Как составить отчет по численности и текучести кадров: пошаговое руководство
Отчет по численности персонала кажется самым простым документом, который готовит HR. Посчитал сотрудников, посчитал уволившихся, разделил. Готово.
Но тут кто-то спрашивает, учтены ли подрядчики. Затем другой интересуется, считается ли уволившийся 31-го числа сотрудник в этом месяце. И вот отчет уже нужно переделывать.
Сам подсчет тривиален. А вот решения, связанные с ним, — нет. Именно от них зависит, вызовет ли отчет по численности доверие или станет предметом споров.
В этом руководстве мы разберем, что должен содержать отчет, как знаменатель при расчете текучести влияет на результат, рассмотрим три ручных способа расчета и то, на каком этапе каждый из них дает сбой.
Что должен содержать отчет по численности персонала
Руководство по отчетности о численности персонала от Workday определяет его как отчет, который «показывает, кто работает в организации, с разбивкой по ролям, командам, локациям, статусам и типам занятости».
На той же странице перечислены поля, которые обычно содержатся в таком отчете. Это отдел, должность, тип занятости, локация, руководитель, даты начала и окончания работы, центр затрат, FTE и примечания по вакансиям.
Этот список — ваш чек-лист для экспорта данных. Три из этих полей выполняют всю основную работу при расчете текучести кадров: ID сотрудника, дата начала работы и дата увольнения.
Если при экспорте из HRIS отсутствует дата увольнения, рассчитать текучесть вообще не получится. Вы сможете только посчитать, кто активен в данный момент, а это уже совсем другой отчет.
Численность персонала — это не FTE
Именно это различие чаще всего вызывает скрытые разногласия, и на странице Workday об этом говорится напрямую.
«Отчеты по численности персонала (headcount) ориентированы исключительно на количество людей, в то время как отчеты по эквиваленту полной занятости (FTE) переводят отработанные часы в стандартизированные единицы для планирования ресурсов и бюджетов».
Таким образом, два сотрудника на полставки в отчете по численности — это два человека, а в отчете по FTE — примерно один. Ни один из этих показателей не является ошибочным, но если вы предоставите финансовому отделу не те данные, вам придется тратить время на еще одну встречу.
Прежде чем что-то составлять, решите, какой именно показатель нужен вашей аудитории. Затем подпишите график, так как никто из тех, кто будет читать его позже, не вспомнит, что именно там изображено.
Знаменатель определяет коэффициент текучести
Текучесть кадров — это дробь, и ее числитель не вызывает споров: это количество увольнений за период.
Знаменатель же — это вопрос выбора, и здесь есть три популярных варианта:
| Знаменатель | Что это такое | Эффект |
|---|---|---|
| Численность на начало периода | Активные сотрудники в первый день | Завышает показатель при росте компании |
| Численность на конец периода | Активные сотрудники в последний день | Занижает показатель при росте компании |
| Средняя численность за период | Обычно: (начало + конец) / 2 | Наиболее стабильный показатель при росте или сокращении |
Средняя численность персонала обычно выбирается не просто так. В период активного найма показатель на начало периода слишком мал, чтобы быть репрезентативным. В этом случае то же количество уволившихся покажет более высокий уровень текучести, чем есть на самом деле.
Обратите внимание, что на странице Workday показатель текучести упоминается как метрика, но формула для него не приводится. Поэтому относитесь к выбору знаменателя как к задокументированному правилу вашей организации, а не как к универсальному стандарту, и обязательно укажите этот выбор в самом отчете.
Еще одно решение скрывается в числителе. Добровольные и недобровольные увольнения ведут себя по-разному, и единый смешанный показатель может скрыть реструктуризацию за тем, что кажется проблемой удержания персонала. Разделяйте их.
Как сделать это вручную
Вариант 1: Посчитать активных сотрудников, затем — уволившихся
Начните с экспортированных данных и создайте две отдельные ячейки вместо одной вложенной формулы.
Активная численность рассчитывается с помощью функции COUNTIFS по колонке статуса и границам периода. Количество уволившихся рассчитывается той же функцией, подсчитывающей заполненные даты увольнения внутри периода.
Поместите оба значения в ячейки, на которые можно легко указать. Первый вопрос, который вам зададут, — какой был знаменатель, и лучше просто показать на ячейку, чем пускаться в объяснения.
Затем рассчитайте среднюю численность с помощью AVERAGEIFS по ежемесячным срезам (если вы их ведете) или по упрощенной формуле «начало + конец», если срезов нет.
Главный минус такого подхода в том, что вы получаете одну общую цифру без детализации. Вы знаете, что текучесть составила 14%, но не понимаете, где именно.
Вариант 2: Создать таблицу признаков на уровне сотрудников
Одна строка на каждого сотрудника, один столбец на каждый вопрос: активен на начало периода, активен на конец периода, уволен в течение периода, добровольно или нет, стаж на момент ухода.
Теперь отчет можно детализировать: текучесть по отделам, руководителям, локациям, группам стажа, типам занятости.
Именно в такой детализации кроются инсайты. Общий показатель в 14% часто скрывает команду с текучестью 40%, в то время как у остальных она составляет 4%. И реагировать нужно только на одну из этих ситуаций.
⚠️ Будьте осторожны при расчете стажа. На официальном сайте Microsoft есть предупреждение о функции DATEDIF. Она существует «для поддержки старых рабочих книг из Lotus 1-2-3» и «в определенных сценариях может возвращать неверные результаты». На той же странице отмечается, что для получения количества дней можно просто вычесть более раннюю дату из более поздней.
Ограничением здесь выступает объем данных и их объединение. Как только вам приходится сопоставлять выгрузку из HRIS с расчетными листами и таблицей центров затрат, работа с формулами перестает быть приятной.
Вариант 3: Вести вкладку с определениями рядом с цифрами
Запишите, какие статусы вы считали активными, включены ли подрядчики, какое поле даты ограничивает период и какой знаменатель вы использовали.
Именно это позволяет сопоставлять отчет по численности за этот месяц с отчетом за прошлый. Но именно эту вкладку обычно игнорируют, когда цифры нужны срочно перед звонком совету директоров.
Ограничение в том, что документирование правила не означает его автоматического применения. Кому-то все равно приходится заново настраивать одни и те же фильтры в каждом цикле.
Общий предел возможностей. Все три варианта предполагают, что значения статусов чистые. Если после миграции систем в одном столбце одновременно появляются значения «Terminated», «Term» и «Exited», то прежде чем что-то считать, придется привести их к единому виду.
Где ручной способ начинает буксовать
Подготовка первого отчета по численности занимает утро. Четвертый потребует больше времени, потому что к этому моменту исходные данные изменятся как минимум в трех местах.
Значения статусов меняются при настройке или замене HR-систем. Переименованный статус может незаметно исключить людей из подсчета активных сотрудников, и на графике отобразится резкий спад численности, которого на самом деле не было.
Организационная структура тоже меняется. Команду переименовывают или объединяют с другой, и ваша разбивка по отделам больше не совпадает с данными за прошлый квартал.
На странице Workday прямо говорится об этих издержках. Разрозненные источники приводят к «противоречивым данным и более медленной сверке, что создает узкие места при планировании», а использование разными командами собственных правил приводит к несовпадению итоговых показателей.
Кроме того, существует ошибка подсчета, которая живет дольше всего. Подсчет строк вместо уникальных ID сотрудников искусственно завышает численность персонала. Это происходит каждый раз, когда кто-то отображается дважды после повторного приема на работу или перевода.
Как построить отчет с помощью Powerdrill Bloom
Шаг 1: Загрузите выгрузку из HRIS
Загрузите выгрузку по сотрудникам или файлы по сотрудникам и центрам затрат вместе. Powerdrill Bloom анализирует столбцы при загрузке, поэтому некорректные статусы, дубликаты ID сотрудников и отсутствующие даты увольнения будут обнаружены еще до расчета каких-либо показателей.
Шаг 2: Опишите правила простыми словами
Сформулируйте правила текстом, а не настраивайте их вручную. Укажите, какие статусы считать активными, входят ли в отчет подрядчики, каковы границы периода и какой знаменатель использовать.
Затем задайте вопросы, которые помогут избежать ловушек. Спросите, сколько уникальных ID сотрудников активны по сравнению с общим количеством строк. Спросите, какие статусы выглядят как дубликаты. Спросите, как отличается коэффициент текучести при использовании каждого из трех знаменателей. И, наконец, спросите, как он распределяется по отделам и группам стажа.
Шаг 3: Экспортируйте график, отчет или презентацию
Выгрузите тренд численности персонала, разбивку по командам или слайды, содержащие одновременно и сам показатель, и его определение.
Почему это лучше, чем переделывать отчет каждый месяц
| Ручной способ | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| Удаление дубликатов при повторном найме и переводах | Вспомогательный столбец в каждом файле | Запрос уникальных ID сотрудников |
| Проверка всех трех знаменателей | Переписать формулу три раза | Запросить все три одновременно |
| Переименованные статусы | Обнаружение резкого спада на графике постфактум | Выявляется при загрузке |
| Разделение на добровольное и недобровольное увольнение | Переделка таблицы признаков | Простое указание правила |
Вторая строка полностью меняет характер обсуждения. Сравнение всех трех знаменателей бок о бок меняет саму суть вопроса. Вместо «ваша цифра неверна» обсуждение переходит в плоскость «на какой основе мы строим отчетность», что превращает спор в принятие решения.
Распространенные ошибки
Подсчет строк вместо уникальных сотрудников. Повторные наймы и переводы приводят к дублированию людей. Удаляйте дубликаты по ID сотрудника перед составлением отчета.
Смешивание добровольных и недобровольных увольнений. Реструктуризация и проблемы с удержанием персонала выглядят одинаково в рамках одного общего показателя. Разделяйте их и подписывайте оба значения.
Использование численности на конец периода в качестве знаменателя при росте компании. Это искусственно приукрашивает показатель текучести. Используйте среднюю численность и фиксируйте выбранную базу.
Предоставление численности персонала (headcount), когда финансовому отделу требовался FTE. Два сотрудника на полставки — это два человека, но примерно один FTE. Сначала уточните, что именно нужно вашей аудитории.
Доверие к одному столбцу статуса после миграции данных. Устаревшие и новые статусы могут сосуществовать месяцами. Выведите список уникальных значений перед тем, как настраивать по ним фильтры.
Расчет стажа с помощью DATEDIF без ознакомления с предупреждением. Microsoft заявляет, что в определенных сценариях эта функция может возвращать неверные результаты. Для подсчета дней безопаснее просто вычитать даты.
Предоставление показателя без указания периода или знаменателя. Процент сам по себе бесполезен. Всегда указывайте период, знаменатель и рамки исследования на самом графике.
Заключение
Правильно настройте поля экспорта, выберите между headcount и FTE, определите и задокументируйте знаменатель, разделите добровольные увольнения и недобровольные, а также удалите дубликаты по ID сотрудников. Эти пять шагов превратят отчет по численности в документ, который одобрят и финансовый отдел, и руководство.
Сложность заключается в том, что статусы и организационная структура постоянно меняются. Отчет должен быть легко воспроизводимым, а не переписываемым заново каждый раз.
Если на это уходит большая часть вашего рабочего времени, попробуйте Powerdrill Bloom на ваших текущих файлах экспорта. Также ознакомьтесь с подборкой AI-инструментов для HR и аналитики персонала и нашим материалом о когортном анализе для отчетности по группам стажа. Практические аспекты описаны в руководстве по созданию графика когортного удержания и на странице Excel AI-ассистента.
Часто задаваемые вопросы
Что должен включать в себя отчет по численности персонала?
В руководстве Workday перечислены отдел, должность, тип занятости, локация, руководитель, даты начала и окончания работы, центр затрат, FTE и примечания по вакансиям. Три из них позволяют рассчитать текучесть: ID сотрудника, дата начала работы и дата увольнения.
Как рассчитать коэффициент текучести кадров?
Разделите количество увольнений за период на задокументированный вами знаменатель численности. Средняя численность персонала за период — наиболее стабильный выбор при росте или сокращении штата.
В чем разница между headcount и FTE?
Показатель headcount считает людей, в то время как FTE переводит отработанные часы в стандартизированные единицы для планирования ресурсов и бюджета. Два сотрудника на полставки — это два человека в headcount и примерно один в FTE.
Должны ли подрядчики учитываться в численности персонала?
Это вопрос определения рамок отчета, а не жесткое правило. Примите решение один раз и зафиксируйте его в отчете. Смешивание типов занятости без соответствующих обозначений — главная причина расхождений между двумя отчетами.
Почему мои цифры отличаются от данных финансового отдела?
Обычно дело в рамках отчета или базе расчета. Финансовый отдел часто работает с FTE и центрами затрат, в то время как HR считает людей и распределяет их по отделам. Оба варианта верны в рамках своих собственных определений.