Hoe u een kasstroomrapport opstelt: een volledige gids

Een cashflowrapport beantwoordt één vraag: hoeveel geld kwam er binnen, hoeveel ging eruit en wat is er over. Om er een te maken, exporteert u uw bank- en betalingstransacties voor een vaste periode. Vervolgens classificeert u elke regel als operationeel, investerings- of financieringsactiviteit, saldeert u ze per maand en stemt u het eindsaldo af met uw bankafschrift.

Het moeilijke gedeelte is niet het rekenwerk. Het is beslissen welke datum als de leidende datum geldt, en die beslissing verandert elk getal in het rapport.

Deze gids behandelt wat er in een cashflowrapport thuishoort en de twee keuzes die u maakt voordat u begint. Vervolgens wordt uitgelegd hoe u het rapport opbouwt op basis van een export.

Wat een cashflowrapport wel en niet is

Het managementrapport dat u waarschijnlijk nodig heeft, is niet het kasstroomoverzicht in de jaarrekening van een beursgenoteerd bedrijf.

Een wettelijk kasstroomoverzicht wordt opgesteld op basis van uw boekhouding binnen een boekhoudkundig stelsel en sluit aan op uw resultatenrekening. Dat is het werk van uw accountant, niet een taak voor een spreadsheet.

Wat een team maandelijks meestal nodig heeft, is specifieker en nuttiger. Het geeft antwoord op de vraag of er daadwerkelijk geld is binnengekomen, waar het naartoe is gegaan en hoeveel runway er nog over is.

Element	Waarom het er staat
Beginsaldo	Het rapport is waardeloos als het niet aansluit op een reëel saldo
Inkomende cash, per bron	Klantontvangsten, gesaldeerd met terugbetalingen, financiering apart
Uitgaande cash, per categorie	Salarissen, leveranciers, belastingen, schuldaflossing
Netto mutatie over de periode	Het belangrijkste getal waar iedereen naar zoekt
Eindsaldo	Moet tot op de cent nauwkeurig overeenkomen met het bankafschrift
Een vastgelegde datumgrondslag	Op welke datum elke regel is geteld
Een vastgelegde scope	Welke rekeningen en entiteiten zijn opgenomen

Dat laatste paar is wat een rapport onderscheidt van een stapel getallen. Twee mensen kunnen dezelfde export maken en duizenden euro's van elkaar verschillen zonder dat een van beiden een fout maakt.

Dit artikel gaat over het rapporteren van cash die al is verschoven. Als u in plaats daarvan prognoses nodig heeft, behandelt ons overzicht van cash flow forecasting tools die categorie, en de softwarekant daarvan is anders.

Beslissing één: kasstelsel of toerekeningsstelsel

Leg dit vast voordat u iets bouwt, want de twee stelsels beantwoorden verschillende vragen.

De IRS definieert beide duidelijk in Publication 538. Onder het kasstelsel "rapporteert u inkomsten over het algemeen in het belastingjaar waarin u ze ontvangt." Kosten worden afgetrokken "in het belastingjaar waarin u de kosten betaalt."

Het toerekeningsstelsel verschuift de timing. Daarbij "rapporteert u inkomsten over het algemeen in het belastingjaar waarin u ze verdient, ongeacht wanneer de betaling is ontvangen," en worden kosten afgetrokken wanneer ze worden gemaakt.

Voor een cashflowrapport is het kasstelsel de meest logische keuze. U beschrijft geld dat in beweging is gekomen, dus een openstaande, onbetaalde factuur hoort niet thuis in het totaal.

De valkuil is dat u ze ongemerkt door elkaar haalt. Als u ontvangsten van de bank haalt en uitgaven uit het toerekeningsgrootboek van uw boekhoudsysteem, krijgt u een getal dat nietszeggend is.

Let op: dit is een rapportagekeuze, geen belastingadvies. Welke methode uw bedrijf gebruikt voor de belastingaangifte is een vraag voor uw accountant.

Beslissing twee: welke datum telt

Dit is waar de meeste cashflowrapporten stilletjes de mist in gaan, en betalingsverwerkers zijn daar het duidelijkste voorbeeld van.

De uitbetalingsdocumentatie van Stripe scheidt deze twee gebeurtenissen. Er staat dat "het moment waarop het geld beschikbaar komt, afhangt van uw afwikkelingstermijn." De bank "heeft mogelijk extra tijd nodig om het geld na ontvangst beschikbaar te stellen."

De vertraging kan in het begin groot zijn. Stripe "plant uw eerste uitbetaling doorgaans binnen 7–14 dagen" na een eerste live betaling. Er wordt opgemerkt dat dit "langer kan duren, afhankelijk van uw branche, het land van activiteit en het risiconiveau."

Eén verkoop levert dus minstens drie mogelijke datums op. De klant betaalde op de ene dag, de verwerker wikkelde het af op een andere, en de bank schreef het bedrag bij op een derde.

Een cashflowrapport dat is gebaseerd op de transactiedatum toont geld dat u nog niet heeft. Een rapport op basis van de bijschrijvingsdatum van de bank komt overeen met uw saldo, maar loopt achter op uw verkopen.

Kies de bijschrijvingsdatum van de bank wanneer het rapport moet aansluiten op een saldo. Kies deze eenmalig, vermeld hem in het rapport en gebruik hem voor elke regel.

Dezelfde keuze doet zich voor bij de crediteurenadministratie. Een cheque die op de 30e is uitgeschreven en op de 3e is geïnd, valt onder verschillende regels in verschillende maanden.

Wat hoort er in elk van de drie categorieën

Classificatie is eenvoudiger dan het lijkt, zodra u accepteert dat er twijfelgevallen bestaan.

Operationeel. Geld van klanten, betalingen aan leveranciers en personeel, betaalde belasting, en rente (afhankelijk van uw beleid). Dit is de categorie die laat zien of het bedrijf zichzelf kan financieren.

Investeringen. Aankopen en verkopen van vaste activa, en geldstromen van of naar beleggingen. Apparatuur, voertuigen en geactiveerde software vallen hieronder.

Financiering. Opname en aflossing van leningen, aangetrokken eigen vermogen, betaalde dividenden en uitkeringen. Geld dat afkomstig is van of teruggaat naar financiers in plaats van uit de operationele bedrijfsvoering.

Twee categorieën zorgen voor de meeste discussie. Rente op leningen en privéopnamen van eigenaren kunnen beide in meerdere categorieën worden ondergebracht. Leg uw keuze vast in het tabblad met definities, in plaats van dit elke maand opnieuw te beslissen.

Interne overboekingen horen in geen van deze categorieën thuis. Het verplaatsen van geld tussen uw eigen rekeningen is per saldo nul, en het tellen van beide kanten blaast de bruto in- en uitstroom onnodig op.

Hoe u dit handmatig doet

Optie 1: Eén tabblad per bron, daarna een samenvatting

Exporteer elke bankrekening, kaart en betalingsverwerker afzonderlijk en bewaar ze op hun eigen tabbladen voordat u ze samenvoegt.

Voeg aan elk tabblad een classificatiekolom en een genormaliseerde datumkolom toe. Gebruik vervolgens SUMIFS in combinatie met een reeks maandeinden die is gemaakt met EOMONTH om alles in één raster samen te voegen.

Microsoft beschrijft EOMONTH als een functie die "het seriële getal van de laatste dag van de maand" retourneert. Dat maakt uw maandgrenzen expliciet in plaats van impliciet door celopmaak.

De beperking is de afstemming. Niets controleert hier of uw gecombineerde eindsaldo overeenkomt met de bank, dus dat moet u elke maand zelf doen.

Optie 2: Classificeer met een opzoektabel, niet handmatig

Bouw een mappingtabel met twee kolommen van transactieomschrijving naar categorie, en zoek vervolgens elke regel op in plaats van rijen afzonderlijk te labelen.

Dit maakt de classificatie controleerbaar. Als iemand vraagt waarom softwareverlengingen onder operationeel stonden, verwijst u naar de tabel in plaats van het uit uw hoofd te moeten herinneren.

Houd er rekening mee dat de tabel niet alles zal matchen. Laat niet-overeenkomende regels zichtbaar in een categorie "niet-geclassificeerd" staan in plaats van ze standaard aan operationeel toe te wijzen, want een stille standaardwaarde is hoe fouten onopgemerkt blijven.

De beperking is verschuiving. Omschrijvingen van leveranciers veranderen, er verschijnen nieuwe leveranciers en de tabel heeft onderhoud nodig zodra deze zaken begint te missen.

Optie 3: Een afstemmingsrij bovenaan

Zet het beginsaldo, de netto mutatie, het berekende eindsaldo en het werkelijke bankeindsaldo in vier aangrenzende cellen, met een verschilcel daarnaast.

Als dat verschil niet nul is, is niets daaronder het lezen waard. Door deze controle als eerste in te bouwen, voorkomt u dat u een rapport presenteert dat u niet heeft geverifieerd.

Onze gids over het afstemmen van transacties in een spreadsheet behandelt de matchingskant hiervan in meer detail.

De beperking is dat een verschil van nul wel de totalen bewijst, maar niet de classificatie. U kunt perfect aansluiten op de bank en toch de salarissen onder financiering hebben staan.

De gezamenlijke beperking. Alle drie de opties gaan ervan uit dat elke bron exact hetzelfde datumbereik op dezelfde datumgrondslag dekt. Afwijkende bereiken tussen tabbladen is de meest voorkomende onzichtbare fout in dit rapport.

Waar de handmatige methode vertraagt

Het eerste cashflowrapport kost een middag. Het vierde kost meer tijd, omdat de invoer is veranderd.

Er komt een nieuwe betalingsverwerker bij, dus is er een vierde export met een andere kolomindeling. Een kaart wordt vervangen, waardoor de omschrijvingen veranderen en de opzoektabel rijen begint te missen.

Vervolgens keert de vraag over de datumgrondslag terug. Iemand vraagt waarom het verkoopcijfer niet overeenkomt met het cashcijfer, en voor het eerlijke antwoord moet de vertraging in de afwikkeling opnieuw worden uitgelegd.

Er zijn nog vierde kosten die pas onder druk zichtbaar worden. Een bestuurslid vraagt wat de mutatie heeft veroorzaakt, en het antwoord vereist het opnieuw herleiden van drie maanden aan classificaties die u zich niet meer herinnert te hebben gemaakt.

Voor de variantie-analyse van dezelfde taak, zie onze gids over het maken van een budget versus werkelijkheid-rapport.

Hoe u dit bouwt met Powerdrill Bloom

Stap 1: Upload uw bank- en betalingsexports

Upload de export van het bankafschrift, de kaartexport en de uitbetalingsexport van de verwerker tegelijkertijd. Powerdrill Bloom analyseert de kolommen bij binnenkomst, zodat afwijkende datumbereiken, dubbele transactie-ID's en lege bedragen aan het licht komen voordat er een totaal wordt berekend.

Stap 2: Beschrijf het rapport in natuurlijke taal

Formuleer de regels in plaats van ze te bouwen. Noem de datumgrondslag, de periode, the drie categorieën, de rekeningen binnen de scope en de te elimineren interne overboekingen.

Stel vervolgens de vragen die de fouten opsporen. Vraag welke regels niet konden worden geclassificeerd. Vraag welke transacties in twee bronnen voorkomen. Vraag of het berekende eindsaldo gelijk is aan het door u opgegeven bankeindsaldo.

Stap 3: Exporteer de grafiek, het rapport of de presentatie

Exporteer het maandelijks cashflowraster, een grafiek van de netto mutatie tegenover het eindsaldo, of dia's die de datumgrondslag naast de totalen tonen.

De AI cash flow analysis toolpagina behandelt dezelfde taak vanuit het perspectief van de tool.

Veelgemaakte fouten

Datumgrondslagen van verschillende bronnen mengen. Transactiedatums van de verwerker en bijschrijvingsdatums van de bank kunnen niet bij elkaar worden opgeteld.

Interne overboekingen meetellen. Beide kanten worden geteld, waardoor zowel de bruto in- als uitstroom wordt opgeblazen, terwijl het nettoresultaat wel klopt.

Niet-geclassificeerde regels standaard toewijzen aan operationeel. De belangrijkste categorie absorbeert stilletjes alles wat u niet heeft kunnen toewijzen.

De afstemmingsrij overslaan. Een rapport dat niet aansluit op het banksaldo is slechts een gok met een mooie opmaak.

Slechts één maand presenteren. Cashflow is onregelmatig, en een enkele maand kan leiden tot conclusies die door een periode van drie maanden zouden worden weersproken.

Terugbetalingen salderen in één enkele omzetregel. U verliest het zicht op de vraag of de instroom daalde of de retourzendingen stegen.

Het een officieel kasstroomoverzicht noemen. De wettelijke versie wordt opgesteld op basis van uw boekhouding binnen een boekhoudkundig stelsel, en dat onderscheid is belangrijk voor iedereen die het leest.

Conclusie

Leg de datumgrondslag vast, bepaal de scope, classificeer vanuit een tabel, elimineer interne overboekingen en zet de afstemmingscontrole bovenaan. Dat levert een cashflowrapport op waar men daadwerkelijk op kan sturen.

De twee beslissingen vooraf maken het rapport verdedigbaar. Kasstelsel of toerekeningsstelsel, en welke datum telt, verklaren vrijwel elk meningsverschil over een cashcijfer.

Vermeld beide in het rapport zelf. Een lezer die uw grondslag kan zien, kan het oneens zijn met uw keuze, wat veel beter is dan er stilletjes van een andere uit te gaan.

Als het maandelijks opnieuw opbouwen u een dag kost, probeer dan Powerdrill Bloom met uw eigen export. Zie ook de AI report generator pagina.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een cashflowrapport en een officieel kasstroomoverzicht?

Een officieel kasstroomoverzicht wordt opgesteld op basis van uw boekhouding binnen een boekhoudkundig stelsel en sluit aan op de resultatenrekening. Een management-cashflowrapport beschrijft de cash die daadwerkelijk is verschoven in een periode, opgebouwd uit bank- en betalingsexports.

Should a cash flow report use the cash basis or the accrual basis?

Het kasstelsel is het meest geschikt, omdat het rapport geld beschrijft dat in beweging is gekomen. De IRS beschrijft de cashmethode als het rapporteren van inkomsten wanneer deze zijn ontvangen en het aftrekken van kosten wanneer deze zijn betaald, wat exact de timing is die een cashrapport nodig heeft.

Welke datum moet ik gebruiken voor een kaartbetaling?

Gebruik de datum waarop het geld uw bank heeft bereikt wanneer het rapport moet aansluiten op een saldo. Stripe merkt op dat de beschikbaarheid van het geld afhangt van de afwikkelingstermijn en dat uw bank na ontvangst mogelijk extra tijd nodig heeft.

Hoe ga ik om met overboekingen tussen mijn eigen rekeningen?

Sluit beide kanten uit. Als u ze meetelt, worden de totale instroom en totale uitstroom met hetzelfde bedrag opgeblazen, waardoor het nettoresultaat wel klopt maar elk brutocijfer onjuist is.

Wat zijn de drie secties van een cashflowrapport?

Operationeel omvat geld van klanten en betalingen aan leveranciers, personeel en belastingen. Investeringen omvatten vaste activa en beleggingen. Financiering omvat leningen, eigen vermogen en uitkeringen.