Jak stworzyć raport z lejka rekrutacyjnego: Krok po kroku

Menedżer ds. rekrutacji pyta, ile czasu zajmuje obsadzenie stanowiska. Odpowiadasz, że 34 dni. Ktoś inny w pokoju mówi, że 51.

Oboje korzystacie z tego samego systemu śledzenia kandydatów (ATS). Ty mierzysz czas od dnia zatwierdzenia zapotrzebowania na pracownika, a druga osoba od dnia opublikowania ogłoszenia o pracę.

To powracający problem z metrykami rekrutacyjnymi. Nazwy etapów wyglądają na standardowe, ale punkty początkowe i końcowe już takie nie są.

Ten przewodnik wyjaśnia, co powinno znaleźć się w raporcie z lejka rekrutacyjnego i dlaczego dwie metryki szybkości są ze sobą mylone. Następnie opisuje, jak uporządkować definicje etapów oraz jak stworzyć taki raport na podstawie wyeksportowanych danych.

Co powinno znaleźć się w raporcie z lejka rekrutacyjnego

Raport z lejka rekrutacyjnego to zestaw liczb oraz wskaźników spadku (drop-off) między poszczególnymi etapami. Wszystko inne jest od nich pochodną.

Zacznij od liczby kandydatów na poszczególnych etapach. Otrzymane aplikacje, etap selekcji (screeningu), rozmowy kwalifikacyjne, złożone oferty i oferty przyjęte w określonym czasie.

Pozycja w raporcie	Co to jest	Skąd pochodzi
Liczba kandydatów na etapach	Kandydaci docierający do każdego etapu	Eksport z systemu śledzenia kandydatów (ATS)
Wskaźniki konwersji (yield ratios)	Liczba na danym etapie podzielona przez liczbę na etapie poprzednim	Pochodna z liczby kandydatów
Time to fill	Od zatwierdzenia zapotrzebowania do przyjęcia oferty	Daty zapotrzebowania
Time to hire	Od wejścia do lejka (pipeline) do przyjęcia oferty	Daty powiązane z kandydatem
Wskaźnik przyjęcia ofert (offer acceptance rate)	Liczba przyjętych ofert podzielona przez liczbę złożonych ofert	Rejestry ofert
Koszt pozyskania pracownika (cost per hire)	Koszty rekrutacji podzielone przez liczbę zatrudnionych	Dział finansów, a nie system śledzenia kandydatów

Następnie dodaj konwersję między kolejnymi etapami. Workable nazywa je recruiting yield ratios (wskaźnikami efektywności rekrutacji) i to właśnie one zmieniają surowe liczby w diagnozę.

Kolejne są dwie miary szybkości, które wymagają osobnych definicji. Więcej na ten temat poniżej.

Na koniec dodaj wskaźnik przyjęcia ofert (offer acceptance rate), który Workable definiuje jako liczbę przyjętych ofert podzieloną przez sumę wszystkich złożonych ofert. To najtańsza metryka na liście, a często najbardziej odkrywcza.

Jedno ostrzeżenie dotyczące tego, co należy pominąć. Workable zauważa, że system śledzenia kandydatów „nie potrafi obliczyć średniego kosztu pozyskania pracownika (cost per hire)”, mimo że raportuje wskaźniki time to fill oraz yield ratios.

Z tego względu koszt pozyskania pracownika (cost per hire) wymaga danych finansowych, a nie tylko informacji z lejka rekrutacyjnego. Wzór na jego obliczenie to suma wewnętrznych i zewnętrznych kosztów rekrutacji podzielona przez łączną liczbę zatrudnionych.

Time to fill i time to hire to nie są te same metryki

To właśnie ta definicja wywołuje najwięcej sporów, a źródło mówi o tym niezwykle dosadnie.

Przygotowany przez Workable przewodnik po time to fill i time to hire definiuje time to fill as „czas od zatwierdzenia zapotrzebowania na stanowisko do zaakceptowania oferty przez kandydata”.

Time to hire różni się od tej metryki. „Mierzy czas od momentu wejścia kandydata do lejka (pipeline) do momentu zaakceptowania oferty pracy”.

Następnie pojawia się zdanie, które warto powiesić na ścianie. Workable stwierdza, że „time to hire jest często używane jako synonim time to fill”. Dodaje jednak, że „można je również traktować jako dwie osobne metryki i dzięki temu uzyskiwać zupełnie inne wnioski”.

W praktyce oba te pojęcia są więc stosowane zamiennie. To dokładnie ten powód, dla którego Twoje wyniki nie będą pokrywać się z danymi innej firmy.

To rozróżnienie staje się użyteczne, gdy konsekwentnie się go trzymasz. Time to fill mierzy cały proces, włączając w to tygodnie przed wpłynięciem pierwszej aplikacji. Time to hire mierzy, jak szybko zidentyfikowałeś i przeprowadziłeś przez proces osobę, którą ostatecznie zdecydowałeś się zatrudnić.

Praktyczny przykład podany przez Workable doskonale to obrazuje. Jeśli rekrutacja rozpoczęła się pierwszego dnia, zatrudniony kandydat zaaplikował dziesiątego dnia i przyjął ofertę dwudziestego piątego dnia, to time to hire wynosi piętnaście dni.

Ustalenie definicji przed rozpoczęciem obliczeń

Należy spisać cztery kluczowe decyzje. Jeśli je pominiesz, Twoja linia trendu będzie jedynie odzwierciedleniem Twojej własnej niekonsekwencji.

Moment uruchomienia zegara. Workable wymienia trzy uzasadnione opcje: zgłoszenie zapotrzebowania przez menedżera ds. rekrutacji, zatwierdzenie go przez HR lub dział finansowy albo opublikowanie ogłoszenia przez rekrutera.

Zalecenie brzmi: wybierz jedną opcję i bądź konsekwentny. Przewodnik radzi, aby „wybrać to, co ma największy sens dla Twojej firmy”, a następnie mierzyć to w ten sam sposób „dla wszystkich stanowisk i zespołów”.

Które zapotrzebowania wykluczyć. Workable wypowiada się tu bardzo konkretnie, zalecając pominięcie rekrutacji ciągłych (tzw. evergreen). Stanowiska stale otwarte „znacznie zawyżyłyby średni wskaźnik time to fill, nie odzwierciedlając rzeczywistej efektywności procesu rekrutacji”.

Dni kalendarzowe czy robocze. Definicja Workable opiera się na dniach kalendarzowych. Jeśli użyjesz funkcji NETWORKDAYS, otrzymasz niższą wartość, której nie da się porównać z publikowanymi standardami.

Średnia czy mediana. Większość raportów pokazuje średnią, a jedno zapotrzebowanie otwarte przez 200 dni potrafi ją mocno zaburzyć. Przy niewielkiej liczbie rekrutacji warto pokazywać obok niej medianę.

Przykład uśredniania podany przez Workable warto skopiować ze względu na jego prostotę. Trzy stanowiska obsadzone odpowiednio w 20, 30 i 40 dni dają średnią na poziomie 30 dni.

Jak zrobić to ręcznie

Opcja 1: Liczba kandydatów na etapach i wskaźniki konwersji

Zlicz kandydatów na każdym etapie za pomocą funkcji COUNTIFS, filtrując dane według okresu i pola etapu.

Upewnij się, że liczby maleją z każdym kolejnym krokiem. Jeśli na późniejszym etapie jest więcej osób niż na wcześniejszym, Twój plik eksportu zawiera kandydatów, którzy pominęli jakiś etap lub ponownie weszli do procesu.

Następnie podziel liczbę z każdego etapu przez liczbę z etapu poprzedniego. Te wskaźniki to lejek rekrutacyjny w najprostszej postaci.

Wykres lejkowy oparty na tych samych danych jest łatwiejszy w odbiorze niż tabela. Nasz artykuł wyjaśniający, czym jest wykres lejkowy, opisuje sytuacje, w których ten format sprawdza się najlepiej.

Głównym ograniczeniem jest to, że otrzymujesz jeden zestaw wskaźników dla jednego okresu, bez informacji o tym, które stanowiska lub zespoły na nie wpłynęły.

Opcja 2: Jeden wiersz na jedno zapotrzebowanie

Stwórz tabelę, w której każdy wiersz odpowiada jednemu zapotrzebowaniu. Dodaj kolumny dla: daty otwarcia, daty publikacji ogłoszenia, daty przyjęcia oferty, liczby aplikujących oraz różnicy dni.

Oblicz różnicę dni, odejmując wcześniejszą datę od późniejszej. Instrukcja firmy Microsoft dotycząca funkcji DATEDIF ostrzega, że „w pewnych scenariuszach może ona zwracać nieprawidłowe wyniki”.

Teraz raport można filtrować i dzielić: według działu, poziomu stanowiska (seniority), rekrutera lub źródła pozyskania kandydata.

To właśnie w szczegółowym podziale kryją się najważniejsze odpowiedzi. Ogólny wynik na poziomie 40 dni często maskuje fakt, że rekrutacja do działu inżynieryjnego trwa 70 dni, a do działu wsparcia – zaledwie 18.

Ograniczeniem jest tu łączenie danych. Dopasowywanie eksportu kandydatów do tabeli zapotrzebowań to moment, w którym zwykłe formuły przestają być wygodne w użyciu.

Opcja 3: Zakładka z definicjami

Zapisz cztery powyższe decyzje, a także używane nazwy etapów oraz datę zablokowania listy.

Wyraźnie określ listę wykluczeń. Rekrutacje ciągłe (evergreen), anulowane zapotrzebowania oraz transfery wewnętrzne – każdy z tych przypadków wymaga jasnego zdefiniowania.

Ograniczenie jest tu dobrze znane: samo spisanie zasady nie oznacza jej automatycznego stosowania, a w kolejnym kwartale i tak ktoś może na nowo ustawić filtry po swojemu.

Wspólne ograniczenie. Wszystkie trzy opcje zakładają, że Twój eksport zawiera historię etapów, a nie tylko obecny status kandydata. Jeśli pokazuje jedynie, gdzie kandydaci znajdują się dzisiaj, odtworzenie lejka z zeszłego kwartału będzie całkowicie niemożliwe.

Gdzie ręczna metoda zaczyna zawodzić

Przygotowanie pierwszego raportu z lejka rekrutacyjnego zajmuje jedno przedpołudnie. Czwarty zajmie już więcej czasu, ponieważ w międzyczasie zmienił się sam proces.

Zazwyczaj winne są zmiany nazw etapów. Zespół łączy wstępną rozmowę telefoniczną (phone screen) z etapem selekcji (screening), przez co wskaźnik konwersji między dwoma etapami ulega zaburzeniu, mimo że w samej rekrutacji nic się nie zmieniło.

Drugim problemem są anulowane zapotrzebowania. Stanowisko zamknięte bez zatrudnienia pracownika nie ma daty zakończenia, więc albo znika ze średniej, albo widnieje w niej jako puste pole.

Pozostaje jeszcze kwestia punktu odniesienia (benchmarku). Ktoś zapyta, czy 42 dni to dobry wynik, a tu ma zastosowanie ostrzeżenie od Workable: inne firmy „mogą nie obliczać wskaźnika time to fill w taki sam sposób jak Twoja”.

Zestawienie przydatnych narzędzi znajdziesz w naszym artykule AI tools for HR and people analytics.

Jak zbudować raport za pomocą Powerdrill Bloom

Krok 1: Prześlij dane wyeksportowane z systemu ATS

Prześlij plik eksportu kandydatów lub pliki kandydatów i zapotrzebowań razem. Powerdrill Bloom analizuje kolumny zaraz po przesłaniu, dzięki czemu brakujące daty, niespójne nazwy etapów i zduplikowane rekordy kandydatów zostaną wykryte, zanim zostanie obliczony jakikolwiek wskaźnik.

Krok 2: Opisz raport językiem naturalnym

Zamiast samodzielnie tworzyć definicje, po prostu je opisz. Określ moment uruchomienia zegara, kolejność etapów, wykluczenia oraz to, czy chcesz mierzyć czas w dniach kalendarzowych czy roboczych.

Następnie zadaj pytania, które pozwolą wyłapać błędy. Zapytaj, które zapotrzebowania nie mają daty zakończenia. Zapytaj, które nazwy etapów pojawiają się tylko w części wybranego okresu. Na koniec poproś o podział lejka rekrutacyjnego według działów i poziomów stanowisk.

Krok 3: Wyeksportuj wykres, raport lub prezentację

Pobierz zestawienie liczby kandydatów wraz z ich wskaźnikami konwersji, wykres lejkowy przedstawiający te same dane lub slajdy zawierające definicje tuż obok liczb.

Najczęstsze błędy

Traktowanie time to fill i time to hire jako jednej metryki. Mierzenie tych wskaźników zaczyna się w różnych momentach. Wyraźnie opisz ten, który raportujesz, i konsekwentnie trzymaj się tego oznaczenia.

Uwzględnianie rekrutacji ciągłych (evergreen) w średniej. Stale otwarte stanowiska zawyżają ogólny wynik, nie mówiąc nic o rzeczywistej szybkości procesu.

Porównywanie swoich wyników z danymi innych firm. Różne punkty startowe sprawiają, że takie porównanie nie ma sensu. Zamiast tego śledź własne trendy.

Raportowanie średniej przy małej liczbie rekrutacji. Sześć zatrudnień i jeden wyjątkowo trudny proces dadzą mylącą średnią. Pokaż obok niej medianę.

Ciche pomijanie anulowanych zapotrzebowań. Stanowisko zamknięte bez zatrudnienia pracownika to również realny wynik procesu. Uwzględnij go w odpowiednim miejscu, zamiast po prostu odfiltrowywać.

Mieszanie dni kalendarzowych i roboczych. Oba podejścia są uzasadnione, ale nie są ze sobą porównywalne. Wybierz jedno i zaznacz to w raporcie.

Ignorowanie zmian w nazwach etapów. Połączenie etapów zaburza jeden ze wskaźników, pozostawiając resztę bez zmian – może to wyglądać na istotny wniosek z analizy, choć w rzeczywistości nim nie jest.

Podsumowanie

Ustal moment uruchomienia zegara, wyklucz rekrutacje ciągłe (evergreen), zlicz kandydatów na każdym etapie i podziel kolejne etapy przez siebie, aby uzyskać wskaźniki konwersji. Następnie raportuj obie metryki szybkości pod osobnymi nazwami.

Same liczby nie są ostatecznym celem. To etap, na którym kandydaci rezygnują lub odpadają, wskazuje, co należy zmienić w nadchodzącym miesiącu.

To najważniejszy argument za tworzeniem raportu z lejka rekrutacyjnego zamiast podawania pojedynczej średniej. Jedna liczba mówi o tym, jak poszło, a lejek wskazuje, w którym dokładnie miejscu.

Jeśli odtwarzanie tego widoku w każdym cyklu zabiera Ci zbyt wiele czasu, wypróbuj Powerdrill Bloom do analizy danych wyeksportowanych z ATS. Zobacz także nasz przewodnik po tworzeniu raportu dotyczącego stanu zatrudnienia i rotacji (headcount and attrition report) oraz stronę generatora raportów AI (AI report generator).

Często zadawane pytania

Jaka jest różnica między time to fill a time to hire?

Time to fill liczony jest od momentu zatwierdzenia zapotrzebowania do przyjęcia oferty. Time to hire liczony jest od momentu wejścia zatrudnionego ostatecznie kandydata do lejka (pipeline) do tego samego momentu przyjęcia oferty.

Jak obliczyć średni wskaźnik time to fill?

Zsumuj wskaźnik time to fill dla każdego stanowiska obsadzonego w danym okresie, a następnie podziel wynik przez liczbę tych stanowisk. Workable zaleca wykluczenie ze średniej stale otwartych rekrutacji.

Jaki wynik time to fill uważa się za dobry?

Workable przytacza średnią wynoszącą 42 dni, powołując się na dane Society for Human Resource Management. Ostrzega również, że inne firmy mogą obliczać tę metrykę w zupełnie inny sposób niż Ty.

Jakie etapy powinien zawierać raport z lejka rekrutacyjnego?

Wszystkie etapy, które rzeczywiście występują w Twoim procesie, ułożone po kolei, wraz z liczbą kandydatów i wskaźnikiem konwersji między każdą parą etapów. Konsekwencja w kolejnych okresach jest ważniejsza niż dopasowanie do gotowego szablonu.

Czy mój system śledzenia kandydatów (ATS) może wygenerować taki raport?

Zazwyczaj pozwala on na raportowanie liczby kandydatów na etapach, wskaźników konwersji (yield ratios) oraz wskaźnika time to fill. Workable zaznacza jednak, że system ten nie obliczy średniego kosztu pozyskania pracownika (cost per hire), do czego niezbędne są dane finansowe.