Çalışan Sayısı ve İşten Ayrılma Raporu Nasıl Hazırlanır: Adım Adım

Bir çalışan sayısı raporu, İK'nın hazırladığı en basit şey gibi görünür. Kişileri sayın, ayrılanları sayın, bölün. Gönderin gitsin.

Sonra birisi sözleşmeli çalışanların bu sayıya dahil olup olmadığını sorar. Ardından başka biri, ayın 31'inde ayrılan kişinin o ay için sayılıp sayılmayacağını sorar. Artık raporun yeniden oluşturulması gerekir.

Sayma işlemi basittir. Ancak sayımla ilgili kararlar öyle değildir; bir çalışan sayısı raporunu güvenilir kılan, diğerini ise tartışmalı hale getiren de işte bu kararlardır.

Bu kılavuz; raporun neleri içermesi gerektiğini, işten ayrılma oranı (attrition) paydasının sonucunuzu neden değiştirdiğini, üç manuel yöntemi ve her birinin nerede tıkandığını ele almaktadır.

Bir çalışan sayısı raporunun içermesi gerekenler

Workday'in çalışan sayısı raporlaması kılavuzu, bunu bir kuruluşun "rol, ekip, konum, durum ve istihdam türüne göre kimleri istihdam ettiğini gösteren" bir rapor olarak tanımlar.

Aynı sayfada, böyle bir raporun genellikle içerdiği alanlar listelenmektedir. Bunlar; departman, iş rolü, istihdam türü, konum, yönetici, işe başlama ve işten ayrılma tarihleri, masraf merkezi, FTE ve açık pozisyonlarla ilgili notlardır.

Bu liste sizin dışa aktarma kontrol listenizdir. Bu alanlardan üçü, işten ayrılma oranı hesaplamasındaki tüm işi üstlenir: çalışan kimliği, işe başlama tarihi ve işten ayrılma tarihi.

HRIS dışa aktarımınızda işten ayrılma tarihi eksikse, işten ayrılma oranını hiçbir şekilde hesaplayamazsınız. Yalnızca şu anda kimlerin aktif olduğunu sayabilirsiniz ki bu da farklı bir rapordur.

Çalışan sayısı FTE değildir

Bu, en çok sessiz anlaşmazlığa yol açan ayrımdır ve Workday sayfası bunu doğrudan belirtmektedir.

"Çalışan sayısı raporları yalnızca kişi sayılarına odaklanırken, tam zamanlı eşdeğer (FTE) raporları, kapasite ve bütçeleri planlamak için çalışılan saatleri standartlaştırılmış birimlere dönüştürür."

Dolayısıyla, yarı zamanlı çalışan iki kişi, çalışan sayısı raporunda iki kişi olarak görünürken, bir FTE raporunda yaklaşık bir kişi olarak görünür. İki rakam da yanlış değildir, ancak Finans departmanına yanlış olanı sunmak size yeni bir toplantıya mal olacaktır.

Herhangi bir şey hazırlamadan önce hedef kitlenin hangisini istediğine karar verin. Ardından grafiği bu cevaba göre etiketleyin, çünkü daha sonra okuyan hiç kimse bunu hatırlamayacaktır.

İşten Ayrılma Oranınızı Payda Belirler

İşten ayrılma oranı bir kesirdir ve üst kısım tartışmasızdır: Dönem içindeki ayrılmaları sayın.

Alt kısım (payda) ise bir seçimdir ve üç yaygın seçenek vardır:

Payda	Nedir?	Etkisi
Dönem başındaki çalışan sayısı	Birinci gündeki aktif çalışanlar	Büyüme dönemlerinde oranı yapay olarak yükseltir
Dönem sonundaki çalışan sayısı	Son gündeki aktif çalışanlar	Büyüme dönemlerinde oranı olduğundan düşük gösterir
Dönem boyunca ortalama çalışan sayısı	Genellikle başlangıç artı bitiş değerinin ikiye bölünmesiyle bulunur	Büyüme veya küçülme dönemlerinde en istikrarlı olanıdır

Ortalama çalışan sayısı, haklı bir nedenle en yaygın tercihtir. Yoğun bir işe alım döneminde, dönem başı rakamı temsil gücü taşımayacak kadar küçük kalır. Bu durumda, aynı sayıdaki ayrılan kişi, gerçekte olduğundan daha kötü bir oran olarak görünür.

Workday'in sayfasında, iş gücü devir oranının (turnover rate) bir formül yayınlanmadan bir metrik olarak adlandırıldığını unutmayın. Bu nedenle, paydayı evrensel bir standarttan ziyade kuruluşunuzun belgelenmiş tercihi olarak kabul edin ve bu tercihi raporun kendisine yazın.

Pay kısmında bir karar daha gizlidir. Gönüllü ve gönülsüz ayrılmalar farklı eğilimler gösterir; tek bir birleşik rakam, elde tutma sorunu gibi görünen bir durumun arkasındaki yeniden yapılanmayı gizler. Bunları birbirinden ayırın.

Manuel Olarak Nasıl Yapılır?

Seçenek 1: Aktif çalışanları sayın, ardından ayrılanları sayın

Dışa aktarılan dosyadan başlayın ve iç içe geçmiş tek bir formül yerine iki görünür hücre oluşturun.

Aktif çalışan sayısı, durum sütununuz ve dönem sınırlarınızla birlikte kullanılan COUNTIFS işlevinden gelir. Ayrılanlar ise dönem içindeki boş olmayan işten ayrılma tarihlerini sayan aynı işlevden elde edilir.

Her iki sayımı da birinin doğrudan işaret edebileceği hücrelere yerleştirin. Size sorulacak ilk soru paydanın ne olduğudur ve bunu açıklamak yerine doğrudan hücreyi göstererek yanıtlamak istersiniz.

Ardından, aylık anlık görüntüleri tutuyorsanız bunlar üzerinden AVERAGEIFS ile, tutmuyorsanız başlangıç-artı-bitiş kısayoluyla ortalama çalışan sayısını hesaplayın.

Bu yöntemin sınırı, size herhangi bir detayı olmayan tek bir oran sunmasıdır. İşten ayrılma oranının %14 olduğunu bilirsiniz ancak bunun nerede gerçekleştiği hakkında hiçbir fikriniz olmaz.

Seçenek 2: Çalışan düzeyinde bir işaret (flag) tablosu oluşturun

Her çalışan için bir satır, her soru için bir sütun: Dönem başında aktif, dönem sonunda aktif, dönem içinde ayrılmış, gönüllü veya gönülsüz, ayrılış anındaki kıdem.

Artık rapor dilimlenebilir hale gelir: Departmana, yöneticiye, konuma, kıdem aralığına ve istihdam türüne göre işten ayrılma oranları.

Asıl bulgular bu dilimlemede gizlidir. %14'lük genel bir oran genellikle bir ekibin %40, diğer herkesin ise %4 seviyesinde olduğu gerçeğini gizler. Bu durumlardan yalnızca biri müdahale gerektirir.

⚠️ Kıdemi hesaplarken dikkatli olun. Microsoft'un kendi sayfasında DATEDIF hakkında bir uyarı bulunmaktadır. Bu işlev "Lotus 1-2-3'teki eski çalışma kitaplarını desteklemek amacıyla" mevcuttur ve "belirli senaryolarda yanlış sonuçlar hesaplayabilir." Aynı sayfada, gün sayısını elde etmek için önceki tarihi sonraki tarihten çıkarabileceğiniz belirtilmektedir.

Buradaki sınır, veri hacmi ve birleştirmelerdir. Bir HRIS dışa aktarımını bordro ve masraf merkezi tablosuyla eşleştirmeye başladığınızda, formüller artık keyifli olmaktan çıkar.

Seçenek 3: Rakamların yanında bir tanımlar sekmesi bulundurun

Aktif olarak saydığınız durum değerlerini, sözleşmeli çalışanların dahil edilip edilmediğini, dönemi hangi tarih alanının sınırladığını ve hangi paydayı kullandığınızı yazın.

Bu ayın çalışan sayısı raporunu geçen ayınkiyle karşılaştırılabilir kılan şey budur. Aynı zamanda, bir yönetim kurulu toplantısından önce rakamlara acilen ihtiyaç duyulduğunda genellikle atlanan sekmedir.

Buradaki kısıtlama, bir kuralı belgelemenin onu uygulamaya koymadığı gerçeğidir. Birileri her döngüde aynı filtreleri yeniden oluşturmaya devam eder.

Ortak sınır. Her üç yöntem de durum değerlerinin temiz olduğunu varsayar. Bir sistem geçişinden sonra tek bir sütunda "Terminated", "Term" ve "Exited" değerlerinin tümü göründüğünde, herhangi bir sayım yapmadan önce bunları eşitlemek gerekir.

Manuel Yöntemin Yavaşladığı Noktalar

İlk çalışan sayısı raporu bir sabahınızı alır. Dördüncüsü ise daha uzun sürer, çünkü o zamana kadar arka planda üç şey değişmiştir.

İK sistemleri yapılandırıldığında veya değiştirildiğinde durum değerleri değişir. Yeniden adlandırılan bir durum, insanları sessizce aktif sayınızdan düşürür ve grafik, gerçekte hiç yaşanmamış ani bir çalışan sayısı düşüşü gösterir.

Organizasyonel yapı da değişir. Bir ekip yeniden adlandırılır veya birleştirilir ve departman bazlı kırılımınız artık geçen çeyreğinkiyle uyuşmaz.

Workday'in sayfası bu maliyeti doğrudan belirtmektedir. Birbiriyle bağlantısız kaynaklar "planlama darboğazları yaratan tutarsız verilere ve daha yavaş mutabakatlara" neden olur ve kendi kurallarını uygulayan farklı ekipler birbiriyle uyuşmayan toplamlar üretir.

Bir de en uzun süre varlığını sürdüren sayım hatası vardır. Benzersiz çalışan kimlikleri yerine satırları saymak çalışan sayısını yapay olarak şişirir. Bu durum, bir kişi yeniden işe alındığında veya transfer edildiğinde iki kez göründüğünde gerçekleşir.

Powerdrill Bloom ile Nasıl Oluşturulur?

Adım 1: HRIS dışa aktarımınızı yükleyin

Çalışan dışa aktarımını veya çalışan ve masraf merkezi dosyalarını birlikte yükleyin. Powerdrill Bloom, sütunları yükleme anında analiz eder; böylece tutarsız durum değerleri, yinelenen çalışan kimlikleri ve eksik işten ayrılma tarihleri, herhangi bir oran hesaplanmadan önce ortaya çıkarılır.

Adım 2: Tanımı doğal dille açıklayın

Kuralları oluşturmak yerine doğrudan ifade edin. Hangi durum değerlerinin aktif sayılacağını, sözleşmeli çalışanların kapsama dahil olup olmadığını, dönem sınırlarını ve hangi paydayı istediğinizi belirtin.

Ardından, tuzakları yakalayan soruları sorun. Kaç satır olduğuna kıyasla kaç benzersiz çalışan kimliğinin aktif olduğunu sorun. Hangi durum değerlerinin neredeyse birbirinin aynısı gibi göründüğünü sorun. İşten ayrılma oranının üç paydanın her biri altında nasıl değiştiğini sorun. Son olarak, departman ve kıdem aralığına göre nasıl bölündüğünü sorun.

Adım 3: Grafiği, raporu veya sunumu dışa aktarın

Çalışan sayısı trendini, ekip bazlı kırılımı veya oranı ve tanımını bir arada sunan slaytları dışa aktarın.

Bu Yöntem Her Ay Yeniden Rapor Hazırlamaktan Neden Daha İyidir?

	Manuel yöntem	Powerdrill Bloom
Yeniden işe alımları ve transferleri tekilleştirme	Dosya başına yardımcı sütun	Benzersiz çalışan kimliklerini isteyin
Üç paydayı da test etme	Formülü üç kez yeniden oluşturun	Üçünü birden aynı anda isteyin
Yeniden adlandırılan durum değerleri	Grafikteki ani düşüşü daha sonra fark edin	Yükleme sırasında ortaya çıkar
Gönüllü ve gönülsüz ayrılmaları ayırma	İşaret tablosunu yeniden düzenleyin	Kuralı belirtin

İkinci satır, konuşmanın gidişatını değiştirir. Üç paydayı da yan yana göstermek soruyu değiştirir. Konuyu "rakamınız yanlış" noktasından "hangi esasa göre raporlama yapıyoruz" noktasına taşır; bu da bir tartışma değil, bir karardır.

Sık Yapılan Hatalar

Benzersiz çalışanlar yerine satırları saymak. Yeniden işe alımlar ve transferler kişilerin yinelenmesine neden olur. Herhangi bir çalışan sayısı raporlanmadan önce çalışan kimliğine göre tekilleştirme yapın.

Gönüllü ve gönülsüz ayrılmaları birleştirmek. Yeniden yapılanma ile elde tutma sorunu, birleşik tek bir oranda tamamen aynı görünür. Bunları ayırın ve her ikisini de etiketleyin.

Büyüme döneminde payda olarak dönem sonu çalışan sayısını kullanmak. Bu, oranı olduğundan daha iyi gösterir. Ortalama çalışan sayısını kullanın ve hangi esası seçtiğinizi yazın.

Finans departmanı FTE istemişken çalışan sayısı sunmak. Yarı zamanlı çalışan iki kişi, iki kişi ve yaklaşık bir FTE demektir. Öncelikle hedef kitlenin hangisine ihtiyacı olduğunu teyit edin.

Bir geçişten sonra tek bir durum sütununa güvenmek. Eski ve güncel durum değerleri aylarca bir arada varlığını sürdürür. Filtreleme yapmadan önce benzersiz değerleri listeleyin.

Kıdemi DATEDIF ile hesaplayıp uyarıyı okumamak. Microsoft, belirli senaryolarda yanlış sonuçlar döndürebileceğini belirtmektedir. Gün sayıları için tarihleri birbirinden çıkarmak daha güvenlidir.

Dönem veya payda belirtmeden bir oran raporlamak. Tek başına bir yüzde oranı kullanışsızdır. Dönemi, paydayı ve kapsamı grafiğe ekleyin.

Sonuç

Dışa aktarma alanlarını doğru belirleyin, çalışan sayısı ile FTE arasında karar verin, paydanızı seçip belgeleyin, gönüllü ayrılmaları gönülsüzlerden ayırın ve çalışan kimliğine göre tekilleştirme yapın. Bu beş adım, bir çalışan sayısı raporunu hem Finans departmanının hem de liderliğin kabul edeceği bir şeye dönüştürür.

Bu süreci maliyetli kılan şey, durum değerlerinin ve organizasyon yapılarının sürekli değişmesidir. Raporun yeniden yazılması değil, yeniden çalıştırılabilir olması gerekir.

Eğer ayınız bu işlerle geçiyorsa, mevcut dışa aktarımınız üzerinde Powerdrill Bloom'u deneyin. Ayrıca, kıdem aralığı raporlaması için İK ve insan analitiği için yapay zeka araçları derlememize ve kohort analizi açıklamamıza göz atın. Kohort elde tutma grafiği oluşturma kılavuzu ve Excel AI assistant sayfası işin teknik kısımlarını ele almaktadır.

Sıkça Sorulan Sorular

Bir çalışan sayısı raporu neleri içermelidir?

Workday'in kılavuzunda departman, iş rolü, istihdam türü, konum, yönetici, işe başlama ve işten ayrılma tarihleri, masraf merkezi, FTE ve açık pozisyon notları listelenmektedir. Bunlardan üçü işten ayrılma oranını hesaplanabilir kılar: çalışan kimliği, işe başlama tarihi ve işten ayrılma tarihi.

How do I calculate the attrition rate?

Dönem içindeki ayrılmaları, belgelediğiniz bir çalışan sayısı paydasına bölün. Dönem boyunca ortalama çalışan sayısı, büyüme veya küçülme dönemlerinde en istikrarlı seçimdir.

Çalışan sayısı ile FTE arasındaki fark nedir?

Çalışan sayısı kişileri sayarken, FTE kapasite ve bütçe planlaması için çalışılan saatleri standartlaştırılmış birimlere dönüştürür. Yarı zamanlı çalışan iki kişi, çalışan sayısında iki kişi, FTE'de ise yaklaşık bir kişidir.

Sözleşmeli çalışanlar çalışan sayısına dahil edilmeli mi?

Bu bir kural değil, kapsam kararıdır; bu nedenle kararı bir kez verip rapora yazın. İstihdam türlerini etiketlemeden karıştırmak, iki raporun birbiriyle uyuşmamasına neden olan şeydir.

Benim rakamım neden Finans departmanınınkinden farklı?

Genellikle kapsam veya esas farkından kaynaklanır. Finans genellikle FTE ve masraf merkezine göre çalışırken, İK genellikle kişi sayısı ve departmana göre çalışır. Her ikisi de kendi tanımlarına göre doğrudur.