Как создать диаграмму Парето с помощью ИИ: пошаговое руководство
Диаграмма Парето ранжирует категории по величине и отображает нарастающий итог по ним. Это показывает, как малое количество причин определяет большую часть объема. В этом руководстве рассказывается, из чего состоит диаграмма и как построить ее вручную в Excel. Затем в нем описываются три шага для ее создания на основе необработанного экспорта данных.
Что показывает диаграмма Парето
Страница поддержки Microsoft дает точное определение этой формы. «Диаграмма Парето или отсортированная гистограмма содержит как столбцы, отсортированные в порядке убывания, так и линию, представляющую накопленный процент от общего количества».
Таким образом, здесь есть два слоя. Столбцы отвечают на вопрос «насколько велика каждая категория», причем сначала идут самые крупные. Линия отвечает на вопрос «какую долю от общего объема мы охватили к этому моменту».
На той же странице объясняется, почему диаграмма получила свое название: «Диаграммы Парето выделяют наиболее важные факторы в наборе данных». Также добавляется, что они «считаются одним из семи основных инструментов контроля качества».
Последняя фраза отражает практическую ценность. Ранжированная столбчатая диаграмма показывает, какая категория является самой крупной. Добавление линии накопленного итога подсказывает, где можно остановиться, а именно это решение чаще всего и требуется принять.
Если вас интересует сама концепция, без процесса построения, в руководстве по диаграмме Парето подробно описано определение и логика, лежащая в основе правила 80/20.
Что вам понадобится перед началом работы
- Один столбец категорий в виде текста: причина жалобы, тип дефекта, поставщик, код продукта.
- Один столбец чисел для ранжирования: стоимость, количество единиц, потерянные минуты, количество заявок.
- Решение о том, что именно означают эти числа. Суммарная стоимость и количество инцидентов дают разное ранжирование для одного и того же списка.
- Временной интервал, который можно указать на диаграмме. Диаграмма Парето за тринадцать месяцев и диаграмма за двенадцать месяцев несопоставимы.
- Понимание того, как поступить с «длинным хвостом». Пятьдесят категорий, в каждой из которых всего по одному случаю, перегрузят ось.
Второй пункт — это то, что часто заставляет переделывать работу. Ранжирование по общей стоимости выводит на первое место редкие, но дорогостоящие сбои. Ранжирование по частоте ставит наверх дешевые, но постоянные проблемы. Оба подхода имеют право на жизнь, но это будут две разные диаграммы.
Как сделать это вручную в Excel
Вариант 1: Использовать встроенный тип диаграммы Парето
В Excel этот тип диаграммы является встроенным. Инструкция Microsoft лаконична: «Выберите Вставка > Вставить статистическую диаграмму, а затем в разделе Гистограмма выберите Парето».
Поведение программы зависит от того, что именно вы выделили, и страница поддержки подробно это объясняет: «Обычно вы выбираете столбец, содержащий текст (категории), и один столбец с числами. Затем диаграмма Парето группирует одинаковые категории и суммирует соответствующие числа».
В альтернативном случае вас подстерегает ловушка. Согласно той же странице, выбор «двух столбцов с числами» меняет результат. В этом случае Excel «группирует данные по интервалам, как на обычной гистограмме». Вы получите диаграмму, но она будет отвечать совсем на другой вопрос.
Вариант 2: Добавить вспомогательный столбец для подсчета количества вместо суммирования
Именно здесь для встроенного инструмента требуется обходной путь. Excel суммирует числовой столбец, поэтому в простом списке инцидентов без столбца стоимости программе нечего ранжировать.
Microsoft описывает решение этой проблемы в виде подсказки. Цель состоит в том, чтобы «подсчитать количество появлений текстовых строк». Вам нужно «добавить столбец и заполнить его значением 1», а затем «установить группировку По категориям».
Это работает. Но это также означает, что первое, что вы делаете со свежевыгруженными данными, — это добавляете столбец с единицами. Это явный признак того, что инструмент не совсем идеально подходит для данной задачи.
Вариант 3: Построить столбцы и линию накопленного итога самостоятельно
Отсортируйте данные по убыванию, добавьте столбец с нарастающим итогом, а затем переведите его в проценты от общей суммы. Постройте комбинированную диаграмму, вынеся проценты на вспомогательную ось.
Это дает вам полный контроль над подписями, пороговыми значениями и «хвостом» данных. Однако эти четыре шага придется повторять заново при каждой новой ежемесячной выгрузке. Кроме того, формула нарастающего итога — это именно то, что незаметно ломается при добавлении новых строк.
В каких местах ручной способ замедляет работу
Проблема не в арифметике. Проблема в том, что структура выгрузки редко соответствует тому, чего ожидает данный тип диаграммы.
Реальные выгрузки часто содержат категории, разнесенные по нескольким столбцам. Или одна и та же категория может быть написана тремя разными способами. Или числовой столбец сохранен как текст. Группировка в Excel прямолинейна, поэтому Supplier A, supplier a и Supplier A превратятся в три разных столбца.
Второе узкое место — это «хвост» данных. Когда у вас набирается пятьдесят категорий, диаграмма становится нечитаемой, и кому-то приходится решать, где начинается категория «Прочее». Определение этого порога — субъективное решение, которое без четких письменных правил каждый месяц будет приниматься по-разному.
Третья сложность — это ось. Линия накопленного итога должна находиться на вспомогательной оси со шкалой до 100 процентов. Настроить это вручную довольно кропотливо, а если ошибиться, линия будет выглядеть просто как второй ряд данных.
Как создать диаграмму Парето с помощью Powerdrill Bloom
Шаг 1: Загрузите необработанный экспорт данных
Перетащите журнал инцидентов, список жалоб или выгрузку транзакций в Powerdrill Bloom. Бесплатный тариф Free поддерживает загрузку файлов Excel, CSV, PDF и документов, поэтому файл можно загрузить без платной подписки.
Нет необходимости предварительно сортировать данные, исправлять написание категорий или добавлять вспомогательный столбец. Эта работа является частью самого запроса, а не обязательным условием.
Шаг 2: Укажите, по чему ранжировать и как поступить с «хвостом»
Сформулируйте это простыми словами. Назовите столбец категорий и укажите, нужно ли ранжировать по суммарному значению или по количеству упоминаний. Затем укажите, с какого момента «хвост» данных следует объединить в группу «Прочее».
Весь секрет заключается в том, чтобы четко указать основу для ранжирования. Также стоит попросить объединить похожие названия категорий. Встроенный тип диаграммы группирует только абсолютно идентичные категории, поэтому такая очистка должна происходить до построения диаграммы, а не внутри нее.
Шаг 3: Сгенерируйте ранжированные столбцы с линией накопленного итога
Запросите нужный вам результат. Это категории, отсортированные от наибольшей к наименьшей, с линией накопленного процента поверх них. Добавьте короткое примечание о том, сколько категорий составляют первые 80 процентов. В тарифе Free сервиса Powerdrill Bloom доступна генерация инсайтов, диаграмм и сводок.
Если диаграмма предназначена для отчетной презентации, тариф Pro позволяет экспортировать данные в виде полноценных слайдов и документов Office. На странице AI graph maker подробно описаны возможности самостоятельного построения графиков.
Что это экономит
| Задача | Вручную | Из загруженного экспорта |
|---|---|---|
| Объединение похожих названий категорий | Ручной поиск и замена, повторяемые каждый месяц | Часть вашего запроса |
| Добавление вспомогательного столбца для подсчета количества | Требуется для встроенного типа диаграммы | Не требуется |
| Построение линии накопленного процента | Формула плюс вспомогательная ось | Включено в запрос |
| Определение и повторное применение порога для группы «Прочее» | Субъективное решение, меняющееся от месяца к месяцу | Задается один раз и применяется при каждом запуске |
Лучшие практики
Указывайте на диаграмме, как проводилось ранжирование: по значению или по количеству. Читатель не сможет определить это только по столбцам, а эти два способа ранжирования часто расходятся в том, какая категория должна быть первой.
Оставляйте «хвост» видимым в виде одного столбца. Если скрыть его, линия накопленного итога достигнет 100 процентов слишком рано, что создаст ложное впечатление о высокой концентрации данных.
Не относитесь к соотношению 80/20 как к готовому выводу. Это лишь рамка для анализа. Настоящим выводом является конкретное число категорий, которое требуется вашим данным для достижения этой доли. Это число часто равно пяти или пятнадцати, а не ровно одной пятой.
Связывайте ранг с причиной, а не просто фиксируйте его. Диаграмма Парето по типам дефектов показывает, где сосредоточен основной объем. Но именно ее сочетание со сбалансированной системой показателей поставщиков превращает ранжирование в руководство к действию.
Сверяйте ранжирование с альтернативным представлением данных. Тепловая карта тех же данных покажет, доминирует ли одна категория повсеместно или только в одном сегменте.
Заключение
Диаграмма Парето — это два простых слоя поверх отсортированного списка, и в Excel этот тип диаграммы встроен по умолчанию. Трудности почти никогда не связаны с самим построением графика. Они кроются в очистке категорий, выборе основы для ранжирования и определении порога для «хвоста» данных.
Именно эти три решения позволяют сопоставлять диаграмму за текущий месяц с предыдущей. Зафиксируйте их один раз, применяйте каждый раз, и диаграмма превратится в инструмент регулярного отслеживания, а не останется разовым отчетом.
Если у вас есть выгрузка данных, но нет времени на ее преобразование, попробуйте Powerdrill Bloom, загрузив необработанный файл. Вариант с Excel AI assistant отлично подойдет для данных, которые уже находятся в рабочей книге.
Часто задаваемые вопросы
Что такое диаграмма Парето?
Это диаграмма со столбцами, отсортированными по убыванию, и линией, показывающей накопленный процент от общего итога. В документации Microsoft она описывается как отсортированная гистограмма и входит в число семи основных инструментов контроля качества. Столбцы ранжируют категории, а линия показывает, какую долю от общего объема они составляют.
Как построить диаграмму Парето в Excel?
Выделите текстовый столбец категорий и числовой столбец, затем выберите Вставка, Вставить статистическую диаграмму и выберите Парето в разделе Гистограмма. Excel сгруппирует совпадающие категории и просуммирует числа. Если вместо этого выбрать два числовых столбца, данные будут сгруппированы по интервалам, как на обычной гистограмме.
Как подсчитать количество упоминаний вместо суммирования значений?
В качестве подсказки в документации Microsoft предлагается добавить столбец, заполненный единицами (значением 1), затем построить диаграмму и установить группировку По категориям. В этом случае диаграмма просуммирует единицы, что эквивалентно подсчету количества строк для каждой категории.
Стоит ли ранжировать по стоимости или по частоте?
Оба варианта верны, но они отвечают на разные вопросы. Стоимость указывает на редкие, но дорогие сбои; частота — на постоянные и дешевые проблемы. Выберите один подход, укажите его на диаграмме и придерживайтесь его во всех последующих периодах.
Сколько категорий должна отображать диаграмма Парето?
Достаточно, чтобы пройти точку, в которой линия накопленного итога выравнивается — обычно это от пяти до пятнадцати столбцов, плюс один объединенный столбец для остальных данных. Сохранение остатка видимым не позволяет линии исказить реальную концентрацию данных.