Jak przeprowadzić analizę SWOT: przykłady i szablon

Analiza SWOT dzieli czynniki wpływające na cel na cztery grupy: mocne i słabe strony, które kontrolujesz, oraz szanse i zagrożenia, które są poza Twoją kontrolą. Aby ją przeprowadzić, określ jasny cel i zbierz dowody. Wypełnij cztery ćwiartki konkretnymi stwierdzeniami, a następnie uszereguj je i przekształć najważniejsze z nich w działania.

Ten przewodnik wyjaśnia, czym jest analiza SWOT, kiedy ją stosować i jak ją przeprowadzić w sześciu etapach. Zawiera również pytania, które należy zadać w każdej ćwiartce, szablon, trzy przykłady, metodę AI w trzech krokach oraz typowe błędy.

Czym jest analiza SWOT

Skrót SWOT oznacza mocne strony (strengths), słabe strony (weaknesses), szanse (opportunities) i zagrożenia (threats). Community Tool Box to zasób Uniwersytetu Kansas. Podaje on, że metoda ta „pomaga zidentyfikować mocne i słabe strony Twojej organizacji (S-W), a także szersze szanse i zagrożenia (O-T)”.

Te cztery grupy są rozmieszczone na dwóch osiach. Jedna linia oddziela to, co wewnętrzne, od tego, co zewnętrzne. Druga oddziela to, co pomaga, od tego, co szkodzi. Departament Zdrowia Minnesoty opisuje ten układ w jednym zdaniu: „Utwórz tabelę z kolumnami zatytułowanymi „Pomocne” i „Szkodliwe” oraz wierszami zatytułowanymi „Wewnętrzne” i „Zewnętrzne””.

	Pomocne	Szkodliwe
Wewnętrzne	Mocne strony	Słabe strony
Zewnętrzne	Szanse	Zagrożenia

Metoda ta nie jest przeznaczona wyłącznie dla firm. Community Tool Box podaje, że została ona „pierwotnie opracowana dla biznesu i przemysłu”. Dodaje, że jest „równie użyteczna w pracy nad zdrowiem i rozwojem społeczności, edukacją, a nawet w rozwoju osobistym”.

Kiedy stosować analizę SWOT

Użyj jej, gdy decyzja zależy zarówno od Twojej własnej pozycji, jak i od otaczającego Cię świata. Business Queensland, usługa rządu Queensland, wymienia jej zastosowania. Podaje, że analiza SWOT może pomóc „zdecydować, czy należy wprowadzić nowy produkt lub usługę” oraz „zrozumieć swój rynek i konkurencję”.

Typowe sytuacje to:

• Planowanie. Business Queensland podaje, że może ona „być częścią regularnego przeglądu planowania strategicznego (kwartalnego, półrocznego lub rocznego)”.
• Konkretna decyzja. Wprowadzenie produktu na rynek, wejście na nowy rynek lub zmiana dostawcy.
• Przegląd programu. Departament Zdrowia Minnesoty podaje, że analizy SWOT „mogą być przeprowadzane na wielu poziomach organizacji”. Jako przykłady podaje program, dział lub konkretny proces.
• Wybór ścieżki kariery. Biura karier używają osobistej wersji analizy, aby przygotować się do poszukiwania pracy, rozmowy kwalifikacyjnej lub zmiany zawodu.

Narzędzie to ma również swoje ograniczenia. Business Queensland zauważa, że analiza SWOT „nie ustala priorytetów problemów” ani „nie dostarcza rozwiązań ani nie oferuje alternatywnych decyzji”. Zaplanuj te kroki od samego początku.

Zanim zaczniesz: cel, zakres i ludzie

Wynik zależy od trzech decyzji.

Określ jeden cel. Zapisz decyzję w jednym zdaniu, na przykład: „Czy powinniśmy otworzyć drugą lokalizację w przyszłym roku?”. Każdy element w tabeli powinien się do niego odnosić. Bez jasnego celu listy stają się długie i ogólnikowe.

Określ zakres. Zdecyduj, czy oceniasz całą firmę, jeden produkt czy jeden zespół. Business Queensland podaje, że możesz przeanalizować całą swoją działalność lub „przeprowadzić analizę skupiającą się na 1 lub 2 konkretnych kwestiach”.

Zaproś osoby o różnych spojrzeniach. Community Tool Box podaje, że analizę może opracować mała grupa. Dodaje jednak, że „będzie ona skuteczniejsza, jeśli zaangażujesz wielu interesariuszy”. Business Queensland radzi, aby „poprosić o opinie swoich pracowników, dostawców, klientów i partnerów”.

Jak przeprowadzić analizę SWOT w sześciu etapach

Oto ręczna metoda krok po kroku. Sprawdza się na papierze, w arkuszu kalkulacyjnym lub podczas spotkania.

1. Zapisz cel na samej górze. Jedna decyzja, jedno zdanie i data.
2. Zbierz dowody przed wypełnieniem tabeli. Pobierz dane sprzedażowe, opinie klientów, dane o kosztach, ceny konkurencji i wszelkie raporty rynkowe. Business Queensland sugeruje „zbadanie trendów, raportów i danych branżowych” w odniesieniu do czynników zewnętrznych.
3. Wypisz czynniki wewnętrzne. Najpierw uzupełnij mocne i słabe strony. Community Tool Box wymienia obszary do sprawdzenia: zasoby ludzkie, zasoby fizyczne, finanse, działania i procesy oraz dotychczasowe doświadczenia.
4. Wypisz czynniki zewnętrzne. Następnie uzupełnij szanse i zagrożenia. Community Tool Box radzi: „Zarzuć szerokie sieci przy ocenie czynników zewnętrznych”. Lista obejmuje trendy, gospodarkę, źródła finansowania, demografię, ustawodawstwo i wydarzenia.
5. Sprecyzuj każdy element. Zastąp „dobry personel” informacją o tym, o kogo chodzi, jakie ma umiejętności i dlaczego to ważne. Departament Zdrowia Minnesoty radzi, aby „w miarę możliwości weryfikować/określać ilościowo stwierdzenia, zamiast formułować ogólne opinie”.
6. Uszereguj i działaj. Business Queensland zaleca wybranie „maksymalnie 3–5 kwestii z każdej ćwiartki”, ustalenie ich priorytetów i stworzenie planu działania dla każdej z nich.

W pracy grupowej daj ludziom czas na burzę mózgów, zanim zaczniesz oceniać jakikolwiek pomysł. Community Tool Box sugeruje przeznaczenie dla małych grup „20-30 minut na burzę mózgów”. Następnie prosi o przedstawienie wyników w kolejności S-W-O-T.

Pytania, które należy zadać w każdej ćwiartce

Dobre pytania pozwalają zachować rzetelność list. Pochodzą on z wytycznych dotyczących SWOT opracowanych przez Business Queensland oraz Departament Zdrowia Minnesoty.

Mocne strony (wewnętrzne, pomocne)

• Co firma robi dobrze?
• Co stanowi Twoją przewagę konkurencyjną i czy może ona pomóc dotrzeć do większej liczby klientów?
• Jakimi umiejętnościami, wiedzą, kontaktami i reputacją dysponujesz?

Słabe strony (wewnętrzne, szkodliwe)

• Jakie są słabe strony Twoich systemów i procesów?
• Czy w Twoim modelu biznesowym są jakieś słabe punkty?
• Co inne organizacje mogą robić lepiej niż Twoja? Wytyczne z Minnesoty wymieniają to wśród możliwych słabych stron.

Szanse (zewnętrzne, pomocne)

• Jakie są obecne trendy w branży i czy mogą działać na Twoją korzyść?
• Czy szykują się zmiany dotyczące klientów, przepisów lub technologii?
• Czy istnieją niezaspokojone potrzeby klientów, których nikt inny nie obsługuje?

Zagrożenia (zewnętrzne, szkodliwe)

• Jakie czynniki zewnętrzne mogą stanowić zagrożenie dla firmy?
• Jacy nowi konkurenci mogą wejść na Twój rynek?
• Jakie czynniki polityczne, środowiskowe, społeczne i technologiczne mogą na Ciebie wpłynąć?

Jeszcze jedna wskazówka z wytycznych z Minnesoty odnosi się do wszystkich czterech ćwiartek: „Spróbuj spojrzeć na swoją organizację z perspektywy zewnętrznej, nawet przy ocenie czynników wewnętrznych”. Zapytaj, co powiedzieliby klienci i partnerzy.

Szablon analizy SWOT

Skopiuj ten szablon do dokumentu lub arkusza kalkulacyjnego. Ogranicz każdą ćwiartkę do krótkiej listy. Community Tool Box sugeruje, aby grupy wybierały „10 lub mniej punktów, aby analiza mogła być naprawdę pomocna”.

Cel: (jedna decyzja, jedno zdanie)	Data:	Właściciel:
Mocne strony (wewnętrzne, pomocne) — Element, dowód, źródło	Słabe strony (wewnętrzne, szkodliwe) — Element, dowód, źródło
Szanse (zewnętrzne, pomocne) — Element, dowód, źródło	Zagrożenia (zewnętrzne, szkodliwe) — Element, dowód, źródło
Od 3 do 5 najważniejszych kwestii — Uszeregowane, wraz z ćwiartką, z której pochodzą	Działania — Właściciel, budżet, termin, data przeglądu

Kolumna z dowodami pozwala na weryfikację tabeli. Bez niej analiza SWOT rejestruje jedynie opinie. Dzięki niej każdy może sprawdzić, dlaczego dany element znalazł się na liście.

Przykłady analizy SWOT

Trzy poniższe przykłady pokazują różne zakresy analizy. Pierwszy to własny przykład Business Queensland. Pozostałe dwa mają charakter poglądowy i nie stanowią wyników rzeczywistej firmy ani osoby.

Mała firma decydująca o nowym produkcie. Przykład Business Queensland pochodzi od „firmy próbującej zdecydować, czy powinna wprowadzić nowy produkt do swojej oferty”. Jej listy obejmują:

• Mocne strony: doskonali sprzedawcy z dużą wiedzą o produktach, lokalizacja o dużym natężeniu ruchu oraz reputacja innowatora.
• Słabe strony: problemy z dotrzymywaniem terminów, wysokie koszty wynajmu, problemy z płynnością finansową i słabe prowadzenie dokumentacji.
• Szanse: podobne produkty na rynku są mniej niezawodne lub droższe, a klienci sami pytali o podobny produkt.
• Zagrożenia: konkurent z podobnym produktem, nowy sklep konkurencji w pobliżu oraz spowolnienie gospodarcze, które może ograniczyć wydatki.

Zwróć uwagę, jak konkretne są te zagrożenia. Na stronie czytamy: „zamiast po prostu wpisać „konkurencja” jako zagrożenie, uwzględniono szczegółowe informacje o tym, w jaki sposób konkurenci stanowią zagrożenie”.

Zespół programistów planujący kolejny rok (przykład poglądowy). Mocne strony: 92% klientów odnawia subskrypcję, a wsparcie odpowiada w ciągu czterech godzin. Słabe strony: tylko jeden inżynier odpowiada za kod rozliczeniowy, a onboarding trwa trzy tygodnie. Szanse: dwóch dużych klientów poprosiło o integrację, a konkurent podniósł ceny. Zagrożenia: nowe przepisy dotyczące prywatności na jednym z rynków oraz dobrze dofinansowany nowy gracz na rynku.

Osobisty SWOT na potrzeby poszukiwania pracy (przykład poglądowy). Karta pracy dotycząca kariery z Virginia Commonwealth University (VCU) wymaga odnotowania „swoich mocnych i słabych stron w danej sytuacji”, a następnie szans i zagrożeń. Ulotka z Cal Poly Humboldt podaje, że ćwiczenie to zajmuje około „10-20 minut w zależności od charakteru tematu”. Absolwent ubiegający się o stanowisko analityka może wymienić znajomość SQL i odbyty staż jako mocne strony. Słabymi stronami mogą być brak publicznego portfolio i ograniczone kontakty zawodowe. Szansami mogą być targi pracy na uczelni oraz program mentorski dla absolwentów. Zagrożeniem byłaby duża liczba konkurencyjnych kandydatów.

Jak przeprowadzić analizę SWOT za pomocą AI

AI jest przydatna w najbardziej czasochłonnych etapach: czytaniu wielu źródeł, porządkowaniu dowodów w ćwiartkach i przygotowywaniu wersji roboczej raportu. Twoja ocena jest nadal potrzebna, aby zdecydować, co jest ważne, i zweryfikować dowody. Oto metoda w trzech krokach z użyciem Powerdrill Bloom.

Krok 1: Zbierz dowody w jednym miejscu

Prześlij pliki zawierające fakty: raporty sprzedaży, wyniki ankiet konsumenckich, raporty kosztów, cenniki konkurencji i wszelkie badania rynku. Bezpłatny plan Powerdrill Bloom obejmuje opcje „Prześlij pliki Excel, CSV, PDF i dokumenty” oraz „Przeszukuj wbudowane otwarte źródła danych”.

W przypadku czynników zewnętrznych narzędzie do AI competitor analysis oferuje „analizę SWOT dla każdego konkurenta wraz z cytowanymi dowodami i podsumowaniem porównawczym”. Narzędzie do AI market analysis obejmuje sam rynek.

Określ cel w swoim pierwszym poleceniu (prompt). Na przykład: „Decydujemy, czy otworzyć drugą lokalizację w przyszłym roku. Użyj tych plików jako jedynych źródeł dla czynników wewnętrznych”.

Krok 2: Przygotuj wersję roboczą czterech ćwiartek ze źródłami

Poproś o pierwszą wersję roboczą w formie szablonu. Przydatny prompt to: „Przygotuj wersję roboczą analizy SWOT dla tej decyzji. Wypisz do ośmiu elementów na ćwiartkę. Dla każdego elementu podaj dowód oraz plik, stronę lub wiersz, z którego pochodzi. Oznacz każdy element, który nie ma pokrycia w dowodach”.

Przeczytaj każdy element i porównaj go ze źródłem. Strona główna Powerdrill Bloom podaje: „Każda liczba jest powiązana ze stroną, wierszem i stojącą za nią wartością”. Usuń elementy o słabych dowodach i przepisz ogólnikowe punkty, aby były konkretne.

Następnie dodaj to, czego nie można wyczytać z plików. Ocena Twojego zespołu dotycząca kultury organizacyjnej, wyczucia czasu i ryzyka również powinna znaleźć się w tabeli. Oznacz te elementy jako oceny własne, aby czytelnicy mogli odróżnić je od twardych danych.

Krok 3: Uszereguj problemy i stwórz raport

Poproś narzędzie o uszeregowanie elementów według ich wpływu na cel i pozostawienie od trzech do pięciu w każdej ćwiartce. Następnie poproś o plan działania z przypisanym właścicielem, budżetem i terminem dla każdego kluczowego problemu.

Na koniec poproś o format wyjściowy, którego potrzebują Twoi odbiorcy. Płatne plany obejmują opcje „Głęboka analiza, wizualizacja i raportowanie”. Strona AI report generator opisuje przekształcanie wyników w pisemny raport. Jeśli musisz zaprezentować wyniki, nasz przewodnik po SWOT analysis presentation pomoże Ci przygotować slajdy.

Jak przekształcić analizę SWOT w działania

Gotowa tabela to punkt wyjścia, a nie decyzja. Departament Zdrowia Minnesoty wymienia cztery pytania, które należy zadać w następnej kolejności:

• „Jak można przekształcić słabe strony w mocne?”
• „Jak wykorzystać mocne strony do przezwyciężenia zagrożeń?”
• „Jak wykorzystać mocne strony do maksymalizacji szans?”
• „Jak wykorzystać mocne strony do skompensowania lub zminimalizowania słabych stron?”

Te pytania łączą ćwiartki w pary. Mocna strona dopasowana do szansy staje się motorem wzrostu. Słaba strona połączona z zagrożeniem staje się ryzykiem, które należy wyeliminować w pierwszej kolejności. Community Tool Box zawiera matrycę do takiego parowania, opartą na koncepcji strategicznej Freda Davida, zwaną matrycą TOWS.

Każde działanie wymaga przypisania właściciela i terminu. Business Queensland wymienia „osoby odpowiedzialne za rozwiązanie problemu”, „niezbędne zasoby i budżet” oraz „ramy czasowe na realizację i przegląd”.

Następnie powiąż wynik ze swoim planem. Business Queensland radzi, aby „powiązać analizę SWOT z powrotem z biznesplanem”. Jeśli analiza stanowi podstawę wniosku o dofinansowanie, nasz przewodnik po business plan presentation pokazuje, gdzie ją umieścić. Przeglądaj tabelę regularnie. Zagrożenie z zeszłego kwartału mogło już zniknąć, a na jego miejsce mogło pojawić się nowe.

Typowe błędy

Uważaj na następujące błędy:

• Brak celu. Bez jednej konkretnej decyzji każdy element wydaje się istotny i żaden nie prowadzi do konkretnych wniosków.
• Mieszanie czynników wewnętrznych i zewnętrznych. „Konkurent otworzył się w pobliżu” to zagrożenie, a nie słaba strona. Zachowaj wyraźną granicę między tym, co kontrolujesz, a tym, na co nie masz wpływu.
• Ogólnikowe elementy. „Silna marka” niewiele znaczy. Określ, jakie są na to dowody i skąd pochodzą.
• Zbyt wiele elementów. Business Queensland zauważa, że analiza SWOT „może wygenerować zbyt wiele pomysłów, ale nie pomoże wybrać najlepszego z nich”.
• Tylko jedna perspektywa. Tabela sporządzona przez jedną osobę może pomijać to, co widzą klienci i pracownicy.
• Brak dalszych działań. Wytyczne Business Queensland ostrzegają, że analiza SWOT „nie dostarczy rozwiązań”, więc plan działania nie jest opcjonalny.
• Brak aktualizacji. Rynki się zmieniają, dlatego zweryfikuj analizę przy kolejnym cyklu planowania.

Dobra tabela jest krótka, konkretna i poparta dowodami. Chcesz przygotować wersję roboczą na podstawie posiadanych już plików? Wypróbuj Powerdrill Bloom ze swoim najnowszym raportem sprzedaży i opiniami klientów.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest analiza SWOT?

Analiza SWOT to metoda planowania, która zestawia mocne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia. Mocne i słabe strony to czynniki wewnętrzne, które kontrolujesz. Szanse i zagrożenia to czynniki zewnętrzne, na które nie masz wpływu. Wynikiem jest czterodzielna tabela wspierająca jedną decyzję lub plan.

Jakie są kroki do przeprowadzenia analizy SWOT?

Określ jeden cel, zbierz dowody i wypisz wewnętrzne mocne oraz słabe strony. Następnie wypisz zewnętrzne szanse i zagrożenia, dbając o to, by każdy element był konkretny. Na koniec uszereguj od trzech do pięciu najważniejszych kwestii w każdej ćwiartce i stwórz plan działania z przypisanymi właścicielami i terminami.

Jaki jest przykład analizy SWOT?

Business Queensland podaje przykład firmy decydującej o nowym produkcie. Jej mocne strony to m.in. wykwalifikowani sprzedawcy i lokalizacja o dużym natężeniu ruchu. Do słabych stron należą problemy z płynnością finansową. Popyt ze strony klientów liczy się jako szansa, podczas gdy otwarcie się konkurenta w pobliżu traktowane jest jako zagrożenie.

Jak przeprowadzić analizę SWOT dla samego siebie?

Wyznacz cel, taki jak poszukiwanie pracy lub zmiana ścieżki kariery. Wypisz swoje umiejętności i doświadczenie jako mocne strony, a braki jako słabe strony. Następnie wypisz zewnętrzne możliwości, takie jak rekrutujący pracodawcy czy program mentorski, jako szanse, a zewnętrzne ryzyka jako zagrożenia. Zaplanuj, jak wykorzystać swoje mocne strony.

Czy AI może przeprowadzić analizę SWOT?

AI może przygotować wersję roboczą analizy SWOT na podstawie Twoich plików i danych publicznych, uporządkować dowody w ćwiartkach i napisać raport. Nie może jednak znać ocen ani celów Twojego zespołu, dopóki ich nie przekażesz. Sprawdź każdy element pod kątem jego źródła i dodaj czynniki, które mogą dostrzec tylko osoby bezpośrednio zaangażowane w pracę.

Źródła: University of Kansas Community Tool Box, SWOT Analysis · Minnesota Department of Health, SWOT Analysis · Business Queensland, SWOT analysis · VCU Career Services, SWOT Analysis worksheet · Cal Poly Humboldt, Resume SWOT Analysis.