kê những nội dung mà buổi họp sẽ đề cập. Một slide hữu ích sẽ nêu rõ phát hiện hoặc quyết định đằng sau mỗi phần, chứ không chỉ là tên phần.
Làm thế nào để tạo slide chương trình nghị sự trong PowerPoint một cách tự động?
Sử dụng Summary Zoom. Chọn Insert, sau đó chọn Zoom, rồi chọn Summary Zoom, và chọn các slide bắt đầu mỗi phần. Microsoft mô tả kết quả như một trang đích hiển thị tất cả các phần trong bài thuyết trình của bạn cùng một lúc.
Tại sao summary zoom của tôi hiển thị sai văn bản?
Bởi vì nó hiển thị các tiêu đề slide. Microsoft ghi nhận rằng Insert Zoom tham chiếu đến các slide bằng tiêu đề của chúng, vì vậy cách khắc phục là chỉnh sửa tiêu đề các phần thay vì chỉnh sửa slide được tạo ra.
Một slide chương trình nghị sự nên có bao nhiêu mục?
Từ ba đến năm mục. Vượt quá mức đó, người nghe sẽ đọc nó như một trang mục lục và không còn ghi nhận từng dòng riêng lẻ nữa.
Chương trình nghị sự nên nằm trước hay sau phần tóm tắt?
Hãy đặt chương trình nghị sự lên đầu và phần tóm tắt ở cuối. Chương trình nghị sự thiết lập kỳ vọng về các quyết định; phần tóm tắt ghi lại những gì đã được quyết định.