Yapay Zeka ile Pareto Grafiği Nasıl Oluşturulur: Adım Adım

Bir Pareto grafiği, kategorileri büyüklüklerine göre sıralar ve üzerlerinde birikimli toplamı çizer. Bu, hacmin büyük kısmından ne kadar az nedenin sorumlu olduğunu gösterir. Bu kılavuz, grafiğin nelerden oluştuğunu ve Excel'de manuel olarak nasıl oluşturulacağını ele almaktadır. Ardından, ham bir dışa aktarma dosyasından böyle bir grafik üretmek için üç adım sunar.

Pareto grafiği neyi gösterir?

Microsoft'un destek sayfası bu şekli tam olarak tanımlar. Bir "Pareto veya sıralı histogram grafiği, hem azalan düzende sıralanmış sütunları hem de birikimli toplam yüzdeyi temsil eden bir çizgiyi içerir."

Yani iki katman vardır. Sütunlar, en büyükten başlayarak sıralanmış şekilde "her bir kategori ne kadar büyük" sorusuna yanıt verir. Çizgi ise "bu noktaya kadar toplamın ne kadarını kapsadık" sorusunu yanıtlar.

Aynı sayfa, grafiğin bu adı neden aldığını açıklıyor: "Pareto grafikleri, bir veri kümesindeki en büyük faktörleri vurgular." Ayrıca bunların "kalite kontrolün yedi temel aracından biri olarak kabul edildiğini" ekliyor.

Bu son ifade pratik değeri ortaya koyuyor. Sıralı bir sütun grafiği size hangi kategorinin en büyük olduğunu söyler. Birikimli çizginin eklenmesi ise nerede durmanız gerektiğini gösterir ki bu da çoğu insanın aslında ihtiyaç duyduğu karardır.

Yapım aşaması olmadan sadece kavramın kendisi için, Pareto grafiği açıklayıcısı tanımı ve 80/20 çerçevesinin arkasındaki mantığı ele almaktadır.

Başlamadan önce ihtiyacınız olanlar

• Metin olarak bir kategori sütunu: şikayet nedeni, hata türü, tedarikçi, ürün kodu.
• Sıralama yapılacak bir sayı sütunu: maliyet, birimler, kaybedilen dakikalar, bilet sayısı.
• Sayıların ne anlama geldiğine dair bir karar. Toplam maliyet ve sayılan gerçekleşmeler, aynı listenin farklı sıralamalarını üretir.
• Grafikte belirtebileceğiniz bir zaman aralığı. On üç aylık bir Pareto ile on iki aylık bir Pareto karşılaştırılamaz.
• Uzun kuyruğa dair bir bakış açısı. Her biri bir kez gerçekleşen elli kategori ekseni kalabalıklaştıracaktır.

İkinci madde, işin tekrar yapılmasına neden olan maddedir. Toplam maliyete göre sıralama yapmak, pahalı ve nadir görülen hatayı en üste koyar. Sıklığa göre sıralama yapmak ise ucuz ama sürekli rahatsızlık veren durumu oraya yerleştirir. Her ikisi de mantıklıdır ve bunlar farklı grafiklerdir.

Excel'de manuel olarak nasıl yapılır

Seçenek 1: Yerleşik Pareto grafik türünü kullanın

Excel bunu yerel bir grafik olarak sunar. Microsoft'un talimatı kısadır: "Ekle > İstatistik Grafiği Ekle'yi seçin ve ardından Histogram altında Pareto'yu seçin."

Davranış neyi seçtiğinize bağlıdır ve destek sayfası bunu açıkça belirtir. "Genellikle, metin (kategoriler) içeren bir sütun ve sayılardan oluşan bir sütun seçersiniz. Ardından bir Pareto grafiği aynı kategorileri gruplandırır ve karşılık gelen sayıları toplar."

Alternatif durumda bir tuzak vardır. Aynı sayfaya göre, bunun yerine "iki sayı sütunu" seçmek sonucu değiştirir. Excel daha sonra "verilerinizi tıpkı bir histogram gibi bölmelerde grafiklendirir." Bir grafik elde edersiniz, ancak bu farklı bir soruya yanıt veriyor olacaktır.

Seçenek 2: Toplamak yerine saymak için yardımcı bir sütun ekleyin

Yerleşik yöntemin geçici bir çözüme ihtiyaç duyduğu yer burasıdır. Excel sayısal sütunu toplar, bu nedenle maliyet sütunu olmayan ham bir olay listesinde sıralanacak hiçbir şey yoktur.

Microsoft bu çözümü bir ipucu olarak belgeliyor. Amaç "metin dizelerinin görünme sayısını saymaktır." "Bir sütun ekleyip bunu 1 değeriyle doldurursunuz", ardından "bölmeleri Kategoriye Göre olarak ayarlarsınız."

Bu işe yarar. Ancak aynı zamanda yeni bir dışa aktarma işleminde yapacağınız ilk şeyin birlerden oluşan bir sütun eklemek olduğu anlamına gelir. Bu, araç ile görevin birbiriyle tam olarak uyuşmadığının açık bir göstergesidir.

Seçenek 3: Sütunları ve birikimli çizgiyi kendiniz oluşturun

Azalan düzende sıralayın, birikimli toplam sütunu ekleyin ve ardından bunu genel toplamın yüzdesine dönüştürün. Yüzdeyi ikincil bir eksende gösteren bir bileşik grafik çizin.

Bu size etiketler, eşikler ve kuyruk üzerinde tam kontrol sağlar. Ayrıca, gelecek ayın dışa aktarma dosyası geldiğinde hepsinin yeniden yapılması gereken dört adımdır. Birikimli toplam formülü, satırlar eklendiğinde sessizce bozulan formüldür.

Manuel yöntemin yavaşladığı yerler

Sorun aritmetik değildir. Sorun, dışa aktarılan verinin biçiminin grafik türünün beklediğiyle nadiren eşleşmesidir.

Gerçek dışa aktarma dosyalarında kategoriler birkaç sütuna yayılmış olarak gelir. Veya aynı kategori üç farklı şekilde yazılmıştır. Ya da sayısal sütun metin olarak saklanmıştır. Excel'in gruplandırması harfiyen yapıldığından, Supplier A, supplier a ve Supplier A üç farklı sütun haline gelir.

İkinci yavaşlama nedeni ise kuyruktur. Elli kategoriniz olduğunda grafik okunamaz hale gelir ve birinin "Diğer" kategorisinin nereden başlayacağına karar vermesi gerekir. Bu eşik bir kişisel değerlendirme kararıdır ve yazılı hale getirilmediği sürece her ay farklı şekilde belirlenir.

Üçüncüsü ise eksendir. Birikimli çizgi, yüzde 100'e ölçeklendirilmiş ikincil bir eksende yer almalıdır. Bunu elle doğru yapmak zahmetlidir ve yanlış yapmak çizginin ikinci bir veri serisi gibi görünmesine neden olur.

Powerdrill Bloom ile Pareto grafiği nasıl oluşturulur

Adım 1: Ham dışa aktarma dosyasını yükleyin

Olay günlüğünü, şikayet listesini veya işlem dışa aktarma dosyasını Powerdrill Bloom'a bırakın. Ücretsiz plan Excel, CSV, PDF ve belge yüklemelerini kapsar, böylece dosya ücretli bir plana gerek kalmadan yüklenir.

Önce verileri sıralamaya, kategori yazımlarını temizlemeye veya yardımcı bir sütun eklemeye gerek yoktur. Bu çalışma, bir ön koşul olmaktan ziyade talebin bir parçasıdır.

Adım 2: Neye göre sıralama yapılacağını ve kuyruğa nasıl yaklaşılacağını belirtin

Bunu doğal dille ifade edin. Kategori sütununu adlandırın ve toplam değere göre mi yoksa gerçekleşme sayısına göre mi sıralama yapılacağını belirtin. Ardından, kuyruğun nerede bir "Diğer" sepetinde gruplandırılması gerektiğini söyleyin.

Sıralama temelini açıkça belirtmek işin tüm sırrıdır. Ayrıca birbirine çok benzeyen kategori etiketlerinin birleştirilmesini istemek de faydalı olacaktır. Yerleşik grafik türü yalnızca birebir aynı kategorileri gruplandırır, bu nedenle bu temizlik grafiğin içinde değil, grafikten önce gerçekleşir.

Adım 3: Birikimli çizgi ile sıralı sütunları oluşturun

İhtiyacınız olan çıktıyı isteyin. Bu, en büyükten en küçüğe doğru sıralanmış ve üzerlerinde birikimli bir yüzdenin ilerlediği kategorilerdir. İlk yüzde 80'e kaç kategorinin ulaştığına dair kısa bir not ekleyin. Powerdrill Bloom'un Ücretsiz planı; içgörüler, grafikler ve özetler oluşturmayı içerir.

Grafik bir inceleme paketine girecekse, Pro planı bunu daha kapsamlı slayt ve Office belgesi çıktılarına genişletir. AI graph maker sayfası, grafik oluşturma özelliğini tek başına ele almaktadır.

Nelerden tasarruf sağlar

Görev	Elle	Yüklenen dışa aktarma dosyasından
Birbirine çok benzeyen kategori etiketlerini birleştirme	Her ay yeniden yapılan manuel bul ve değiştir işlemi	Sorduğunuz sorunun bir parçası
Gerçekleşmeleri saymak için yardımcı bir sütun ekleme	Yerleşik grafik türü için gereklidir	Gerekli değil
Birikimli yüzde çizgisini oluşturma	Formül artı ikincil bir eksen	Talebe dahildir
"Diğer" eşiğine karar verme ve bunu yeniden uygulama	Kişisel değerlendirme kararıdır, aylar arasında farklılık gösterir	Bir kez belirtilir, her çalıştırmada uygulanır

En iyi uygulamalar

Grafikte değere göre mi yoksa sayıya göre mi sıralama yaptığınızı belirtin. Bir okuyucu bunu yalnızca sütunlara bakarak anlayamaz ve iki sıralama genellikle hangi kategorinin ilk sırada olduğu konusunda uyuşmaz.

Kuyruğu tek bir sütun olarak görünür tutun. Bunu gizlemek, birikimli çizginin yüzde 100'e çok erken ulaşmasına neden olur ve yoğunlaşmayı abartılı gösterir.

80/20 kuralını bir bulgu olarak ele almayın. Bu bir çerçeveleme aracıdır. Bulgu, verilerinizin bu paya ulaşması için ihtiyaç duyduğu spesifik kategori sayısıdır. Bu sayı genellikle düzgün bir beşte bir yerine beş veya on beştir.

Yalnızca sıralamayı değil, nedeni de ekleyin. Hata türlerinin Pareto analizi size hacmin nerede olduğunu söyler. Bunu bir tedarikçi puan kartı ile eşleştirmek, sıralamayı bir eyleme dönüştüren şeydir.

Sıralamayı ikinci bir görünümle karşılaştırarak kontrol edin. Aynı verilerin ısı haritası, bir kategorinin her yerde mi yoksa yalnızca bir segmentte mi baskın olduğunu gösterecektir.

Sonuç

Bir Pareto grafiği, sıralı bir liste üzerindeki iki basit katmandan oluşur ve Excel bu grafik türünü hazır olarak sunar. Zorluk neredeyse hiçbir zaman çizim aşamasında değildir. Zorluk; kategori temizliği, sıralama temeli ve kuyruk eşiğidir.

Bu üç karar, bir ayın grafiğini bir öncekiyle karşılaştırılabilir kılan şeydir. Bunları bir kez yazın, her seferinde uygulayın; böylece grafik tek seferlik bir çalışma olmaktan çıkıp bir takip aracına dönüşür.

Dışa aktarılan veriye sahipseniz ancak bunu yeniden şekillendirecek vaktiniz yoksa, ham dosya ile Powerdrill Bloom'u deneyin. Excel AI assistant yöntemi, halihazırda bir çalışma kitabında bulunan veriler için uygundur.

Sıkça sorulan sorular

Pareto grafiği nedir?

Azalan düzende sıralanmış sütunlar ile birikimli toplam yüzdeyi gösteren bir çizgiden oluşan bir grafiktir. Microsoft'un belgeleri bunu sıralı bir histogram olarak tanımlar ve kalite kontrolün yedi temel aracı arasında listeler. Sütunlar kategorileri sıralar; çizgi ise bunların toplamın ne kadarını kapsadığını gösterir.

Excel'de Pareto grafiği nasıl yapılır?

Kategorilerden oluşan bir metin sütununu ve bir sayı sütununu seçin, ardından Ekle, İstatistik Grafiği Ekle'yi seçin ve Histogram altından Pareto'yu seçin. Excel eşleşen kategorileri gruplandırır ve sayıları toplar. Bunun yerine iki sayısal sütun seçmek, histogram gibi bölmelere ayrılmış bir çıktı üretir.

Bir değeri toplamak yerine gerçekleşmeleri nasıl sayarım?

Microsoft'un belgelenmiş ipucu, 1 değeriyle doldurulmuş bir sütun eklemek, ardından grafiği çizmek ve bölmeleri Kategoriye Göre olarak ayarlamaktır. Grafik daha sonra birleri toplar, bu da kategori başına satırları saymakla aynı şeydir.

Maliyete göre mi yoksa sıklığa göre mi sıralamalıyım?

Her ikisi de geçerlidir ve farklı sorulara yanıt verirler. Maliyet, pahalı ve nadir görülen hataya işaret eder; sıklık ise sürekli ve ucuz olan hataya işaret eder. Birini seçin, grafikte belirtin ve dönemler arasında tutarlı tutun.

Bir Pareto grafiği kaç kategori göstermelidir?

Birikimli çizginin düzleştiği noktayı geçmeye yetecek kadar, genellikle beş ila on beş sütun arası ve geri kalanlar için gruplandırılmış tek bir sütun. Geri kalanı görünür tutmak, çizginin verilerin ne kadar yoğunlaştığını abartılı göstermesini engeller.