Como Fazer um Relatório de Funil de Recrutamento: Passo a Passo

Um gerente de contratação pergunta quanto tempo leva para preencher uma vaga. Você diz 34 dias. Outra pessoa na sala diz 51.

Ambos estão lendo o mesmo sistema de rastreamento de candidatos. Você está medindo a partir do dia em que a requisição foi aprovada, e a outra pessoa está medindo a partir do dia em que a vaga foi anunciada.

Esse é o problema recorrente com as métricas de contratação. Os nomes das etapas parecem padronizados, mas os pontos de início e fim não são.

Este guia aborda o que deve constar em um relatório de funil de recrutamento e por que duas métricas de velocidade costumam ser confundidas. Em seguida, mostra como corrigir as definições das suas etapas e como criar o relatório a partir de uma exportação.

O que deve constar em um relatório de funil de recrutamento

Um relatório de funil de recrutamento é um conjunto de contagens somado à queda entre elas. Todo o resto é derivado.

Comece com as contagens de etapas. Candidaturas recebidas, triadas, entrevistadas, propostas feitas e aceitas, para um período fixo.

Linha no relatório	O que é	De onde vem
Contagens de etapas	Candidatos que chegam a cada etapa	Exportação do rastreamento de candidatos
Taxas de conversão (yield ratios)	Cada etapa dividida pela anterior	Derivado das contagens
Time to fill	Da aprovação da requisição ao aceite da proposta	Datas da requisição
Time to hire	Da entrada no pipeline ao aceite da proposta	Datas dos candidatos
Taxa de aceitação de propostas	Propostas aceitas sobre propostas feitas	Registros de propostas
Custo por contratação	Custos de recrutamento sobre contratações	Financeiro, não o sistema de rastreamento

Em seguida, adicione a conversão entre etapas consecutivas. A Workable chama isso de recruiting yield ratios, e é isso que transforma contagens brutas em um diagnóstico.

Duas medidas de velocidade vêm a seguir, e elas precisam de definições separadas. Mais sobre isso abaixo.

Finalize com a taxa de aceitação de propostas, que a Workable define como propostas aceitas divididas pelo total de propostas. É a métrica mais barata da lista e, frequentemente, a mais reveladora.

Um aviso sobre o que deixar de fora. A Workable observa que um sistema de rastreamento de candidatos "não pode calcular seu custo médio por contratação", embora ele relate o time to fill e as taxas de conversão (yield ratios).

Portanto, o custo por contratação precisa de dados financeiros, não apenas do funil de recrutamento. Sua fórmula é a soma dos custos de recrutamento internos e externos dividida pelo total de contratações.

Time to fill e time to hire não são a mesma métrica

Esta é a definição que causa mais discussões, e a fonte é excepcionalmente direta sobre isso.

O guia de time to fill e time to hire da Workable define o time to fill como "a duração desde a aprovação da requisição da vaga até o aceite do candidato".

O time to hire é diferente. Ele "mede o período desde o momento em que um candidato entra no pipeline até o aceite da proposta de emprego".

Depois vem a frase que vale a pena emoldurar. A Workable afirma que "o time to hire é frequentemente sinônimo de time to fill". Ela acrescenta que você "também pode tratá-los como métricas separadas e obter insights diferentes".

Portanto, os dois nomes são usados de forma intercambiável no mercado. É exatamente por isso que o seu número não baterá com o de outra empresa.

A distinção é útil quando você a mantém. O time to fill mede todo o processo, incluindo as semanas antes de qualquer pessoa se candidatar. O time to hire mede o quão rápido você reconheceu e movimentou a pessoa que acabou escolhendo.

O próprio exemplo prático da Workable torna isso concreto. Se a vaga foi aberta no dia um, o contratado se candidatou no dia dez e aceitou no dia vinte e cinco, então o time to hire é de vinte e cinco dias.

Corrigindo as definições antes de contar

Quatro decisões precisam ser documentadas. Pule essa etapa e sua linha de tendência estará medindo apenas a sua própria inconsistência.

Onde o cronômetro começa. A Workable lista três opções defensáveis: o gerente de contratação enviando a vaga, o RH ou financeiro aprovando-a, ou um recrutador anunciando-a.

A instrução é escolher uma e ser consistente. O guia diz para "escolher o que faz mais sentido para a sua empresa" e, em seguida, contar da mesma forma "para todos os cargos e equipes".

Quais requisições são excluídas. A Workable é específica aqui, aconselhando que vagas recorrentes (evergreen) sejam deixadas de fora. Vagas sempre abertas "inflariam muito o seu time to fill médio sem refletir a eficiência do seu processo de contratação".

Dias corridos ou dias úteis. A definição da Workable usa dias corridos. Se você usar NETWORKDAYS, obterá um número menor que não é comparável à versão publicada.

Média ou mediana. A média é o que a maioria dos relatórios mostra, e uma única requisição de 200 dias pode distorcê-la drasticamente. Relate a median ao lado dela quando o volume for baixo.

O exemplo de média da Workable vale a pena ser copiado pela sua simplicidade. Três vagas com 20, 30 e 40 dias resultam em uma média de 30 dias.

Como fazer manualmente

Opção 1: Contagens de etapas e taxas

Conte cada etapa com COUNTIFS, filtrado pelo período e pelo campo da etapa.

Verifique se as contagens são decrescentes. Se uma etapa posterior superar uma anterior, sua exportação contém candidatos que pularam uma etapa ou reentraram no processo.

Em seguida, divida cada etapa pela anterior. Essas taxas representam o funil de recrutamento em sua forma mais simples.

Um gráfico de funil com os mesmos números é lido mais rapidamente do que a tabela. Nossa explicação sobre o que é um gráfico de funil aborda quando esse formato ajuda.

O limite é que você obtém um único conjunto de taxas para um período, sem nenhuma informação sobre quais vagas ou equipes as causaram.

Opção 2: Uma linha por requisição

Crie uma tabela com uma linha por requisição. Colunas para a data de abertura, data de anúncio, data de aceite, contagem de candidatos e a diferença de dias.

Calcule a diferença de dias subtraindo a data anterior da posterior. As orientações da Microsoft sobre a função DATEDIF alertam que ela "pode calcular resultados incorretos em determinados cenários".

Agora o relatório pode ser segmentado. Por departamento, por senioridade, por recrutador ou por canal de origem.

A segmentação é onde está a resposta. Um número consolidado de 40 dias muitas vezes esconde a engenharia com 70 dias e o suporte com 18.

O limite é o cruzamento de dados (join). Associar uma exportação de candidatos a uma tabela de requisições vai além do ponto onde as fórmulas continuam práticas.

Opção 3: Uma aba de definições

Registre as quatro decisões acima, além dos nomes das etapas em uso e a data em que a lista foi congelada.

Adicione a lista de exclusão explicitamente. Vagas recorrentes (evergreen), requisições canceladas e transferências internas precisam, cada uma, de um tratamento definido.

A limitação é conhecida. Documentar uma regra não a aplica na prática, e alguém acabará recriando os filtros no próximo trimestre de qualquer maneira.

O limite compartilhado. Todas as três opções pressupõem que sua exportação mostre o histórico de etapas, e não apenas a etapa atual. Se ela mostrar apenas onde os candidatos estão hoje, você não conseguirá reconstruir o funil do trimestre passado de forma alguma.

O que atrasa o caminho manual

O primeiro relatório de funil de recrutamento leva uma manhã inteira. O quarto leva mais tempo, porque o processo mudou por baixo dos panos.

A renomeação de etapas costuma ser a culpada. Uma equipe mescla a triagem por telefone (phone screen) com a triagem inicial, e a taxa de conversão entre as duas etapas quebra sem que tenha havido qualquer mudança real nas contratações.

As requisições canceladas são o segundo problema. Uma vaga fechada sem contratação não tem data de término e acaba sumindo da média ou ficando em branco.

Depois, há a questão do benchmark. Alguém pergunta se 42 dias é um bom número, e o próprio alerta da Workable se aplica: outras empresas "podem não calcular o time to fill da mesma forma que a sua".

O lado das ferramentas para isso tem seu próprio resumo em AI tools for HR and people analytics.

Como criá-lo com o Powerdrill Bloom

Passo 1: Faça o upload da exportação do seu ATS

Faça o upload da exportação de candidatos, ou dos arquivos de candidatos e requisições juntos. O Powerdrill Bloom analisa o perfil das colunas ao recebê-las, de modo que datas em branco, nomes de etapas inconsistentes e registros duplicados de candidatos aparecem antes que qualquer taxa seja calculada.

Passo 2: Descreva o relatório em linguagem natural

Defina as regras em vez de construí-las manualmente. Indique o início do cronômetro, a ordem das etapas, as exclusões e se você deseja dias corridos ou úteis.

Em seguida, faça as perguntas que detectam erros. Pergunte quais requisições não têm data de término. Pergunte quais nomes de etapas aparecem apenas em parte do período. Depois, peça o funil de recrutamento dividido por departamento e por senioridade.

Passo 3: Exporte o gráfico, relatório ou apresentação

Extraia as contagens de etapas com suas respectivas taxas, um gráfico de funil com os mesmos números ou slides que trazem as definições ao lado dos dados.

Erros comuns

Tratar time to fill e time to hire como um único número. Eles começam em momentos diferentes. Identifique claramente qual deles você está relatando e mantenha o padrão.

Deixar vagas recorrentes (evergreen) na média. Posições sempre abertas inflam o número sem dizer nada sobre a velocidade do processo.

Comparar seu número com o de outra empresa. Pontos de partida diferentes tornam a comparação sem sentido. Em vez disso, acompanhe sua própria tendência.

Relatar uma média com baixo volume de dados. Seis contratações e uma busca difícil produzem uma média enganosa. Mostre a mediana ao lado dela.

Descartar silenciosamente requisições canceladas. Uma vaga fechada sem contratação é um resultado real. Contabilize-a em algum lugar em vez de simplesmente filtrá-la.

Misturar dias corridos e úteis. Ambos são defensáveis, mas não são comparáveis. Escolha um e registre-o no relatório.

Ignorar etapas renomeadas. Uma etapa mesclada quebra uma taxa de conversão e deixa o restante intacto, o que parece uma descoberta real, mas não é.

Conclusão

Defina o início do cronômetro, exclua as vagas recorrentes, conte cada etapa e divida as etapas consecutivas para obter as taxas. Em seguida, relate as duas métricas de velocidade sob nomes separados.

As contagens não são o entregável final. A etapa onde os candidatos param é o que diz o que você deve mudar no próximo mês.

Esse é todo o argumento para criar um relatório de funil de recrutamento em vez de citar uma única média. Um número diz como você se saiu, e o funil diz onde.

Se reconstruir essa visão a cada ciclo consome todo o seu trimestre, experimente o Powerdrill Bloom na exportação do seu ATS. Veja também nosso guia para criar um relatório de headcount e turnover e a página do gerador de relatórios de IA.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre time to fill e time to hire?

O time to fill vai da aprovação da requisição ao aceite da proposta. O time to hire vai da entrada do candidato contratado no pipeline até esse mesmo aceite.

Como calcular o time to fill médio?

Some o time to fill de cada vaga preenchida no período e divida pelo número de vagas. A Workable aconselha excluir as posições sempre abertas dessa média.

O que é um bom time to fill?

A Workable cita uma média de 42 dias da Society for Human Resource Management. Ela também alerta que outras empresas podem não calcular a métrica da mesma forma que você.

Quais etapas um relatório de funil de recrutamento deve incluir?

Quaisquer etapas que seu processo realmente possua, em ordem, com as contagens e a conversão entre cada par. A consistência entre os períodos importa mais do que seguir um modelo pronto.

Meu sistema de rastreamento de candidatos pode gerar este relatório?

Geralmente, ele pode relatar contagens de etapas, taxas de conversão (yield ratios) e o time to fill. A Workable observa que ele não pode calcular o custo médio por contratação, que necessita de dados do financeiro.