Hoe je een win-loss-analyse maakt met AI: stap voor stap

Een win-loss-analyse vergelijkt de deals die u hebt gesloten met de deals die u hebt verloren, en verklaart vervolgens het verschil. Bouw deze op basis van een export van gesloten deals. Tel het aantal gewonnen en verloren deals per segment, deel dit om het winpercentage te berekenen, en groepeer de redenen voor verlies vervolgens in een korte lijst. Het tellen kost slechts enkele minuten. Het groeperen is waar elke win-loss-analyse spaak loopt.

Deze gids doorloopt eerst de spreadsheet-route, laat precies zien waar deze vastloopt, en bouwt vervolgens dezelfde analyse in drie stappen opnieuw op vanuit de export.

Wat een win-loss-analyse u werkelijk vertelt

Drie vragen, in volgorde van hoe vaak ze een beslissing beïnvloeden.

Hoe vaak winnen we? Het winpercentage is het aantal gewonnen deals gedeeld door het aantal gesloten deals in een periode. Op zichzelf is het slechts een scorebord, geen inzicht.

Waar winnen we? Hetzelfde percentage, opgesplitst naar segment, product of dealgrootte, schommelt meestal meer dan het algemene cijfer. Een bedrijf met een algemeen percentage van 35% kan in de mid-market op 41% zitten en in enterprise op 22%, en die twee cijfers wijzen op twee verschillende problemen.

Waarom verliezen we? Dit is het deel dat iedereen wil hebben en bijna niemand zuiver krijgt. Het antwoord bevindt zich in een vrij tekstveld dat door vijf vertegenwoordigers op vijf verschillende manieren is ingevuld.

Een win-loss-analyse die alleen de eerste vraag beantwoordt, is een rapport. Een analyse die alle drie de vragen beantwoordt, is een beslissingsdocument, en dat is dat extra uurtje werk meer dan waard.

Wat u nodig hebt voordat u begint

• Een export van gesloten deals over ten minste twee kwartalen, met één rij per opportuniteit.
• Minimaal vier kolommen: sluitingsdatum, resultaat, segment of product, en bedrag.
• Een kolom met de reden van verlies, zelfs als deze onoverzichtelijk is. Dit is de kolom die bepaalt of de analyse nuttig is.
• Eén definitie van een periode. Sluitingsdatum of aanmaakdatum, eenmalig gekozen en vastgelegd.

De PivotTable-handleiding van Microsoft stelt de opmaakvereiste heel duidelijk: "Uw gegevens moeten in kolommen met een enkele veldnamenrij zijn georganiseerd." CRM-exports bevatten vaak twee veldnamenrijen of een samengevoegde titelbalk, dus los dat eerst op voordat u verdergaat.

Nog één ding dat u het beste kunt afspreken voordat u begint met bouwen: wie de eigenaar is van het veld met de reden van verlies. In de meeste teams sluit de vertegenwoordiger de deal en kiest deze het label. Vertegenwoordigers optimaliseren voor het sluiten van de volgende deal, niet voor een zuivere taxonomie. Dat is geen karakterfout. Het betekent simpelweg dat de set labels kort genoeg moet zijn zodat de juiste keuze binnen drie seconden duidelijk is. Eén persoon zou elk kwartaal de eigenaar van die lijst moeten zijn.

Hoe u een win-loss-analyse uitvoert in een spreadsheet

Optie 1: gewonnen en verloren deals tellen met COUNTIFS

COUNTIFS "past criteria toe op cellen in meerdere bereiken en telt hoe vaak aan alle criteria wordt voldaan." Dat is de volledige berekening van het winpercentage. Tel de rijen waarin het resultaat 'Gewonnen' is en het segment 'Mid-Market', tel alle gesloten rijen voor dat segment, en deel deze vervolgens door elkaar.

Twee gedocumenteerde details besparen later tijd. Microsoft merkt op dat "elk extra bereik hetzelfde aantal rijen en kolommen moet hebben als het argument criteria_bereik1." Ongelijke selecties zorgen er dus voor dat de formule stilletjes fouten geeft. En er zijn tot 127 bereik- en criteriaparen toegestaan, wat veel meer is dan welke analyse dan ook nodig heeft.

Er schuilt echter een addertje onder het gras op dezelfde pagina. Als een criteriumargument naar een lege cel verwijst, "behandelt COUNTIFS de lege cel als een 0-waarde." Een leeg segment telt dus mee als iets in plaats van niets, en dat is hoe een segment waaraan niemand verkoopt toch deals kan bevatten.

Optie 2: samenvatten met een PivotTable

Sleep het resultaat naar Rijen en het bedrag naar Waarden, en u hebt de gewonnen en verloren pijplijn per segment. Om het winpercentage als een aandeel in plaats van een aantal weer te geven, opent u de Waardeveldinstellingen (Value Field Settings) en gebruikt u het tabblad Waarden weergeven als (Show Values As), waar % van eindtotaal (% of Grand Total) staat.

U kunt een waarde ook zowel als een berekening als een percentage weergeven. De instructie van Microsoft is om "het item tweemaal naar het gedeelte Waarden te slepen" en vervolgens Waarden samenvatten op (Summarize Values By) en Waarden weergeven als (Show Values As) voor elk item in te stellen. Dat geeft u het aantal deals en het aandeel van het totaal naast elkaar, zonder dat u een tweede draaitabel nodig hebt.

Optie 3: de verliesredenen toevoegen

Sleep nu de kolom met de reden van verlies naar de PivotTable en kijk wat er gebeurt. Microsoft documenteert dit gedrag nauwkeurig: "Standaard worden PivotTable-velden die in het gebied Waarden zijn geplaatst, weergegeven als een SOM. Als Excel uw gegevens als tekst interpreteert, worden de gegevens weergegeven als een AANTAL."

Dat is correct en verwacht. Een kolom met redenen is tekst, dus deze telt het aantal. Het probleem is echter wát er wordt geteld.

Waar de spreadsheet-methode vertraagt

Uw kolom met redenen bevat waarschijnlijk Price, price, Too expensive, Budget, No budget this year en Lost on cost. Dat is één reden die op zes verschillende manieren is opgeschreven. Een telling van unieke tekenreeksen vertelt u dat er zes dingen zijn gebeurd, terwijl er in werkelijkheid één ding zes keer is gebeurd.

Dus gaat er iemand voor de lijst zitten om te bepalen welke labels hetzelfde betekenen. Die beoordeling is de eigenlijke analyse; dit is handmatig werk dat elk kwartaal opnieuw moet worden gedaan omdat vertegenwoordigers steeds weer nieuwe bewoordingen bedenken.

Drie kleinere fricties versterken dit probleem.

De echte reden staat vaak in de notities. De keuzelijst bevat een vaag antwoord en het vrije tekstveld bevat het echte verhaal, en niemand voegt handmatig vrije tekst samen.

Kleine segmenten worden gelezen als trends. Vier deals in een segment is een anekdote, maar een percentage ernaast ziet eruit als een concrete bevinding.

De draaitabel veroudert. De documentatie van de PivotTable is ook hier van belang. Wanneer er nieuwe rijen worden toegevoegd, "moeten alle PivotTables die op die gegevensbron zijn gebouwd, worden vernieuwd." Eén vergeten vernieuwing en de analyse van vorig kwartaal wordt gepresenteerd als die van dit kwartaal.

Hoe u een win-loss-analyse maakt met AI

Stap 1: Upload de export van gesloten deals

Open Powerdrill Bloom en upload de export. Excel, CSV, PDF en documenten worden allemaal vermeld als ondersteunde uploads in het gratis abonnement, dus een ruwe CRM-download werkt zonder dat u deze eerst hoeft op te schonen.

Verwijder de onoverzichtelijke kolom met redenen niet, en verwijder ook het veld met notities niet. Dit zijn de twee meest waardevolle kolommen in het bestand, en het zijn juist de twee kolommen die men meestal verwijdert voordat men begint.

Stap 2: Vraag om de aantallen en de redenengroepen in één prompt

Beschrijf de analyse in natuurlijke taal. Vraag naar het winpercentage per segment over de afgelopen twee kwartalen, plus de gemiddelde dealgrootte voor gewonnen en verloren deals. Vraag vervolgens om de redenen voor verlies gegroepeerd in een korte lijst, inclusief de ruwe labels die in elke groep zijn ondergebracht.

Vraag om de mapping, niet alleen om de totalen. Door te zien dat Lost on cost en No budget this year zijn samengevoegd, kunt u die beslissing accepteren of afwijzen. Dat is een kwestie van beoordeling in plaats van een berekening, en dat is precies het deel dat u zelf wilt controleren in plaats van delegeren.

Stel meteen een ondergrens in. Vraag om segmenten onder een minimum aantal deals weer te geven met hun aantal, of ze volledig te verbergen. Dat voorkomt dat een segment met slechts vier deals als een trend wordt gezien.

Elk cijfer wordt geleverd met de onderliggende rij. U kunt een verdachte telling openen en de deals lezen die deze hebben gegenereerd, nog voordat deze op een dia belanden.

Stap 3: Zet het om in het document dat mensen zullen lezen

Vraag direct om de gewenste lay-out. Het belangrijkste winpercentage, de trend ten opzichte van de voorgaande periode, het winpercentage per segment, de gegroepeerde redenen voor verlies en één regel over de grootste verschuiving.

Sla de prompt op. Volgend kwartaal uploadt u de nieuwe export en voert u dezelfde tekst uit; dat is hoe u van een eenmalige analyse een herhaalbaar proces maakt. Als de output een terugkerend gepubliceerd document moet worden, beschrijft de pagina AI report generator die route. De pagina make graphs from Excel behandelt het maken van grafieken.

Wat hoort er in een win-loss-analyse?

Onderdeel	Wat het beantwoordt	Veelgemaakte fout
Belangrijkste winpercentage	Converteren we beter dan de vorige periode?	Openstaande deals meenemen in de noemer
Winpercentage per segment	Waar is de kracht geconcentreerd?	Segmenten met drie deals rapporteren alsof ze stabiel zijn
Gemiddelde dealgrootte, gewonnen vs. verloren	Verliezen we de grote of de kleine deals?	De mediaan gebruiken in de ene rij en het gemiddelde in de andere
Gegroepeerde redenen voor verlies	Wat blijft ons verslaan?	Ruwe labels tellen in plaats van gegroepeerde labels
Lengte van de verkoopcyclus	Verloopt verlies traag of snel?	Meten vanaf de aanmaakdatum in de ene rij en de sluitingsdatum in de andere
Verlies aan concurrenten	Van wie verliezen we nu eigenlijk echt?	Het concurrentenveld bij de helft van de rijen leeg laten
Eén opvallende verschuiving	Wat is er veranderd sinds vorig kwartaal?	Elke verandering opsommen in plaats van degene die er echt toe doet

Beperk het voltooide document tot één pagina. Een win-loss-analyse die uit negen dia's bestaat, wordt slechts één keer gelezen.

Eén kolom ontbreekt in de meeste versies van deze tabel, en dat is de eenvoudigste om toe te voegen: de datum van de export. Twee mensen die het bestand van vorig kwartaal vergelijken met dat van dit kwartaal, zullen het uiteindelijk oneens zijn over welke deals op dat moment openstonden. Een enkele regel die aangeeft wanneer de gegevens zijn opgehaald, beëindigt die discussie voordat deze begint.

Een uitgewerkt voorbeeld

Stel dat een kwartaal sluit met 180 deals: 63 gewonnen, 117 verloren. Het totale winpercentage is 35%. Opgesplitst naar segment staat enterprise op 22% bij 27 deals, terwijl mid-market op 41% staat bij 96 deals.

De gegroepeerde redenen zijn belangrijker dan beide cijfers. Stel dat 44 van de 117 verloren deals te wijten zijn aan de prijs en 31 aan een ontbrekende integratie. Dat zijn twee verschillende gesprekken met twee verschillende teams. De ruwe, ongegroepeerde lijst zou elf redenen hebben getoond en tot geen van beide gesprekken hebben geleid.

Voeg nu de rij met de dealgrootte toe. Stel dat de 44 verloren deals op prijs gemiddeld $12k bedragen en de 31 verloren deals op integratie gemiddeld $58k. Het integratieprobleem is then ruwweg twee keer zoveel omzet waard, ondanks dat er minder deals achter zitten. Die omdraaiing is het allerbelangrijkste dat een analyse die alleen telt, verbergt.

Wie leest het, en hoe vaak?

Drie doelgroepen gebruiken dit document op verschillende manieren, en de lay-out moet dat respecteren.

De verkoopleiding leest het belangrijkste percentage en de opvallende verschuiving, en stopt daar tenzij er iets is veranderd. Product en marketing lezen de gegroepeerde redenen, want dat is waar de roadmap en de argumenten voor de positionering beginnen. Finance leest de dealgrootte, omdat een stijgend winpercentage op krimpende deals niet de winst is die het lijkt.

Bouw voor de eerste doelgroep en voeg aantekeningen toe voor de andere twee. Eén pagina, drie leesbare lagen.

Een bruikbare lijst met redenen verkrijgen

Alles hierboven hangt af van een veld met de reden van verlies dat iemand kan groeperen. Drie gewoonten lossen het grootste deel van de chaos bij de bron op.

Beperk de keuzelijst tot maximaal zeven opties. Een langere lijst garandeert inconsistente keuzes, omdat niemand door een vervolgkeuzemenu scrollt aan het einde van een verloren deal.

Scheid de reden van het verhaal. Eén verplichte keuzelijst voor de categorie, één optioneel vrij tekstveld voor de details. Voeg ze samen en u krijgt geen van beide naar behoren.

Maak één optie eerlijk. Inclusief een expliciete keuze voor Unknown of No decision. Zonder deze optie wordt elk onduidelijk verlies onder prijs geschaard, en wordt prijs het antwoord op alles.

Beoordeel de mapping, niet het veld. U krijgt bij de invoer nooit volledig zuivere gegevens. Wat u wel kunt krijgen is een stabiele mapping van onoverzichtelijke labels naar zeven groepen, die eenmaal per kwartaal door één persoon wordt beoordeeld.

Veelgemaakte fouten

Openstaande deals meetellen in de noemer. Het winpercentage is het aantal gewonnen deals gedeeld door het aantal gesloten deals. Het opnemen van nog openstaande opportuniteiten flatteert het cijfer telkens weer.

De lijst met redenen oneindig laten groeien. Als dit kwartaal elf redenen heeft en vorig kwartaal zes, kijkt u eerder naar een verschuiving in woordenschat dan naar een verandering in de markt. Corrigeer de groepering en vergelijk dan pas.

Kleine segmenten lezen as trends. Toon het aantal naast elk percentage, zodat lezers dit zelf kunnen inschatten.

Een verouderde draaitabel presenteren. Nieuwe rijen in de bron worden niet automatisch bijgewerkt in een PivotTable, en een lay-out die er vernieuwd uitziet maar oude cijfers bevat, is erger dan helemaal geen analyse.

De mapping verbergen. Degene die dit leest, zal uiteindelijk vragen wat er onder "prijs" viel. Publiceer de groepering naast de grafiek en dat gesprek duurt nog geen tien seconden.

De analyse alleen uitvoeren na een slecht kwartaal. Een win-loss-analyse die u pas bouwt wanneer de cijfers dalen, heeft geen nulmeting om mee te vergelijken. Door deze elk kwartaal uit te voeren, ook in goede kwartalen, worden de slechte kwartalen pas echt begrijpelijk.

Percentages rapporteren zonder volume. Een segment dat bij vijf deals van 20% naar 40% is gegaan, heeft niets verdubbeld. Toon het aantal naast elk percentage en de lezer kan het zelf relativeren.

Conclusion

De rekenkunde achter een win-loss-analyse is werkelijk eenvoudig: COUNTIFS voor de tellingen, een PivotTable voor de samenvatting, % van eindtotaal voor het aandeel. Het werk dat de hele middag in beslag neemt, is bepalen wat de redenen voor verlies u nu echt vertellen.

Laat dat deel over aan een tool die de labels kan groeperen, u de mapping kan tonen en kan terugverwijzen naar de deals achter elk cijfer. Probeer Powerdrill Bloom op de export van gesloten deals van vorig kwartaal en ontdek hoe snel uw lijst met redenen overzichtelijk wordt.

Voor het pijplijnoverzicht dat hieraan voorafgaat, raadpleegt u onze gids over het omzetten van een CRM-export in een pijplijnrapport. Het overzicht van AI-tools voor analyse van de verkooppijplijn behandelt de softwarekant.

Veelgestelde vragen

Wat is een win-loss-analyse?

Het is een gestructureerde vergelijking van de deals die u hebt gewonnen met de deals die u in dezelfde periode hebt verloren. Het omvat het winpercentage, de verschillen in dat percentage per segment en de gegroepeerde redenen achter de verloren deals.

Hoe bereken je de win rate?

Deel het aantal gewonnen deals door het totale aantal gesloten deals in dezelfde periode. COUNTIFS voert beide tellingen uit, omdat het rijen telt waarin aan elk criterium wordt voldaan binnen de overeenkomstige bereiken.

Waarom toont mijn veld voor verliesredenen een aantal in plaats van een totaal?

Omdat het tekst is. Microsoft documenteert dat PivotTable-velden in het Waarden-gebied standaard als een SOM worden weergegeven. Ze worden als een AANTAL weergegeven wanneer Excel de gegevens als tekst interpreteert.

Hoeveel verliesredenen moet een win-loss-analyse hebben?

Weinig genoeg om over kwartalen heen te kunnen vergelijken, wat in de praktijk neerkomt op ongeveer vijf to zeven groepen. Houd de ruwe labels eronder, zodat iedereen kan controleren wat er in elke groep is ondergebracht.

Hoe vaak moet je een win-loss-analyse uitvoeren?

Elk kwartaal is voor de meeste teams het meest geschikt, omdat een maand zelden genoeg gesloten deals per segment bevat om stabiel te zijn. Wat de frequentie ook is, genereer de analyse opnieuw op basis van een nieuwe export in plaats van het bestand van de vorige periode te bewerken.