채용 퍼널 보고서 만드는 방법: 단계별 가이드

채용 매니저가 포지션을 채우는 데 시간이 얼마나 걸리는지 묻습니다. 귀하는 34일이라고 답합니다. 회의실에 있는 다른 사람은 51일이라고 말합니다.

두 사람 모두 동일한 지원자 추적 시스템을 보고 있습니다. 귀하는 채용 요청이 승인된 날부터 측정하고 있고, 상대방은 채용 공고가 게시된 날부터 측정하고 있습니다.

이것이 채용 지표에서 반복되는 문제입니다. 단계 이름은 표준처럼 보이지만, 시작점과 종료점은 그렇지 않습니다.

이 가이드에서는 채용 퍼널 보고서에 포함되어야 할 내용과 두 가지 속도 지표가 혼동되는 이유를 다룹니다. 그런 다음 단계 정의를 바로잡는 방법과 내보낸 데이터로 보고서를 작성하는 방법을 알아봅니다.

채용 퍼널 보고서에 포함되어야 할 내용

채용 퍼널 보고서는 각 단계별 인원수와 단계 간의 이탈률을 보여주는 보고서입니다. 다른 모든 지표는 이 데이터에서 파생됩니다.

먼저 특정 기간 동안의 단계별 인원수부터 시작합니다. 지원서 접수, 서류 스크리닝, 면접, 제안(오퍼), 수락 단계가 이에 해당합니다.

보고서 항목	정의	데이터 출처
단계별 인원수	각 단계에 도달한 지원자 수	지원자 추적 시스템 내보내기 데이터
전환율	이전 단계 대비 현재 단계의 비율	인원수에서 파생됨
Time to fill	채용 요청 승인부터 제안 수락까지	채용 요청일 기준
Time to hire	지원자의 파이프라인 진입부터 제안 수락까지	지원자 관련 날짜 기준
제안 수락률	총 제안 수 대비 수락된 제안 수	제안 기록
채용당 비용	총 채용 비용 대비 채용 인원수	추적 시스템이 아닌 재무 데이터

그런 다음 연속된 단계 간의 전환율을 추가합니다. Workable에서는 이를 채용 전환율(recruiting yield ratios)이라고 부르며, 이는 단순한 인원수 데이터를 실질적인 진단 도구로 바꾸어 줍니다.

다음으로 두 가지 속도 측정 지표가 나오는데, 이들은 서로 다른 정의가 필요합니다. 이에 대한 자세한 내용은 아래에서 다룹니다.

마지막으로 제안 수락률로 마무리합니다. Workable에서는 이를 총 제안 수 대비 수락된 제안 수로 정의합니다. 이 지표는 목록에서 가장 비용이 적게 들면서도 종종 가장 많은 것을 보여주는 지표입니다.

제외해야 할 사항에 대한 한 가지 경고가 있습니다. Workable은 지원자 추적 시스템이 Time to fill과 전환율을 보고할 수는 있지만, "채용당 평균 비용(average cost per hire)은 계산할 수 없다"고 지적합니다.

따라서 채용당 비용을 계산하려면 채용 퍼널뿐만 아니라 재무 데이터가 필요합니다. 공식은 (내부 채용 비용 + 외부 채용 비용)을 총 채용 인원수로 나누는 것입니다.

Time to fill과 Time to hire는 동일한 지표가 아닙니다

이는 가장 많은 논쟁을 불러일으키는 정의이며, 출처에서는 이에 대해 이례적일 정도로 직설적으로 설명하고 있습니다.

Workable의 Time to fill 및 Time to hire 가이드에서는 Time to fill을 "채용 요청 승인부터 최종 후보자의 제안 수락까지의 기간"으로 정의합니다.

Time to hire는 다릅니다. 이는 "후보자가 채용 파이프라인에 진입한 시점부터 채용 제안을 수락할 때까지의 기간을 측정"합니다.

다음은 벽에 붙여둘 만한 가치가 있는 문장입니다. Workable은 "Time to hire는 종종 Time to fill과 동의어로 사용된다"고 명시하면서도, "이 둘을 별개의 지표로 취급하여 서로 다른 인사이트를 얻을 수도 있다"고 덧붙입니다.

따라서 실제 현장에서는 이 두 용어가 혼용되어 사용됩니다. 귀사의 수치가 다른 회사의 수치와 일치하지 않는 이유가 바로 여기에 있습니다.

이 차이점을 명확히 유지하면 매우 유용합니다. Time to fill은 아무도 지원하지 않았던 몇 주간의 기간을 포함하여 전체 프로세스를 측정합니다. 반면 Time to hire는 최종적으로 선택한 인재를 얼마나 빨리 알아보고 프로세스를 진행시켰는지를 측정합니다.

Workable의 실제 예시를 보면 더욱 명확해집니다. 채용 포지션이 1일 차에 열렸고, 채용된 지원자가 10일 차에 지원하여 25일 차에 제안을 수락했다면, Time to hire는 15일입니다.

측정하기 전에 정의 바로잡기

다음 네 가지 결정 사항을 문서로 기록해 두어야 합니다. 이를 건너뛰면 귀사의 트렌드 라인은 단지 일관성 없는 측정 기준을 보여줄 뿐입니다.

측정 시작 시점. Workable은 타당성 있는 세 가지 옵션을 제시합니다. 채용 매니저가 채용 요청을 제출한 시점, 인사(HR) 또는 재무 부서에서 이를 승인한 시점, 또는 채용 담당자가 공고를 게시한 시점입니다.

가이드의 지침은 하나를 선택하여 일관되게 유지하는 것입니다. 가이드에서는 "귀사에 가장 적합한 방식을 선택"한 다음, "모든 포지션과 팀에 대해 동일한 방식"으로 측정하라고 조언합니다.

제외할 채용 요청. Workable은 이 부분에 대해 구체적으로 조언하며, 상시 채용(evergreen) 포지션은 제외할 것을 권장합니다. 항상 열려 있는 포지션은 "채용 프로세스의 효율성을 반영하지 못하면서 평균 Time to fill 수치를 크게 부풀릴 수 있기 때문"입니다.

력일(Calendar days) 또는 영업일(Business days). Workable의 정의는 력일(달력 기준 일수)을 사용합니다. 만약 NETWORKDAYS 함수를 사용하면 더 작은 수치가 나오며, 이는 일반적으로 발표되는 기준과 비교할 수 없게 됩니다.

평균값 또는 중앙값. 대부분의 보고서는 평균값을 보여주지만, 채용에 200일이 걸린 단 하나의 포지션이 평균을 크게 왜곡할 수 있습니다. 채용 건수가 적을 때는 평균값 옆에 중앙값을 함께 보고하세요.

Workable의 평균 계산 예시는 매우 단순하여 참고하기 좋습니다. 각각 20일, 30일, 40일이 걸린 세 개의 포지션의 평균은 30일이 됩니다.

수동으로 보고서를 작성하는 방법

옵션 1: 단계별 인원수 및 비율

기간 및 단계 필터가 적용된 COUNTIFS 함수를 사용하여 각 단계의 인원수를 계산합니다.

인원수가 단계별로 감소하는지 확인하세요. 만약 후속 단계의 인원수가 이전 단계보다 많다면, 내보낸 데이터에 단계를 건너뛰었거나 프로세스에 재진입한 지원자가 포함되어 있는 것입니다.

그런 다음 각 단계의 인원수를 이전 단계의 인원수로 나눕니다. 이 비율이 가장 단순한 형태의 채용 퍼널입니다.

동일한 수치를 퍼널 차트로 시각화하면 표보다 더 빠르게 파악할 수 있습니다. 퍼널 차트의 형태가 언제 도움이 되는지에 대해서는 퍼널 차트란 무엇인가에 대한 설명글을 참고하세요.

이 방법의 한계는 특정 기간에 대한 단 하나의 비율 세트만 얻을 수 있으며, 어떤 포지션이나 팀으로 인해 그러한 결과가 나타났는지는 알 수 없다는 점입니다.

옵션 2: 채용 요청당 한 행씩 작성

채용 요청당 하나의 행을 갖는 표를 만듭니다. 열에는 채용 시작일, 공고 게시일, 제안 수락일, 지원자 수, 소요 일수 간격을 포함합니다.

나중 날짜에서 이전 날짜를 빼서 소요 일수 간격을 계산합니다. Microsoft의 DATEDIF 함수 가이드에 따르면, "특정 시나리오에서는 잘못된 결과가 계산될 수 있음"을 경고하고 있습니다.

이제 보고서를 부서별, 직급별, 채용 담당자별 또는 유입 경로별로 세분화(slice)할 수 있습니다.

세분화 분석을 통해 진짜 답을 찾을 수 있습니다. 전체 평균 40일이라는 수치 뒤에는 엔지니어링 직군의 70일과 고객 지원 직군의 18일이라는 격차가 숨겨져 있을 수 있습니다.

이 방법의 한계는 데이터 결합(join)에 있습니다. 지원자 내보내기 데이터와 채용 요청 표를 매칭하는 작업은 일반적인 수식으로 처리하기에는 꽤나 까다롭습니다.

옵션 3: 정의 탭 만들기

앞서 언급한 네 가지 결정 사항과 현재 사용 중인 단계 이름, 그리고 해당 목록이 확정된 날짜를 기록합니다.

제외 목록을 명시적으로 추가합니다. 상시 채용 포지션, 취소된 채용 요청, 내부 부서 이동 등은 각각 어떻게 처리할지 명확히 규정해야 합니다.

이 방법의 한계는 익히 알고 있는 부분입니다. 규칙을 문서화한다고 해서 그것이 자동으로 적용되는 것은 아니며, 다음 분기가 되면 누군가는 결국 필터를 다시 설정해야 합니다.

공통적인 한계. 세 가지 옵션 모두 내보낸 데이터에 단순히 현재 단계뿐만 아니라 '단계별 이력'이 포함되어 있다고 가정합니다. 만약 지원자가 현재 위치한 단계만 표시된다면, 지난 분기의 퍼널은 전혀 재구성할 수 없습니다.

수동 방식의 한계와 지체 요인

첫 번째 채용 퍼널 보고서를 만드는 데는 반나절이 걸립니다. 하지만 네 번째 보고서를 만들 때는 더 오랜 시간이 걸리는데, 그 사이에 내부 프로세스가 변경되었기 때문입니다.

주로 단계 이름 변경이 원인입니다. 예를 들어, 한 팀이 전화 스크리닝을 서류 스크리닝 단계로 통합하면, 실제 채용 방식에는 변화가 없음에도 두 단계 사이의 비율이 깨지게 됩니다.

두 번째 원인은 취소된 채용 요청입니다. 채용 없이 마감된 포지션은 종료일이 없기 때문에, 평균 계산에서 누락되거나 빈칸으로 남아 오류를 유발합니다.

다음으로 벤치마크 문제가 있습니다. 누군가 42일이라는 수치가 좋은 편인지 물을 때, Workable의 경고가 그대로 적용됩니다. 다른 회사들은 "귀사와 동일한 방식으로 Time to fill을 계산하지 않을 수 있습니다."

이와 관련된 도구 측면의 정보는 AI tools for HR and people analytics에서 확인하실 수 있습니다.

Powerdrill Bloom으로 보고서를 작성하는 방법

1단계: ATS 내보내기 데이터 업로드하기

지원자 내보내기 데이터 또는 지원자 및 채용 요청 파일을 함께 업로드합니다. Powerdrill Bloom은 업로드 즉시 열(column) 데이터를 분석하므로, 비율을 계산하기 전에 누락된 날짜, 일관되지 않은 단계 이름, 중복된 지원자 기록 등을 먼저 찾아냅니다.

2단계: 자연어로 보고서 설명하기

복잡하게 설정을 구성하는 대신 정의를 말로 설명하세요. 측정 시작 시점, 단계 순서, 제외 대상, 그리고 력일(달력 기준) 또는 영업일 중 어떤 것을 사용할지 지정합니다.

그런 다음 오류를 잡아낼 수 있는 질문을 던져보세요. 종료일이 없는 채용 요청이 무엇인지 물어보거나, 특정 기간에만 나타나는 단계 이름이 있는지 물어보세요. 그 후 부서별 및 직급별로 분류된 채용 퍼널을 요청합니다.

3단계: 차트, 보고서 또는 슬라이드 내보내기

단계별 인원수와 비율, 동일한 수치의 퍼널 차트, 또는 수치 옆에 정의가 함께 표시된 슬라이드 덱을 내보냅니다.

흔히 하는 실수들

Time to fill과 Time to hire를 동일한 수치로 취급하는 것. 두 지표는 시작 시점이 다릅니다. 보고하는 지표가 무엇인지 명확히 라벨을 붙이고 이를 일관되게 유지하세요.

평균 계산에 상시 채용 포지션을 포함하는 것. 항상 열려 있는 포지션은 프로세스 속도에 대해 아무것도 설명해 주지 못하면서 수치만 부풀립니다.

귀사의 수치를 다른 회사와 비교하는 것. 시작 지점이 다르면 비교 자체가 무의미해집니다. 대신 귀사만의 트렌드를 추적하세요.

모수가 적을 때 평균값만 보고하는 것. 채용 건수가 6건인데 그중 1건의 검색이 매우 까다로웠다면 왜곡된 평균값이 도출됩니다. 이 경우 평균값 옆에 중앙값을 함께 보여주세요.

취소된 채용 요청을 무단으로 누락시키는 것. 채용 없이 마감된 포지션도 실제 결과 중 하나입니다. 필터링하여 없애버리기보다는 어떤 방식으로든 기록에 포함하세요.

력일(달력 기준 일수)과 영업일을 혼용하는 것. 둘 다 타당한 기준이지만 서로 비교할 수는 없습니다. 하나를 선택하여 보고서에 명시하세요.

변경된 단계 이름을 무시하는 것. 단계가 통합되면 특정 비율이 깨지게 되는데, 이는 실제 채용 프로세스의 변화가 아님에도 마치 중요한 발견인 것처럼 오해를 불러일으킬 수 있습니다.

결론

측정 시작 시점을 확정하고, 상시 채용 포지션을 제외하며, 각 단계의 인원수를 계산한 뒤 연속된 단계 간의 비율을 구하세요. 그런 다음 두 가지 속도 지표를 서로 다른 이름으로 보고하십시오.

인원수 자체가 최종 결과물은 아닙니다. 지원자들이 어느 단계에서 멈추는지를 파악해야 다음 달에 무엇을 개선해야 할지 알 수 있습니다.

이것이 바로 단 하나의 평균값만 제시하는 대신 채용 퍼널 보고서를 작성해야 하는 이유입니다. 하나의 숫자는 결과가 어땠는지만 알려주지만, 퍼널은 어디에 문제가 있었는지를 보여줍니다.

매 주기마다 이 보고서를 다시 작성하느라 분기 업무 시간을 허비하고 있다면, ATS 내보내기 데이터에 Powerdrill Bloom을 적용해 보세요. 또한 인원수 및 퇴사율 보고서 작성 방법 가이드와 AI report generator 페이지도 참고해 보시기 바랍니다.

자주 묻는 질문 (FAQ)

Time to fill과 Time to hire의 차이점은 무엇인가요?

Time to fill은 채용 요청 승인부터 제안 수락까지의 기간입니다. Time to hire는 최종 채용된 지원자가 파이프라인에 진입한 시점부터 제안을 수락할 때까지의 기간입니다.

평균 Time to fill은 어떻게 계산하나요?

해당 기간 동안 채용이 완료된 모든 포지션의 Time to fill을 더한 다음, 포지션 수로 나눕니다. Workable은 이 평균 계산에서 상시 채용 포지션은 제외할 것을 권장합니다.

적절한 Time to fill 기준은 어느 정도인가요?

Workable은 인적자원관리협회(SHRM)의 자료를 인용하여 평균 42일이라고 언급합니다. 다만, 다른 회사들은 귀사와 동일한 방식으로 이 지표를 계산하지 않을 수 있다고 경고합니다.

채용 퍼널 보고서에는 어떤 단계들이 포함되어야 하나요?

귀사의 실제 채용 프로세스에 존재하는 모든 단계를 순서대로 포함하고, 각 단계의 인원수와 단계 간 전환율을 표시해야 합니다. 템플릿에 억지로 맞추는 것보다 기간별로 일관성을 유지하는 것이 더 중요합니다.

제가 사용하는 지원자 추적 시스템으로 이 보고서를 생성할 수 있나요?

일반적으로 단계별 인원수, 전환율, Time to fill은 보고할 수 있습니다. 다만 Workable은 재무 데이터가 필요한 채용당 평균 비용은 계산할 수 없다고 지적합니다.