QBR Sunumu Nasıl Hazırlanır: Tam Bir Kılavuz

Bir QBR sunumu oluşturmak için geçen çeyreğin hedefleriyle başlayın ve her birine karşı nasıl bir performans sergilediğinizi gösterin. Ardından ana başarıları, başarısızlıkları ve nedenlerini, gelecek çeyrek planını ve dinleyicilerden neye ihtiyacınız olduğunu ele alın. Ana sunumu yaklaşık 10 ila 12 slaytla sınırlı tutun ve ayrıntıları ekler kısmına taşıyın.

Bu kılavuz, bir QBR sunumunun ne olduğunu, iki ana türünü, slayt slayt taslağını ve işlenmiş bir örneği açıklamaktadır. Ayrıca, verilerinizden AI ile sunum hazırlamanın daha hızlı bir yolunu gösterir.

QBR sunumu nedir

QBR, quarterly business review (çeyreklik iş incelemesi) anlamına gelir. QBR sunumu, bu incelemeye getirdiğiniz slayt destesidir. Geçen çeyreğe geri dönüp bakar ve bir sonraki çeyreğin planını belirler.

İyi bir QBR sunumu dört soruyu yanıtlar:

• Hedeflerimize ulaştık mı? Geçen çeyreğe ait her bir hedef, hedef rakamı ve sonuçla birlikte.
• Sonuçları ne tetikledi? Başarılar, başarısızlıklar ve her ikisinin arkasındaki nedenler.
• Sırada ne var? Gelecek çeyrek için öncelikler ve hedefler.
• Neye ihtiyacımız var? Kararlar, bütçe veya odadaki kişilerden yardım.

Bir QBR, bir rapordan daha fazlasıdır. Sonunda bir karar verilen bir toplantıdır. Sunum bu kararı kolaylaştırmalıdır.

Dahili QBR'lar ve müşteri QBR'ları

İki tür toplantı aynı adı paylaşır. Yapı benzerdir ancak kitle ve hedef farklılık gösterir.

	Dahili QBR	Müşteri QBR
Kitle	Liderlik veya diğer ekiplerin başkanları	Bir müşterinin karar vericileri ve kullanıcıları
Sunan	Bir ekip veya iş birimi lideri	Bir müşteri yöneticisi veya müşteri başarı yöneticisi
Ana hedef	Performansı gözden geçirmek ve gelecek çeyreğin planı üzerinde anlaşmak	Sunulan değeri göstermek ve gelecek çeyreği birlikte planlamak
Temel rakamlar	Gelir, pipeline, marjlar, KPI'lar ve çalışan sayısı	Kullanım, benimseme, sonuçlar ve destek verileri
Tipik talepler	Bütçe, işe alımlar veya önceliklerde değişiklik	Genişleme, yenileme veya daha fazla ekibe erişim

Dahili QBR'lar şirket içinde yürütülür. Bir satış, pazarlama veya ürün ekibi, çeyreğini liderliğe sunar. Odak noktası, plana göre performans ve bir sonraki aşamada ihtiyaç duyulan kaynaklardır.

Müşteri QBR'ları bir müşteriyle yürütülür. Müşteri başarısı ve hesap ekipleri, bunları ürünün getirisini göstermek için kullanır. Güçlü bir müşteri QBR'ı, kullanımı müşterinin önemsediği tasarruf edilen saatler veya maliyet kesintileri gibi sonuçlarla ilişkilendirir.

Bu kılavuz her ikisini de kapsar. Slaytların farklılaştığı yerlerde taslak notları bunu belirtir.

Neler dahil edilmeli: slayt slayt taslak

Çoğu QBR sunumu 10 ila 12 ana slayda sığar. İşte standart bir taslak.

1. Başlık ve gündem. Çeyrek, katılımcılar ve her biri için ayrılan süre ile konular.
2. Yönetici özeti. Üç madde işaretiyle çeyrek ve ana talep.
3. Hedefler vs. sonuçlar. Geçen çeyreğe ait her hedef; hedefi, sonucu ve durumuyla birlikte.
4. KPI skor kartı. Son birkaç çeyrekteki eğilimle birlikte altı ila on metrik.
5. Başarılar. Rakamlarla birlikte önem arz eden iki veya üç sonuç.
6. Başarısızlıklar ve kök nedenler. Neler eksik kaldı, neden ve nelerin değişeceği.
7. Sunulan değer. Bir müşteri QBR'ı için, müşterinin üründen elde ettiği sonuçlar.
8. Segment veya hesap detayı. Bölge, ürün veya ekibe göre sonuçlar.
9. Gelecek çeyreğin planı. Hedefler ve sahiplerle birlikte üç ila beş öncelik.
10. Riskler. Ana riskler ve bunları nasıl takip edeceğiniz.
11. Talepler ve sonraki adımlar. Gereken kararlar, sahipler ve tarihler.
12. Ekler. Tam veri tabloları, yöntemler ve yedek bilgiler.

Sıralamayı her çeyrekte aynı tutun. İnsanlar nereye bakacaklarını öğrenir ve değişiklikler göze çarpar.

QBR skor kartı nasıl kurulur

Skor kartı, bir QBR sunumunun çekirdeğidir. Bir çeyreklik çalışmayı insanların bir dakikada okuyabileceği bir tabloya dönüştürür.

Şu kurallarla oluşturun:

• Geçen çeyreğin hedeflerini kullanın. Skor kartı, şu an neyin iyi göründüğüne değil, üzerinde anlaşılan şeye uymalıdır.
• Hedefi, gerçekleşeni ve farkı gösterin. Hedefi olmayan bir rakam çok az şey ifade eder.
• Bir eğilim ekleyin. Son üç veya dört çeyreği gösterin, böylece tek bir iyi çeyrek bir düşüşü gizlemez.
• Basit bir durum kullanın. Önde, yolunda veya geride yeterlidir.
• İstikrarlı tutun. Her çeyrekte aynı metrikleri kullanın ve herhangi bir değişikliği bir kez açıklayın.

Bir müşteri QBR'ı için metrikler değişir. Tipik olanlar aktif kullanıcılar, özellik benimseme, destek biletleri ve yanıt süreleridir. Müşterinin başlangıçta belirttiği, tasarruf edilen zaman gibi bir veya iki sonuç metriği ekleyin.

Ekibiniz ayrıca aylık bir inceleme yapıyorsa, QBR skor kartı bu ayları birleştirebilir. Aylık iş inceleme sunumu oluşturma kılavuzumuz aylık versiyonu kapsar.

Nasıl hazırlanılır: zaman çizelgesi ve veri kaynakları

Veri çalışması erken başladığında çeyreklik inceleme daha hızlı ilerler. Toplantı tarihinden geriye doğru plan yapın.

• Üç hafta önce. Yöneticinizle veya müşteri sponsoruyla gündem, katılımcılar ve ana talep üzerinde anlaşın.
• İki hafta önce. Çeyreğin rakamlarını kapatın. Raporladığınız her sistemden dışa aktarımları alın.
• On gün önce. Skor kartını oluşturun ve slaytları taslak haline getirin.
• Bir hafta önce. Taslağı sürece dahil olmayan bir meslektaşınızla gözden geçirin. Neyin belirsiz olduğunu sorun.
• İki veya üç gün önce. Sunumu ön okuma olarak gönderin.

Verilerin çoğu birkaç yerde bulunur. Slaytlara başlamadan önce bunları toplayın.

Veri	Genellikle nerede bulunur	Kullanıldığı yer
Gelir ve marj	Finans sistemi veya aylık kapanış dosyası	Hedefler vs. sonuçlar, skor kartı
Pipeline ve yeni anlaşmalar	CRM dışa aktarımı	Skor kartı, başarılar
Elde tutma ve kayıp (churn)	Faturalandırma sistemi veya CRM	Skor kartı, başarısızlıklar
Ürün kullanımı	Ürün analitiği dışa aktarımı	Müşteri değeri, benimseme
Destek hacmi ve yanıt süreleri	Yardım masası dışa aktarımı	Müşteri değeri, riskler
Hedef ilerlemesi	OKR takipçisi veya planlama sayfası	Hedefler vs. sonuçlar, gelecek çeyrek

Her dışa aktarımda aynı tarih aralığını kullanın. Bir dosyanın ayın 30'unda, diğerinin ise 1'inde bitmesi gibi bir uyumsuzluk, birbiriyle uyuşmayan toplamlara neden olur.

Her dışa aktarımı dosya adında çeyrek bilgisiyle adlandırın. Gelecek çeyrekte aynı dosyalardan başlayabilir ve benzerleri karşılaştırabilirsiniz.

AI ile bir QBR sunumu nasıl oluşturulur

Skor kartını ve grafikleri her çeyrekte elle yeniden oluşturmak saatler sürer. Çeşitli araçlardan verileri dışa aktarır, grafikleri yeniden oluşturur ve düzeni düzeltirsiniz. Bir AI aracı, veri dosyalarınızdan bunların çoğunu yapabilir.

İşte Powerdrill Bloom kullanarak üç adımda yöntem.

Adım 1: Çeyreklik performans verilerinizi yükleyin

Sunumun arkasındaki verilerle başlayın. Dahili bir QBR için bu genellikle bir KPI takipçisi, finansallar ve ekip güncellemeleridir. Bir müşteri QBR'ı için kullanım verileri, destek verileri ve müşteriyle anlaştığınız hedeflerdir.

AI Business Review Generator sizden "KPI'lar, finansallar, müşteri verileri ve OKR ilerlemesini" yüklemenizi ister. Excel, CSV ve PDF dosyalarının tümü çalışır. Rakamlar birkaç dosyada bulunuyorsa, aracın bunları birbirine bağlayabilmesi için birlikte yükleyin.

Adım 2: Tempoyu seçin ve hikayeyi tanımlayın

Ardından, formatı seçin. Araç sayfası üç tempo listeler: "QBR, MBR veya haftalık senkronizasyon."

Ardından neye ihtiyacınız olduğunu doğal dilde tanımlayın. Örneğin: "Bir Q3 QBR sunumu hazırla. Her hedefi hedefe karşı, son dört çeyreği içeren bir KPI skor kartını, en önemli başarıları ve nedenleriyle birlikte başarısızlıkları göster. Gelecek çeyreğin planı ve taleplerimizle bitir."

Sayfa, çıktıyı "KPI özeti, segment performansı, başarılar ve riskler içeren tam QBR sunumu" olarak tanımlar. Ayrıca "KPI farkları ve kök neden açıklamaları içeren MBR tek sayfalık özet" de sunar.

Adım 3: Rakamları kontrol edin ve incelemeyi dışa aktarın

Sunum yapmadan önce her rakamı kaynak dosyalarla karşılaştırarak kontrol edin. Ana sayfa "Her rakam, arkasındaki sayfa, satır ve figürle birlikte gelir" der, böylece her girdiyi takip edebilirsiniz.

Ardından dışa aktarın. Araç sayfası, incelemeyi "markalı sunum, tek sayfalık özet veya Notion sayfası" olarak dışa aktarabileceğinizi söyler. Stil için Nano Banana slaytları sayfası McKinsey ve Executive gibi stilleri listeler. Verileriniz tek bir e-tabloda bulunuyorsa, Excel to PPT aracı aynı yolu kapsar.

Bir QBR sunumu örneği

İşte kurgusal bir şirket olan Cobalt Desk için işlenmiş bir örnek. Şirket yardım masası yazılımı satıyor. Destek ekibi lideri, Q3 için dahili bir QBR sunuyor.

Yönetici özeti slaydı:

• Q3 geliri 4,80 milyon dolar olarak gerçekleşti ve 4,60 milyon dolarlık hedefin %4 üzerinde kaldı.
• Net gelir elde tutma oranı, iki büyük müşterinin koltuk sayısını azaltmasının ardından %108 hedefinin altında kalarak %104'e düştü.
• Ana talep: Q4'teki yenilemeleri korumak için iki müşteri başarısı işe alımını onaylayın.

Hedefler vs. sonuçlar slaydı:

Hedef	Hedef Rakam	Q3 Sonucu	Durum
Gelir	$4.60M	$4.80M	Önde
Yeni müşteriler	110	120	Önde
Net gelir elde tutma	108%	104%	Geride
Brüt marj	75%	76%	Yolunda
Müşteri memnuniyeti	90%	92%	Önde

Gelir, Q2'deki 4,50 milyon dolardan yaklaşık %6,7'lik bir artışla büyüdü. Gelir, hedefi 200 bin dolar aştı.

Başarısızlıklar ve kök nedenler slaydı:

• Ne oldu. En iyi 20 hesaptan ikisi Ağustos ayında koltuk sayısını azalttı.
• Neden. Her ikisi de ekipleri birleştirmişti ve daha az temsilciye sahipti.
• Neler değişiyor. Başarı yöneticileri, her ay en iyi 20 hesabın her biriyle koltuk sayılarını gözden geçirecek.

Müşteri değeri slaydı (müşteri QBR versiyonu için):

Cobalt Desk bunun yerine müşterilerinden birine sunum yapsaydı, bu slayt sonuçları gösterirdi. Örneğin: ortalama ilk yanıt süresi 2,1 saatten 1,4 saate düştü, yani yaklaşık %33 daha hızlı. Ekip çeyrekte 18.400 bileti çözüme kavuşturdu.

Tüm dahili sunumda 11 ana slayt ve 6 slaytlık bir ek bulunmaktadır.

Bir QBR nasıl sunulur

QBR bir çalışma toplantısıdır. Zamanın çoğunu tartışmaya ayıracak şekilde planlayın.

Sunumu önceden gönderin. Toplantıdan iki veya üç gün önce paylaşın. İnsanlar rakamları okuyabilir ve sorularla gelebilir.

Özet ve taleple başlayın. Talebi son dakikaya saklamayın. Erken söyleyin ki insanlar siz ilerledikçe bunun üzerinde düşünebilsinler.

Başarısızlıklar üzerinde zaman harcayın. Neyin yanlış gittiğini hızla geçmek caziptir. Liderler ve müşteriler, başarısızlıkları açıkça açıklayan ve bir çözüm gösteren ekiplere güvenirler.

Slaytları kısa tutun. Her slayda, başlıkta tam bir cümle olarak yazılmış tek bir mesaj koyun. Örneğin: "Gelir hedefi %4 aştı."

Sorumlular ve tarihlerle bitirin. İnsanlar ayrılmadan önce her kararı ve sonraki adımı tekrar okuyun. Bir gün içinde kısa bir özet gönderin.

Müşteri QBR'ları için bir alışkanlık daha ekleyin. Müşteriye gelecek çeyrekte neyi başarmak istediklerini sorun ve bunu plana yazın.

Zor sorulara hazırlanın. Toplantıdan önce, duymak istemediğiniz en zor üç soruyu listeleyin. Yaygın olanlar "Bu metrik neden düştü?" ve "Neyi farklı yapacaksınız?" şeklindedir. Her biri için onu destekleyen rakamla birlikte kısa bir cevap yazın. Yedek slaytları ekler kısmına koyun, böylece onlara hemen atlayabilirsiniz.

Doğru kişileri getirin. Dahili bir inceleme için her ana metriğin sahiplerini davet edin. Bir müşteri toplantısı için ürün yol haritası hakkında konuşabilecek birini getirin. Doğru kişiden gelen kısa ve doğrudan cevaplar, uzun bir slayttan daha fazla güven oluşturur.

QBR slaytları için tasarım ipuçları

QBR slaytlarının taranması kolay olmalıdır. Birkaç kural yardımcı olur.

• Hedefleri gerçekleşenlerin yanında gösterin. Asla bir sonucu tek başına göstermeyin.
• Durum için aynı renkleri kullanın. Önde, yolunda ve geride durumları için birer renk seçin.
• Grafikleri basit tutun. Karşılaştırmalar için sütun grafikleri, eğilimler için çizgi grafikleri kullanın.
• Bir değil, dört çeyrek gösterin. Bir eğilim, tek bir rakamın veremeyeceği bağlamı sağlar.
• Her slaydı numaralandırın. İnsanlar sorularda slayt numaralarına atıfta bulunur.
• Ayrıntıları eklere taşıyın. Ana slaytları sonuçlar ve kararlar için saklayın.

QBR'ınız bir yönetim kuruluna gidiyorsa, kararlara daha fazla odaklanarak aynı kurallar geçerlidir. Yönetim kurulu toplantısı sunumları kılavuzumuz bu formatı kapsar.

Yaygın QBR sunumu hataları

Bu hatalar yaygındır ve düzeltilmesi kolaydır.

Çok fazla slayt. 40 slaytlık bir QBR ana mesajı gizler. Ana sunumu kısa tutun ve geri kalanını eklere taşıyın.

Hedefleri değiştirmek. Skor kartı geçen çeyreğin hedefleriyle eşleşmezse, insanlar ona güvenmeyi bırakır. Üzerinde anlaşılan şeye göre rapor verin.

Sadece iyi haberler. Başarısızlıkları gizleyen bir QBR güvenilirliğini kaybeder. Nelerin eksik kaldığını ve neleri değiştireceğinizi gösterin.

Talep yok. Net bir talebi olmayan bir QBR, toplantıdan karar verilecek hiçbir şey olmadan ayrılmaya neden olur. İhtiyacınız olan kararı adlandırın.

Sonuçsuz kullanım. Bir müşteri QBR'ında, tek başına giriş sayıları değer göstermez. Kullanımı müşterinin önemsediği bir sonuçla ilişkilendirin.

Eşleşmeyen rakamlar. Bir gelir rakamı her slaytta aynı olmalıdır. Sunumu göndermeden önce slaytlar arasındaki toplamları kontrol edin.

Kendi verilerinizden bir sonraki QBR sunumunuzu oluşturmaya hazır olduğunuzda, geçen çeyreğin KPI takipçisiyle Powerdrill Bloom'u deneyin.

Sıkça sorulan sorular

Bir QBR sunumuna neler dahil edilmelidir?

Bir gündem, bir yönetici özeti, hedefler ve sonuçlar, bir KPI skor kartı, başarılar, kök nedenleriyle birlikte başarısızlıklar, gelecek çeyreğin planı, riskler ve taleplerinizi dahil edin. Bir müşteri QBR'ı ayrıca müşterinin aldığı değer üzerine bir slayda ihtiyaç duyar.

Bir QBR sunumu ne kadar uzun olmalıdır?

Çoğu QBR sunumu 10 ila 12 ana slayda ve bir eke sahiptir. En az yarısı tartışmaya ayrılacak şekilde 60 ila 90 dakikalık bir toplantı planlayın.

QBR ve MBR arasındaki fark nedir?

Bir QBR veya çeyreklik iş incelemesi, tam bir çeyreği kapsar ve bir sonraki çeyreğin planını belirler. Bir MBR veya aylık iş incelemesi daha kısadır ve çeyrek içindeki ilerlemeyi takip eder.

QBR'ı kim sunar?

Dahili bir QBR için, bir ekip veya iş birimi lideri genellikle liderliğe sunum yapar. Bir müşteri QBR'ı için, müşteri yöneticisi veya müşteri başarı yöneticisi müşteriye sunum yapar.

AI bir QBR sunumu oluşturabilir mi?

Evet. Bir AI aracı KPI ve finansal dosyalarınızdan skor kartını, grafikleri ve slaytları oluşturabilir. Yine de rakamları kontrol etmeniz, arkasındaki nedenleri açıklamanız ve ne isteyeceğinize karar vermeniz gerekir.