Как составить отчет по воронке подбора персонала: пошаговое руководство

Менеджер по найму спрашивает, сколько времени требуется на закрытие вакансии. Вы говорите: 34 дня. Кто-то другой в кабинете называет 51.

Вы оба смотрите в одну и ту же систему отслеживания кандидатов. Но вы считаете с момента утверждения заявки на подбор, а ваш коллега — со дня публикации вакансии.

В этом и заключается извечная проблема метрик найма. Названия этапов кажутся стандартными, а вот начальные и конечные точки — нет.

В этом руководстве мы разберем, что должно входить в отчет по воронке подбора персонала и почему возникает путаница между двумя метриками скорости. Затем мы расскажем, как четко определить этапы и как построить отчет на основе выгрузки данных.

Что должно входить в отчет по воронке подбора

Отчет по воронке подбора — это набор количественных показателей и процента отсева между ними. Все остальные метрики являются производными.

Начните с количества кандидатов на каждом этапе за определенный период: получено откликов, отобрано резюме, проведено собеседований, сделано офферов и принято предложений.

Строка отчета	Что это означает	Откуда берутся данные
Количество кандидатов на этапах	Кандидаты, дошедшие до каждого этапа	Выгрузка из системы отслеживания кандидатов
Конверсия этапов (Yield ratios)	Показатель каждого этапа, деленный на предыдущий	Рассчитывается на основе количественных показателей
Time to fill	От утверждения заявки до принятия оффера	Даты по заявке
Time to hire	От попадания в воронку до принятия оффера	Даты по кандидату
Offer acceptance rate	Отношение принятых офферов к сделанным	Данные по офферам
Cost per hire	Отношение затрат на подбор к количеству нанятых	Финансовый отдел, а не система отслеживания

Затем добавьте конверсию между последовательными этапами. В Workable это называется recruiting yield ratios (коэффициенты конверсии подбора), и именно они превращают сухие цифры в инструмент диагностики.

Далее идут два показателя скорости, и для них требуются отдельные определения. Подробнее о них мы расскажем ниже.

В завершение добавьте показатель принятия предложений (offer acceptance rate), который в Workable рассчитывается как отношение принятых офферов к их общему числу. Это самая простая в расчете метрика, но зачастую самая показательная.

Одно предупреждение о том, что следует исключить. Workable отмечает, что система отслеживания кандидатов «не может рассчитать среднюю стоимость найма (cost per hire)», даже если она показывает time to fill и коэффициенты конверсии.

Поэтому для расчета cost per hire требуются финансовые данные, а не только воронка подбора. Формула проста: сумма внутренних и внешних затрат на рекрутинг, деленная на общее количество нанятых сотрудников.

Time to fill и time to hire — это разные метрики

Именно это определение вызывает больше всего споров, и первоисточник высказывается на этот счет на редкость прямолинейно.

В руководстве Workable по time to fill и time to hire показатель time to fill определяется как «период времени от утверждения заявки на вакансию до принятия предложения кандидатом».

Показатель time to hire устроен иначе. Он «измеряет период с момента попадания кандидата в воронку до принятия им предложения о работе».

А дальше идет фраза, которую стоит распечатать и повесить на стену. Workable отмечает, что «time to hire часто используют как синоним time to fill». Но добавляет, что вы «также можете рассматривать их как отдельные метрики и получать на их основе разные инсайты».

На практике эти два понятия часто путают и используют как взаимозаменяемые. Именно поэтому ваши показатели могут не совпадать с цифрами другой компании.

Разделение этих понятий приносит огромную пользу. Time to fill измеряет весь процесс целиком, включая недели до того, как кто-либо вообще откликнулся на вакансию. Time to hire показывает, насколько быстро вы заметили и провели по воронке того кандидата, которого в итоге наняли.

Пример от Workable наглядно это иллюстрирует. Если вакансия открылась в первый день, финальный кандидат откликнулся на десятый день и принял оффер на двадцать пятый, то time to hire составит пятнадцать дней.

Согласование определений перед началом расчетов

Необходимо зафиксировать на бумаге четыре ключевых решения. Если этого не сделать, график вашей динамики будет отражать лишь вашу собственную непоследовательность.

Точка отсчета времени. Workable предлагает три логичных варианта: отправка заявки менеджером по найму, ее утверждение HR-отделом или финансами, либо публикация вакансии рекрутером.

Главное правило — выбрать один вариант и строго его придерживаться. В руководстве рекомендуется «выбрать то, что наиболее логично для вашей компании», а затем вести расчет одинаково «для всех должностей и команд».

Исключения из расчета. Здесь Workable дает конкретный совет: исключать постоянно открытые (evergreen) вакансии. Позиции, на которые наем идет непрерывно, «сильно завысят средний показатель time to fill, не отражая при этом реальную эффективность процесса найма».

Календарные или рабочие дни. В определении Workable используются календарные дни. Если вы примените функцию NETWORKDAYS, то получите меньшее число, которое нельзя будет сравнить с общепринятыми бенчмарками.

Среднее значение или медиана. В большинстве отчетов приводится среднее арифметическое, но одна вакансия, висевшая 200 дней, может сильно исказить картину. При небольших объемах найма указывайте медиану рядом со средним значением.

Пример расчета среднего значения от Workable стоит взять на вооружение из-за его простоты. Три вакансии, закрытые за 20, 30 и 40 дней, дают средний показатель в 30 дней.

Как составить отчет вручную

Вариант 1: Количество кандидатов и конверсия этапов

Подсчитайте количество кандидатов на каждом этапе с помощью функции COUNTIFS, настроив фильтр по периоду и полю этапа.

Убедитесь, что показатели идут по убыванию. Если на более позднем этапе кандидатов оказалось больше, чем на предыдущем, значит, в вашей выгрузке есть кандидаты, которые пропустили какой-то шаг или прошли процесс повторно.

Затем разделите показатель каждого этапа на предыдущий. Полученные коэффициенты и представляют собой воронку подбора в ее простейшем виде.

Воронкообразная диаграмма на основе этих данных воспринимается быстрее, чем таблица. В нашей статье о том, что такое воронкообразная диаграмма, подробно описано, в каких случаях такая визуализация наиболее полезна.

Главный минус такого подхода — вы получаете один набор коэффициентов за один период, без понимания того, какие именно вакансии или команды повлияли на результат.

Вариант 2: Одна строка на каждую заявку

Создайте таблицу, где каждая строка соответствует одной заявке. Добавьте столбцы для даты открытия, даты публикации, даты принятия оффера, количества соискателей и временных интервалов в днях.

Рассчитайте временные интервалы, вычитая более раннюю дату из более поздней. Обратите внимание, что в руководстве Microsoft по функции DATEDIF содержится предупреждение о том, что «в определенных сценариях она может возвращать неверные результаты».

Теперь отчет можно детализировать: по отделам, уровню должностей, рекрутерам или источникам кандидатов.

Именно в детализации кроются самые важные инсайты. Общий средний показатель в 40 дней часто маскирует тот факт, что наем инженеров занимает 70 дней, а сотрудников поддержки — всего 18.

Сложность заключается в объединении данных. Сопоставление выгрузки по кандидатам с таблицей заявок — это задача, для которой стандартных формул Excel становится уже недостаточно.

Вариант 3: Вкладка с определениями

Зафиксируйте четыре решения, описанные выше, а также используемые названия этапов и дату, когда этот список был утвержден.

Четко пропишите список исключений. Для постоянно открытых вакансий, отмененных заявок и внутренних переводов должны быть определены свои правила обработки.

Но здесь мы сталкиваемся с известной проблемой: документирование правила не гарантирует его соблюдения, и в следующем квартале кто-нибудь все равно настроит фильтры по-своему.

Общее ограничение. Все три ручных способа предполагают, что ваша выгрузка содержит историю переходов по этапам, а не только текущий статус кандидата. Если в ней отражено лишь то, где кандидаты находятся сегодня, восстановить воронку за прошлый квартал будет невозможно.

В чем слабые места ручного подхода

Создание первого отчета по воронке подбора займет у вас одно утро. На четвертый уйдет гораздо больше времени, потому что за этот период сам процесс успеет измениться.

Чаще всего виной тому переименование этапов. Например, команда объединяет телефонное интервью с первичным отбором, и конверсия между этапами ломается, хотя в самом процессе найма ничего не изменилось.

Вторая проблема — отмененные заявки. У вакансии, закрытой без найма сотрудника, нет даты окончания, поэтому она либо выпадает из расчета среднего значения, либо отображается в виде пустой ячейки.

Кроме того, встает вопрос бенчмарков. Кто-то обязательно спросит, хорош ли показатель в 42 дня, и здесь стоит вспомнить предупреждение Workable: другие компании «могут рассчитывать time to fill совершенно иначе».

Обзор инструментов для решения этих задач можно найти в нашей статье ИИ-инструменты для HR и аналитики персонала.

Как построить отчет с помощью Powerdrill Bloom

Шаг 1: Загрузите выгрузку из вашей ATS

Загрузите файл с данными кандидатов или файлы кандидатов и заявок вместе. Powerdrill Bloom автоматически проанализирует столбцы при импорте, поэтому пустые даты, нестыковки в названиях этапов и дубликаты записей будут обнаружены еще до расчета каких-либо коэффициентов.

Шаг 2: Опишите отчет простыми словами

Вместо того чтобы настраивать формулы вручную, просто задайте нужные параметры текстом. Укажите точку отсчета времени, последовательность этапов, исключения, а также тип дней (календарные или рабочие).

Затем задайте вопросы, которые помогут выявить ошибки. Спросите, у каких заявок нет даты окончания. Узнайте, какие названия этапов встречаются только в определенной части периода. И, наконец, запросите воронку подбора с разбивкой по отделам и уровню должностей.

Шаг 3: Экспортируйте диаграмму, отчет или презентацию

Выгрузите количественные показатели этапов с их конверсией, воронкообразную диаграмму на основе этих данных или слайды, где определения будут указаны прямо рядом с цифрами.

Распространенные ошибки

Объединение time to fill и time to hire в один показатель. Отсчет этих метрик начинается в разные моменты. Четко подписывайте ту метрику, которую вы используете в отчете, и не меняйте терминологию.

Учет постоянно открытых (evergreen) вакансий в среднем значении. Позиции с непрерывным наймом искусственно завышают показатель, не давая реального представления о скорости процессов.

Сравнение своих показателей с цифрами других компаний. Из-за разницы в точках отсчета такое сравнение теряет смысл. Вместо этого отслеживайте собственную динамику.

Использование среднего значения при малых объемах данных. Если у вас было всего шесть наймов и один сложный, долгий поиск, среднее арифметическое будет искажено. Показывайте медиану рядом с ним.

Игнорирование отмененных заявок. Вакансия, закрытая без найма, — это тоже результат процесса. Учитывайте такие случаи в отдельной категории, а не просто отфильтровывайте их.

Смешивание календарных и рабочих дней. Оба подхода имеют право на жизнь, но их нельзя сравнивать друг с другом. Выберите один вариант и зафиксируйте его в отчете.

Игнорирование переименованных этапов. Объединение этапов ломает конверсию на одном из шагов, оставляя остальные без изменений. Это может выглядеть как реальный инсайт, хотя на самом деле является лишь технической ошибкой.

Заключение

Определите точку отсчета, исключите постоянно открытые вакансии, подсчитайте количество кандидатов на каждом этапе и разделите показатели последовательных этапов для расчета конверсии. После этого отразите две метрики скорости под их собственными названиями.

Сами по себе количественные показатели — это еще не результат. Именно этап, на котором кандидаты чаще всего отсеиваются, подскажет вам, что нужно изменить в следующем месяце.

В этом и заключается главный аргумент в пользу создания полноценного отчета по воронке подбора вместо использования одной усредненной цифры. Один показатель говорит лишь о результате, а воронка показывает, где именно возникли сложности.

Если построение этого отчета вручную каждый раз отнимает у вас кучу времени, попробуйте Powerdrill Bloom для анализа выгрузки из вашей ATS. Также ознакомьтесь с нашим руководством по созданию отчета по численности персонала и текучести кадров и посетите страницу генератора отчетов на базе ИИ (AI report generator).

Часто задаваемые вопросы

В чем разница между time to fill и time to hire?

Показатель time to fill рассчитывается от момента утверждения заявки до принятия оффера. Показатель time to hire рассчитывается с момента попадания нанятого сотрудника в воронку до принятия им этого же оффера.

Как рассчитать средний показатель time to fill?

Сложите показатели time to fill для всех закрытых за период вакансий и разделите полученную сумму на количество этих вакансий. Workable рекомендует исключать из этого расчета постоянно открытые позиции.

Какое значение time to fill считается хорошим?

Workable приводит средний показатель в 42 дня, ссылаясь на данные Society for Human Resource Management. При этом сервис предупреждает, что другие компании могут рассчитывать эту метрику иначе.

Какие этапы должен включать отчет по воронке подбора?

Все этапы, которые реально существуют в вашем процессе, по порядку, с указанием количества кандидатов и конверсии между соседними шагами. Последовательность расчетов от периода к периоду гораздо важнее, чем строгое соответствие какому-то шаблону.

Может ли моя система отслеживания кандидатов сформировать такой отчет?

Обычно такие системы позволяют отслеживать количество кандидатов на этапах, коэффициенты конверсии и показатель time to fill. Однако Workable отмечает, что они не могут рассчитать среднюю стоимость найма (cost per hire), так как для этого требуются финансовые данные.