Как создать отчет о посещаемости вебинаров с помощью ИИ: полное руководство
Отчет о посещаемости вебинара объединяет данные экспорта регистрации и посещаемости в единое представление: кто пришел, как долго оставался и что делать дальше. Платформа предоставляет один файл на каждое мероприятие. Объединение нескольких таких файлов для выявления тенденций — это задача, которую вам придется решить самостоятельно. В этом руководстве рассматриваются оба пути.
На какие вопросы отвечает отчет о посещаемости вебинара
Необработанный экспорт отвечает только на один вопрос: кто присутствовал в зале. Полезный отчет отвечает на четыре.
- Доля посещаемости. Какая часть зарегистрировавшихся действительно пришла.
- Удержание в течение сессии. Когда люди уходили и связано ли это с определенным моментом.
- Различия между сегментами. Отличалось ли поведение клиентов от поведения потенциальных клиентов.
- Тенденция по мероприятиям. Помогло ли изменение приглашения, сделанное в прошлом месяце.
Только первые два показателя видны в файле одного мероприятия. Для двух других требуется объединить несколько файлов, именно поэтому эта задача выходит за рамки простого скачивания.
Что вам понадобится перед началом работы
Два экспорта на каждое мероприятие, и они находятся в разных местах.
- Отчет о регистрации, который содержит данные о людях, зарегистрировавшихся на мероприятие.
- Отчет о посещаемости, который содержит данные о людях, присоединившихся к мероприятию.
Документация Microsoft четко разделяет их. Отчет о регистрации показывает, «сколько человек просмотрели сайт регистрации, зарегистрировались на мероприятие или отменили регистрацию». Отчет о посещаемости охватывает то, что происходило во время самого мероприятия.
Вам также понадобится уникальный идентификатор, общий для всех мероприятий. Адрес электронной почты обычно является единственным полем, которое сохраняется, поэтому обязательно включайте его в каждый экспорт.
Перед началом работы полезно иметь еще одну вещь: сценарий каждого мероприятия с таймингом. Без него спад на кривой удержания останется просто цифрой, а не понятной причиной.
Что платформа предоставляет вам на самом деле
Прежде чем проектировать отчет, стоит точно узнать, что содержится в файле.
На странице отчетов о вебинарах Microsoft точно указано, что содержит отчет о посещаемости:
- Время начала и окончания мероприятия
- Роли участников
- Общая продолжительность мероприятия
- Время первого входа и последнего выхода
- Количество участников
- Как долго каждый участник оставался на мероприятии
На странице отчетов о посещаемости описан доступ к ним. Организаторы и соорганизаторы «могут просматривать и скачивать отчеты о посещаемости в чате мероприятия примерно через пять минут после его окончания». Оттуда вы «выбираете "Скачать", чтобы загрузить отчет о посещаемости в виде файла .csv».
Работу определяют три ограничения, упомянутые в этой документации.
Один отчет на каждое событие. На странице указано, что «для повторяющихся собраний будет создаваться уникальный отчет о посещаемости для каждого отдельного случая в серии». Серия ежемесячных вебинаров — это папка с отдельными файлами, а не единый набор данных.
Отчеты привязаны к организатору. Microsoft отмечает, что «если организатор мероприятия покидает организацию, отчеты безвозвратно удаляются и не могут быть восстановлены».
Участники могут отказаться от идентификации. На той же странице описана настройка конфиденциальности для скрытия личности в отчетах о посещаемости, поэтому ваш файл вполне законно может быть неполным.
Ничто из этого не является недостатком. Это просто означает, что сводный отчет по нескольким мероприятиям должен собираться в другом месте.
Как составить отчет вручную
Вариант 1: Изучение файла одного мероприятия в исходном виде
Откройте скачанный файл и изучите список участников и продолжительность их присутствия. Для одного мероприятия с небольшой аудиторией этого вполне достаточно.
Этот способ перестает работать в тот момент, когда кто-то спрашивает, как показатели этого месяца соотносятся с прошлым.
Вариант 2: Объединение регистрации и посещаемости в электронной таблице
Поместите оба файла экспорта в одну рабочую книгу и сопоставьте их по адресу электронной почты, чтобы рассчитать долю посещаемости. Это первая действительно полезная версия отчета.
Сложность заключается в сопоставлении. При регистрации фиксируется адрес, который пользователь ввел вручную, а при посещении — учетная запись, с которой он вошел, и эти данные расходятся чаще, чем можно было бы ожидать.
Вариант 3: Объединение нескольких мероприятий в одну таблицу
Добавьте в каждый файл столбцы с названием и датой мероприятия, объедините их и проанализируйте полученный массив данных. Теперь вам доступны тенденции и сегменты.
Это правильная структура, но процесс ее создания довольно утомителен. Каждое новое мероприятие означает очередное скачивание, еще два файла и очередное добавление данных — именно та ежемесячная рутина, которую часто откладывают на потом.
Как создать отчет о посещаемости вебинара с помощью AI
Шаг 1: Загрузите все файлы экспорта за этот период
Откройте Powerdrill Bloom and загрузите файлы регистрации и посещаемости для всех мероприятий, которые вы хотите охватить. Загружайте их вместе, а не по одному.
Затем простыми словами укажите, какой файл относится к какому мероприятию и в каком столбце содержится идентификатор участника. Всего два предложения контекста избавят вас от большинства проблем с объединением данных в дальнейшем.
Шаг 2: Запросите объединенную таблицу перед созданием графиков
Запросите по одной строке на каждого зарегистрированного пользователя для каждого мероприятия с указанием статуса регистрации, факта посещения, количества минут присутствия и даты мероприятия. Также попросите показать, сколько зарегистрированных пользователей не удалось сопоставить с записями о посещаемости.
Это количество несопоставленных записей служит проверкой качества. Небольшое число — это нормально, так как люди регистрируются с одного адреса, а заходят с другого. Большое число означает, что для объединения требуется другой ключ.
Запрашивать итоговые показатели следует только после того, как таблица примет правильный вид.
Шаг 3: Запросите четыре представления, а затем выполните экспорт
Запросите долю посещаемости по мероприятиям, кривую удержания на основе времени входа и выхода, разбивку по сегментам и тенденцию за весь период. На странице с тарифами результат описывается как обоснованный ответ, содержащий «графики, таблицы и файлы экспорта».
Экспортируйте результат и сохраните объединенную таблицу, а не только сводные данные. Отчет за следующий квартал обойдется гораздо дешевле, если таблица за этот квартал сохранится.
Показатели, которые должны быть в отчете
| Метрика | Как рассчитывается | Почему это важно |
|---|---|---|
| Зарегистрировавшиеся | Экспорт регистрации | Знаменатель для всех остальных показателей |
| Участники | Экспорт посещаемости | Главная цифра, о которой все спрашивают |
| Доля посещаемости | Количество участников, деленное на количество зарегистрировавшихся | Единственный показатель, позволяющий оценить эффективность приглашения |
| Медианное время присутствия (в минутах) | Поле продолжительности присутствия | Позволяет отличить случайный визит от полноценного участия |
| Точка ухода | Время первого входа и последнего выхода | Указывает на конкретный момент в сценарии мероприятия |
| Аудитория, смотрящая только в записи | Зарегистрировавшиеся пользователи без записи о посещении | Часто самая большая группа, которую обычно игнорируют |
| Тенденция по мероприятиям | Объединение данных нескольких мероприятий | Единственное представление, показывающее, улучшилось ли что-то |
Здесь важна именно медиана, а не среднее арифметическое. Несколько участников, оставивших сессию открытой на весь день, потянут среднее значение вверх и скроют тот факт, что сессия была короткой.
Лучшие практики и распространенные ошибки
Сообщайте о доле посещаемости, а не о количестве участников. Увеличение аудитории за счет гораздо более длинного списка зарегистрировавшихся не является улучшением.
Не относитесь к неявке как к неудаче. Многие зарегистрировавшиеся планируют посмотреть запись, поэтому последующее взаимодействие должно отличаться для разных групп, а не быть одинаковым для всех.
Скачивайте данные оперативно. Поскольку отчеты привязаны к учетной записи организатора, не стоит рисковать и ждать, пока увольняющийся коллега выполнит экспорт.
Держите сценарий мероприятия рядом с кривой удержания. Спад на 18-й минуте имеет значение только в том случае, если вы знаете, что происходило на экране в этот момент.
Стандартизируйте названия мероприятий перед объединением файлов. Несогласованные названия — самая частая причина, по которой график тенденций выглядит некорректно. Согласуйте шаблон именования один раз и применяйте его сразу при скачивании файла, а не потом.
Используйте полученные результаты для улучшения приглашений. В нашем руководстве по работе с данными управления мероприятиями рассматривается операционная сторона вопроса, а в нашем обзоре инструментов аналитики мероприятий и вебинаров представлен более широкий спектр доступных решений.
Если отчет станет регулярной задачей, на странице генератора отчетов на базе AI показано, как это может выглядеть. В нашем руководстве по созданию дашборда KPI из электронной таблицы описан постоянный рабочий процесс.
Заключение
Платформа предоставляет вам точные данные по одному мероприятию. Отчет, который действительно нужен вашей команде, сравнивает несколько мероприятий и объединяет регистрацию с посещаемостью, и это объединение составляет основную часть работы.
Сначала выполните объединение, проверьте количество несопоставленных записей, а затем приступайте к расчетам. Сохраните объединенную таблицу, чтобы подготовка следующего отчета заняла час, а не целый день.
У вас есть папка с файлами экспорта за прошлый квартал? Попробуйте Powerdrill Bloom и объедините их в один отчет.
Часто задаваемые вопросы
Что входит в отчет о посещаемости вебинара?
В документации Microsoft указаны время начала и окончания мероприятия, роли участников и общая продолжительность. Там также содержатся данные о времени первого входа и последнего выхода, количестве участников и продолжительности присутствия каждого из них.
Как быстро я могу скачать отчет?
Примерно через пять минут после окончания мероприятия. На странице Microsoft указано, что организаторы и соорганизаторы могут просматривать и скачивать отчеты о посещаемости в чате мероприятия на этом этапе в виде файла .csv.
Создается ли один отчет для серии вебинаров или несколько?
Несколько. В документации указано, что для повторяющихся собраний создается уникальный отчет о посещаемости для каждого отдельного случая в серии. Таким образом, данные серии необходимо объединить, прежде чем можно будет увидеть какую-либо тенденцию.
Почему список зарегистрировавшихся длиннее списка участников?
Потому что регистрация и посещение — это разные действия. Разница между ними определяет вашу долю посещаемости, и большая часть этой разницы обычно приходится на людей, которые планируют посмотреть запись.
Могут ли участники отсутствовать в отчете?
Да. В документации Microsoft описана настройка конфиденциальности, которая позволяет пользователю отказаться от идентификации в отчетах о посещаемости, поэтому файл вполне законно может быть неполным.