Cách lập báo cáo số lượng nhân sự và tỷ lệ nghỉ việc: Từng bước một
Báo cáo headcount có vẻ là thứ đơn giản nhất mà bộ phận HR tạo ra. Đếm số người, đếm số người nghỉ việc, thực hiện phép chia. Thế là xong và gửi đi.
Thế rồi có người hỏi liệu các contractor (nhân viên hợp đồng) có được tính vào số lượng đó không. Rồi lại có người hỏi liệu người nghỉ việc vào ngày 31 có được tính cho tháng đó không. Giờ thì báo cáo cần phải được làm lại từ đầu.
Việc đếm số lượng thì rất đơn giản. Nhưng các quyết định xoay quanh việc đếm đó thì không, và chính chúng là yếu tố quyết định một báo cáo headcount được tin cậy hay bị đem ra tranh cãi.
Hướng dẫn này sẽ đề cập đến những nội dung cần có trong báo cáo, lý do tại sao mẫu số tính tỷ lệ hao hụt nhân sự (attrition) lại thay đổi kết quả của bạn, ba phương pháp thủ công và điểm hạn chế của từng phương pháp.
Những nội dung cần có trong báo cáo headcount
Hướng dẫn báo cáo headcount của Workday định nghĩa đây là một báo cáo "cho biết một tổ chức đang sử dụng những ai theo vai trò, đội ngũ, địa điểm, trạng thái và loại hình việc làm."
Trang này cũng liệt kê các trường thông tin thường có trong một báo cáo như vậy. Đó là phòng ban, vai trò công việc, loại hình việc làm, địa điểm, quản lý, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, trung tâm chi phí (cost center), FTE, và ghi chú về các vị trí còn trống.
Danh sách đó chính là danh mục kiểm tra khi bạn xuất dữ liệu (export). Ba trong số các trường đó đóng vai trò quyết định trong việc tính toán tỷ lệ hao hụt nhân sự (attrition), đó là: mã nhân viên (employee ID), ngày bắt đầu và ngày nghỉ việc (termination date).
Nếu file xuất dữ liệu từ HRIS của bạn thiếu ngày nghỉ việc, bạn hoàn toàn không thể tính toán được tỷ lệ hao hụt nhân sự. Bạn chỉ có thể đếm số người hiện đang làm việc, và đó lại là một loại báo cáo khác.
Headcount không phải là FTE
Đây là sự khác biệt dễ gây ra những bất đồng ngầm nhất, và trang của Workday đã nêu rõ điều này.
"Báo cáo headcount chỉ tập trung vào số lượng người, trong khi báo cáo tương đương toàn thời gian (FTE) quy đổi số giờ làm việc thành các đơn vị tiêu chuẩn để lập kế hoạch năng suất và ngân sách."
Vì vậy, hai nhân viên bán thời gian sẽ được tính là hai trong báo cáo headcount nhưng chỉ khoảng một trong báo cáo FTE. Không có con số nào sai cả, nhưng việc trình bày sai con số cho bộ phận Tài chính (Finance) sẽ khiến bạn mất thêm một buổi họp để giải trình.
Hãy xác định xem người xem muốn con số nào trước khi bạn bắt tay vào xây dựng bất kỳ thứ gì. Sau đó, hãy dán nhãn câu trả lời rõ ràng trên biểu đồ, bởi vì không ai đọc nó sau này có thể nhớ được đâu.
Mẫu số quyết định tỷ lệ hao hụt nhân sự
Tỷ lệ hao hụt nhân sự (attrition) là một phân số, và phần tử số phía trên thì không có gì phải bàn cãi: Đếm số nhân sự nghỉ việc trong kỳ.
Phần mẫu số phía dưới là một sự lựa chọn, và có ba phương án phổ biến:
| Mẫu số | Định nghĩa | Ảnh hưởng |
|---|---|---|
| Headcount đầu kỳ | Nhân viên đang làm việc vào ngày đầu tiên | Làm tăng vọt tỷ lệ khi công ty đang tăng trưởng |
| Headcount cuối kỳ | Nhân viên đang làm việc vào ngày cuối cùng | Làm giảm tỷ lệ khi công ty đang tăng trưởng |
| Headcount trung bình trong kỳ | Thường là đầu kỳ cộng cuối kỳ, chia đôi | Ổn định nhất trong cả giai đoạn tăng trưởng hay thu hẹp |
Headcount trung bình là lựa chọn phổ biến nhất đều có lý do của nó. Trong một đợt đẩy mạnh tuyển dụng, con số đầu kỳ quá nhỏ để mang tính đại diện. Khi đó, cùng một số lượng người nghỉ việc sẽ tạo ra một tỷ lệ trông có vẻ tồi tệ hơn thực tế.
Lưu ý rằng trang của Workday gọi tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate) là một chỉ số đo lường nhưng không công bố công thức cụ thể cho nó. Vì vậy, hãy coi mẫu số là lựa chọn đã được văn bản hóa của riêng tổ chức bạn thay vì một tiêu chuẩn chung toàn cầu, và hãy ghi rõ lựa chọn đó ngay trên báo cáo.
Còn một quyết định nữa ẩn chứa ở phần tử số. Nghỉ việc tự nguyện (voluntary) và không tự nguyện (involuntary) có tính chất rất khác nhau, và một con số gộp chung duy nhất sẽ che giấu một đợt tái cơ cấu bên trong thứ trông có vẻ như là một vấn đề về giữ chân nhân sự. Hãy tách riêng chúng ra.
Cách thực hiện thủ công
Tùy chọn 1: Đếm số nhân viên đang làm việc, sau đó đếm số người nghỉ việc
Bắt đầu từ file xuất dữ liệu và tạo hai ô hiển thị rõ ràng thay vì dùng một công thức lồng ghép duy nhất.
Headcount đang làm việc được tính bằng hàm COUNTIFS áp dụng cho cột trạng thái và giới hạn của kỳ báo cáo. Số lượng nhân sự nghỉ việc được tính bằng chính hàm đó để đếm các ô không trống trong cột ngày nghỉ việc nằm trong kỳ báo cáo.
Hãy đặt cả hai kết quả đếm này vào các ô mà người khác có thể dễ dàng nhìn thấy. Câu hỏi đầu tiên bạn nhận được sẽ là mẫu số là gì, và bạn sẽ muốn trả lời bằng cách chỉ vào ô đó thay vì phải giải thích dài dòng.
Sau đó, tính toán headcount trung bình bằng hàm AVERAGEIFS dựa trên các bản ghi nhanh (snapshot) hàng tháng nếu bạn có lưu trữ chúng, hoặc bằng cách tính nhanh đầu kỳ cộng cuối kỳ nếu không có.
Giới hạn của cách này là nó chỉ cho bạn một tỷ lệ chung chung không có hình thù rõ ràng. Bạn biết tỷ lệ hao hụt là 14% nhưng hoàn toàn không biết nó xảy ra ở đâu.
Tùy chọn 2: Xây dựng bảng gắn cờ ở cấp độ nhân viên
Mỗi nhân viên một dòng, mỗi câu hỏi một cột. Đang làm việc đầu kỳ, đang làm việc cuối kỳ, nghỉ việc trong kỳ, tự nguyện hay không tự nguyện, thâm niên khi nghỉ việc.
Giờ đây, báo cáo có thể được phân tách (slice) theo nhiều chiều. Tỷ lệ hao hụt theo phòng ban, theo quản lý, theo địa điểm, theo nhóm thâm niên, theo loại hình việc làm.
Việc phân tách này chính là nơi giúp bạn tìm ra bản chất vấn đề. Con số gộp chung 14% thường che giấu một đội ngũ có tỷ lệ nghỉ việc lên tới 40% trong khi tất cả những đội ngũ khác chỉ ở mức 4%. Chỉ một trong số đó mới thực sự cần có giải pháp xử lý.
⚠️ Hãy cẩn thận khi tính toán thâm niên. Chính trang của Microsoft đã đưa ra cảnh báo về hàm DATEDIF. Nó tồn tại "nhằm hỗ trợ các bảng tính cũ từ Lotus 1-2-3" và "có thể tính toán ra kết quả sai trong một số trường hợp nhất định." Trang này cũng lưu ý rằng bạn có thể lấy ngày sau trừ đi ngày trước để ra số ngày.
Giới hạn ở đây là khối lượng dữ liệu và việc liên kết (join) các bảng. Một khi bạn phải đối chiếu file xuất dữ liệu từ HRIS với bảng lương (payroll) và bảng trung tâm chi phí (cost-center), các công thức sẽ không còn dễ chịu nữa.
Tùy chọn 3: Duy trì một tab định nghĩa bên cạnh các con số
Hãy ghi lại các giá trị trạng thái mà bạn tính là đang làm việc, liệu các contractor có được bao gồm hay không, trường ngày nào giới hạn kỳ báo cáo và mẫu số nào bạn đã sử dụng.
Đây là điều giúp báo cáo headcount tháng này có thể so sánh được với tháng trước. Nhưng đây cũng là tab thường bị bỏ qua nhất khi mọi người cần gấp con số trước một cuộc họp ban giám đốc.
Hạn chế là việc ghi lại quy tắc không đồng nghĩa với việc áp dụng nó. Ai đó vẫn phải thiết lập lại các bộ lọc tương tự trong mỗi chu kỳ báo cáo.
Giới hạn chung. Cả ba phương án đều giả định rằng các giá trị trạng thái đã sạch sẽ. Khi các từ "Terminated", "Term" và "Exited" cùng xuất hiện trong một cột sau khi chuyển đổi hệ thống, việc đối chiếu và làm sạch chúng phải được thực hiện trước khi tiến hành bất kỳ phép đếm nào.
Những điểm khiến phương pháp thủ công bị chậm lại
Báo cáo headcount đầu tiên chỉ mất một buổi sáng. Nhưng đến báo cáo thứ tư thì sẽ mất nhiều thời gian hơn, bởi vì lúc đó đã có ba thứ thay đổi bên dưới hệ thống dữ liệu.
Các giá trị trạng thái thay đổi khi hệ thống HR được cấu hình lại hoặc thay thế. Một trạng thái bị đổi tên sẽ âm thầm loại bỏ nhân sự ra khỏi danh sách đang làm việc của bạn, và biểu đồ sẽ hiển thị một sự sụt giảm headcount nghiêm trọng dù thực tế không hề xảy ra.
Cơ cấu tổ chức cũng thay đổi. Một đội ngũ bị đổi tên hoặc sáp nhập, và bảng phân tích theo phòng ban của bạn không còn khớp với quý trước nữa.
Trang của Workday đã chỉ rõ chi phí này. Các nguồn dữ liệu rời rạc tạo ra "dữ liệu không nhất quán và việc đối chiếu chậm hơn, gây ra các điểm nghẽn trong lập kế hoạch", và việc các đội ngũ khác nhau áp dụng quy tắc riêng của họ sẽ dẫn đến tổng số không khớp nhau.
Ngoài ra còn có một lỗi đếm tồn tại lâu nhất. Việc đếm số dòng thay vì đếm các mã nhân viên (employee ID) duy nhất sẽ làm tăng khống số lượng headcount. Điều này xảy ra bất cứ khi nào một người xuất hiện hai lần sau khi được tuyển dụng lại hoặc chuyển công tác.
Cách xây dựng báo cáo với Powerdrill Bloom
Bước 1: Tải lên file xuất dữ liệu HRIS của bạn
Tải lên file xuất dữ liệu nhân viên, hoặc cả file nhân viên và file trung tâm chi phí (cost-center) cùng lúc. Powerdrill Bloom sẽ phân tích cấu trúc các cột ngay khi tải lên, nhờ đó các giá trị trạng thái không nhất quán, mã nhân viên trùng lặp và ngày nghỉ việc bị thiếu sẽ được phát hiện trước khi bất kỳ tỷ lệ nào được tính toán.
Bước 2: Mô tả định nghĩa bằng ngôn ngữ tự nhiên
Hãy nêu ra các quy tắc thay vì phải tự xây dựng chúng. Chỉ rõ những giá trị trạng thái nào được tính là đang làm việc, liệu các contractor có nằm trong phạm vi báo cáo hay không, giới hạn kỳ báo cáo và mẫu số bạn mong muốn.
Sau đó, hãy đặt những câu hỏi giúp phát hiện các bẫy dữ liệu. Hỏi xem có bao nhiêu mã nhân viên (employee ID) duy nhất đang hoạt động so với tổng số dòng hiện có. Hỏi xem những giá trị trạng thái nào trông có vẻ gần như trùng lặp. Hỏi xem tỷ lệ hao hụt nhân sự khác nhau thế nào dưới mỗi mẫu số trong ba mẫu số kể trên. Sau đó, hỏi xem tỷ lệ này được phân chia như thế nào theo phòng ban và nhóm thâm niên.
Bước 3: Xuất biểu đồ, báo cáo hoặc slide thuyết trình
Xuất ra xu hướng headcount, bảng phân tích theo đội ngũ, hoặc các slide chứa cả tỷ lệ hao hụt lẫn định nghĩa đi kèm với nhau.
Tại sao cách này vượt trội hơn so với việc phải làm lại báo cáo mỗi tháng
| Phương pháp thủ công | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| Lọc trùng nhân viên tuyển dụng lại và chuyển công tác | Tạo cột phụ cho mỗi file | Yêu cầu lấy các mã nhân viên (employee ID) duy nhất |
| Thử nghiệm cả ba mẫu số | Làm lại công thức ba lần | Yêu cầu cả ba mẫu số cùng một lúc |
| Các giá trị trạng thái bị đổi tên | Chỉ phát hiện ra sự sụt giảm trên biểu đồ sau đó | Được phát hiện ngay khi tải lên |
| Tách biệt tự nguyện và không tự nguyện | Làm lại bảng gắn cờ | Chỉ cần nêu quy tắc |
Dòng thứ hai trong bảng sẽ thay đổi cách thức thảo luận. Việc hiển thị cả ba mẫu số cạnh nhau sẽ thay đổi câu hỏi đặt ra. Nó chuyển từ "con số của bạn bị sai" thành "chúng ta nên báo cáo dựa trên cơ sở nào", biến một cuộc tranh cãi thành một quyết định cần đưa ra.
Các sai lầm thường gặp
Đếm số dòng thay vì đếm số nhân viên duy nhất. Việc tuyển dụng lại và chuyển công tác sẽ tạo ra các bản ghi trùng lặp. Hãy lọc trùng theo mã nhân viên (employee ID) trước khi báo cáo bất kỳ số lượng headcount nào.
Gộp chung nghỉ việc tự nguyện và không tự nguyện. Một đợt tái cơ cấu và một vấn đề về giữ chân nhân sự trông sẽ hoàn toàn giống nhau nếu chỉ nhìn vào một tỷ lệ gộp chung duy nhất. Hãy tách riêng và dán nhãn rõ ràng cho cả hai.
Sử dụng headcount cuối kỳ làm mẫu số khi công ty đang tăng trưởng. Điều này làm giảm tỷ lệ một cách giả tạo (làm đẹp số liệu). Hãy sử dụng headcount trung bình và ghi lại cơ sở bạn đã chọn.
Trình bày headcount trong khi bộ phận Tài chính (Finance) muốn FTE. Hai nhân viên bán thời gian là hai người nhưng chỉ tương đương khoảng một FTE. Hãy xác định rõ người xem cần số liệu nào trước tiên.
Tin tưởng vào một cột trạng thái duy nhất sau khi chuyển đổi hệ thống. Các giá trị trạng thái cũ và hiện tại có thể cùng tồn tại trong nhiều tháng. Hãy liệt kê các giá trị duy nhất trước khi tiến hành lọc dữ liệu theo chúng.
Tính toán thâm niên bằng hàm DATEDIF mà không đọc cảnh báo. Microsoft cho biết hàm này có thể trả về kết quả không chính xác trong một số trường hợp nhất định. Việc trừ các ngày cho nhau sẽ an toàn hơn để tính số ngày.
Báo cáo một tỷ lệ mà không kèm theo kỳ báo cáo hoặc mẫu số. Một con số phần trăm đứng đơn độc là vô dụng. Hãy đưa kỳ báo cáo, mẫu số và phạm vi dữ liệu lên biểu đồ.
Kết luận
Xác định đúng các trường dữ liệu cần xuất, quyết định chọn headcount hay FTE, lựa chọn và ghi lại mẫu số của bạn, tách biệt tự nguyện và không tự nguyện, và lọc trùng theo mã nhân viên (employee ID). Năm bước này sẽ biến một báo cáo headcount thành một tài liệu mà cả bộ phận Tài chính (Finance) lẫn ban lãnh đạo đều chấp nhận.
Điều khiến công việc này trở nên tốn kém thời gian là các giá trị trạng thái và cơ cấu tổ chức luôn thay đổi. Báo cáo cần phải có khả năng chạy lại dễ dàng thay vì phải viết lại từ đầu.
Nếu đó là việc ngốn hết thời gian hàng tháng của bạn, hãy dùng thử Powerdrill Bloom với file xuất dữ liệu hiện có của bạn. Xem thêm bài tổng hợp về các công cụ AI dành cho HR và phân tích nhân sự (people analytics) và bài giải thích của chúng tôi về phân tích thuần tập (cohort analysis) để báo cáo theo nhóm thâm niên. Hướng dẫn về cách xây dựng biểu đồ giữ chân theo thuần tập (cohort retention chart) và trang trợ lý AI cho Excel (Excel AI assistant) sẽ trình bày chi tiết về mặt kỹ thuật.
Các câu hỏi thường gặp
Một báo cáo headcount nên bao gồm những gì?
Hướng dẫn của Workday liệt kê phòng ban, vai trò công việc, loại hình việc làm, địa điểm, quản lý, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, trung tâm chi phí (cost center), FTE, và ghi chú về vị trí trống. Ba trong số đó giúp tính toán được tỷ lệ hao hụt nhân sự: mã nhân viên (employee ID), ngày bắt đầu và ngày nghỉ việc (termination date).
How do I calculate the attrition rate?
Chia số lượng nhân sự nghỉ việc trong kỳ cho mẫu số headcount mà bạn đã quy định bằng văn bản. Headcount trung bình trong kỳ là lựa chọn ổn định nhất trong cả giai đoạn tăng trưởng hay thu hẹp.
Sự khác biệt giữa headcount và FTE là gì?
Headcount đếm số lượng người, trong khi FTE quy đổi số giờ làm việc thành các đơn vị tiêu chuẩn để lập kế hoạch năng suất và ngân sách. Hai nhân viên bán thời gian sẽ được tính là hai trong headcount và khoảng một trong FTE.
Các contractor có nên được tính vào headcount không?
Đó là quyết định về phạm vi báo cáo chứ không phải là một quy tắc bắt buộc, vì vậy hãy thống nhất một lần và ghi rõ trên báo cáo. Việc gộp chung các loại hình việc làm mà không dán nhãn rõ ràng chính là nguyên nhân khiến hai báo cáo không khớp nhau.
Tại sao con số của tôi lại khác với con số của bộ phận Tài chính (Finance)?
Thường là do phạm vi hoặc cơ sở tính toán. Bộ phận Tài chính (Finance) thường làm việc dựa trên FTE và theo trung tâm chi phí (cost center), trong khi HR thường làm việc dựa trên số người thực tế và theo phòng ban. Cả hai đều đúng theo định nghĩa riêng của mình.