Cách lập báo cáo phễu tuyển dụng: Từng bước một

Một quản lý tuyển dụng hỏi mất bao lâu để tuyển được một vị trí. Bạn trả lời là 34 ngày. Một người khác trong phòng lại nói là 51 ngày.

Cả hai bạn đều đang đọc cùng một hệ thống quản lý tuyển dụng. Bạn đang đo lường từ ngày yêu cầu tuyển dụng được phê duyệt, còn họ lại đo lường từ ngày tin tuyển dụng được đăng tải.

Đó là vấn đề thường gặp đối với các chỉ số tuyển dụng. Tên các giai đoạn trông có vẻ chuẩn hóa, nhưng thời điểm bắt đầu và kết thúc thì không.

Hướng dẫn này sẽ trình bày những nội dung cần có trong một báo cáo phễu tuyển dụng, và lý do tại sao hai chỉ số về tốc độ lại dễ bị nhầm lẫn. Sau đó, hướng dẫn sẽ chỉ ra cách chuẩn hóa định nghĩa các giai đoạn của bạn, và cách xây dựng báo cáo từ một tệp xuất dữ liệu.

Những nội dung cần có trong báo cáo phễu tuyển dụng

Báo cáo phễu tuyển dụng là một tập hợp các số liệu thống kê cùng với tỷ lệ sụt giảm giữa các giai đoạn. Mọi chỉ số khác đều được suy ra từ đó.

Hãy bắt đầu với số lượng ứng viên ở từng giai đoạn. Số lượng hồ sơ nhận được, được sàng lọc, được phỏng vấn, được gửi lời mời nhận việc (offer), và đồng ý nhận việc, trong một khoảng thời gian cố định.

Nội dung trên báo cáo	Ý nghĩa	Nguồn dữ liệu
Số lượng ứng viên theo giai đoạn	Số lượng ứng viên đạt đến từng giai đoạn	Dữ liệu xuất từ hệ thống quản lý tuyển dụng
Tỷ lệ chuyển đổi (Yield ratios)	Số lượng của mỗi giai đoạn chia cho giai đoạn trước đó	Được suy ra từ số lượng ứng viên
Time to fill	Từ lúc phê duyệt yêu cầu tuyển dụng đến khi ứng viên đồng ý nhận việc	Ngày trên yêu cầu tuyển dụng
Time to hire	Từ lúc ứng viên vào quy trình đến khi đồng ý nhận việc	Ngày của ứng viên
Tỷ lệ chấp nhận lời mời nhận việc (Offer acceptance rate)	Số lời mời được chấp nhận chia cho tổng số lời mời đã gửi	Hồ sơ lời mời nhận việc
Chi phí cho mỗi lần tuyển dụng (Cost per hire)	Chi phí tuyển dụng chia cho số người tuyển được	Bộ phận tài chính, không phải từ hệ thống quản lý tuyển dụng

Sau đó, hãy thêm tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn liên tiếp. Workable gọi đây là tỷ lệ chuyển đổi tuyển dụng (recruitment yield ratios), và chúng là yếu tố giúp biến các con số thô thành một chẩn đoán cụ thể.

Tiếp theo là hai thước đo tốc độ, và chúng cần có các định nghĩa riêng biệt. Chi tiết hơn về các chỉ số này sẽ được trình bày ở bên dưới.

Cuối cùng là tỷ lệ chấp nhận lời mời nhận việc (offer acceptance rate), được Workable định nghĩa là số lời mời được chấp nhận chia cho tổng số lời mời đã gửi. Đây là chỉ số dễ đo lường nhất trong danh sách nhưng thường mang lại nhiều thông tin giá trị nhất.

Một lưu ý về những gì cần lược bỏ. Workable chỉ ra rằng một hệ thống quản lý tuyển dụng "không thể tính toán chi phí trung bình cho mỗi lần tuyển dụng (average cost per hire) của bạn", mặc dù nó có báo cáo về time to fill và tỷ lệ chuyển đổi.

Vì vậy, cost per hire cần có dữ liệu tài chính, chứ không chỉ riêng phễu tuyển dụng. Công thức của nó là tổng chi phí tuyển dụng nội bộ và bên ngoài chia cho tổng số người tuyển được.

Time to fill và time to hire không phải là cùng một chỉ số

Đây là định nghĩa gây ra nhiều tranh cãi nhất, và nguồn tài liệu đề cập đến vấn đề này một cách vô cùng thẳng thắn.

Hướng dẫn về time to fill và time to hire của Workable định nghĩa time to fill là "khoảng thời gian từ khi yêu cầu tuyển dụng được phê duyệt cho đến khi ứng viên đồng ý nhận việc."

Time to hire thì khác. Chỉ số này "đo lường khoảng thời gian từ khi ứng viên bước vào quy trình tuyển dụng cho đến khi đồng ý nhận lời mời nhận việc."

Tiếp theo là một câu nói rất đáng để ghi nhớ. Workable nhận định rằng "time to hire thường được dùng như từ đồng nghĩa với time to fill." Đồng thời nói thêm rằng bạn "cũng có thể coi chúng là hai chỉ số riêng biệt để có được những góc nhìn khác nhau."

Do đó, hai thuật ngữ này thường bị dùng lẫn lộn trong thực tế. Đó chính là lý do tại sao số liệu của bạn sẽ không khớp với số liệu của một công ty khác.

Sự phân biệt này sẽ rất hữu ích một khi bạn nắm rõ nó. Time to fill đo lường toàn bộ quy trình, bao gồm cả những tuần trước khi có người ứng tuyển. Time to hire đo lường tốc độ bạn nhận diện và thúc đẩy quy trình cho người mà bạn quyết định lựa chọn cuối cùng.

Ví dụ thực tế của Workable sẽ làm rõ điều này. Nếu vị trí tuyển dụng được mở vào ngày đầu tiên, ứng viên được chọn nộp hồ sơ vào ngày thứ 10 và đồng ý nhận việc vào ngày thứ 25, thì time to hire là 15 ngày.

Chuẩn hóa các định nghĩa trước khi đo lường

Có bốn quyết định cần phải được ghi chép rõ ràng. Nếu bỏ qua chúng, biểu đồ xu hướng của bạn sẽ chỉ đang đo lường sự thiếu nhất quán của chính bạn mà thôi.

Thời điểm bắt đầu tính giờ. Workable đưa ra ba lựa chọn hợp lý: khi quản lý tuyển dụng gửi yêu cầu mở vị trí, khi bộ phận nhân sự hoặc tài chính phê duyệt yêu cầu đó, hoặc khi chuyên viên tuyển dụng đăng tin tuyển dụng.

Hướng dẫn của họ là hãy chọn một phương án và áp dụng nhất quán. Tài liệu khuyên bạn nên "chọn phương án phù hợp nhất với công ty của bạn", sau đó tính toán theo cùng một cách "cho tất cả các vị trí và đội ngũ."

Những yêu cầu tuyển dụng nào được loại trừ. Workable rất cụ thể ở điểm này, họ khuyên nên loại bỏ các vị trí tuyển dụng liên tục (evergreen roles). Những vị trí luôn mở này "sẽ làm tăng đáng kể chỉ số time to fill trung bình của bạn mà không phản ánh đúng hiệu quả của quy trình tuyển dụng."

Ngày lịch hay ngày làm việc. Định nghĩa của Workable sử dụng ngày lịch. Nếu bạn sử dụng hàm NETWORKDAYS, bạn sẽ nhận được một con số nhỏ hơn và không thể so sánh được với các số liệu được công bố rộng rãi.

Số trung bình hay số trung vị. Số trung bình là những gì hầu hết các báo cáo hiển thị, và chỉ cần một yêu cầu tuyển dụng kéo dài 200 ngày sẽ kéo con số trung bình này lên rất cao. Hãy báo cáo số trung vị (median) bên cạnh số trung bình khi số lượng tuyển dụng thấp.

Ví dụ về cách tính trung bình của Workable rất đáng để học hỏi vì sự đơn giản của nó. Ba vị trí tuyển dụng mất lần lượt 20, 30 và 40 ngày sẽ cho ra con số trung bình là 30 ngày.

Cách thực hiện thủ công

Tùy chọn 1: Số lượng và tỷ lệ chuyển đổi theo giai đoạn

Đếm số lượng ở từng giai đoạn bằng hàm COUNTIFS, lọc theo khoảng thời gian và trường giai đoạn.

Kiểm tra xem số lượng có giảm dần hay không. Nếu một giai đoạn sau lại có số lượng lớn hơn giai đoạn trước, tệp xuất dữ liệu của bạn có thể chứa những ứng viên đã bỏ qua một giai đoạn hoặc quay lại quy trình từ đầu.

Sau đó, chia số lượng của mỗi giai đoạn cho giai đoạn trước đó. Những tỷ lệ này chính là phễu tuyển dụng ở dạng đơn giản nhất.

Biểu đồ phễu biểu diễn cùng các con số đó sẽ giúp người đọc nắm bắt thông tin nhanh hơn dạng bảng. Bài viết giải thích của chúng tôi về biểu đồ phễu là gì sẽ chỉ ra khi nào hình dáng biểu đồ mang lại hiệu quả.

Giới hạn ở đây là bạn chỉ có được một bộ tỷ lệ cho một khoảng thời gian duy nhất, mà không biết được vị trí hay đội ngũ nào đã tạo ra những con số đó.

Tùy chọn 2: Mỗi yêu cầu tuyển dụng là một hàng

Xây dựng một bảng với mỗi hàng tương ứng với một yêu cầu tuyển dụng. Các cột bao gồm ngày mở tuyển dụng, ngày đăng tin, ngày ứng viên đồng ý nhận việc, số lượng ứng viên, và khoảng cách số ngày.

Tính toán khoảng cách số ngày bằng cách lấy ngày sau trừ đi ngày trước. Hướng dẫn của Microsoft về hàm DATEDIF cảnh báo rằng hàm này "có thể tính toán ra kết quả sai trong một số trường hợp nhất định."

Giờ đây, báo cáo có thể được phân tích chuyên sâu (slice). Theo phòng ban, theo cấp bậc, theo chuyên viên tuyển dụng, hoặc theo nguồn ứng viên.

Việc phân tích chuyên sâu chính là nơi bạn tìm thấy câu trả lời. Con số trung bình chung là 40 ngày thường che giấu việc tuyển dụng kỹ sư mất tới 70 ngày trong khi tuyển hỗ trợ chỉ mất 18 ngày.

Giới hạn ở đây là việc liên kết dữ liệu. Việc đối chiếu tệp xuất dữ liệu ứng viên với bảng yêu cầu tuyển dụng đã vượt quá giới hạn mà các công thức thông thường có thể xử lý một cách dễ dàng.

Tùy chọn 3: Một tab định nghĩa riêng

Ghi lại bốn quyết định nêu trên, cùng với tên các giai đoạn đang được sử dụng và ngày danh sách này được chốt cố định.

Thêm danh sách loại trừ một cách rõ ràng. Các vị trí tuyển dụng liên tục, các yêu cầu tuyển dụng bị hủy, và các trường hợp thuyên chuyển nội bộ đều cần có phương án xử lý cụ thể.

Giới hạn ở đây là một vấn đề quen thuộc. Việc ghi chép lại một quy tắc không đồng nghĩa với việc nó sẽ được tự động áp dụng, và dù sao thì sang quý tới cũng sẽ có ai đó thiết lập lại các bộ lọc này từ đầu.

Giới hạn chung. Cả ba tùy chọn trên đều giả định rằng tệp xuất dữ liệu của bạn hiển thị lịch sử các giai đoạn thay vì chỉ hiển thị giai đoạn hiện tại. Nếu nó chỉ hiển thị vị trí hiện tại của ứng viên, bạn hoàn toàn không thể tái dựng lại phễu tuyển dụng của quý trước.

Những điểm nghẽn của phương pháp thủ công

Báo cáo phễu tuyển dụng đầu tiên chỉ mất một buổi sáng để hoàn thành. Nhưng đến báo cáo thứ tư thì sẽ mất nhiều thời gian hơn, bởi vì quy trình thực tế đã thay đổi từ bên dưới.

Việc đổi tên các giai đoạn thường là nguyên nhân chính. Một đội ngũ gộp giai đoạn phỏng vấn qua điện thoại (phone screen) vào giai đoạn sàng lọc (screening), và thế là tỷ lệ giữa hai giai đoạn bị phá vỡ dù hoạt động tuyển dụng thực tế không có gì thay đổi.

Nguyên nhân thứ hai là các yêu cầu tuyển dụng bị hủy. Một vị trí bị đóng lại mà không tuyển được người sẽ không có ngày kết thúc, và nó sẽ biến mất khỏi số liệu trung bình hoặc hiển thị dưới dạng một ô trống.

Tiếp theo là câu hỏi về chỉ số đối sánh (benchmark). Ai đó sẽ hỏi liệu 42 ngày có phải là một con số tốt hay không, và lúc này lời cảnh báo của Workable sẽ phát huy tác dụng: các công ty khác "có thể không tính toán time to fill theo cách giống như công ty của bạn."

Khía cạnh công cụ hỗ trợ cho việc này đã được tổng hợp trong bài viết AI tools for HR and people analytics.

Cách xây dựng báo cáo với Powerdrill Bloom

Bước 1: Tải lên tệp xuất dữ liệu ATS của bạn

Tải lên tệp xuất dữ liệu ứng viên, hoặc cả tệp ứng viên và tệp yêu cầu tuyển dụng cùng lúc. Powerdrill Bloom sẽ phân tích cấu trúc các cột ngay khi nhận dữ liệu, nhờ đó các ngày bị bỏ trống, tên giai đoạn không nhất quán và các hồ sơ ứng viên trùng lặp sẽ được phát hiện trước khi bất kỳ tỷ lệ nào được tính toán.

Bước 2: Mô tả báo cáo bằng ngôn ngữ tự nhiên

Hãy mô tả các định nghĩa thay vì tự tay xây dựng chúng. Hãy chỉ rõ thời điểm bắt đầu tính giờ, thứ tự các giai đoạn, các trường hợp loại trừ, và việc bạn muốn sử dụng ngày lịch hay ngày làm việc.

Sau đó, hãy đặt những câu hỏi giúp phát hiện lỗi. Hỏi xem những yêu cầu tuyển dụng nào không có ngày kết thúc. Hỏi xem những tên giai đoạn nào chỉ xuất hiện trong một phần của khoảng thời gian báo cáo. Cuối cùng, yêu cầu hiển thị phễu tuyển dụng được phân chia theo phòng ban và theo cấp bậc.

Bước 3: Xuất biểu đồ, báo cáo hoặc slide trình bày

Xuất ra số lượng ứng viên theo giai đoạn cùng với tỷ lệ chuyển đổi tương ứng, một biểu đồ phễu biểu diễn các số liệu đó, hoặc các slide trình bày có chứa định nghĩa đi kèm bên cạnh các con số.

Các sai lầm thường gặp

Coi time to fill và time to hire là cùng một con số. Chúng bắt đầu vào những thời điểm khác nhau. Hãy dán nhãn rõ ràng cho bất kỳ chỉ số nào bạn báo cáo và giữ nguyên nhãn đó.

Giữ các vị trí tuyển dụng liên tục trong số liệu trung bình. Các vị trí luôn mở này sẽ làm tăng vọt con số trung bình mà không phản ánh được bất kỳ điều gì về tốc độ của quy trình.

So sánh số liệu của bạn với số liệu của công ty khác. Các thời điểm bắt đầu khác nhau làm cho việc so sánh trở nên vô nghĩa. Thay vào đó, hãy theo dõi xu hướng của chính bạn.

Báo cáo số trung bình khi số lượng tuyển dụng thấp. Sáu người được tuyển dụng và một đợt tìm kiếm khó khăn sẽ tạo ra một con số trung bình sai lệch. Hãy hiển thị số trung vị bên cạnh nó.

Âm thầm loại bỏ các yêu cầu tuyển dụng bị hủy. Một vị trí bị đóng mà không tuyển được người là một kết quả thực tế. Hãy thống kê nó ở một nơi nào đó thay vì lọc bỏ hoàn toàn.

Lẫn lộn giữa ngày lịch và ngày làm việc. Cả hai đều có lý do hợp lý để sử dụng nhưng chúng không thể so sánh với nhau. Hãy chọn một phương án và ghi rõ trên báo cáo.

Bỏ qua các giai đoạn đã được đổi tên. Một giai đoạn bị gộp sẽ phá vỡ một tỷ lệ chuyển đổi và giữ nguyên các tỷ lệ còn lại, điều này trông giống như một phát hiện thực tế nhưng thực chất lại không phải.

Kết luận

Hãy chuẩn hóa thời điểm bắt đầu tính giờ, loại trừ các vị trí tuyển dụng liên tục, đếm số lượng ở từng giai đoạn, và chia các giai đoạn liên tiếp để có được tỷ lệ chuyển đổi. Sau đó, báo cáo hai chỉ số tốc độ dưới các tên gọi riêng biệt.

Các con số thống kê không phải là kết quả bàn giao cuối cùng. Giai đoạn mà ứng viên dừng lại mới là điều cho bạn biết cần phải thay đổi những gì trong tháng tới.

Đó là toàn bộ lý do tại sao nên xây dựng một báo cáo phễu tuyển dụng thay vì chỉ đưa ra một con số trung bình duy nhất. Một con số chỉ cho bạn biết bạn đã làm như thế nào, còn chiếc phễu sẽ chỉ ra cho bạn biết vấn đề nằm ở đâu.

Nếu việc tái dựng lại góc nhìn đó trong mỗi chu kỳ làm tiêu tốn cả quý của bạn, hãy dùng thử Powerdrill Bloom trên tệp xuất dữ liệu ATS của bạn. Xem thêm hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo báo cáo số lượng nhân sự và tỷ lệ nghỉ việc và trang AI report generator.

Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa time to fill và time to hire là gì?

Time to fill được tính từ khi yêu cầu tuyển dụng được phê duyệt cho đến khi ứng viên đồng ý nhận việc. Time to hire được tính từ khi ứng viên được chọn bước vào quy trình tuyển dụng cho đến khi chính ứng viên đó đồng ý nhận việc.

Làm thế nào để tính time to fill trung bình?

Cộng time to fill của mọi vị trí đã được tuyển dụng trong khoảng thời gian đó, sau đó chia cho số lượng vị trí. Workable khuyên nên loại trừ các vị trí luôn mở ra khỏi con số trung bình đó.

Chỉ số time to fill bao nhiêu là tốt?

Workable dẫn nguồn con số trung bình là 42 ngày từ Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (Society for Human Resource Management). Họ cũng cảnh báo rằng các công ty khác có thể không tính toán chỉ số này theo cách giống như bạn.

Báo cáo phễu tuyển dụng nên bao gồm những giai đoạn nào?

Bất kỳ giai đoạn nào thực tế có trong quy trình của bạn, theo thứ tự, đi kèm số lượng ứng viên và tỷ lệ chuyển đổi giữa mỗi cặp giai đoạn. Sự nhất quán qua các thời kỳ quan trọng hơn việc cố gắng khớp với một mẫu có sẵn.

Hệ thống quản lý tuyển dụng của tôi có thể tạo ra báo cáo này không?

Hệ thống này thường có thể báo cáo số lượng ứng viên theo giai đoạn, tỷ lệ chuyển đổi và time to fill. Workable lưu ý rằng nó không thể tính toán chi phí trung bình cho mỗi lần tuyển dụng (average cost per hire), vốn là chỉ số cần có dữ liệu tài chính.