Как создать слайд с повесткой дня с помощью ИИ: пошаговое руководство

Слайд с повесткой дня сообщает присутствующим, что их ждет в ближайшие двадцать минут. PowerPoint автоматически создаст для вас макет, но документация к этой функции ограничивается лишь самим макетом. В этом руководстве рассматриваются обе части. Сначала мы разберем официальный путь создания самого слайда, а затем — как извлечь формулировки из данных, на которых построена ваша презентация.

Для чего на самом деле нужен слайд с повесткой дня

Это не оглавление. Оглавление просто перечисляет разделы, в то время как повестка дня формирует ожидания относительно принимаемых решений.

Разница кроется в формулировках. «Результаты за Q3» — это название раздела. «Выручка за Q3 оказалась на 4% ниже прогноза, и нам нужно принять решение по ценообразованию» — это пункт повестки дня. Первый вариант сообщает людям, где они находятся, а второй — почему они все еще сидят в этом зале.

Это различие важнее всего на регулярных встречах. Ежемесячный отчет, слайд с повесткой дня которого не меняется из месяца в месяц, приучает участников просто игнорировать его. Названия разделов действительно остаются прежними, но меняются выводы в каждом из них, и именно эту информацию стоит выносить на экран.

Есть и вторая задача, о которой часто забывают. Хороший слайд с повесткой дня позволяет опоздавшему понять, что он пропустил, никого не отвлекая расспросами.

Он также выполняет незаметную работу еще до начала встречи. Предварительная отправка слайда с повесткой позволяет участникам прийти на встречу с уже сформулированными возражениями, что обычно гораздо лучше, чем столкнуться с ними в последние пять минут.

Что вам понадобится перед началом работы

Три вещи, и только одна из них — сама презентация.

• Сама презентация, хотя бы в виде черновика, чтобы структура разделов уже была готова.
• Аналитика, лежащая в ее основе, ведь содержательные пункты повестки дня должны на чем-то базироваться.
• Список решений: то, что вам действительно нужно получить от аудитории до того, как встреча закончится.

Последний пункт — это как раз то, что отличает полезную повестку дня от слайда-пустышки. Если раздел не ведет ни к какому решению или выводу, возможно, ему и не нужен отдельный пункт в повестке.

К тому же это самый простой способ отредактировать структуру презентации. Удаление раздела из повестки дня обычно означает его удаление и из самой презентации, а большинству презентаций это идет только на пользу.

Как создать слайд вручную

Вариант 1: Написать маркированный список

Добавьте слайд в начало презентации и введите названия разделов. Это займет две минуты и отлично подойдет для коротких внутренних встреч.

Главный минус — сложность поддержки. Стоит изменить порядок слайдов в презентации, и повестка дня незаметно станет неактуальной, так как между ними нет никакой связи.

Вариант 2: Использовать функцию Summary Zoom

В PowerPoint есть специально созданная для этого функция, и о ней полезно знать, даже если в итоге вы решите оформить слайд вручную.

На странице Microsoft, посвященной функции Zoom в PowerPoint, результат описывается очень удачной фразой. Summary Zoom «похож на целевую страницу, где можно увидеть все части презентации одновременно».

Чтобы создать его, выберите Insert, затем Zoom, затем Summary Zoom. В документации отмечается, что выбранные вами слайды «становятся первыми слайдами разделов вашего сводного зума». Если разделы уже существуют, «первый слайд каждого раздела предварительно выбирается по умолчанию». Готовый слайд «появляется как новый слайд непосредственно перед первым включенным вами слайдом».

Стоит учитывать два нюанса. Сводка обновляется с помощью кнопки Edit Summary на вкладке Zoom. Microsoft предупреждает, что в этом режиме нельзя добавлять или удалять разделы из самой презентации, «только из вашего сводного зума».

Вариант 3: Написать повестку дня на основе ключевых выводов

Этот вариант позволяет создать действительно интересную и полезную повестку дня, и именно о нем умалчивает документация по Summary Zoom.

Вы возвращаетесь к аналитике, выписываете по одному самому важному предложению из каждого раздела и оформляете их в виде пунктов повестки. Это небыстрый процесс, ведь вам придется перечитать собственную работу глазами постороннего человека.

Почему возможности инструмента этим ограничиваются

Вот как устроен этот механизм, и это объясняет всю суть проблемы.

Сводный зум формирует свои элементы на основе ваших слайдов. Документация Microsoft по заголовкам слайдов подтверждает, что именно отображается в этих элементах: «Функции "Вставить гиперссылку", "Вставить Zoom" и произвольные показы ссылаются на слайды по их заголовкам».

Таким образом, страница повестки дня — это просто отображение заголовков ваших разделов. Если эти заголовки звучат как «Обзор», «Данные» и «Следующие шаги», то и в повестке дня будет написано то же самое.

А по поводу того, что должно быть написано в заголовке, та же страница четко обозначает свои рамки. В ней приводятся ровно две причины, почему заголовки важны, и только две.

Первая причина — доступность. «Люди с нарушениями зрения, использующие экранный диктор, ориентируются на заголовки слайдов, чтобы понимать, какой слайд сейчас открыт».

Вторая причина — работа функций. «Функции "Идеи оформления", "Применить макет" и "Сбросить слайд" работают лучше на слайдах, у которых есть заголовки».

Обе причины важны. Но ни одна из них не касается содержания. Документированное поведение охватывает макет и навигацию, но останавливается перед формулировками.

Как создать слайд с повесткой дня с помощью ИИ

Шаг 1: Загрузите аналитику, на которой построена презентация

Откройте Powerdrill Bloom и загрузите файлы, на основе которых создавалась презентация. Выгрузки, модель, результаты опросов — все, из чего были получены цифры на ваших слайдах.

Затем опишите встречу простыми словами. Расскажите, кто будет присутствовать, сколько у вас времени и какие решения необходимо принять. Всего два предложения контекста изменят результат сильнее, чем любые хитрости с промптами.

Шаг 2: Запросите по одному ключевому выводу для каждого раздела

Перечислите названия разделов и попросите сформулировать по одному наиболее важному для принятия решений выводу для каждого из них — в одно предложение и с подтверждающими цифрами.

Требуйте указывать конкретные цифры в каждой строке. Строка, которая выдержит любую критику, звучит так: «Отток в корпоративном сегменте вырос до 4.1%», а не просто «нас беспокоит отток клиентов».

В процессе работы держите под рукой источники для каждой цифры. Если какой-то пункт попадает в повестку дня, именно к нему, скорее всего, возникнут вопросы у присутствующих.

Затем сокращайте. Если два раздела приводят к одному и тому же выводу, их следует объединить в один пункт повестки дня, а возможно, и в один раздел презентации.

Этот этап приносит больше всего пользы. В презентации, которая создавалась в течение трех недель, накапливаются разделы, казавшиеся важными в момент написания. Попытка сформулировать по одному выводу для каждого из них сразу выявит те разделы, которые вообще не содержат никаких полезных выводов.

Шаг 3: Превратите выводы в пункты повестки дня и экспортируйте

Попросите переписать каждый вывод в виде пункта повестки дня длиной не более восьми слов, ориентируясь на решение, а не на общую тему. Запросите получившийся набор в виде слайда и экспортируйте его.

Вставьте эти строки в заголовки разделов перед созданием сводного зума. Поскольку функция Zoom считывает заголовки, исправление заголовков автоматически исправит и страницу повестки дня.

Что должно быть на слайде

Элемент	Почему он здесь необходим
Название раздела	Ориентир, по которому слушатели следят за ходом встречи
Ключевой вывод	Превращает абстрактную тему в вескую причину слушать
Отметка о решении	Указывает, какие пункты требуют активного участия аудитории
Оценка времени	Формирует ожидания и защищает последний раздел от нехватки времени
Докладчик	Только если презентацию ведут несколько человек
Общее количество	От трех до пяти пунктов; большее количество превратит слайд в оглавление

Отметка о необходимости принятия решения — это то, что упускается в большинстве повесток. Если пометить два из пяти пунктов как требующие решения, это в корне изменит то, как аудитория будет слушать презентацию.

Лучшие практики и распространенные ошибки

Пишите повестку дня в последнюю очередь. Она обобщает выводы, которых у вас просто нет в самом начале. Если составлять ее первой, вы получите обычные названия разделов — а это как раз та ошибка, которой посвящено все наше руководство.

Ограничьтесь тремя-пятью пунктами. Если их будет больше, повестка превратится в оглавление, а это уже совсем другой слайд с совершенно иной целью.

Формулируйте пункт как вывод, а не просто как тему. Это единственное изменение, которое отличает повестку дня, которую люди действительно читают, от той, которую они просто пролистывают.

Исправляйте заголовки разделов, а не сам слайд повестки дня. Поскольку Summary Zoom отображает именно заголовки, прямое редактирование сгенерированного слайда оставит исходные заголовки неверными, и при следующем обновлении все ваши правки исчезнут.

Не путайте повестку дня с разделителем разделов. Повестка дает полную карту встречи один раз в начале; разделитель же отмечает границу при переходе к новой теме. В нашем руководстве по созданию слайдов-разделителей с помощью ИИ подробно описана эта задача, и эти два инструмента лучше всего работают в связке.

Соотносите повестку со временем. Повестка дня, обещающая рассмотреть пять разделов за пятнадцать минут, обречена на провал. В нашем руководстве по созданию плана хронометража слайдов описаны все расчеты, а статья о проверке презентации с данными перед отправкой поможет сделать финальный штрих.

Заключение

PowerPoint соберет для вас страницу повестки дня и свяжет ее с вашими разделами. Но чего программа сделать не сможет, так это решить, какие именно пять вещей действительно важны, ведь этот ответ кроется в вашей аналитике, а не в макете слайда.

Поэтому действуйте в обратном порядке. Извлеките ключевой вывод из каждого раздела и сформулируйте его так, чтобы побудить к действию. Поместите эту строку в заголовок раздела и позвольте программе автоматически отобразить ее.

Есть аналитика, но не хватает нужных слов? Попробуйте Powerdrill Bloom и выделите по одному ключевому выводу для каждого раздела.

Часто задаваемые вопросы

Что такое слайд с повесткой дня?

Это слайд в начале презентации, на котором перечислены темы встречи. По-настоящему полезный слайд содержит ключевой вывод или решение, стоящее за каждым разделом, а не просто его название.

Как автоматически создать слайд с повесткой дня в PowerPoint?

Используйте функцию Summary Zoom. Выберите Insert, затем Zoom, затем Summary Zoom и укажите слайды, с которых начинается каждый раздел. Microsoft описывает результат как целевую страницу, позволяющую увидеть все части презентации одновременно.

Почему в моем сводном зуме отображается не тот текст?

Потому что он отображает заголовки слайдов. В документации Microsoft указано, что функция Insert Zoom ссылается на слайды по их заголовкам, поэтому решение проблемы заключается в редактировании заголовков разделов, а не самого сгенерированного слайда.

Сколько пунктов должно быть на слайде с повесткой дня?

От трех до пяти. Если пунктов будет больше, аудитория воспримет слайд как оглавление и перестанет вчитываться в отдельные строки.

Должна ли повестка дня идти до или после резюме?

Поместите повестку дня в начало, а резюме — в конец. Повестка дня формирует ожидания относительно решений, а резюме фиксирует то, что в итоге было решено.