Cách tạo Nguồn Sự thật Duy nhất: Hướng dẫn Toàn diện
Hai người cùng mở hai bảng tính và báo cáo hai con số doanh thu khác nhau cho cùng một tháng. Cả hai đều cẩn thận. Cả hai đều có thể bảo vệ con số của mình. Không ai sai cả.
Đó không phải là vấn đề về dữ liệu. Đó là một vấn đề về định nghĩa đang ẩn mình dưới lớp vỏ của vấn đề dữ liệu.
Hầu hết các nỗ lực giải quyết vấn đề này đều bắt đầu bằng một bước đi sai lầm, đó là lựa chọn công cụ. Cách khắc phục thực sự bắt đầu bằng việc ghi lại ý nghĩa của từng chỉ số và ai là người quyết định.
Hướng dẫn này sẽ giải thích ý nghĩa thực sự của thuật ngữ này và bốn quyết định cần đưa ra trước khi bắt tay vào làm việc với bảng tính. Sau đó, chúng ta sẽ đi qua ba phương pháp thủ công và điểm hạn chế của từng phương pháp.
Nguồn sự thật duy nhất thực chất là gì
Hướng dẫn về SSOT của Workday định nghĩa đó là "một hệ thống tập trung nơi tất cả dữ liệu kinh doanh quan trọng và cập nhật nhất được tổng hợp, làm sạch và cho phép truy cập rộng rãi."
Câu nói quan trọng hơn nằm ở phần sau của trang đó. Nguồn sự thật duy nhất "thường là kết quả của việc sử dụng cơ sở hạ tầng kỹ thuật đúng cách, chứ không phải bản thân cơ sở hạ tầng đó."
Hãy đọc kỹ câu đó hai lần trước khi bạn mua bất kỳ thứ gì. Một kho dữ liệu mang lại cho bạn không gian lưu trữ. Sự đồng thuận mới mang lại cho bạn sự thật.
Trang này cũng chỉ ra các silo dữ liệu là nguyên nhân gốc rễ của các con số mâu thuẫn. Nó mô tả chúng là "những bể thông tin bị cô lập, mắc kẹt trong các công cụ, bảng tính và máy chủ của các phòng ban không được kết nối với nhau." Quy trình được khuyến nghị bắt đầu bằng việc quản trị thay vì nền tảng: định nghĩa các thuật ngữ, chỉ định người chịu trách nhiệm, sau đó chọn công nghệ, làm sạch dữ liệu và cuối cùng là triển khai theo từng giai đoạn.
Tại sao hai đội ngũ lại có hai con số khác nhau
Hầu như nguyên nhân luôn nằm ở một trong bốn điều sau, và không có điều nào liên quan đến số học cả.
Bộ lọc khác nhau. Một báo cáo loại trừ các tài khoản nội bộ và bản ghi thử nghiệm. Báo cáo còn lại thì bao gồm chúng. Không ai ghi chép lại điều đó, vì vậy không ai nhận ra.
Ranh giới thời gian khác nhau. Một đội ngũ chốt tháng theo ngày xuất hóa đơn, đội còn lại chốt theo ngày thanh toán. Cả hai cách đều có lý do chính đáng, và họ sẽ không bao giờ thống nhất được.
Mẫu số khác nhau. Một tỷ lệ luôn có hai phần. Chỉ cần thay đổi phần bên dưới (mẫu số), tỷ lệ phần trăm sẽ thay đổi mà không cần bất kỳ bản ghi nào thay đổi.
Thời điểm xuất dữ liệu khác nhau. Một bản xuất dữ liệu được thực hiện vào ngày 1, bản còn lại vào ngày 3, và dữ liệu muộn của ba ngày ở giữa đã lọt vào.
Bốn quyết định cần thống nhất trước tiên
Hãy ghi lại những điều này trước khi chạm vào bất kỳ công thức nào. Một tab định nghĩa bên cạnh các con số là phương pháp quản trị ít tốn kém nhất mà bạn từng thực hiện.
| Quyết định | Câu hỏi cần trả lời | Tại sao điều này quan trọng |
|---|---|---|
| Định nghĩa | Chính xác thì điều gì được tính là một đơn vị của chỉ số này? | Quyết định đối tượng nào nằm trong và ngoài phạm vi |
| Bộ lọc | Những bản ghi nào bị loại trừ, và tại sao? | Thường là nguồn gốc lớn nhất gây ra sự chênh lệch |
| Ranh giới | Trường ngày nào được dùng để chốt kỳ báo cáo? | Hai lựa chọn đều hợp lý, nhưng cho ra hai kết quả khác nhau |
| Người chịu trách nhiệm | Ai là người phê duyệt thay đổi đối với định nghĩa này? | Nếu không có người chịu trách nhiệm, các định nghĩa sẽ dần bị thay đổi một cách âm thầm |
Hàng "Người chịu trách nhiệm" là hàng mà các đội ngũ thường bỏ qua. Một định nghĩa không có người chịu trách nhiệm chỉ là một lời gợi ý, và các lời gợi ý sẽ bị diễn giải lại sau mỗi quý.
Hãy kết hợp điều này với lớp chỉ số mà bạn đang báo cáo. Hướng dẫn của chúng tôi về chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ sẽ chỉ ra những chỉ số nào cần được xử lý theo cách này, vì không phải chỉ số nào cũng cần thiết.
Cách thực hiện thủ công
Tùy chọn 1: Đối chiếu hai phiên bản theo từng dòng
Hãy bắt đầu từ sự bất đồng thay vì lý thuyết. Đưa cả hai báo cáo vào cùng một workbook và khớp các bản ghi bằng hàm XLOOKUP dựa trên một khóa chung.
Những dòng không khớp chính là phát hiện của bạn. Chúng cho bạn biết bên nào bao gồm những gì mà bên kia không có, đó chính xác là bộ lọc mà không ai ghi chép lại.
Hãy lưu ý các nhãn gần như trùng lặp trong quá trình thực hiện. Hàm EXACT so sánh hai giá trị văn bản và có phân biệt chữ hoa chữ thường. Nó sẽ phát hiện ra các cặp như "ACME Corp" và "Acme Corp." mà mắt người thường dễ dàng bỏ qua.
Hạn chế lớn nhất là phương pháp này chỉ giải quyết được cho một tháng. Tháng sau, hai báo cáo tương tự lại tiếp tục lệch nhau, vì không có thay đổi mang tính cấu trúc nào được thực hiện.
Tùy chọn 2: Xây dựng một tập dữ liệu duy nhất, sau đó tạo mọi báo cáo từ đó
Hợp nhất trước, báo cáo sau. Tính năng gộp truy vấn (merge) của Power Query hỗ trợ nhiều kiểu liên kết (join), bao gồm cả anti join. Một liên kết anti join sẽ liệt kê các bản ghi có trong nguồn này nhưng lại thiếu trong nguồn kia.
Sau đó, hãy tạo mọi số liệu phái sinh từ bảng duy nhất đó. Nếu một con số không thể truy xuất nguồn gốc từ bảng này, con số đó sẽ không được trình bày.
Sử dụng hàm UNIQUE để kiểm tra xem khóa bạn dùng để liên kết có thực sự là duy nhất hay không. Một khóa bị lặp lại sẽ làm tăng tổng số một cách âm thầm, và những con số tổng sai lệch một cách âm thầm còn tồi tệ hơn những con số tổng bị lỗi hoàn toàn.
Giới hạn ở đây là việc bảo trì. Phải có ai đó làm mới dữ liệu, và người đó sẽ trở thành một điểm phụ thuộc.
Tùy chọn 3: Duy trì một tab định nghĩa ngay cạnh các con số
Mỗi chỉ số một hàng: tên, định nghĩa, bộ lọc được áp dụng, trường ngày được sử dụng, người chịu trách nhiệm, lần xem xét gần nhất.
Đây là điều giúp báo cáo có thể so sánh được vào quý tới. Nó cũng giúp bạn trả lời câu hỏi "tại sao số này lại khác với lần trước" trong mười giây thay vì mất cả ngày.
Hạn chế là việc viết ra định nghĩa không có nghĩa là nó sẽ được thực thi một cách bắt buộc. Tab định nghĩa và các công thức thực tế có thể dần lệch nhau, và thường là như vậy.
Hạn chế chung. Cả ba phương pháp đều giả định rằng sự bất đồng có thể được phát hiện từ các tệp tin. Khi hai phòng ban sử dụng các hệ thống hoàn toàn khác nhau, việc đối chiếu phải bắt đầu từ việc làm sao để có được các bản xuất dữ liệu có thể so sánh được.
Điểm nghẽn của phương pháp thủ công
Lần đối chiếu đầu tiên có thể rất thú vị. Nhưng đến lần thứ ba, nó chỉ là một buổi chiều lặp đi lặp lại với những mốc thời gian mới.
Các định nghĩa sẽ lỗi thời bất cứ khi nào doanh nghiệp có sự thay đổi. Một loại kế hoạch mới, một khu vực mới, một trường dữ liệu bị đổi tên, và quy tắc bạn viết vào tháng Ba không còn khớp với dữ liệu của tháng Chín nữa.
Các bản xuất dữ liệu cũng bị sai lệch. Ai đó thay đổi bộ lọc trong hệ thống nguồn, và tệp gửi đến trông có vẻ giống hệt nhưng ý nghĩa bên trong đã khác đi.
Ngoài ra còn có một chi phí chỉ xuất hiện trong các cuộc họp. Khi hai con số mâu thuẫn trực tiếp với nhau, bạn cần giải thích sự chênh lệch ngay lập tức, trong khi lời giải thích lại nằm trong một workbook mà bạn không mang theo.
Đây là lý do tại sao danh mục này tồn tại. Bài tổng hợp về các công cụ AI hỗ trợ business intelligence mà không cần đội ngũ dữ liệu sẽ đề cập đến khía cạnh công cụ của vấn đề này.
Cách xây dựng với Powerdrill Bloom
Bước 1: Tải lên cả hai bản xuất dữ liệu mâu thuẫn
Tải cả hai tệp không khớp lên cùng nhau. Powerdrill Bloom sẽ phân tích các cột ngay khi tải lên, nhờ đó các định dạng khóa không khớp, nhãn không nhất quán và các trường trống sẽ lộ diện trước khi bất kỳ tổng số nào được tính toán.
Bước 2: Khai báo định nghĩa bằng ngôn ngữ tự nhiên
Mô tả quy tắc thay vì tự xây dựng nó. Hãy đặt tên cho chỉ số, các bản ghi cần loại trừ, trường ngày dùng để chốt kỳ báo cáo và cách nhóm dữ liệu.
Sau đó, hãy đặt các câu hỏi để làm lộ ra khoảng trống. Hỏi xem bản ghi nào xuất hiện trong tệp này mà không có trong tệp kia. Hỏi xem nhãn nào chỉ khác nhau về chữ hoa chữ thường hoặc dấu câu. Sau đó, hỏi xem tổng số sẽ là bao nhiêu dưới mỗi ranh giới ngày.
Bước 3: Xuất báo cáo đã đối chiếu
Trích xuất bảng đã đối chiếu, bản tóm tắt chênh lệch hoặc các slide trình bày định nghĩa đã thống nhất bên cạnh con số.
Tại sao phương pháp này vượt trội hơn so với đối chiếu thủ công
| Phương pháp thủ công | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| Tìm các bản ghi không khớp | Thực hiện anti join cho từng cặp tệp | Chỉ cần hỏi xem bản ghi nào bị thiếu |
| Phát hiện các nhãn gần như trùng lặp | Sử dụng các cột phụ phân biệt chữ hoa chữ thường | Tự động hiển thị khi tải lên |
| Thử nghiệm một ranh giới ngày thay thế | Xây dựng lại bộ lọc và tính lại tổng số | Khai báo quy tắc khác và đặt câu hỏi |
| Chạy lại vào tháng sau | Làm mới dữ liệu và hy vọng không có gì thay đổi | Thay thế tệp mới, giữ nguyên các quy tắc |
Hàng thứ ba chính là chìa khóa để chấm dứt các cuộc tranh cãi. Việc có thể hiển thị cả hai ranh giới ngày cạnh nhau sẽ biến câu nói "con số của bạn sai rồi" thành "quy tắc của chúng ta khác nhau," mở ra một cuộc thảo luận có thể giải quyết được.
Các sai lầm thường gặp
Mua một nền tảng trước khi thống nhất các định nghĩa. Lưu trữ không đồng nghĩa với sự đồng thuận. Hãy định nghĩa các thuật ngữ và chỉ định người chịu trách nhiệm trước tiên, theo đúng thứ tự đó.
Không khai báo mẫu số. Mọi tỷ lệ đều cần cả hai phần được ghi rõ trên biểu đồ. Nếu không có chúng, tỷ lệ phần trăm chỉ mang tính chất trang trí.
Coi một đợt hợp nhất lớn là vạch đích. Các định nghĩa sẽ lỗi thời theo những thay đổi của sản phẩm và tổ chức, vì vậy hãy lên lịch xem xét định kỳ thay vì phải xây dựng lại từ đầu.
Giả định rằng các nhãn giống nhau nghĩa là các bản ghi giống nhau. Chữ hoa chữ thường, dấu câu và khoảng trắng thừa đều tạo ra các bản ghi trùng lặp ngầm. Hãy kiểm tra trước khi liên kết, chứ không phải sau đó.
Đối chiếu các bản xuất dữ liệu được thực hiện vào các ngày khác nhau. Dữ liệu đến muộn sẽ trông giống như một sự sai lệch. Hãy khớp mốc thời gian trích xuất dữ liệu trước khi khớp các dòng.
Lưu tài liệu định nghĩa ở nơi không ai mở ra. Hãy giữ chúng trong cùng một tệp với các con số, và dán nhãn biểu đồ bằng quy tắc đã được sử dụng.
Bỏ qua người chịu trách nhiệm. Một định nghĩa không có người phê duyệt cụ thể là một định nghĩa chắc chắn sẽ bị diễn giải lại. Hãy gán một người chịu trách nhiệm cho mỗi hàng.
Kết luận
Nguồn sự thật duy nhất trước hết là sự đồng thuận, sau đó mới là cơ sở hạ tầng. Hãy định nghĩa từng chỉ số, ghi lại các bộ lọc, cố định ranh giới ngày, chỉ định người chịu trách nhiệm, sau đó tạo mọi báo cáo từ một tập dữ liệu duy nhất.
Phần tốn kém nhất không phải là lần đối chiếu đầu tiên. Đó là việc duy trì tính cập nhật của các định nghĩa trong khi doanh nghiệp liên tục thay đổi.
Nếu chu kỳ đó đang ngốn sạch thời gian cuối tháng của bạn, hãy dùng thử Powerdrill Bloom trên hai tệp dữ liệu không khớp. Xem thêm các hướng dẫn của chúng tôi về cách xây dựng bảng điều khiển KPI từ bảng tính và thiết lập mục tiêu KPI từ chính dữ liệu của bạn. Trang làm sạch dữ liệu bằng AI sẽ đề cập đến bước chuẩn bị dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp
Nguồn sự thật duy nhất là gì?
Đó là một tập hợp các định nghĩa, nguồn dữ liệu và cách tính toán đã được thống nhất mà mọi báo cáo đều dựa vào đó để tạo ra. Hướng dẫn của Workday mô tả đó là kết quả của việc sử dụng cơ sở hạ tầng đúng cách chứ không phải bản thân cơ sở hạ tầng đó.
Tôi có cần một kho dữ liệu để xây dựng nguồn sự thật duy nhất không?
Không. Kho dữ liệu cung cấp khả năng lưu trữ và mở rộng quy mô, trong khi sự đồng thuận về định nghĩa và trách nhiệm mới là điều giúp các con số khớp nhau. Các đội ngũ nhỏ có thể đạt được điều này chỉ trong một workbook duy nhất được quản trị tốt.
Tại sao hai báo cáo lại hiển thị các số tổng khác nhau?
Thường là do bộ lọc, ranh giới ngày, mẫu số hoặc thời điểm xuất dữ liệu. Hãy kiểm tra bốn yếu tố đó trước khi cho rằng có lỗi tính toán, bởi vì số học hiếm khi là nguyên nhân.
Who should own a metric definition?
Mỗi chỉ số nên có một người chịu trách nhiệm cụ thể, có thẩm quyền phê duyệt các thay đổi. Việc đồng sở hữu thường dẫn đến việc định nghĩa bị thay đổi một cách âm thầm giữa các đội ngũ.
Tần suất xem xét lại các định nghĩa nên là bao lâu?
Bất cứ khi nào hoạt động kinh doanh thực tế có sự thay đổi, hoặc theo một chu kỳ cố định. Các kế hoạch mới, khu vực mới và các trường dữ liệu bị đổi tên đều làm mất hiệu lực của các quy tắc vốn đã chính xác khi được viết ra.