Cách tạo bài thuyết trình QBR: Hướng dẫn đầy đủ

Để tạo một bài thuyết trình QBR, hãy bắt đầu với các mục tiêu của quý trước và trình bày kết quả thực hiện so với từng mục tiêu đó. Sau đó, hãy đề cập đến các thành tựu chính, những điểm chưa đạt và nguyên nhân, kế hoạch cho quý tới và những gì bạn cần từ người nghe. Hãy giữ cho bộ slide chính khoảng 10 đến 12 slide và chuyển các chi tiết vào phần phụ lục.

Hướng dẫn này giải thích bài thuyết trình QBR là gì, hai loại hình chính, dàn ý chi tiết từng slide và một ví dụ thực tế. Hướng dẫn cũng chỉ ra cách nhanh hơn để xây dựng bộ slide từ dữ liệu của bạn bằng AI.

Bài thuyết trình QBR là gì

QBR là viết tắt của quarterly business review (đánh giá kinh doanh hàng quý). Bài thuyết trình QBR là bộ slide bạn mang đến buổi đánh giá đó. Nó nhìn lại quý vừa qua và thiết lập kế hoạch cho quý tiếp theo.

Một bài thuyết trình QBR tốt sẽ trả lời bốn câu hỏi:

• Chúng ta có đạt được mục tiêu không? Từng mục tiêu từ quý trước, kèm theo chỉ tiêu và kết quả thực tế.
• Điều gì đã thúc đẩy kết quả? Những thành tựu, những điểm chưa đạt và nguyên nhân đằng sau cả hai.
• Điều gì xảy ra tiếp theo? Các ưu tiên và chỉ tiêu cho quý sắp tới.
• Chúng ta cần gì? Các quyết định, ngân sách hoặc sự trợ giúp từ những người có mặt trong phòng.

QBR không chỉ là một bản báo cáo. Đó là một cuộc họp với một quyết định được đưa ra ở cuối buổi. Bộ slide nên giúp quyết định đó trở nên dễ dàng hơn.

QBR nội bộ và QBR khách hàng

Hai loại cuộc họp này chia sẻ cùng một cái tên. Cấu trúc tương tự nhau, nhưng đối tượng khán giả và mục tiêu thì khác nhau.

	QBR nội bộ	QBR khách hàng
Khán giả	Ban lãnh đạo, hoặc trưởng các nhóm khác	Người ra quyết định và người dùng của khách hàng
Người trình bày	Trưởng nhóm hoặc trưởng đơn vị kinh doanh	Quản lý tài khoản hoặc quản lý thành công khách hàng
Mục tiêu chính	Đánh giá hiệu suất và thống nhất kế hoạch quý tới	Trình bày giá trị đã mang lại và cùng lập kế hoạch quý tới
Các con số cốt lõi	Doanh thu, pipeline, biên lợi nhuận, KPI và nhân sự	Mức độ sử dụng, tỷ lệ áp dụng, kết quả và dữ liệu hỗ trợ
Yêu cầu điển hình	Ngân sách, tuyển dụng hoặc thay đổi ưu tiên	Mở rộng, gia hạn hoặc tiếp cận thêm các nhóm khác

QBR nội bộ được thực hiện trong nội bộ công ty. Một nhóm bán hàng, marketing hoặc sản phẩm trình bày kết quả quý của mình với ban lãnh đạo. Trọng tâm là hiệu suất so với kế hoạch và các nguồn lực cần thiết tiếp theo.

QBR khách hàng được thực hiện với khách hàng. Các nhóm thành công khách hàng và quản lý tài khoản sử dụng chúng để chứng minh lợi nhuận từ sản phẩm. Một buổi QBR khách hàng hiệu quả sẽ gắn kết việc sử dụng sản phẩm với các kết quả mà khách hàng quan tâm, chẳng hạn như số giờ tiết kiệm được hoặc chi phí cắt giảm được.

Hướng dẫn này bao gồm cả hai loại. Ở những nơi các slide có sự khác biệt, dàn ý sẽ ghi chú lại.

Nội dung cần có: dàn ý chi tiết từng slide

Hầu hết các bài thuyết trình QBR gói gọn trong 10 đến 12 slide chính. Dưới đây là một dàn ý tiêu chuẩn.

1. Tiêu đề và chương trình họp. Quý báo cáo, những người tham dự và các chủ đề kèm thời gian cho mỗi phần.
2. Tóm tắt điều hành. Tóm tắt quý trong ba gạch đầu dòng, cộng với yêu cầu chính.
3. Mục tiêu so với kết quả. Từng mục tiêu từ quý trước với chỉ tiêu, kết quả và trạng thái.
4. Bảng điểm KPI. Sáu đến mười chỉ số với xu hướng qua vài quý gần nhất.
5. Thành tựu. Hai hoặc ba kết quả quan trọng, kèm theo số liệu.
6. Điểm chưa đạt và nguyên nhân gốc rễ. Những gì chưa đạt yêu cầu, tại sao và những thay đổi cần thiết.
7. Giá trị mang lại. Đối với QBR khách hàng, đó là những kết quả mà khách hàng nhận được từ sản phẩm.
8. Chi tiết theo phân khúc hoặc tài khoản. Kết quả theo khu vực, sản phẩm hoặc nhóm.
9. Kế hoạch quý tới. Ba đến năm ưu tiên với chỉ tiêu và người chịu trách nhiệm.
10. Rủi ro. Các rủi ro chính và cách bạn sẽ theo dõi chúng.
11. Yêu cầu và các bước tiếp theo. Các quyết định cần thiết, người thực hiện và thời hạn.
12. Phụ lục. Các bảng dữ liệu đầy đủ, phương pháp luận và tài liệu hỗ trợ.

Hãy giữ nguyên thứ tự này mỗi quý. Mọi người sẽ quen với việc tìm kiếm thông tin ở đâu, và những thay đổi sẽ trở nên nổi bật.

Cách thiết lập bảng điểm QBR

Bảng điểm là cốt lõi của một bài thuyết trình QBR. Nó biến một quý làm việc thành một bảng biểu mà mọi người có thể đọc trong một phút.

Hãy xây dựng nó theo các quy tắc sau:

• Sử dụng các mục tiêu của quý trước. Bảng điểm nên khớp với những gì đã được thống nhất, không phải những gì trông có vẻ tốt ở hiện tại.
• Hiển thị chỉ tiêu, thực tế và khoảng cách. Một con số không có chỉ tiêu thì có rất ít ý nghĩa.
• Thêm xu hướng. Hiển thị ba hoặc bốn quý gần nhất, để một quý tốt không che lấp đi sự sụt giảm dài hạn.
• Sử dụng trạng thái đơn giản. Vượt kế hoạch, đúng tiến độ hoặc chậm tiến độ là đủ.
• Giữ tính ổn định. Sử dụng cùng một bộ chỉ số mỗi quý và giải thích bất kỳ thay đổi nào một lần duy nhất.

Đối với QBR khách hàng, các chỉ số sẽ thay đổi. Các chỉ số điển hình là người dùng hoạt động, tỷ lệ áp dụng tính năng, phiếu hỗ trợ và thời gian phản hồi. Thêm một hoặc hai chỉ số kết quả mà khách hàng đã nêu ra lúc đầu, chẳng hạn như thời gian tiết kiệm được.

Nếu nhóm của bạn cũng thực hiện đánh giá hàng tháng, bảng điểm QBR có thể tổng hợp từ các tháng đó. Hướng dẫn của chúng tôi về xây dựng bộ slide đánh giá kinh doanh hàng tháng sẽ đề cập đến phiên bản hàng tháng.

Cách chuẩn bị: lộ trình và nguồn dữ liệu

Một buổi đánh giá hàng quý sẽ diễn ra nhanh hơn khi việc xử lý dữ liệu được bắt đầu sớm. Hãy lập kế hoạch ngược từ ngày họp.

• Ba tuần trước. Thống nhất chương trình họp, người tham dự và yêu cầu chính với quản lý của bạn hoặc người bảo trợ phía khách hàng.
• Hai tuần trước. Chốt số liệu của quý. Trích xuất dữ liệu từ mỗi hệ thống bạn báo cáo.
• Mười ngày trước. Xây dựng bảng điểm và soạn thảo các slide.
• Một tuần trước. Xem lại bản thảo với một đồng nghiệp không tham gia trực tiếp. Hỏi họ xem điểm nào chưa rõ ràng.
• Hai hoặc ba ngày trước. Gửi bộ slide để mọi người đọc trước.

Hầu hết dữ liệu nằm ở một vài nơi nhất định. Hãy thu thập chúng trước khi bạn bắt đầu làm slide.

Dữ liệu	Nơi thường lưu trữ	Sử dụng cho
Doanh thu và biên lợi nhuận	Hệ thống tài chính hoặc tệp chốt sổ hàng tháng	Mục tiêu so với kết quả, bảng điểm
Pipeline và hợp đồng mới	Trích xuất CRM	Bảng điểm, thành tựu
Tỷ lệ giữ chân và rời bỏ	Hệ thống thanh toán hoặc CRM	Bảng điểm, điểm chưa đạt
Mức độ sử dụng sản phẩm	Trích xuất phân tích sản phẩm	Giá trị khách hàng, tỷ lệ áp dụng
Lượng hỗ trợ và thời gian phản hồi	Trích xuất từ bộ phận hỗ trợ	Giá trị khách hàng, rủi ro
Tiến độ mục tiêu	Công cụ theo dõi OKR hoặc bảng lập kế hoạch	Mục tiêu so với kết quả, quý tới

Sử dụng cùng một khoảng thời gian trong mọi lần trích xuất. Sự sai lệch, chẳng hạn như một tệp kết thúc vào ngày 30 và tệp khác vào ngày 1, sẽ khiến tổng số không khớp nhau.

Đặt tên cho mỗi tệp trích xuất kèm theo tên quý trong tên tệp. Quý tới, bạn có thể bắt đầu từ cùng các tệp đó và so sánh một cách tương đồng.

Cách tạo bài thuyết trình QBR bằng AI

Việc xây dựng lại bảng điểm và biểu đồ bằng tay tốn hàng giờ mỗi quý. Bạn phải xuất dữ liệu từ nhiều công cụ, vẽ lại biểu đồ và chỉnh sửa bố cục. Một công cụ AI có thể thực hiện phần lớn việc này từ các tệp dữ liệu của bạn.

Dưới đây là phương pháp gồm ba bước, sử dụng Powerdrill Bloom.

Bước 1: Tải lên dữ liệu hiệu suất của quý

Bắt đầu với dữ liệu đằng sau bộ slide. Đối với QBR nội bộ, đó thường là trình theo dõi KPI, số liệu tài chính và cập nhật của nhóm. Đối với QBR khách hàng, đó là dữ liệu sử dụng, dữ liệu hỗ trợ và các mục tiêu bạn đã thống nhất với khách hàng.

Công cụ AI Business Review Generator yêu cầu bạn tải lên "KPI, tài chính, dữ liệu khách hàng và tiến độ OKR". Các tệp Excel, CSV và PDF đều hoạt động được. Nếu các con số nằm trong nhiều tệp, hãy tải chúng lên cùng lúc để công cụ có thể liên kết chúng.

Bước 2: Chọn định kỳ và mô tả câu chuyện

Tiếp theo, chọn định dạng. Trang công cụ liệt kê ba loại định kỳ: "QBR, MBR hoặc đồng bộ hàng tuần."

Sau đó, mô tả những gì bạn cần bằng ngôn ngữ tự nhiên. Ví dụ: "Xây dựng bộ slide QBR cho Q3. Hiển thị từng mục tiêu so với chỉ tiêu, bảng điểm KPI với bốn quý gần nhất, các thành tựu hàng đầu và các điểm chưa đạt kèm nguyên nhân. Kết thúc bằng kế hoạch quý tới và các yêu cầu của chúng tôi."

Trang này mô tả kết quả đầu ra là "Bộ slide QBR đầy đủ với tổng hợp KPI, hiệu suất phân khúc, thành tựu và rủi ro." Nó cũng cung cấp "Bản tóm tắt MBR một trang với các thay đổi KPI và chú thích nguyên nhân gốc rễ."

Bước 3: Kiểm tra các con số và xuất bản đánh giá

Kiểm tra mọi số liệu so với các tệp nguồn trước khi bạn trình bày. Trang chủ cho biết "Mọi con số đều đi kèm với trang, hàng và số liệu đằng sau nó," vì vậy bạn có thể truy xuất nguồn gốc của từng đầu vào.

Sau đó thực hiện xuất dữ liệu. Trang công cụ cho biết bạn có thể xuất bản đánh giá dưới dạng "bộ slide có thương hiệu, bản tóm tắt một trang hoặc trang Notion." Về kiểu dáng, trang Nano Banana slides liệt kê các phong cách như McKinsey và Executive. Nếu dữ liệu của bạn nằm trong một bảng tính duy nhất, công cụ Excel to PPT cũng hỗ trợ quy trình tương tự.

Một ví dụ về bài thuyết trình QBR

Dưới đây là một ví dụ thực tế cho một công ty giả định, Cobalt Desk. Công ty này bán phần mềm hỗ trợ khách hàng. Trưởng nhóm hỗ trợ đang trình bày QBR nội bộ cho Q3.

Slide tóm tắt điều hành:

• Doanh thu Q3 đạt 4.80 triệu USD, cao hơn 4% so với chỉ tiêu 4.60 triệu USD.
• Tỷ lệ giữ chân doanh thu thuần giảm xuống 104%, thấp hơn chỉ tiêu 108%, sau khi hai khách hàng lớn cắt giảm số lượng tài khoản.
• Yêu cầu chính: phê duyệt tuyển dụng hai nhân viên thành công khách hàng để bảo vệ việc gia hạn trong Q4.

Slide mục tiêu so với kết quả:

Mục tiêu	Chỉ tiêu	Kết quả Q3	Trạng thái
Doanh thu	4.80 triệu USD	4.80 triệu USD	Vượt kế hoạch
Khách hàng mới	110	120	Vượt kế hoạch
Tỷ lệ giữ chân doanh thu thuần	108%	104%	Chậm tiến độ
Biên lợi nhuận gộp	75%	76%	Đúng tiến độ
Sự hài lòng của khách hàng	90%	92%	Vượt kế hoạch

Doanh thu tăng từ 4.50 triệu USD trong Q2, tăng khoảng 6.7%. Doanh thu vượt chỉ tiêu 200 nghìn USD.

Slide điểm chưa đạt và nguyên nhân gốc rễ:

• Điều gì đã xảy ra. Hai trong số 20 tài khoản hàng đầu đã giảm số lượng tài khoản vào tháng 8.
• Tại sao. Cả hai đều đã hợp nhất các nhóm và có ít nhân viên hỗ trợ hơn.
• Thay đổi là gì. Các quản lý thành công sẽ xem xét số lượng tài khoản với mọi tài khoản trong top 20 hàng tháng.

Slide giá trị khách hàng (dành cho phiên bản QBR khách hàng):

Nếu Cobalt Desk trình bày cho một trong những khách hàng của mình, slide này sẽ hiển thị các kết quả. Ví dụ: thời gian phản hồi đầu tiên trung bình giảm từ 2.1 giờ xuống còn 1.4 giờ, nhanh hơn khoảng 33%. Nhóm đã giải quyết được 18,400 phiếu hỗ trợ trong quý.

Toàn bộ bộ slide nội bộ có 11 slide chính và 6 slide phụ lục.

Cách trình bày một buổi QBR

QBR là một cuộc họp làm việc. Hãy lập kế hoạch sao cho phần lớn thời gian dành cho thảo luận.

Gửi bộ slide trước. Chia sẻ nó hai hoặc ba ngày trước cuộc họp. Mọi người có thể đọc các con số và chuẩn bị các câu hỏi.

Mở đầu bằng bản tóm tắt và yêu cầu. Đừng để dành yêu cầu đến phút cuối cùng. Hãy nói sớm để mọi người có thể suy nghĩ về nó trong suốt quá trình bạn trình bày.

Dành thời gian cho những điểm chưa đạt. Thật dễ để lướt nhanh qua những gì đã sai. Các nhà lãnh đạo và khách hàng tin tưởng những nhóm giải thích các điểm chưa đạt một cách rõ ràng và đưa ra giải pháp khắc phục.

Giữ các slide ngắn gọn. Đưa một thông điệp lên mỗi slide, được viết dưới dạng một câu đầy đủ trong tiêu đề. Ví dụ: "Doanh thu vượt chỉ tiêu 4%."

Kết thúc với người chịu trách nhiệm và thời hạn. Đọc lại từng quyết định và bước tiếp theo trước khi mọi người rời đi. Gửi một bản tóm tắt ngắn gọn trong vòng một ngày.

Đối với QBR khách hàng, hãy thêm một thói quen nữa. Hỏi khách hàng xem họ muốn đạt được điều gì trong quý tới và ghi nó vào kế hoạch.

Chuẩn bị cho những câu hỏi khó. Trước cuộc họp, hãy liệt kê ba câu hỏi bạn ít muốn nghe nhất. Những câu phổ biến là "Tại sao chỉ số này lại giảm?" và "Bạn sẽ làm gì khác đi?" Hãy viết một câu trả lời ngắn gọn cho mỗi câu, kèm theo con số hỗ trợ. Đưa các slide bổ trợ vào phụ lục để bạn có thể mở chúng ngay lập tức.

Mời đúng người. Đối với một buổi đánh giá nội bộ, hãy mời những người chịu trách nhiệm cho từng chỉ số chính. Đối với một cuộc họp khách hàng, hãy mời người có thể nói về lộ trình sản phẩm. Những câu trả lời ngắn gọn, trực tiếp từ đúng người sẽ tạo dựng niềm tin tốt hơn là một slide dài dòng.

Mẹo thiết kế cho các slide QBR

Các slide QBR nên dễ quét thông tin. Một vài quy tắc sẽ giúp ích.

• Hiển thị chỉ tiêu bên cạnh thực tế. Đừng bao giờ chỉ hiển thị kết quả một mình.
• Sử dụng cùng một màu sắc cho trạng thái. Chọn một màu cho mỗi trạng thái: vượt kế hoạch, đúng tiến độ và chậm tiến độ.
• Giữ biểu đồ đơn giản. Sử dụng biểu đồ cột để so sánh và biểu đồ đường cho các xu hướng.
• Hiển thị bốn quý, không phải một. Một xu hướng cung cấp ngữ cảnh mà một con số đơn lẻ không thể làm được.
• Đánh số từng slide. Mọi người thường tham chiếu đến số slide khi đặt câu hỏi.
• Chuyển chi tiết vào phụ lục. Giữ các slide chính cho kết quả và quyết định.

Nếu QBR của bạn được trình bày trước hội đồng quản trị, các quy tắc tương tự cũng được áp dụng nhưng tập trung nhiều hơn vào các quyết định. Hướng dẫn của chúng tôi về thuyết trình họp hội đồng quản trị sẽ đề cập đến định dạng đó.

Các lỗi thường gặp khi thuyết trình QBR

Những lỗi này rất phổ biến và dễ khắc phục.

Quá nhiều slide. Một bộ QBR 40 slide sẽ làm lu mờ thông điệp chính. Hãy giữ bộ slide chính ngắn gọn và chuyển phần còn lại vào phụ lục.

Thay đổi mục tiêu. Nếu bảng điểm không khớp với các mục tiêu của quý trước, mọi người sẽ ngừng tin tưởng nó. Hãy báo cáo dựa trên những gì đã được thống nhất.

Chỉ có tin tốt. Một buổi QBR che giấu những điểm chưa đạt sẽ mất đi uy tín. Hãy trình bày những gì chưa đạt yêu cầu và những gì bạn sẽ thay đổi.

Không có yêu cầu. Một buổi QBR không có yêu cầu rõ ràng sẽ khiến cuộc họp kết thúc mà không có gì để quyết định. Hãy nêu rõ quyết định bạn cần.

Sử dụng mà không có kết quả. Trong một buổi QBR khách hàng, chỉ riêng số lượng đăng nhập không thể hiện được giá trị. Hãy gắn việc sử dụng với một kết quả mà khách hàng quan tâm.

Các con số không khớp nhau. Một con số doanh thu nên giống nhau trên mọi slide. Hãy kiểm tra tổng số trên các slide trước khi bạn gửi bộ slide đi.

Khi bạn đã sẵn sàng để xây dựng bài thuyết trình QBR tiếp theo từ dữ liệu của chính mình, hãy thử Powerdrill Bloom với trình theo dõi KPI của quý trước.

Câu hỏi thường gặp

Nên bao gồm những gì trong một bài thuyết trình QBR?

Bao gồm chương trình họp, tóm tắt điều hành, mục tiêu so với kết quả, bảng điểm KPI, thành tựu, điểm chưa đạt kèm nguyên nhân gốc rễ, kế hoạch quý tới, rủi ro và các yêu cầu của bạn. Một buổi QBR khách hàng cũng cần một slide về giá trị mà khách hàng đã nhận được.

Một bài thuyết trình QBR nên dài bao nhiêu?

Hầu hết các bài thuyết trình QBR có từ 10 đến 12 slide chính, cộng với phần phụ lục. Hãy lập kế hoạch cho một cuộc họp kéo dài 60 đến 90 phút, với ít nhất một nửa thời gian dành cho thảo luận.

Sự khác biệt giữa QBR và MBR là gì?

QBR, hay đánh giá kinh doanh hàng quý, bao quát toàn bộ một quý và thiết lập kế hoạch cho quý tiếp theo. MBR, hay đánh giá kinh doanh hàng tháng, ngắn hơn và theo dõi tiến độ trong phạm vi quý.

Ai là người trình bày QBR?

Đối với QBR nội bộ, trưởng nhóm hoặc trưởng đơn vị kinh doanh thường trình bày trước ban lãnh đạo. Đối với QBR khách hàng, quản lý tài khoản hoặc quản lý thành công khách hàng sẽ trình bày trước khách hàng.

AI có thể tạo bài thuyết trình QBR không?

Có. Một công cụ AI có thể xây dựng bảng điểm, biểu đồ và các slide từ các tệp KPI và tài chính của bạn. Bạn vẫn cần kiểm tra các con số, giải thích nguyên nhân đằng sau chúng và quyết định những gì cần yêu cầu.