Tek Bir Doğruluk Kaynağı Nasıl Oluşturulur: Kapsamlı Bir Rehber

İki kişi iki farklı e-tablo açıyor ve aynı ay için iki farklı gelir rakamı bildiriyor. İkisi de dikkatli. İkisi de kendi rakamını savunabilir. İkisi de haksız değil.

Bu bir veri problemi değil. Veri problemi kılığına girmiş bir tanım problemidir.

Bunu düzeltmeye yönelik çoğu girişim yanlış bir adımla, yani bir araç seçmekle başlar. Çözüm ise her bir metriğin ne anlama geldiğini ve buna kimin karar vereceğini yazmakla başlar.

Bu kılavuz, terimin gerçekte ne anlama geldiğini ve herhangi bir e-tablo çalışmasından önce verilmesi gereken dört kararı ele alıyor. Ardından, üç manuel yöntemi ve her birinin nerede yetersiz kaldığını inceliyor.

Tek bir doğru kaynak gerçekte nedir

Workday'in SSOT kılavuzu bunu "tüm kritik, güncel iş verilerinin toplandığı, temizlendiği ve herkesin erişimine sunulduğu merkezi bir sistem" olarak tanımlıyor.

Aynı sayfada daha sonra geçen ve çok daha önemli olan cümle şudur: Tek bir doğru kaynak "genellikle teknik altyapının kendisi değil, bu altyapının doğru kullanılmasının bir sonucudur."

Herhangi bir şey satın almadan önce bunu iki kez okuyun. Bir veri ambarı size depolama alanı sağlar. Mutabakat ise size doğruyu verir.

Aynı sayfa, çelişkili rakamların temel nedeni olarak veri silolarını gösteriyor. Bunları "bağlantısız araçlarda, e-tablolarda ve departman sunucularında sıkışıp kalmış izole bilgi havuzları" olarak tanımlıyor. Önerilen sıra platformdan ziyade yönetişimle başlıyor: terimleri tanımlayın, sahipler atayın, ardından teknolojiyi seçin, temizleyin ve aşamalı olarak kullanıma sunun.

İki ekibin iki farklı rakam elde etmesinin nedenleri

Neden neredeyse her zaman şu dört şeyden biridir ve bunların hiçbirinin aritmetikle ilgisi yoktur.

Farklı filtreler. Raporlardan biri dahili hesapları ve test kayıtlarını hariç tutarken, diğeri dahil eder. Kimse bunu yazılı hale getirmediği için kimse fark etmez.

Farklı zaman sınırları. Bir ekip ayı fatura tarihinde keserken, diğeri ödeme tarihinde keser. İki yaklaşım da savunulabilir ve asla uyuşmayacaklardır.

Farklı paydalar. Bir oranın iki yarısı vardır. Alt yarıyı değiştirdiğinizde, tek bir kayıt bile değişmeden yüzde değişir.

Farklı veri dönemleri. Dışa aktarma işlemlerinden biri ayın 1'inde, diğeri ise 3'ünde yapılmıştır ve aradaki üç günde geciken veriler sisteme girmiştir.

Öncelikle netleştirilmesi gereken dört karar

Bir formüle dokunmadan önce bunları yazın. Rakamlarınızın yanındaki bir tanımlar sekmesi, şimdiye kadar uygulayacağınız en ucuz yönetişim yöntemidir.

Karar	Yanıtlanması gereken soru	Neden önemlidir
Tanım	Bu metriğin tam olarak bir birimi ne sayılır?	Kimin kapsam içinde veya dışında kalacağına karar verir
Filtreler	Hangi kayıtlar hariç tutuluyor ve neden?	Genellikle tutarsızlıkların tek başına en büyük kaynağıdır
Sınır	Dönemi hangi tarih alanı kesiyor?	İki geçerli seçenek, iki farklı yanıt
Sorumlu	Bu tanımda yapılacak bir değişikliği kim onaylıyor?	Belirli bir isim olmadığında, tanımlar sessizce sapar

Sorumlu satırı, ekiplerin genellikle atladığı satırdır. Sorumlusu olmayan bir tanım sadece bir öneridir ve öneriler her çeyrekte yeniden yorumlanır.

Bunu halihazırda raporladığınız metrik katmanıyla eşleştirin. Öncü ve artçı göstergeler kılavuzumuz, hangi metriklerin bu yaklaşımı hak ettiğini ele alıyor; çünkü hepsi buna ihtiyaç duymaz.

Manuel olarak nasıl yapılır?

Seçenek 1: İki sürümü satır satır karşılaştırıp eşitleyin

Teoriyle değil, uyuşmazlığın kendisiyle başlayın. Her iki raporu da tek bir çalışma kitabında birleştirin ve ortak bir anahtar üzerinden XLOOKUP ile kayıtları eşleştirin.

Eşleşmeyen satırlar sizin bulgularınızdır. Bunlar size bir tarafın neyi dahil edip diğerinin neyi etmediğini gösterir; bu da tam olarak kimsenin belgelemediği filtredir.

Bunu yaparken birbirine çok benzeyen etiketlere dikkat edin. EXACT iki metin değerini karşılaştırır ve büyük/küçük harfe duyarlıdır. İnsan gözünün kolayca gözden kaçırabileceği "ACME Corp" ile "Acme Corp." gibi eşleşmeleri yakalar.

Bu yöntemin sınırı, yalnızca tek bir ayı düzeltmesidir. Gelecek ay aynı iki rapor yine birbirinden sapacaktır, çünkü yapısal hiçbir şey değişmemiştir.

Seçenek 2: Tek bir veri kümesi oluşturun, ardından her raporu ondan türetin

Önce birleştirin, sonra raporlayın. Power Query's merge özelliği, anti join (ters birleşim) dahil olmak üzere çeşitli birleştirme türlerini destekler. Bir anti join, bir kaynakta bulunup diğerinde bulunmayan kayıtları listeler.

Ardından, sonraki tüm rakamları bu tek tablodan üretin. Bir rakamın kaynağı bu tabloya dayandırılamıyorsa, o rakam sunulmamalıdır.

Birleştirme yaptığınız anahtarın gerçekten benzersiz olup olmadığını kontrol etmek için UNIQUE işlevini kullanın. Yinelenen bir anahtar, toplamları sessizce şişirir ve sessizce yanlış olan toplamlar, hata veren toplamlardan çok daha kötüdür.

Buradaki sınır ise bakımdır. Birinin bunu yenilemesi gerekir ve o kişi bir bağımlılık haline gelir.

Seçenek 3: Rakamların yanında bir tanımlar sekmesi bulundurun

Her metrik için bir satır: ad, tanım, uygulanan filtreler, kullanılan tarih alanı, sorumlu, son gözden geçirme tarihi.

Bir raporu gelecek çeyrekte karşılaştırılabilir kılan şey budur. Ayrıca "bu neden geçen seferkinden farklı" sorusunu bir gün yerine on saniyede yanıtlamanızı sağlayan şey de budur.

Buradaki kısıtlama, bir tanım yazmanın onun uygulanmasını garanti etmemesidir. Sekme ve formüller birbirinden sapabilir ve genellikle sapar da.

Ortak sınır. Her üç yöntem de uyuşmazlığın dosyalardan keşfedilebileceğini varsayar. İki departman tamamen farklı sistemler kullandığında, mutabakat süreci her şeyden önce karşılaştırılabilir dışa aktarmalar elde etmekle başlar.

Manuel yöntemin yavaşladığı noktalar

İlk mutabakat ilginçtir. Üçüncüsüne gelindiğinde ise, yeni tarihlerle tekrarlanan aynı sıkıcı öğleden sonradan ibarettir.

İşletme her değiştiğinde tanımlar geçerliliğini yitirir. Yeni bir plan türü, yeni bir bölge, adı değiştirilen bir alan derken, Mart ayında yazdığınız kural Eylül ayındaki verileri artık kapsamaz hale gelir.

Dışa aktarılan veriler de sapma gösterir. Birisi kaynak sistemde bir filtreyi değiştirir ve gelen dosya tamamen aynı görünse de farklı bir anlama gelir.

Bir de sadece toplantıda ortaya çıkan maliyet vardır. İki rakam canlı yayında çeliştiğinde, aradaki farkı hemen açıklamanız gerekir ve bu açıklama yanınızda getirmediğiniz bir çalışma kitabında gizlidir.

Bu kategorinin var olmasının nedeni de tam olarak budur. Veri ekibi olmadan iş zekası için yapay zeka araçları derlememiz, bu sorunun araç boyutunu ele alıyor.

Powerdrill Bloom ile nasıl oluşturulur?

Adım 1: Çelişen her iki dışa aktarma dosyasını da yükleyin

Uyuşmayan iki dosyayı birlikte yükleyin. Powerdrill Bloom, dosyalar yüklendiğinde sütunları analiz eder; böylece uyuşmayan anahtar biçimleri, tutarsız etiketler ve boş alanlar, herhangi bir toplam hesaplanmadan önce ortaya çıkar.

Adım 2: Tanımı doğal dille ifade edin

Kuralı oluşturmak yerine tarif edin. Metriği, hariç tutulacak kayıtları, dönemi kesen tarih alanını ve gruplandırmayı belirtin.

Ardından, aradaki farkı ortaya çıkaracak soruları sorun. Hangi kayıtların bir dosyada görünüp diğerinde görünmediğini sorun. Hangi etiketlerin yalnızca büyük/küçük harf veya noktalama işaretleriyle ayrıldığını sorun. Son olarak, her bir tarih sınırına göre toplamın ne olduğunu sorun.

Adım 3: Mutabakatı sağlanmış raporu dışa aktarın

Mutabakatı sağlanmış tabloyu, bir sapma özetini veya rakamın yanında üzerinde anlaşılan tanımı da içeren slaytları alın.

Bu yöntem manuel mutabakata göre neden daha iyidir?

	Manuel yöntem	Powerdrill Bloom
Eşleşmeyen kayıtları bulma	Her dosya çifti için anti join (ters birleşim)	Hangi kayıtların eksik olduğunu sorma
Birbirine çok benzeyen etiketleri yakalama	Büyük/küçük harfe duyarlı yardımcı sütunlar	Yükleme sırasında ortaya çıkar
Alternatif bir sınırı test etme	Filtreyi yeniden oluşturma ve yeniden toplama	Diğer kuralı belirtip sorma
Gelecek ay yeniden çalıştırma	Yenileme ve hiçbir şeyin değişmediğini umma	Dosyayı değiştirme, kuralları koruma

Üçüncü satır, tartışmaları sonlandıran satırdır. Her iki tarih sınırını da yan yana gösterebilmek, "senin rakamın yanlış" ifadesini "kurallarımız farklı" haline getirir ki bu da çözülebilir bir tartışmadır.

Sık yapılan hatalar

Tanımlar üzerinde anlaşmadan önce bir platform satın almak. Depolama, mutabakat demek değildir. Önce terimleri tanımlayın ve sorumluları atayın, sırasıyla bu adımları izleyin.

Paydayı belirtmeden bırakmak. Her oranın her iki yarısının da grafikte yazılı olması gerekir. Onlar olmadan yüzde sadece bir süsten ibarettir.

Büyük bir birleştirmeyi bitiş çizgisi olarak görmek. Ürün ve organizasyon değişiklikleriyle tanımlar geçerliliğini yitirir; bu nedenle yeniden oluşturmak yerine düzenli bir gözden geçirme planlayın.

Aynı etiketlerin aynı kayıtlar anlamına geldiğini varsaymak. Büyük/küçük harf, noktalama işaretleri ve sondaki boşluklar sessiz yinelenen kayıtlar oluşturur. Birleştirmeden sonra değil, önce kontrol edin.

Farklı günlerde alınan dışa aktarma dosyalarını karşılaştırmak. Gecikmeli gelen veriler bir tutarsızlık gibi görünecektir. Satırları eşleştirmeden önce verinin çekilme zaman damgasını eşleştirin.

Tanımları kimsenin açmadığı bir yerde belgelemek. Bunları rakamlarla aynı dosyada tutun ve grafiği kullanılan kural ile etiketleyin.

Sorumluyu atlamak. Belirlenmiş bir onaylayıcısı olmayan bir tanım, yeniden yorumlanmaya mahkum bir tanımdır. Her satıra bir kişi atayın.

Sonuç

Tek bir doğru kaynak, her şeyden önce mutabakat, ikinci olarak ise altyapıdır. Her bir metriği tanımlayın, filtreleri yazın, tarih sınırını belirleyin, bir sorumlu atayın ve ardından her raporu tek bir veri kümesinden türetin.

Maliyetli olan kısım ilk mutabakat değildir. İşletme arka planda değişirken tanımları güncel ve geçerli tutmaktır.

Eğer bu döngü ay sonunuzu tüketiyorsa, uyuşmayan iki dosya üzerinde Powerdrill Bloom'u deneyin. Ayrıca e-tablodan KPI panosu oluşturma ve kendi verilerinizden KPI hedefleri belirleme kılavuzlarımıza da göz atabilirsiniz. AI veri temizleme sayfası hazırlık aşamasını kapsamaktadır.

Sıkça sorulan sorular

Tek bir doğru kaynak nedir?

Her raporun türetildiği, üzerinde anlaşmaya varılmış tek bir tanımlar, kaynaklar ve hesaplamalar kümesidir. Workday'in kılavuzu bunu, altyapının kendisinden ziyade altyapının doğru kullanılmasının bir sonucu olarak tanımlar.

Bir tane oluşturmak için veri ambarına ihtiyacım var mı?

Hayır. Bir veri ambarı depolama ve ölçeklenebilirlik sağlarken, rakamların eşleşmesini sağlayan şey tanımlar ve sahiplik üzerindeki mutabakattır. Küçük ekipler bunu iyi yönetilen tek bir çalışma kitabıyla başarabilir.

İki rapor neden farklı toplamlar gösteriyor?

Genellikle filtreler, tarih sınırları, paydalar veya dışa aktarma zamanlaması nedeniyle. Bir hesaplama hatası olduğunu varsaymadan önce bu dördünü kontrol edin, çünkü neden nadiren aritmetiktir.

Bir metrik tanımının sorumlusu kim olmalıdır?

Değişiklikleri onaylama yetkisine sahip, her metrik için belirlenmiş bir kişi. Ortak sahiplik, tanımın ekipler arasında sessizce farklılaşmasına yol açma eğilimindedir.

Tanımlar ne sıklıkla gözden geçirilmelidir?

Temeldeki iş her değiştiğinde ve bunun dışında belirli aralıklarla. Yeni planlar, bölgeler ve adı değiştirilen alanların tümü, yazıldığında doğru olan kuralları geçersiz kılar.