인원 및 퇴사율 보고서 작성 방법: 단계별 가이드

인원 보고서는 HR이 작성하는 가장 간단한 보고서처럼 보입니다. 인원수를 세고, 퇴사자 수를 세고, 나누어 제출하면 끝입니다.

그러다 누군가 계약직도 이 숫자에 포함되는지 묻습니다. 또 누군가는 31일에 퇴사한 사람이 해당 월에 포함되는지 묻습니다. 이제 보고서를 처음부터 다시 만들어야 합니다.

숫자를 세는 것은 간단합니다. 하지만 세는 방식에 대한 결정은 간단하지 않으며, 바로 이 결정들이 어떤 인원 보고서는 신뢰를 얻고 어떤 보고서는 논쟁의 대상이 되게 만듭니다.

이 가이드에서는 보고서에 포함되어야 할 내용, 자연감소율(attrition) 분모에 따라 결과가 달라지는 이유, 세 가지 수동 작업 방식과 각 방식이 한계에 부딪히는 지점을 다룹니다.

인원 보고서에 포함되어야 할 내용

Workday의 인원 보고서 가이드에 따르면, 인원 보고서는 "조직이 고용하고 있는 인원을 역할, 팀, 근무지, 상태, 고용 형태별로 보여주는" 보고서로 정의됩니다.

해당 페이지에는 이러한 보고서에 일반적으로 포함되는 필드가 나열되어 있습니다. 부서, 직무 역할, 고용 형태, 근무지, 관리자, 입사일 및 퇴사일, 코스트 센터(cost center), FTE, 공석 관련 참고 사항 등이 이에 해당합니다.

이 목록은 데이터 내보내기(export) 체크리스트가 됩니다. 이 필드 중 사원 ID(employee ID), 입사일(start date), 퇴사일(termination date) 세 가지가 자연감소율 계산의 핵심 역할을 합니다.

HRIS에서 내보낸 데이터에 퇴사일이 누락되어 있다면 자연감소율을 전혀 계산할 수 없습니다. 현재 재직 중인 인원만 셀 수 있을 뿐이며, 이는 다른 종류의 보고서입니다.

인원수(Headcount)는 FTE가 아닙니다

이는 보이지 않는 의견 대립을 가장 많이 유발하는 차이점이며, Workday 페이지에서도 이를 직접 언급하고 있습니다.

"인원 보고서는 오직 사람의 수에만 초점을 맞추는 반면, 정규직 환산 인원(FTE) 보고서는 근무 시간을 표준화된 단위로 변환하여 역량 및 예산을 계획하는 데 사용됩니다."

따라서 파트타임 직원 두 명은 인원 보고서에서는 2명으로 집계되지만, FTE 보고서에서는 대략 1명으로 집계됩니다. 두 수치 모두 틀린 것이 아니며, 재무팀(Finance)에 잘못된 수치를 제시하면 불필요한 회의를 한 번 더 해야 할 수도 있습니다.

보고서를 작성하기 전에 보고 대상이 어떤 수치를 원하는지 먼저 결정하세요. 그런 다음 차트에 그 결과를 명확히 표시해 두어야 합니다. 나중에 보고서를 읽는 사람은 아무도 기억하지 못할 것이기 때문입니다.

분모가 자연감소율을 결정합니다

자연감소율은 분수이며, 분자(윗부분)는 이견의 여지가 없습니다. 해당 기간 동안의 퇴사자 수를 세면 됩니다.

분모(아랫부분)는 선택의 영역이며, 일반적으로 다음과 같은 세 가지 옵션이 있습니다.

분모	정의	효과
기초 인원수 (기간 시작 시점)	첫날의 재직 직원 수	조직이 성장하는 동안 비율이 과대평가됨
기말 인원수 (기간 종료 시점)	마지막 날의 재직 직원 수	조직이 성장하는 동안 비율이 과소평가됨
기간 내 평균 인원수	보통 (기초 인원 + 기말 인원) / 2	성장기나 축소기 모두에서 가장 안정적임

평균 인원수가 주로 선택되는 데는 이유가 있습니다. 대규모 채용이 진행되는 동안에는 기간 시작 시점의 수치가 너무 작아 대표성을 띠기 어렵습니다. 이 경우 동일한 수의 퇴사자가 발생하더라도 실제보다 자연감소율이 더 나쁜 것처럼 보이게 됩니다.

Workday 페이지에서는 이직률(turnover rate)을 지표로 언급하고 있지만 구체적인 공식은 제시하지 않고 있습니다. 따라서 분모를 보편적인 표준이 아닌 조직 내부에서 문서화하여 합의한 선택 기준으로 취급하고, 그 선택 기준을 보고서 자체에 명시해 두어야 합니다.

분자에도 또 하나의 결정 사항이 숨어 있습니다. 자발적 퇴사와 비자발적 퇴사는 양상이 다릅니다. 이 두 가지를 하나로 합친 수치는 인재 유지(retention) 문제처럼 보이는 현상 뒤에 숨겨진 구조조정 사실을 가려버릴 수 있습니다. 따라서 이 둘을 분리해야 합니다.

수동으로 작업하는 방법

옵션 1: 재직 직원 수를 센 다음, 퇴사자 수 세기

내보낸 데이터에서 시작하여 하나의 중첩 수식을 만드는 대신 눈에 보이는 두 개의 셀을 만드세요.

재직 인원수는 상태(status) 열과 기간 범위를 지정하여 COUNTIFS 함수로 구합니다. 퇴사자 수는 동일한 함수를 사용하여 해당 기간 내에 빈칸이 아닌 퇴사일(termination date)을 세어 구합니다.

두 집계 수치를 누구나 쉽게 가리킬 수 있는 셀에 넣어두세요. 가장 먼저 받게 될 질문은 분모가 무엇이었는지에 대한 것이며, 구구절절 설명하는 대신 해당 셀을 가리켜 보여주는 것이 좋습니다.

그런 다음 월별 스냅샷을 보관하고 있다면 AVERAGEIFS 함수를 사용하여 평균 인원수를 계산하고, 그렇지 않다면 (기초 인원 + 기말 인원) / 2 방식을 사용하여 계산하세요.

이 방식의 한계는 구체적인 형태가 없는 단 하나의 비율만 제공한다는 점입니다. 자연감소율이 14%라는 사실만 알 수 있을 뿐, 어느 부서에서 발생했는지는 전혀 알 수 없습니다.

옵션 2: 직원 수준의 플래그(flag) 테이블 구축하기

직원당 하나의 행을 만들고, 질문당 하나의 열을 만듭니다. 기간 시작 시점 재직 여부, 기간 종료 시점 재직 여부, 기간 내 퇴사 여부, 자발적/비자발적 퇴사 여부, 퇴사 시점의 근속 연수 등이 열이 됩니다.

이제 보고서를 다각도로 분석(slice)할 수 있습니다. 부서별, 관리자별, 근무지별, 근속 기간 구간별, 고용 형태별 자연감소율을 파악할 수 있습니다.

이러한 다각도 분석을 통해 진짜 인사이트를 발견할 수 있습니다. 전체 평균 14%라는 수치는 특정 팀의 이직률이 40%이고 나머지 팀은 4%인 상황을 가리고 있을 수 있습니다. 대응이 필요한 곳은 오직 한 군데뿐입니다.

⚠️ 근속 기간을 계산할 때는 주의해야 합니다. Microsoft의 공식 페이지에서도 DATEDIF 함수에 대한 경고를 담고 있습니다. 이 함수는 "Lotus 1-2-3의 이전 통합 문서를 지원하기 위해" 존재하며 "특정 시나리오에서는 잘못된 결과를 계산할 수 있습니다." 또한 동일한 페이지에서 이후 날짜에서 이전 날짜를 빼면 일수를 구할 수 있다고 안내합니다.

이 방식의 한계는 데이터의 양과 결합(join) 작업입니다. HRIS에서 내보낸 데이터를 급여 데이터 및 코스트 센터 테이블과 대조하기 시작하면 수식 작업이 매우 번거로워집니다.

옵션 3: 숫자 데이터 옆에 정의(definitions) 탭 유지하기

재직 상태로 간주한 상태 값, 계약직 포함 여부, 기간을 제한하는 날짜 필드, 사용한 분모 등을 명확히 기록해 두세요.

이를 통해 이번 달의 인원 보고서와 지난달의 보고서를 비교할 수 있게 됩니다. 하지만 이 탭은 이사회 보고 직전에 급하게 수치가 필요할 때 가장 먼저 무시되기 쉬운 탭이기도 합니다.

이 방식의 한계는 규칙을 문서화하더라도 그것이 자동으로 적용되지는 않는다는 점입니다. 결국 매 주기마다 누군가는 동일한 필터를 다시 설정해야 합니다.

공통적인 한계. 위의 세 가지 방식 모두 상태 값이 깨끗하게 정리되어 있다는 것을 전제로 합니다. 시스템 마이그레이션 이후 하나의 열에 "Terminated", "Term", "Exited"가 혼재되어 있다면, 숫자를 세기 전에 이 값들을 먼저 정리해야 합니다.

수동 작업 방식이 지체되는 이유

첫 번째 인원 보고서를 작성하는 데는 반나절이 걸립니다. 하지만 네 번째 보고서를 작성할 때는 더 오랜 시간이 걸립니다. 그 사이에 밑바탕이 되는 세 가지 요소가 바뀌었기 때문입니다.

HR 시스템을 설정하거나 교체할 때 상태 값이 변경될 수 있습니다. 상태 이름이 바뀌면 재직 인원 집계에서 일부 인원이 소리 없이 누락되어, 실제로는 발생하지 않은 인원 급감 현상이 차트에 나타나게 됩니다.

조직 구조도 변경됩니다. 팀 이름이 바뀌거나 병합되면 부서별 세부 분석 결과가 지난 분기의 데이터와 더 이상 일치하지 않게 됩니다.

Workday 페이지에서는 이러한 비용적 손실을 직접 언급하고 있습니다. 서로 단절된 데이터 소스는 "일관되지 않은 데이터와 느린 조정 작업을 유발하여 계획 수립의 병목 현상을 초래"하며, 부서마다 서로 다른 규칙을 적용하면 전체 합계가 일치하지 않게 됩니다.

또한 가장 오랫동안 지속되는 집계 오류가 있습니다. 고유한 사원 ID 대신 행의 개수를 세면 인원수가 부풀려집니다. 이는 재고용이나 부서 이동으로 인해 동일한 사람이 데이터에 두 번 나타날 때마다 발생합니다.

Powerdrill Bloom으로 보고서 작성하는 방법

1단계: HRIS에서 내보낸 데이터 업로드하기

직원 데이터 또는 직원 데이터와 코스트 센터 파일을 함께 업로드합니다. Powerdrill Bloom은 업로드 즉시 열의 프로필을 분석하므로, 비율을 계산하기 전에 일관되지 않은 상태 값, 중복된 사원 ID, 누락된 퇴사일 등을 미리 파악할 수 있습니다.

2단계: 자연어로 정의 설명하기

복잡한 수식을 만드는 대신 규칙을 말로 설명하세요. 어떤 상태 값을 재직 중으로 간주할지, 계약직을 포함할지, 분석 기간의 범위는 어떻게 할지, 어떤 분모를 사용할지 지정하기만 하면 됩니다.

그런 다음 오류를 잡아낼 수 있는 질문을 던져보세요. 실제 재직 중인 고유 사원 ID 수와 데이터 행의 수가 어떻게 다른지 물어보세요. 중복된 것처럼 보이는 상태 값이 무엇인지 물어보세요. 세 가지 분모 각각에 따라 자연감소율이 어떻게 달라지는지 물어보세요. 그리고 부서별, 근속 기간 구간별로 어떻게 나뉘는지 질문해 보세요.

3단계: 차트, 보고서 또는 프레젠테이션 덱 내보내기

인원수 추이, 팀별 세부 분석, 또는 비율과 그 정의가 함께 담긴 슬라이드를 내보내기 하세요.

매달 보고서를 새로 만드는 것보다 이 방식이 더 나은 이유

	수동 작업 방식	Powerdrill Bloom
재고용 및 부서 이동자 중복 제거	파일마다 보조 열 생성	고유 사원 ID 집계 요청
세 가지 분모 모두 테스트하기	수식을 세 번 다시 작성	세 가지 모두 동시에 요청
상태 값 이름 변경	나중에 차트에서 급감 구간을 보고 발견	업로드 시 즉시 감지
자발적 및 비자발적 퇴사 분리	플래그 테이블 재작업	규칙을 말로 설명

두 번째 행은 대화의 흐름을 바꿉니다. 세 가지 분모를 나란히 보여주면 질문의 본질이 달라집니다. "수치가 틀렸다"는 지적에서 "어떤 기준으로 보고할 것인가"라는 논의로 전환되며, 이는 불필요한 논쟁 대신 의사결정을 이끌어냅니다.

자주 하는 실수

고유 직원이 아닌 행의 개수 세기. 재고용 및 부서 이동은 중복 데이터를 생성합니다. 인원수를 보고하기 전에 반드시 사원 ID를 기준으로 중복을 제거하세요.

자발적 퇴사와 비자발적 퇴사 혼합하기. 두 가지를 하나로 합친 비율에서는 구조조정과 인재 유지 문제가 동일해 보입니다. 이 둘을 분리하고 각각 명확하게 표시하세요.

성장기에 기말 인원수를 분모로 사용하기. 이는 자연감소율을 실제보다 낮아 보이게 만듭니다. 평균 인원수를 사용하고, 어떤 기준을 선택했는지 기록해 두세요.

재무팀이 FTE를 원할 때 인원수(headcount) 제시하기. 파트타임 직원 두 명은 인원수로는 2명이지만 FTE로는 약 1명입니다. 보고 대상이 어느 쪽을 필요로 하는지 먼저 확인하세요.

시스템 마이그레이션 후 단일 상태 열을 그대로 신뢰하기. 이전 상태 값과 현재 상태 값이 몇 달 동안 공존할 수 있습니다. 필터를 적용하기 전에 고유한 값들의 목록을 먼저 확인하세요.

경고를 확인하지 않고 DATEDIF 함수로 근속 기간 계산하기. Microsoft는 특정 시나리오에서 이 함수가 잘못된 결과를 반환할 수 있다고 명시하고 있습니다. 일수를 계산할 때는 날짜를 서로 빼는 방식이 더 안전합니다.

기간이나 분모를 명시하지 않고 비율만 보고하기. 백분율 수치만으로는 활용할 수 없습니다. 차트에 분석 기간, 분모, 분석 범위를 함께 표시하세요.

결론

데이터 내보내기 필드를 올바르게 설정하고, 인원수와 FTE 중 무엇을 사용할지 결정하고, 분모를 선택하여 문서화하고, 자발적 퇴사와 비자발적 퇴사를 분리하고, 사원 ID를 기준으로 중복을 제거하세요. 이 다섯 가지 단계를 거치면 재무팀과 경영진 모두가 신뢰할 수 있는 인원 보고서를 완성할 수 있습니다.

이 작업에 많은 리소스가 소모되는 이유는 상태 값과 조직 구조가 계속 변하기 때문입니다. 보고서는 매번 새로 작성하는 것이 아니라, 언제든 다시 실행할 수 있는 구조여야 합니다.

매달 이 작업으로 시간을 보내고 있다면, 기존에 내보낸 데이터를 활용해 Powerdrill Bloom을 사용해 보세요. 또한 HR 및 피플 애널리틱스를 위한 AI 도구 모음과 근속 기간 구간별 보고를 위한 코호트 분석(cohort analysis) 설명도 확인해 보세요. 코호트 유지율 차트 작성 가이드와 Excel AI assistant 페이지에서 구체적인 작동 방식을 다루고 있습니다.

자주 묻는 질문

인원 보고서에는 어떤 내용이 포함되어야 하나요?

Workday 가이드에 따르면 부서, 직무 역할, 고용 형태, 근무지, 관리자, 입사일 및 퇴사일, 코스트 센터, FTE, 공석 관련 참고 사항이 포함됩니다. 이 중 자연감소율을 계산하는 데 필수적인 세 가지는 사원 ID, 입사일, 퇴사일입니다.

자연감소율은 어떻게 계산하나요?

해당 기간 동안의 퇴사자 수를 문서화된 인원수 분모로 나눕니다. 기간 내 평균 인원수를 분모로 사용하는 것이 조직의 성장기나 축소기 모두에서 가장 안정적인 선택입니다.

인원수(Headcount)와 FTE의 차이점은 무엇인가요?

인원수는 사람의 수를 세는 반면, FTE는 근무 시간을 표준화된 단위로 변환하여 역량 및 예산 계획에 활용합니다. 예를 들어 파트타임 직원 두 명은 인원수로는 2명이지만 FTE로는 약 1명입니다.

계약직도 인원수에 포함해야 하나요?

이는 규칙이 아니라 분석 범위에 대한 결정 사항이므로, 한 번 결정한 후 보고서에 명시해 두어야 합니다. 고용 형태를 명확히 표시하지 않고 혼용하면 두 보고서의 수치가 서로 달라지는 원인이 됩니다.

제가 계산한 수치가 재무팀의 수치와 다른 이유는 무엇인가요?

보통 분석 범위나 기준이 다르기 때문입니다. 재무팀은 주로 FTE 및 코스트 센터 기준으로 작업하는 반면, HR은 실제 인원수 및 부서 기준으로 작업하는 경우가 많습니다. 각자의 정의에 따르면 두 수치 모두 맞습니다.