Cách tạo biểu đồ Pareto bằng AI: Từng bước một

Biểu đồ Pareto xếp hạng các danh mục theo quy mô và vẽ một đường tổng tích lũy chạy qua chúng. Điều đó cho thấy chỉ một số ít nguyên nhân lại chiếm phần lớn khối lượng. Hướng dẫn này sẽ trình bày các thành phần cấu thành biểu đồ và cách tự vẽ biểu đồ này trong Excel. Sau đó, hướng dẫn sẽ đưa ra ba bước để tạo biểu đồ từ một tệp xuất dữ liệu thô.

Biểu đồ Pareto thể hiện điều gì

Trang hỗ trợ của Microsoft định nghĩa chính xác về hình dạng này. Một "biểu đồ Pareto hoặc biểu đồ tần suất được sắp xếp chứa cả các cột được sắp xếp theo thứ tự giảm dần và một đường biểu diễn phần trăm tổng tích lũy."

Vì vậy, biểu đồ có hai lớp. Các cột trả lời cho câu hỏi "mỗi danh mục lớn cỡ nào", được xếp hạng từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Đường biểu diễn trả lời cho câu hỏi "chúng ta đã bao phủ được bao nhiêu phần trăm tổng số tính đến thời điểm này".

Trang này cũng giải thích lý do tại sao biểu đồ có tên gọi như vậy: "Biểu đồ Pareto làm nổi bật các yếu tố lớn nhất trong một tập dữ liệu." Trang này bổ sung thêm rằng chúng "được coi là một trong bảy công cụ cơ bản của kiểm soát chất lượng."

Cụm từ cuối cùng chính là giá trị thực tế. Biểu đồ cột được xếp hạng cho bạn biết danh mục nào lớn nhất. Việc thêm đường tích lũy cho bạn biết nên dừng đọc ở đâu, đây chính là quyết định mà hầu hết mọi người thực sự cần đưa ra.

Nếu chỉ muốn tìm hiểu riêng về khái niệm mà không cần dựng biểu đồ, bài giải thích về biểu đồ Pareto sẽ trình bày định nghĩa và lý do đằng sau khung tư duy 80/20.

Những thứ bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu

• Một cột chứa các danh mục dưới dạng văn bản: lý do khiếu nại, loại lỗi, nhà cung cấp, mã sản phẩm.
• Một cột chứa các con số để xếp hạng: chi phí, số lượng đơn vị, số phút bị lãng phí, số lượng phiếu hỗ trợ.
• Quyết định về ý nghĩa của các con số. Tổng chi phí và số lần xuất hiện được đếm sẽ tạo ra các thứ hạng khác nhau cho cùng một danh sách.
• Một khoảng thời gian cụ thể mà bạn có thể ghi trên biểu đồ. Biểu đồ Pareto trong mười ba tháng và biểu đồ trong mười hai tháng là không thể so sánh với nhau.
• Một góc nhìn về phần đuôi dài. Năm mươi danh mục, mỗi danh mục chỉ xuất hiện một lần, sẽ làm cho trục biểu đồ trở nên quá chật chội.

Mục thứ hai là mục dễ gây ra việc phải làm lại nhất. Xếp hạng theo tổng chi phí sẽ đưa những lỗi hiếm gặp nhưng đắt đỏ lên hàng đầu. Xếp hạng theo tần suất sẽ đưa những phiền toái nhỏ nhưng liên tục lên đó. Cả hai cách đều hợp lý, và chúng tạo ra các biểu đồ khác nhau.

Cách thực hiện thủ công trong Excel

Tùy chọn 1: Sử dụng loại biểu đồ Pareto tích hợp sẵn

Excel có sẵn loại biểu đồ này. Hướng dẫn của Microsoft rất ngắn gọn: "Chọn Insert > Insert Statistic Chart, và sau đó dưới mục Histogram, chọn Pareto."

Cách hoạt động phụ thuộc vào những gì bạn đã chọn, và trang hỗ trợ đã giải thích rõ ràng. "Thông thường, bạn chọn một cột chứa văn bản (danh mục) và một cột chứa số. Biểu đồ Pareto sau đó sẽ nhóm các danh mục giống nhau và tính tổng các con số tương ứng."

Có một cái bẫy trong trường hợp ngược lại. Theo cùng trang hỗ trợ đó, việc chọn "hai cột số" thay thế sẽ làm thay đổi kết quả. Excel khi đó sẽ "vẽ biểu đồ dữ liệu của bạn theo các khoảng (bin), giống như một biểu đồ tần suất." Bạn vẫn sẽ nhận được một biểu đồ, nhưng nó sẽ trả lời cho một câu hỏi khác.

Tùy chọn 2: Thêm một cột phụ để đếm thay vì tính tổng

Đây là lúc phương pháp tích hợp sẵn cần một giải pháp thay thế. Excel tính tổng cột số, vì vậy một danh sách thô các sự cố không có cột chi phí sẽ không có gì để xếp hạng.

Microsoft ghi nhận giải pháp khắc phục này như một mẹo nhỏ. Mục tiêu là để "đếm số lần xuất hiện của các chuỗi văn bản." Bạn "thêm một cột và điền giá trị 1 vào đó," sau đó "thiết lập các khoảng (bin) thành By Category."

Cách này có hiệu quả. Nhưng nó cũng có nghĩa là việc đầu tiên bạn làm với một tệp xuất dữ liệu mới là thêm một cột toàn số một. Đó là một dấu hiệu rõ ràng cho thấy công cụ và tác vụ đang hơi lệch pha với nhau.

Tùy chọn 3: Tự xây dựng các cột và đường tích lũy

Sắp xếp giảm dần, thêm một cột tổng lũy kế, sau đó chuyển đổi cột đó thành tỷ lệ phần trăm của tổng số lớn. Vẽ một biểu đồ kết hợp với tỷ lệ phần trăm nằm trên trục phụ.

Cách này giúp bạn toàn quyền kiểm soát các nhãn, ngưỡng và phần đuôi. Tuy nhiên, đây cũng là bốn bước mà tất cả đều phải làm lại khi có tệp xuất dữ liệu của tháng sau. Công thức tính tổng lũy kế là thứ sẽ âm thầm bị lỗi khi các hàng mới được thêm vào.

Những điểm nghẽn của phương pháp thủ công

Phép toán không phải là vấn đề. Vấn đề là định dạng của tệp xuất dữ liệu hiếm khi khớp với những gì loại biểu đồ này yêu cầu.

Các tệp xuất dữ liệu thực tế thường có danh mục trải dài trên nhiều cột. Hoặc cùng một danh mục nhưng được viết theo ba cách khác nhau. Hoặc cột số lại được lưu dưới dạng văn bản. Việc nhóm của Excel là theo nghĩa đơn thuần, vì vậy Supplier A, supplier a, và Supplier A sẽ trở thành ba cột khác nhau.

Điểm nghẽn thứ hai là phần đuôi. Khi bạn có năm mươi danh mục, biểu đồ sẽ không thể đọc được và ai đó phải quyết định xem nhóm "Khác" bắt đầu từ đâu. Ngưỡng đó là một quyết định mang tính cảm tính, và nó sẽ được thực hiện khác nhau mỗi tháng trừ khi được quy định rõ ràng bằng văn bản.

Điểm nghẽn thứ ba là trục biểu đồ. Đường tích lũy thuộc về một trục phụ được chia tỷ lệ đến 100 phần trăm. Việc căn chỉnh thủ công cho đúng rất lỉnh kỉnh, và nếu làm sai sẽ khiến đường biểu diễn trông giống như một chuỗi dữ liệu thứ hai.

Cách tạo biểu đồ Pareto bằng Powerdrill Bloom

Bước 1: Tải lên tệp xuất dữ liệu thô

Thả nhật ký sự cố, danh sách khiếu nại hoặc tệp xuất giao dịch vào Powerdrill Bloom. Gói Free hỗ trợ tải lên các tệp Excel, CSV, PDF và tài liệu, vì vậy bạn có thể đưa tệp vào mà không cần gói trả phí.

Không cần phải sắp xếp, làm sạch cách viết danh mục hoặc thêm cột phụ trước. Công việc đó là một phần của yêu cầu xử lý chứ không phải là điều kiện tiên quyết.

Bước 2: Nêu rõ tiêu chí xếp hạng và cách xử lý phần đuôi

Hãy diễn đạt bằng ngôn ngữ tự nhiên. Đặt tên cho cột danh mục và cho biết nên xếp hạng theo giá trị tổng hay theo số lần xuất hiện. Sau đó, cho biết phần đuôi nên được nhóm vào nhóm "Khác" ở đâu.

Bí quyết chính là làm rõ cơ sở xếp hạng. Bạn cũng nên yêu cầu hợp nhất các nhãn danh mục gần giống nhau. Loại biểu đồ tích hợp sẵn chỉ nhóm các danh mục giống hệt nhau, vì vậy việc dọn dẹp đó diễn ra trước khi vẽ biểu đồ, chứ không phải bên trong biểu đồ.

Bước 3: Tạo các cột xếp hạng cùng đường tích lũy

Yêu cầu kết quả đầu ra bạn cần. Đó là các danh mục được sắp xếp từ lớn nhất đến nhỏ nhất, với tỷ lệ phần trăm tích lũy chạy qua chúng. Thêm một ghi chú ngắn về số lượng danh mục đạt đến 80 phần trăm đầu tiên. Gói Free của Powerdrill Bloom hỗ trợ tạo thông tin chi tiết, biểu đồ và tóm tắt.

Nếu biểu đồ được đưa vào một tài liệu đánh giá, gói Pro sẽ mở rộng tính năng này để xuất ra các trang trình bày và tài liệu Office đầy đủ hơn. Trang AI graph maker sẽ trình bày riêng về khả năng xây dựng biểu đồ.

Những gì phương pháp này giúp tiết kiệm

Tác vụ	Làm thủ công	Từ tệp xuất dữ liệu được tải lên
Hợp nhất các nhãn danh mục gần giống nhau	Tìm kiếm và thay thế thủ công, phải làm lại mỗi tháng	Là một phần trong câu hỏi bạn đặt ra
Thêm cột phụ để đếm số lần xuất hiện	Bắt buộc đối với loại biểu đồ tích hợp sẵn	Không cần thiết
Xây dựng đường phần trăm tích lũy	Dùng công thức cộng với một trục phụ	Đã bao gồm trong yêu cầu
Quyết định và áp dụng lại ngưỡng "Khác"	Quyết định cảm tính, dễ bị thay đổi giữa các tháng	Chỉ cần nêu một lần, áp dụng cho mọi lần chạy

Các thực hành tốt nhất

Ghi rõ trên biểu đồ xem bạn xếp hạng theo giá trị hay theo số lượng. Người đọc không thể biết được nếu chỉ nhìn vào các cột, và hai cách xếp hạng này thường không thống nhất về danh mục nào đứng đầu.

Giữ cho phần đuôi hiển thị dưới dạng một cột duy nhất. Việc ẩn nó đi sẽ khiến đường tích lũy đạt đến 100 phần trăm quá sớm và phóng đại mức độ tập trung.

Đừng coi quy luật 80/20 là một phát hiện. Đó chỉ là một khung tư duy. Phát hiện thực sự là số lượng danh mục cụ thể mà dữ liệu của bạn cần để đạt được tỷ lệ đó. Con số đó thường là năm, hoặc mười lăm, chứ không phải là một phần năm tròn trịa.

Gắn liền với nguyên nhân, không chỉ là thứ hạng. Biểu đồ Pareto về các loại lỗi cho bạn biết khối lượng nằm ở đâu. Việc kết hợp nó với một thẻ điểm nhà cung cấp mới là thứ biến xếp hạng đó thành hành động thực tế.

Kiểm tra chéo thứ hạng với một góc nhìn thứ hai. Một biểu đồ nhiệt của cùng một dữ liệu sẽ cho biết liệu một danh mục có chiếm ưu thế ở mọi nơi hay chỉ trong một phân khúc duy nhất.

Kết luận

Biểu đồ Pareto là hai lớp đơn giản xếp chồng lên một danh sách đã được sắp xếp, và Excel có sẵn loại biểu đồ này. Khó khăn hầu như không bao giờ nằm ở việc vẽ biểu đồ. Nó nằm ở việc dọn dẹp danh mục, cơ sở xếp hạng và ngưỡng của phần đuôi.

Ba quyết định đó là những gì giúp biểu đồ của tháng này có thể so sánh được với biểu đồ của tháng trước. Hãy ghi chúng lại một lần, áp dụng chúng mọi lúc, và biểu đồ sẽ trở thành một công cụ theo dõi thay vì chỉ là một sản phẩm dùng một lần.

Nếu bạn có tệp xuất dữ liệu nhưng không có thời gian để định dạng lại, hãy thử Powerdrill Bloom với tệp thô. Hướng tiếp cận bằng Excel AI assistant sẽ phù hợp với dữ liệu đã có sẵn trong một bảng tính.

Câu hỏi thường gặp

Biểu đồ Pareto là gì?

Đó là một biểu đồ với các cột được sắp xếp theo thứ tự giảm dần cộng với một đường biểu diễn phần trăm tổng tích lũy. Tài liệu của Microsoft mô tả nó như một biểu đồ tần suất được sắp xếp và liệt kê nó trong số bảy công cụ cơ bản của kiểm soát chất lượng. Các cột xếp hạng các danh mục; đường biểu diễn cho biết chúng bao phủ bao nhiêu phần trăm tổng số.

Làm thế nào để tạo biểu đồ Pareto trong Excel?

Chọn một cột văn bản chứa các danh mục và một cột số, sau đó chọn Insert, Insert Statistic Chart, và chọn Pareto dưới mục Histogram. Excel sẽ nhóm các danh mục khớp nhau và tính tổng các con số. Việc chọn hai cột số thay thế sẽ tạo ra kết quả đầu ra được chia khoảng giống như biểu đồ tần suất.

Làm thế nào để đếm số lần xuất hiện thay vì tính tổng một giá trị?

Mẹo được ghi nhận trong tài liệu của Microsoft là thêm một cột chứa đầy giá trị 1, sau đó vẽ biểu đồ và thiết lập các khoảng (bin) thành By Category. Biểu đồ khi đó sẽ tính tổng các số một, tương đương với việc đếm số hàng cho mỗi danh mục.

Tôi nên xếp hạng theo chi phí hay theo tần suất?

Cả hai cách đều hợp lệ và chúng trả lời cho các câu hỏi khác nhau. Chi phí hướng vào những lỗi hiếm gặp nhưng đắt đỏ; tần suất hướng vào những lỗi rẻ tiền nhưng liên tục. Hãy chọn một cách, ghi rõ trên biểu đồ và giữ tính nhất quán giữa các kỳ báo cáo.

Một biểu đồ Pareto nên hiển thị bao nhiêu danh mục?

Đủ để vượt qua điểm mà đường tích lũy bắt đầu đi ngang, thường là khoảng từ năm đến mười lăm cột, cộng thêm một cột được nhóm cho phần còn lại. Việc giữ cho phần còn lại hiển thị sẽ giúp đường biểu diễn không phóng đại mức độ tập trung của dữ liệu.