Yapay Zeka ile Webinar Katılım Raporu Nasıl Oluşturulur: Eksiksiz Kılavuz

Bir webinar katılım raporu, kayıt ve katılım dışa aktarımlarını kimlerin katıldığına, ne kadar süre kaldığına ve bir sonraki adımda ne yapılacağına dair tek bir görünüm haline getirir. Platform size etkinlik başına bir dosya verir. Bu dosyaların birkaçını bir trende dönüştürmek ise size kalan kısımdır. Bu kılavuz her iki yöntemi de ele almaktadır.

Bir webinar katılım raporu hangi sorulara yanıt verir

Ham dışa aktarım tek bir soruya yanıt verir: Odada kimler vardı. Faydalı bir rapor ise dört soruya yanıt verir.

• Katılım oranı. Kayıt yaptıranların ne kadarının gerçekten katıldığı.
• Oturum boyunca elde tutma. İnsanların ne zaman ayrıldığı ve bunun belirli bir an etrafında yoğunlaşıp yoğunlaşmadığı.
• Segment farkları. Müşterilerin potansiyel müşterilerden farklı davranıp davranmadığı.
• Etkinlikler arası trend. Geçen ay davetiyede yapılan değişikliğin işe yarayıp yaramadığı.

Tek bir etkinliğin dosyasında yalnızca ilk ikisi görülebilir. Diğer ikisi için birkaç dosyanın birleştirilmesi gerekir; bu işin sadece bir indirme işleminden ibaret olmamasının nedeni de budur.

Başlamadan önce ihtiyacınız olanlar

Etkinlik başına iki dışa aktarım dosyası ve bunlar farklı yerlerde bulunur.

• Kayıt raporu, kaydolan kişileri kapsar.
• Katılım raporu, katılan kişileri kapsar.

Microsoft'un belgeleri bunları net bir şekilde ayırır. Kayıt raporlaması "kaç kişinin kayıt sitesini görüntülediğini, etkinlik için kaydolduğunu veya kaydını iptal ettiğini" gösterir. Katılım raporlaması ise etkinliğin kendisi sırasında ne olduğunu kapsar.

Ayrıca etkinlikler arasında tutarlı bir tanımlayıcıya ihtiyacınız vardır. E-posta adresi genellikle korunan tek alandır, bu nedenle her dışa aktarımda bunu saklayın.

Başlamadan önce bir şey daha yardımcı olur: her etkinlik için zamanlamaları içeren akış planı. Bu olmadan, elde tutma eğrisindeki bir düşüş, bir nedenden ziyade sadece bir sayıdan ibaret kalır.

Platformun size gerçekte sundukları

Etrafında bir rapor tasarlamadan önce dosyanın içinde tam olarak ne olduğunu bilmekte fayda var.

Microsoft'un webinar raporları sayfası, bir katılım raporunun tam olarak neleri içerdiğini listeler:

• Etkinlik başlangıç ve bitiş zamanı
• Katılımcı rolleri
• Etkinliğin toplam süresi
• İlk katılım ve son ayrılış zamanları
• Katılımcı sayısı
• Her katılımcının etkinlikte ne kadar süre kaldığı

The katılım raporu sayfası erişimi kapsar. Düzenleyiciler ve ortak düzenleyiciler "etkinlik bittikten yaklaşık beş dakika sonra etkinlik sohbetinde katılım raporlarını görüntüleyebilir ve indirebilir." Buradan, "katılım raporunu bir .csv dosyası olarak indirmek için İndir seçeneğini belirlersiniz."

Bu belgedeki üç kısıtlama çalışmayı şekillendirir.

Tekrarlama başına bir rapor. Sayfada, "yinelenen toplantıların, serinin her bir örneği için benzersiz bir katılım raporuna sahip olacağı" belirtilmektedir. Aylık bir webinar serisi, tek bir veri kümesi değil, ayrı dosyalardan oluşan bir klasördür.

Raporlar düzenleyiciye bağlıdır. Microsoft, "etkinlik düzenleyicisi kuruluştan ayrılırsa raporların kalıcı olarak silineceğini ve geri alınamayacağını" belirtmektedir.

Katılımcılar kimliklerinin belirlenmesini istemeyebilir. Aynı sayfa, katılım raporlarında kimliğinizi gizlemeye yönelik bir gizlilik ayarını belgelemektedir, bu nedenle dosyanız haklı olarak eksik olabilir.

Bunların hiçbiri bir kusur değildir. Sadece etkinlikler arası görünümün başka bir yerde bir araya getirilmesi gerektiği anlamına gelir.

Raporu manuel olarak nasıl oluşturabilirsiniz?

Seçenek 1: Bir etkinliğin dosyasını geldiği gibi okuyun

İndirilen dosyayı açın ve katılımcı listesini ve süreleri okuyun. Küçük bir kitleye sahip tek bir etkinlik için bu yeterlidir.

Birisi bu ayın geçen ayla nasıl karşılaştırıldığını sorduğu an bu yöntem işe yaramaz hale gelir.

Seçenek 2: Kayıt ve katılımı bir e-tabloda birleştirin

Katılım oranını hesaplamak için her iki dışa aktarımı tek bir çalışma kitabına koyun ve e-posta adresine göre eşleştirin. Bu, raporun gerçekten yararlı olan ilk sürümüdür.

Zorluk eşleştirmededir. Kayıt, birinin yazdığı adresi yakalar; katılım ise katıldığı hesabı yakalar ve bu ikisi beklediğinizden daha sık birbiriyle uyuşmaz.

Seçenek 3: Birkaç etkinliği tek bir tabloda alt alta ekleyin

Her dosyaya bir etkinlik adı ve tarih sütunu ekleyin, bunları birbirine bağlayın ve bu yığını analiz edin. Artık trendler ve segmentler kullanılabilir durumdadır.

Bu doğru yapıdır ancak zahmetli olanıdır. Her yeni etkinlik, başka bir indirme, başka iki dosya ve başka bir ekleme işlemi anlamına gelir; bu da tam olarak atlanan türden aylık bir angaryadır.

Yapay zeka ile webinar katılım raporu nasıl oluşturulur?

Adım 1: Döneme ait her dışa aktarımı yükleyin

Open Powerdrill Bloom uygulamasını açın ve kapsanmasını istediğiniz tüm etkinliklerin kayıt ve katılım dosyalarını yükleyin. Bunları tek tek değil, birlikte yükleyin.

Ardından, doğal dilde hangi dosyanın hangi etkinliğe ait olduğunu ve hangi sütunun katılımcı tanımlayıcısını barındırdığını söyleyin. İki cümlelik bir bağlam, daha sonra yaşanacak birleştirme sorunlarının çoğunu önler.

Adım 2: Herhangi bir grafikten önce birleştirilmiş tabloyu isteyin

Etkinlik başına kayıt yaptıran kişi başına; kayıt durumunu, katılıp katılmadıklarını, katıldıkları dakika sayısını ve etkinlik tarihini içeren tek bir satır isteyin. Kaç kayıt yaptıran kişinin bir katılım kaydıyla eşleşmediğini görmeyi talep edin.

Bu eşleşmeyen sayısı kalite kontrolüdür. Küçük bir sayı normaldir, çünkü insanlar bir adresle kaydolur ve diğeriyle katılır. Büyük bir sayı ise birleştirmenin farklı bir anahtara ihtiyaç duyduğu anlamına gelir.

Ancak tablo doğru göründükten sonra özet sayıları istemelisiniz.

Adım 3: Dört görünümü isteyin, ardından dışa aktarın

Etkinliğe göre katılım oranını, katılım ve ayrılış zamanlarını kullanan bir elde tutma eğrisini, bir segment kırılımını ve dönem boyunca bir trendi talep edin. Fiyatlandırma sayfası, çıktıyı "grafikler, tablolar ve dışa aktarımlar" içeren temellendirilmiş bir yanıt olarak tanımlamaktadır.

Sonucu dışa aktarın ve yalnızca özeti değil, birleştirilmiş tabloyu da saklayın. Bu çeyreğin tablosu hala duruyorsa, gelecek çeyreğin raporu çok daha az maliyetli olacaktır.

Raporda yer alması gereken sayılar

Metrik	Nasıl elde edilir	Neden önemlidir
Kayıt yaptıranlar	Kayıt dışa aktarımı	Diğer her şey için payda
Katılımcılar	Katılım dışa aktarımı	İnsanların sorduğu ana sayı
Katılım oranı	Katılımcıların kayıt yaptıranlara bölünmesi	Davetiyeyi değerlendiren tek sayı
Medyan katılım süresi (dakika)	Katılım süresi alanı	Ziyareti bir oturumdan ayırır
Ayrılma noktası	İlk katılım ve son ayrılış zamanları	Akış planındaki belirli bir ana işaret eder
Yalnızca tekrar izleyen kitle	Katılım kaydı olmayan kayıt yaptıranlar	Genellikle en büyük gruptur ve genellikle göz ardı edilir
Etkinliğe göre trend	Birkaç etkinliğin alt alta eklenmesi	Bir şeylerin iyileşip iyileşmediğini gösteren tek görünüm

Burada ortalamadan ziyade medyan önemlidir. Oturumu bütün öğleden sonra açık bırakan birkaç katılımcı, ortalamayı yukarı çekecek ve kısa süren bir oturumu gizleyecektir.

En iyi uygulamalar ve yaygın hatalar

Katılımcı sayısını değil, katılım oranını raporlayın. Çok daha büyük bir kayıt listesinden elde edilen daha büyük bir kitle bir gelişme değildir.

Katılmamayı bir başarısızlık olarak görmeyin. Kayıt yaptıranların çoğu kaydı izlemeyi planlar, bu nedenle herkese aynı şekilde davranmak yerine takip işlemleri gruba göre farklılık göstermelidir.

Gecikmeden indirin. Raporlar düzenleyicinin hesabına bağlı olduğundan, ayrılmak üzere olan bir iş arkadaşınızın dışa aktarma işlemini yapmasını beklemek, kaçınılması gereken bir risktir.

Akış planını elde tutma eğrisinin yanında bulundurun. 18. dakikadaki bir düşüş, yalnızca 18. dakikada ekranda ne olduğunu biliyorsanız bir anlam ifade eder.

Dosyaları alt alta eklemeden önce etkinlik adlandırmasını standartlaştırın. Tutarsız adlar, bir trend grafiğinin yanlış görünmesinin en yaygın tek nedenidir. Bir adlandırma şablonu üzerinde bir kez anlaşın ve bunu daha sonra değil, dosya indirildiğinde uygulayın.

Sonucu davetiyeye geri besleyin. Etkinlik yönetimi verilerini işleme hakkındaki kılavuzumuz operasyonel tarafı kapsar ve etkinlik ve webinar analitiği araçları derlememiz ise daha geniş araç yelpazesini ele alır.

Çıktı yinelenen bir teslim haline gelirse, AI rapor oluşturucu sayfası bu yapıyı gösterir. Bir e-tablodan KPI panosu oluşturma hakkındaki kılavuzumuz ise genel görünümü kapsar.

Sonuç

Platform size tek bir etkinliğin doğru bir kaydını sunar. Ekibinizin asıl istediği rapor ise birkaç etkinliği karşılaştırır ve kayıt ile katılımı birleştirir; bu birleştirme işlemi işin tamamını oluşturur.

Önce birleştirmeyi yapın, eşleşmeyen sayısını kontrol edin, ardından hesaplayın. Birleştirilmiş tabloyu saklayın, böylece bir sonraki rapor bir günlük çalışma yerine bir saatlik çalışmayla başlar.

Son çeyreğe ait dışa aktarım dosyalarından oluşan bir klasörünüz mü var? Powerdrill Bloom'u deneyin ve bunları tek bir görünümde birleştirin.

Sıkça sorulan sorular

Bir webinar katılım raporunda neler bulunur?

Microsoft'un belgeleri etkinlik başlangıç ve bitiş zamanını, katılımcı rollerini ve toplam süreyi listeler. Ayrıca ilk katılım ve son ayrılış zamanlarını, katılımcı sayısını ve her katılımcının ne kadar süre kaldığını da listeler.

Raporu ne kadar sürede indirebilirim?

Etkinlik bittikten yaklaşık beş dakika sonra. Microsoft'un sayfası, düzenleyicilerin ve ortak düzenleyicilerin bu noktada etkinlik sohbetinde katılım raporlarını bir .csv dosyası olarak görüntüleyebileceğini ve indirebileceğini belirtmektedir.

Bir webinar serisi tek bir rapor mu yoksa birkaç rapor mu oluşturur?

Birkaç tane. Belgeler, yinelenen toplantıların serinin her bir örneği için benzersiz bir katılım raporuna sahip olduğunu belirtmektedir. Bu nedenle, herhangi bir trendin görülebilmesi için bir serinin alt alta eklenmesi gerekir.

Kayıt yaptıranlar listem neden katılımcı listemden daha uzun?

Çünkü kayıt ve katılım farklı eylemlerdir. Aradaki fark katılım oranınızdır ve bu farkın büyük bir kısmı genellikle kaydı izlemeyi planlayan kişilerden oluşur.

Katılımcılar raporda eksik olabilir mi?

Evet. Microsoft, bir kişinin katılım raporlarında kimliğinin belirlenmemesini seçmesine olanak tanıyan bir gizlilik ayarını belgelemektedir, bu nedenle bir dosya haklı olarak eksik olabilir.