Cách lập Thẻ điểm Nhà cung cấp: 5 Bước Đơn giản trong Năm 2026
Hai bộ phận mua sắm cùng công bố một bảng đánh giá nhà cung cấp. Một bên đặt trọng số cho việc giao hàng đúng hạn là 40%. Bên còn lại đặt trọng số này là 20%.
Cả hai cách tính trọng số đều dựa trên các hướng dẫn đã được công bố trong ngành. Không có cách nào sai, và cùng một nhà cung cấp có thể đạt 93 điểm ở bảng đánh giá này nhưng lại chỉ đạt 86 điểm ở bảng đánh giá kia.
Đó là điều cần hiểu rõ trước khi bạn bắt tay vào xây dựng bất kỳ công cụ nào. Bảng đánh giá nhà cung cấp không phải là một thước đo tiêu chuẩn. Nó chính là các ưu tiên vận hành của bạn, được thể hiện dưới dạng số học.
Hướng dẫn này sẽ trình bày mục đích của bảng đánh giá và năm bước để xây dựng một bảng đánh giá hoàn chỉnh. Tài liệu cũng giải thích lý do tại sao giao hàng đúng hạn lại là chỉ số khó định nghĩa nhất, và cách tạo bảng đánh giá từ chính dữ liệu xuất ra của bạn.
Mục đích của bảng đánh giá nhà cung cấp
Mục đích cốt lõi là sự nhất quán, chứ không phải là phán xét bằng những con số.
Nếu không có bảng đánh giá, hiệu suất của nhà cung cấp sẽ chỉ được thảo luận dựa trên trí nhớ. Hướng dẫn về bảng đánh giá nhà cung cấp của SourceDay lưu ý rằng hiệu suất "thường trở nên cảm tính" nếu thiếu đi sự đánh giá có cấu trúc. Kết quả là các bộ phận khác nhau sẽ có những góc nhìn khác nhau về cùng một mối quan hệ hợp tác.
Bảng đánh giá sẽ giải quyết vấn đề đó bằng cách áp dụng cùng một bộ chỉ số theo cùng một phương pháp. Theo mô tả của SourceDay, hầu hết các bảng đánh giá đều kết hợp các yếu tố giao hàng, chất lượng, dịch vụ và hiệu suất tài chính.
Ban đầu, hãy giữ mục tiêu ở mức vừa phải. Hướng dẫn xây dựng bảng đánh giá của SPS Commerce khuyên rằng việc áp dụng hơn 20 chỉ số "có thể làm phân tán sự tập trung của nhà cung cấp". Tài liệu này khuyến nghị nên chọn từ 8 đến 15 chỉ số thực sự thúc đẩy các ưu tiên kinh doanh cốt lõi.
Có một quan điểm rất đáng ghi nhớ. SPS gọi bảng đánh giá là "khung tham chiếu để đưa ra nhận định sáng suốt, chứ không phải là công cụ thay thế cho tư duy phản biện".
Năm bước thực hiện
1. Chọn từ tám đến mười lăm chỉ số
Hãy lựa chọn từ bốn nhóm chỉ số để bảng đánh giá luôn cân bằng: Giao hàng, chất lượng, khả năng phản hồi và chi phí.
SPS Commerce có công bố một danh sách gợi ý rất khả thi để bắt đầu: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ hoàn thành đơn hàng, tỷ lệ lỗi, độ chính xác của hóa đơn, tỷ lệ trả hàng, độ chính xác của thông báo gửi hàng trước (ASN), độ chính xác của dữ liệu mặt hàng, và một chỉ số đo lường mức độ liên kết chiến lược.
Hãy lựa chọn các chỉ số này cùng với những người trực tiếp chịu ảnh hưởng. SPS gợi ý nên tập hợp các bộ phận mua sắm, vận hành kho bãi, quản lý chất lượng, quản lý ngành hàng và tài chính, rồi yêu cầu mỗi bên nêu ra từ ba đến năm hành vi của nhà cung cấp ảnh hưởng nhiều nhất đến hoạt động của họ.
Sau đó, hãy tinh lọc lại. Mỗi chỉ số bạn giữ lại đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải lặp lại quy trình trích xuất dữ liệu đó vào mỗi quý.
2. Thiết lập quy tắc đo lường trước khi tiến hành tính toán
Bước này thường bị bỏ qua, và đó chính là lý do dẫn đến những tranh chấp về bảng đánh giá trong các cuộc họp với nhà cung cấp.
SPS Commerce liệt kê năm yếu tố cần ghi nhận cho mỗi chỉ số: Phương pháp tính toán, nguồn dữ liệu, tần suất đo lường, các trường hợp ngoại lệ và quy mô mẫu tối thiểu.
Các trường hợp ngoại lệ cần được quyết định rõ ràng chứ không thể bỏ qua. SPS đưa ra ví dụ về thiên tai hoặc lỗi thông số kỹ thuật là những yếu tố có thể không bị tính là lỗi của nhà cung cấp.
Quy mô mẫu cũng cần có một hạn mức cụ thể. Ví dụ về ngưỡng tối thiểu là từ 50 đơn vị trở lên, hoặc lịch sử giao dịch trong ba tháng, trước khi điểm số thực sự có ý nghĩa.
3. Quy đổi mọi chỉ số về cùng một thang điểm
Hãy quy đổi mọi chỉ số về cùng một phạm vi để có thể kết hợp chúng lại với nhau. Thang điểm từ 0 đến 100 là lựa chọn phổ biến nhất.
Hãy đặt mục tiêu dựa trên lịch sử thực tế của bạn thay vì những kỳ vọng xa vời. SPS đưa ra phương pháp trực tiếp: nếu 80% nhà cung cấp của bạn đã đạt tỷ lệ giao hàng đúng hạn là 95%, thì đó chính là mốc cơ sở của bạn.
Hãy phân biệt các mục tiêu khi các nhóm nhà cung cấp có sự khác biệt rõ rệt. Một nhà cung cấp nhãn hàng riêng và một thương hiệu quốc gia không phải đối mặt với những ràng buộc giống nhau.
4. Phân bổ trọng số cho các chỉ số để đạt tổng 100% và tính điểm số chung
Đây là bước thể hiện rõ các ưu tiên của bạn, và không có một công thức chuẩn chung nào cả.
SourceDay công bố một ví dụ: giao hàng đúng hạn 40%, chất lượng 25%, độ tin cậy về thời gian thực hiện (lead time) 20%, khả năng phản hồi 15%.
SPS Commerce công bố một cách phân bổ đồng đều hơn trên tám chỉ số, với tỷ lệ giao hàng đúng hạn là 20% và mức độ liên kết chiến lược là 5%.
Hãy chọn mô hình phù hợp với hoạt động vận hành của bạn. Độ tin cậy giao hàng xứng đáng có trọng số cao đối với các bộ phận quan trọng trong sản xuất, và độ chính xác về chi phí cần được chú trọng hơn ở những nơi có biên lợi nhuận mỏng.
Tính tổng điểm có trọng số bằng hàm SUMPRODUCT, hàm này sẽ nhân hàng điểm số với hàng trọng số chỉ trong một bước.
5. Công bố kết quả cùng với xu hướng và chu kỳ đánh giá
Một điểm số đơn lẻ chỉ là bức ảnh chụp nhanh tại một thời điểm. Xu hướng mới là yếu tố giúp thay đổi hành vi.
SourceDay mô tả chu kỳ phổ biến là hàng tháng đối với các nhà cung cấp quan trọng, hàng quý đối với các nhà cung cấp chiến lược và hàng năm để đánh giá dài hạn. SPS lựa chọn việc đánh giá hàng quý làm điểm cân bằng, đồng thời theo dõi các chỉ số quan trọng theo từng tháng.
Hãy cho các nhà cung cấp thời gian chuẩn bị. SPS khuyến nghị nên có một giai đoạn chạy đà từ 60 đến 90 ngày trước khi điểm số chính thức được tính.
Và hãy sẵn sàng đón nhận phản hồi hai chiều. SPS coi việc đánh giá một chiều là một sai lầm, đồng thời lưu ý rằng các bảng đánh giá "nên khuyến khích phản hồi về độ chính xác trong dự báo và hiệu suất thanh toán của chính bạn".
Tại sao giao hàng đúng hạn lại là chỉ số khó định nghĩa nhất
Mọi bảng đánh giá đều có chỉ số này, và hầu như không có hai bảng đánh giá nào định nghĩa nó hoàn toàn giống nhau.
SPS Commerce đặt ra câu hỏi làm sáng tỏ vấn đề này. Đối với việc giao hàng đúng hạn, "nó sẽ được đo lường theo đơn hàng, theo danh mục sản phẩm (line item), hay theo đơn vị sản phẩm?"
Ba cách này sẽ cho ra những con số khác nhau từ cùng một dữ liệu. Việc giao hàng một phần đối với một đơn hàng có mười danh mục sản phẩm sẽ bị tính là một đơn hàng trễ, hoặc một danh mục trễ, hoặc vài trăm đơn vị sản phẩm trễ.
Câu hỏi thứ hai là về thời gian ân hạn. SPS đặt câu hỏi liệu bạn có cho phép một khoảng thời gian ân hạn hay không, và câu trả lời sẽ lập tức thay đổi điểm số của mọi nhà cung cấp.
Tiếp theo là ngày dùng làm mốc đối chiếu. Ngày yêu cầu và ngày xác nhận là hai cam kết khác nhau, và việc tính điểm dựa trên sai mốc ngày sẽ vô tình tâng bốc hoặc phạt nhà cung cấp một cách không công bằng.
Hãy ghi lại câu trả lời một lần duy nhất. Một chỉ số không thể được tái dựng từ các ghi chú của bạn sẽ không thể được bảo vệ trong một buổi đánh giá.
Những điểm nghẽn khi thực hiện thủ công
Bảng đánh giá đầu tiên mất một tuần để hoàn thành. Bảng thứ tư sẽ mất nhiều thời gian hơn, bởi vì có ba thứ đã bị sai lệch đi trong lúc không ai để ý.
Hồ sơ nhà cung cấp bị phân mảnh. Một nhà cung cấp xuất hiện hai lần dưới những cái tên hơi khác nhau, và hiệu suất của họ bị chia đôi để tính trung bình cho cả hai tài khoản.
Các nguồn dữ liệu thay đổi. SourceDay lưu ý rằng dữ liệu hiệu suất có thể đến từ các hệ thống doanh nghiệp, hệ thống mua hàng và các công cụ báo cáo vận hành. Mỗi hệ thống này lại thay đổi theo lịch trình riêng của nó.
Sau đó, các trường hợp ngoại lệ phải được áp dụng lại bằng tay. Một sự kiện thời tiết vào tháng Hai năm ngoái cần được loại trừ, và việc ghi nhớ điều đó trở thành bí quyết riêng của một cá nhân.
Có một loại chi phí thứ tư chỉ xuất hiện trong cuộc họp với nhà cung cấp. Khi một nhà cung cấp tranh chấp về điểm số, câu trả lời nằm ở định nghĩa, và định nghĩa đó lại nằm trong một tệp tin mà bạn không mang theo.
Về khía cạnh công cụ, bạn có thể tham khảo bài tổng hợp tại AI tools for supply chain analytics.
Cách xây dựng bảng đánh giá với Powerdrill Bloom
Bước 1: Tải lên dữ liệu xuất từ hoạt động mua hàng và nhận hàng
Tải lên đồng thời tệp đơn mua hàng và tệp biên nhận. Powerdrill Bloom sẽ phân tích các cột ngay khi tải lên, nhờ đó các tên nhà cung cấp trùng lặp, ngày xác nhận bị thiếu và số lượng bị bỏ trống sẽ được phát hiện trước khi bất kỳ điểm số nào được tính toán.
Bước 2: Mô tả bảng đánh giá bằng ngôn ngữ tự nhiên
Hãy nêu ra các quy tắc thay vì tự mình xây dựng chúng. Hãy chỉ rõ các chỉ số, trường ngày dùng để đối chiếu điểm số, thời gian ân hạn, các trường hợp ngoại lệ và trọng số.
Sau đó, hãy đặt những câu hỏi để phát hiện lỗi. Hỏi xem tên nhà cung cấp nào có vẻ bị trùng lặp. Hỏi xem có bao nhiêu danh mục không có ngày xác nhận. Tiếp theo, hãy yêu cầu tính cùng một mức điểm nhưng đo lường theo danh mục và theo đơn vị sản phẩm, để bạn có thể thấy sự lựa chọn này làm thay đổi kết quả như thế nào.
Bước 3: Xuất biểu đồ, báo cáo hoặc slide trình bày
Xuất ra bảng đánh giá, biểu đồ xếp hạng điểm số có trọng số, hoặc các trang slide hiển thị quy tắc đo lường bên cạnh điểm số của từng nhà cung cấp.
Tại sao phương pháp này vượt trội so với việc xây dựng lại mỗi quý
| Phương pháp thủ công | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| Trùng lặp tên nhà cung cấp | Kiểm tra thủ công | Phát hiện ngay khi tải lên |
| Chuyển đổi từ đơn hàng sang danh mục sản phẩm | Xây dựng lại mọi công thức | Yêu cầu hiển thị cả hai |
| Áp dụng lại các trường hợp ngoại lệ | Chỉ một người ghi nhớ | Được thiết lập sẵn trong quy tắc cho mỗi lần chạy |
| Bảng đánh giá của quý tiếp theo | Xây dựng lại dựa trên dữ liệu xuất đã thay đổi | Chỉ cần thay tệp dữ liệu, giữ nguyên quy tắc |
Hàng thứ hai chính là nơi mang lại nhiều giá trị nhất. Việc nhìn thấy cùng một nhà cung cấp được chấm điểm theo đơn hàng và theo đơn vị sản phẩm sẽ cho bạn biết thứ hạng đó dễ bị biến động như thế nào.
Các sai lầm thường gặp
Theo dõi quá nhiều chỉ số. SPS cảnh báo rằng việc theo dõi hơn 20 chỉ số sẽ làm phân tán sự tập trung. Từ tám đến mười lăm là phạm vi hoạt động hiệu quả.
Sao chép trọng số của bên khác. Các ví dụ được công bố có sự khác biệt rất lớn. Hãy đặt trọng số theo các ưu tiên vận hành của riêng bạn.
Không định nghĩa rõ thế nào là giao hàng đúng hạn. Việc tính theo đơn hàng, danh mục sản phẩm hay đơn vị sản phẩm sẽ cho ra các kết quả khác nhau. Hãy ghi lại lựa chọn của bạn trước khi tiến hành chấm điểm.
Chấm điểm dựa trên quá ít dữ liệu. Một nhà cung cấp chỉ có bốn lần giao hàng thì điểm số sẽ không có nhiều ý nghĩa. Hãy thiết lập một quy mô mẫu tối thiểu và tuân thủ nó.
Chấm điểm ngay từ ngày đầu tiên. Các nhà cung cấp cần một giai đoạn chạy đà trước khi kết quả được tính chính thức. Hướng dẫn được công bố khuyến nghị khoảng thời gian này là từ sáu mươi đến chín mươi ngày.
Tính điểm trung bình của nhà cung cấp trên các hồ sơ trùng lặp. Hai cách viết khác nhau của cùng một cái tên sẽ che giấu hiệu suất thực tế. Hãy loại bỏ trùng lặp trước khi chấm điểm.
Chỉ đánh giá một chiều từ phía đối tác. Việc giao hàng trễ đôi khi xuất phát từ việc gửi đơn mua hàng muộn. Hãy khuyến khích phản hồi về chính khả năng dự báo và hành vi thanh toán của bạn.
Kết luận
Chọn từ tám đến mười lăm chỉ số, thiết lập quy tắc đo lường trước, quy đổi về cùng một thang điểm, phân bổ trọng số đạt 100%, sau đó công bố cùng với xu hướng và chu kỳ đánh giá. Đó là toàn bộ quy trình xây dựng.
Điểm số tổng thể không phải là kết quả bàn giao cuối cùng. Chỉ số có sự thay đổi và định nghĩa làm cơ sở cho chỉ số đó mới là những yếu tố dẫn dắt cuộc đối thoại với nhà cung cấp.
Nếu việc xây dựng lại bảng đánh giá đó mỗi quý làm tiêu tốn của bạn cả tuần trời, hãy dùng thử Powerdrill Bloom với dữ liệu xuất mua hàng của bạn. Xem thêm hướng dẫn của chúng tôi về cách phát hiện hàng tồn kho chậm luân chuyển, bài tổng hợp các công cụ AI tốt nhất cho dự báo hàng tồn kho và nhu cầu, và trang trình tạo báo cáo bằng AI.
Các câu hỏi thường gặp
Những chỉ số nào nên có trên bảng đánh giá nhà cung cấp?
Hãy bắt đầu với giao hàng, chất lượng, khả năng phản hồi và chi phí. SPS Commerce gợi ý nên chọn từ 8 đến 15 chỉ số, đồng thời cảnh báo rằng việc có hơn 20 chỉ số sẽ làm phân tán sự tập trung của nhà cung cấp.
Tôi nên phân bổ trọng số cho các chỉ số như thế nào?
Hãy dựa trên các ưu tiên của riêng bạn, vì các ví dụ được công bố thường không thống nhất. Một ví dụ trong ngành đặt tỷ lệ giao hàng đúng hạn ở mức 40%, trong khi một ví dụ khác lại đặt ở mức 20% trên một bộ chỉ số rộng hơn.
Tôi nên đánh giá nhà cung cấp với tần suất như thế nào?
Hàng quý đối với hầu hết các nhà cung cấp, hàng tháng đối với các nhà cung cấp quan trọng và hàng năm để đánh giá dài hạn. Hãy theo dõi các chỉ số quan trọng hàng tháng ngay cả khi bạn công bố kết quả theo quý.
Tôi có thể xây dựng bảng đánh giá nhà cung cấp trên bảng tính không?
Có, và nhiều đội ngũ bắt đầu từ đó. SPS Commerce lưu ý rằng các mẫu bảng tính thường là đủ dùng trong giai đoạn đầu, và việc đánh giá các phần mềm chuyên dụng sẽ rất đáng cân nhắc khi quy trình của bạn đã hoàn thiện hơn.
Nhà cung cấp có nên xem bảng đánh giá của chính họ không?
Có, và họ cần có quyền phản hồi. SPS Commerce coi việc đánh giá một chiều là một sai lầm, vì khả năng dự báo và hành vi thanh toán của chính bạn cũng ảnh hưởng đến kết quả của họ.