วิธีสร้างแผนภูมิพาเรโตด้วย AI: ทีละขั้นตอน

แผนภูมิ Pareto จัดอันดับหมวดหมู่ตามขนาดและแสดงยอดสะสมรวมในแต่ละหมวดหมู่ ซึ่งจะแสดงให้เห็นว่าสาเหตุเพียงไม่กี่อย่างนั้นส่งผลต่อปริมาณส่วนใหญ่ได้อย่างไร คู่มือนี้จะครอบคลุมถึงส่วนประกอบของแผนภูมิและวิธีสร้างด้วยตนเองใน Excel จากนั้นจะแนะนำสามขั้นตอนในการสร้างแผนภูมินี้จากข้อมูลส่งออกดิบ

แผนภูมิ Pareto แสดงอะไรบ้าง

หน้าสนับสนุนของ Microsoft ได้นิยามลักษณะของแผนภูมินี้ไว้อย่างชัดเจนว่า "แผนภูมิ Pareto หรือฮิสโตแกรมที่จัดเรียงแล้ว ประกอบด้วยทั้งคอลัมน์ที่จัดเรียงจากมากไปน้อยและเส้นที่แสดงเปอร์เซ็นต์ยอดสะสมรวม"

ดังนั้นจึงมีสองเลเยอร์ แถบแผนภูมิจะตอบคำถามว่า "แต่ละหมวดหมู่มีขนาดใหญ่เพียงใด" โดยจัดอันดับจากใหญ่ที่สุดก่อน ส่วนเส้นจะตอบคำถามว่า "เราครอบคลุมยอดรวมไปแล้วเท่าใด ณ จุดนี้"

หน้าเดียวกันนี้ยังอธิบายถึงเหตุผลที่แผนภูมินี้ได้รับชื่อดังกล่าวว่า "แผนภูมิ Pareto จะเน้นย้ำถึงปัจจัยที่ใหญ่ที่สุดในชุดข้อมูล" และเสริมว่าแผนภูมินี้ "ถือเป็นหนึ่งในเจ็ดเครื่องมือพื้นฐานของการควบคุมคุณภาพ"

วลีสุดท้ายนั้นคือคุณค่าในทางปฏิบัติ แผนภูมิแท่งที่จัดอันดับจะบอกคุณว่าหมวดหมู่ใดใหญ่ที่สุด การเพิ่มเส้นสะสมจะบอกคุณว่าควรหยุดอ่านที่จุดใด ซึ่งเป็นการตัดสินใจที่คนส่วนใหญ่ต้องการจริงๆ

สำหรับแนวคิดเพียงอย่างเดียวโดยไม่ต้องสร้างแผนภูมิ คำอธิบายแผนภูมิ Pareto จะครอบคลุมถึงคำจำกัดความและเหตุผลเบื้องหลังกรอบแนวคิด 80/20

สิ่งที่คุณต้องมีก่อนเริ่มต้น

• คอลัมน์หมวดหมู่หนึ่งคอลัมน์ในรูปแบบข้อความ: เหตุผลในการร้องเรียน, ประเภทของข้อบกพร่อง, ซัพพลายเออร์, รหัสสินค้า
• คอลัมน์ตัวเลขหนึ่งคอลัมน์สำหรับจัดอันดับ: ต้นทุน, จำนวนหน่วย, นาทีที่สูญเสียไป, จำนวนตั๋ว
• การตัดสินใจเกี่ยวกับความหมายของตัวเลข ต้นทุนรวมและจำนวนครั้งที่เกิดขึ้นจะสร้างการจัดอันดับที่แตกต่างกันสำหรับรายการเดียวกัน
• ช่วงเวลาที่คุณสามารถระบุบนแผนภูมิได้ แผนภูมิ Pareto ที่ครอบคลุมระยะเวลาสิบสามเดือนและสิบสองเดือนนั้นไม่สามารถนำมาเปรียบเทียบกันได้
• มุมมองเกี่ยวกับส่วนปลายที่ยาว (long tail) ห้าสิบหมวดหมู่ที่มีการเกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวในแต่ละหมวดหมู่จะทำให้แกนของแผนภูมิหนาแน่นเกินไป

รายการที่สองคือสิ่งที่มักทำให้ต้องกลับมาทำงานซ้ำ การจัดอันดับตามต้นทุนรวมจะทำให้ความล้มเหลวที่เกิดขึ้นไม่บ่อยแต่มีราคาแพงไปอยู่ด้านบนสุด ส่วนการจัดอันดับตามความถี่จะทำให้ความน่ารำคาญใจที่เกิดขึ้นบ่อยแต่มีราคาถูกไปอยู่ตรงนั้น ทั้งสองแบบต่างก็มีความสมเหตุสมผล และเป็นแผนภูมิที่แตกต่างกัน

วิธีสร้างด้วยตนเองใน Excel

ทางเลือกที่ 1: ใช้ประเภทแผนภูมิ Pareto ที่มีมาให้ในตัว

Excel มีแผนภูมินี้เป็นแผนภูมิในตัว คำแนะนำของ Microsoft นั้นสั้นมาก: "เลือก แทรก > แทรกแผนภูมิสถิติ จากนั้นภายใต้ ฮิสโตแกรม ให้เลือก Pareto"

พฤติกรรมการทำงานจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณเลือก และหน้าสนับสนุนก็ได้อธิบายไว้อย่างชัดเจนว่า "โดยทั่วไป คุณจะเลือกคอลัมน์ที่มีข้อความ (หมวดหมู่) และคอลัมน์ตัวเลขคอลัมน์หนึ่ง จากนั้นแผนภูมิ Pareto จะจัดกลุ่มหมวดหมู่เดียวกันและรวมตัวเลขที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน"

มีกับดักในอีกกรณีหนึ่ง ตามหน้าเดียวกันนี้ การเลือก "คอลัมน์ตัวเลขสองคอลัมน์" จะทำให้ผลลัพธ์เปลี่ยนไปแทน โดย Excel จะ "จัดแผนภูมิข้อมูลของคุณเป็นช่วงชั้น (bins) เช่นเดียวกับฮิสโตแกรม" คุณจะได้แผนภูมิมา แต่แผนภูมินั้นจะตอบคำถามคนละข้อกัน

ทางเลือกที่ 2: เพิ่มคอลัมน์ช่วยเพื่อใช้นับจำนวนแทนการรวมยอด

นี่คือจุดที่แนวทางแบบในตัวจำเป็นต้องมีวิธีแก้ไขปัญหาชั่วคราว เนื่องจาก Excel จะรวมยอดคอลัมน์ตัวเลข ดังนั้นรายการเหตุการณ์ดิบที่ไม่มีคอลัมน์ต้นทุนจึงไม่มีสิ่งใดให้จัดอันดับ

Microsoft ได้บันทึกวิธีแก้ไขนี้ไว้เป็นเคล็ดลับ เป้าหมายคือเพื่อ "นับจำนวนครั้งที่ปรากฏของสตริงข้อความ" โดยคุณต้อง "เพิ่มคอลัมน์และใส่ค่าเป็น 1" จากนั้น "ตั้งค่าช่วงชั้น (bins) เป็น ตามหมวดหมู่"

วิธีนี้ได้ผล แต่นั่นก็หมายความว่าสิ่งแรกที่คุณต้องทำกับข้อมูลส่งออกใหม่คือการเพิ่มคอลัมน์ที่มีแต่เลขหนึ่ง ซึ่งเป็นสัญญาณที่ชัดเจนว่าเครื่องมือและงานที่ต้องทำนั้นไม่สอดคล้องกันเล็กน้อย

ทางเลือกที่ 3: สร้างแถบแผนภูมิและเส้นสะสมด้วยตนเอง

จัดเรียงจากมากไปน้อย เพิ่มคอลัมน์ยอดสะสมรวม จากนั้นแปลงค่านั้นเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดรวมทั้งหมด พล็อตแผนภูมิผสมโดยให้เปอร์เซ็นต์อยู่บนแกนรอง

วิธีนี้ช่วยให้คุณควบคุมป้ายกำกับ เกณฑ์ และส่วนปลายได้อย่างเต็มที่ แต่นี่ก็เป็นสี่ขั้นตอนที่ต้องทำใหม่ทั้งหมดเมื่อข้อมูลส่งออกของเดือนถัดไปมาถึง สูตรยอดสะสมรวมคือสูตรที่จะพังลงอย่างเงียบๆ เมื่อมีการเพิ่มแถวใหม่

จุดที่ทำให้การทำงานด้วยตนเองล่าช้าลง

การคำนวณไม่ใช่ปัญหา ปัญหาคือรูปแบบของข้อมูลส่งออกมักจะไม่ตรงกับสิ่งที่ประเภทแผนภูมิต้องการ

ข้อมูลส่งออกจริงมักจะมาพร้อมกับหมวดหมู่ที่กระจายอยู่ในหลายคอลัมน์ หรือหมวดหมู่เดียวกันแต่สะกดต่างกันสามแบบ หรือคอลัมน์ตัวเลขถูกจัดเก็บเป็นข้อความ การจัดกลุ่มของ Excel จะยึดตามตัวอักษรทุกประการ ดังนั้น Supplier A, supplier a และ Supplier A จะกลายเป็นสามแถบแผนภูมิที่แยกจากกัน

จุดที่ทำให้ช้าลงประการที่สองคือส่วนปลาย เมื่อคุณมีถึงห้าสิบหมวดหมู่ แผนภูมิจะอ่านไม่ได้ และต้องมีใครสักคนตัดสินใจว่าส่วน "อื่นๆ" ควรเริ่มต้นที่ตรงไหน เกณฑ์ดังกล่าวเป็นการตัดสินใจตามดุลยพินิจ และมักจะถูกกำหนดแตกต่างกันไปในแต่ละเดือน เว้นแต่จะมีการบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

ประการที่สามคือแกน เส้นสะสมควรอยู่บนแกนรองที่ปรับขนาดเป็น 100 เปอร์เซ็นต์ การตั้งค่านี้ด้วยตนเองให้ถูกต้องนั้นค่อนข้างยุ่งยาก และหากทำผิดพลาดจะทำให้เส้นนั้นดูเหมือนเป็นชุดข้อมูลชุดที่สองแทน

วิธีสร้างแผนภูมิ Pareto ด้วย Powerdrill Bloom

ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลดข้อมูลส่งออกดิบ

ลากและวางบันทึกเหตุการณ์ รายการร้องเรียน หรือข้อมูลส่งออกธุรกรรมลงใน Powerdrill Bloom แผน Free ครอบคลุมการอัปโหลดไฟล์ Excel, CSV, PDF และเอกสาร ดังนั้นคุณจึงสามารถใส่ไฟล์เข้าไปได้โดยไม่ต้องใช้แผนแบบชำระเงิน

ไม่จำเป็นต้องจัดเรียงข้อมูล ทำความสะอาดการสะกดคำของหมวดหมู่ หรือเพิ่มคอลัมน์ช่วยก่อน งานเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของคำสั่งขอ ไม่ใช่ข้อกำหนดเบื้องต้นที่ต้องทำก่อน

ขั้นตอนที่ 2: ระบุสิ่งที่จะใช้จัดอันดับและวิธีจัดการกับส่วนปลาย

บอกความต้องการของคุณด้วยภาษาธรรมชาติ ระบุชื่อคอลัมน์หมวดหมู่ และบอกว่าต้องการจัดอันดับตามมูลค่ารวมหรือตามจำนวนครั้งที่เกิดขึ้น จากนั้นระบุว่าควรจัดกลุ่มส่วนปลายเข้าในกลุ่ม "อื่นๆ" ที่จุดใด

เคล็ดลับทั้งหมดอยู่ที่การระบุเกณฑ์การจัดอันดับให้ชัดเจน นอกจากนี้ คุณยังสามารถขอให้รวมป้ายกำกับหมวดหมู่ที่เกือบจะซ้ำกันเข้าด้วยกันได้ด้วย ประเภทแผนภูมิที่มีมาให้ในตัวจะจัดกลุ่มเฉพาะหมวดหมู่ที่เหมือนกันทุกประการเท่านั้น ดังนั้นการทำความสะอาดข้อมูลดังกล่าวจึงเกิดขึ้นก่อนที่จะสร้างแผนภูมิ ไม่ใช่ภายในแผนภูมิ

ขั้นตอนที่ 3: สร้างแถบแผนภูมิที่จัดอันดับพร้อมเส้นสะสม

ขอผลลัพธ์ที่คุณต้องการ ซึ่งก็คือหมวดหมู่ที่จัดเรียงจากใหญ่ที่สุดไปหาเล็กที่สุด พร้อมด้วยเปอร์เซ็นต์สะสมที่แสดงพาดผ่านแถบเหล่านั้น เพิ่มบันทึกสั้นๆ ว่ามีกี่หมวดหมู่ที่รวมกันแล้วได้ 80 เปอร์เซ็นต์แรก แผน Free ของ Powerdrill Bloom ครอบคลุมการสร้างข้อมูลเชิงลึก แผนภูมิ และบทสรุป

หากต้องการนำแผนภูมิไปใส่ในชุดเอกสารสำหรับทบทวน แผน Pro จะขยายขีดความสามารถนี้ให้ครอบคลุมการส่งออกเป็นสไลด์และเอกสาร Office ที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น หน้า AI graph maker จะครอบคลุมความสามารถในการสร้างแผนภูมิโดยเฉพาะ

สิ่งที่ช่วยประหยัดได้

งาน	ทำด้วยตนเอง	จากข้อมูลส่งออกที่อัปโหลด
การรวมป้ายกำกับหมวดหมู่ที่เกือบจะซ้ำกันเข้าด้วยกัน	ค้นหาและแทนที่ด้วยตนเอง ต้องทำใหม่ทุกเดือน	เป็นส่วนหนึ่งของคำถามที่คุณระบุ
การเพิ่มคอลัมน์ช่วยเพื่อใช้นับจำนวนครั้งที่เกิดขึ้น	จำเป็นต้องใช้สำหรับประเภทแผนภูมิที่มีมาให้ในตัว	ไม่จำเป็นต้องทำ
การสร้างเส้นเปอร์เซ็นต์สะสม	ใช้สูตรพร้อมกับแกนรอง	รวมอยู่ในคำสั่งขอแล้ว
การตัดสินใจและกำหนดเกณฑ์สำหรับกลุ่ม "อื่นๆ" ซ้ำอีกครั้ง	เป็นการตัดสินใจตามดุลยพินิจ ซึ่งอาจคลาดเคลื่อนไปในแต่ละเดือน	ระบุเพียงครั้งเดียว และนำไปใช้กับการทำงานทุกครั้ง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ระบุบนแผนภูมิให้ชัดเจนว่าคุณจัดอันดับตามมูลค่าหรือตามจำนวนครั้ง ผู้อ่านไม่สามารถบอกได้จากแถบแผนภูมิเพียงอย่างเดียว และการจัดอันดับทั้งสองแบบนี้มักจะให้ผลลัพธ์ที่ขัดแย้งกันว่าหมวดหมู่ใดควรอยู่อันดับแรก

แสดงส่วนปลายให้เห็นเป็นแถบเดียว การซ่อนส่วนนี้จะทำให้เส้นสะสมไปถึง 100 เปอร์เซ็นต์เร็วเกินไป และทำให้ภาพรวมของความหนาแน่นของข้อมูลดูเกินจริง

อย่ามองว่ากฎ 80/20 คือผลลัพธ์ที่ค้นพบ มันเป็นเพียงกรอบแนวคิด ผลลัพธ์ที่แท้จริงคือจำนวนหมวดหมู่ที่เฉพาะเจาะจงซึ่งข้อมูลของคุณต้องใช้เพื่อให้ได้สัดส่วนนั้น ซึ่งตัวเลขนั้นมักจะเป็นห้า หรือสิบห้า มากกว่าที่จะเป็นหนึ่งในห้าส่วนที่ลงตัวพอดี

เชื่อมโยงกับสาเหตุ ไม่ใช่แค่การจัดอันดับ แผนภูมิ Pareto ของประเภทข้อบกพร่องจะบอกคุณว่าปริมาณส่วนใหญ่อยู่ที่ใด การจับคู่แผนภูมินี้กับ คะแนนประเมินซัพพลายเออร์ คือสิ่งที่จะเปลี่ยนการจัดอันดับให้กลายเป็นการลงมือปฏิบัติจริง

ตรวจสอบการจัดอันดับกับมุมมองที่สอง แผนภูมิความร้อน (heatmap) ของข้อมูลชุดเดียวกัน จะแสดงให้เห็นว่ามีหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่งที่ครอบงำในทุกๆ ที่ หรือเกิดขึ้นเฉพาะในเซกเมนต์ใดเซกเมนต์หนึ่งเท่านั้น

บทสรุป

แผนภูมิ Pareto คือสองเลเยอร์ง่ายๆ ที่ซ้อนอยู่บนรายการที่จัดเรียงแล้ว และ Excel ก็มีประเภทแผนภูมินี้มาให้ในตัว อุปสรรคในการทำงานเกือบจะไม่ได้อยู่ที่การพล็อตแผนภูมิ แต่อยู่ที่การทำความสะอาดหมวดหมู่ เกณฑ์การจัดอันดับ และเกณฑ์สำหรับส่วนปลาย

การตัดสินใจทั้งสามประการนี้คือสิ่งที่ทำให้แผนภูมิของเดือนหนึ่งสามารถนำไปเปรียบเทียบกับเดือนที่แล้วได้ บันทึกสิ่งเหล่านี้ไว้เพียงครั้งเดียว นำไปใช้ทุกครั้ง และแผนภูมินี้จะกลายเป็นเครื่องมือติดตามผลแทนที่จะเป็นเพียงงานที่ทำครั้งเดียวแล้วจบไป

หากคุณมีข้อมูลส่งออกแต่ไม่มีเวลาปรับแต่งรูปแบบข้อมูล ลองใช้ Powerdrill Bloom กับไฟล์ดิบได้เลย แนวทางของ Excel AI assistant จะเหมาะกับข้อมูลที่อยู่ในเวิร์กบุ๊กอยู่แล้ว

คำถามที่พบบ่อย

แผนภูมิ Pareto คืออะไร

มันคือแผนภูมิที่มีแถบจัดเรียงจากมากไปน้อย พร้อมด้วยเส้นที่แสดงเปอร์เซ็นต์ยอดสะสมรวม เอกสารประกอบของ Microsoft อธิบายแผนภูมินี้ว่าเป็นฮิสโตแกรมที่จัดเรียงแล้ว และจัดให้อยู่ในกลุ่มเจ็ดเครื่องมือพื้นฐานของการควบคุมคุณภาพ แถบแผนภูมิจะจัดอันดับหมวดหมู่ ส่วนเส้นจะแสดงสัดส่วนของยอดรวมที่หมวดหมู่เหล่านั้นครอบคลุม

ฉันจะสร้างแผนภูมิ Pareto ใน Excel ได้อย่างไร

เลือกคอลัมน์ข้อความของหมวดหมู่และคอลัมน์ตัวเลข จากนั้นเลือก แทรก, แทรกแผนภูมิสถิติ และเลือก Pareto ภายใต้ ฮิสโตแกรม โดย Excel จะจัดกลุ่มหมวดหมู่ที่ตรงกันและรวมตัวเลขเข้าด้วยกัน การเลือกคอลัมน์ตัวเลขสองคอลัมน์จะทำให้ได้ผลลัพธ์แบบแบ่งช่วงชั้น (binned) เหมือนกับฮิสโตแกรมแทน

ฉันจะนับจำนวนครั้งที่เกิดขึ้นแทนการรวมมูลค่าได้อย่างไร

เคล็ดลับที่บันทึกไว้ของ Microsoft คือการเพิ่มคอลัมน์ที่ใส่ค่าเป็น 1 จากนั้นพล็อตแผนภูมิและตั้งค่าช่วงชั้น (bins) เป็น ตามหมวดหมู่ แผนภูมิจะรวมยอดเลขหนึ่งเหล่านั้น ซึ่งให้ผลลัพธ์เหมือนกับการนับจำนวนแถวในแต่ละหมวดหมู่

ฉันควรจัดอันดับตามต้นทุนหรือตามความถี่ดี

ทั้งสองแบบต่างก็ใช้งานได้และตอบคำถามที่แตกต่างกัน ต้นทุนจะชี้ไปที่ความล้มเหลวที่เกิดขึ้นไม่บ่อยแต่มีราคาแพง ส่วนความถี่จะชี้ไปที่ความล้มเหลวที่เกิดขึ้นบ่อยแต่มีราคาถูก เลือกแบบใดแบบหนึ่ง ระบุไว้บนแผนภูมิ และรักษาความสอดคล้องนี้ไว้ในแต่ละช่วงเวลา

แผนภูมิ Pareto ควรแสดงกี่หมวดหมู่

ควรแสดงให้มากพอที่จะผ่านจุดที่เส้นสะสมเริ่มคงที่ โดยทั่วไปจะอยู่ระหว่างห้าถึงสิบห้าแถบ บวกกับอีกหนึ่งแถบที่จัดกลุ่มสำหรับส่วนที่เหลือ การแสดงส่วนที่เหลือให้เห็นจะช่วยป้องกันไม่ให้เส้นสะสมแสดงความหนาแน่นของข้อมูลเกินจริง