採用ファネルレポートの作成方法：ステップ・バイ・ステップ
採用マネージャーから、あるポジションを埋めるのにどれくらいの期間がかかるか尋ねられました。あなたは34日と答えます。しかし、同席している別の人は51日だと言います。
二人とも同じ採用管理システムを見ています。あなたは求人申請が承認された日から測定しており、相手は求人が公開された日から測定しているのです。
これが、採用指標で繰り返し発生する問題です。ステージ名は標準的に見えますが、開始点と終了点が統一されていません。
このガイドでは、採用ファネルレポートに含めるべき項目と、2つのスピード指標が混同される理由について解説します。その後、ステージ定義の修正方法と、エクスポートデータからレポートを作成する方法について説明します。
採用ファネルレポートに含めるべき項目
採用ファネルレポートとは、各ステージの候補者数と、ステージ間の離脱率をまとめたものです。それ以外の数値はすべて、これらから導き出されます。
まずは、一定期間における各ステージの候補者数から始めましょう。応募受付、書類選考、面接、内定提示、内定承諾の各数です。
| レポートの項目 | 概要 | データの取得元 |
|---|---|---|
| ステージごとの候補者数 | 各ステージに到達した候補者数 | 採用管理システムのエクスポートデータ |
| 歩留まり率 | 各ステージの数値を前ステージの数値で割ったもの | 候補者数から算出 |
| Time to fill | 求人申請の承認から内定承諾まで | 求人申請の日付 |
| Time to hire | パイプラインへの進入から内定承諾まで | 候補者の日付 |
| 内定承諾率 | 提示した内定数に対する承諾された内定数 | 内定記録 |
| 採用単価 | 採用コストを総採用人数で割ったもの | 採用管理システムではなく、財務データ |
次に、連続するステージ間の転換率を追加します。Workableではこれを採用歩留まり率と呼んでおり、これによって生の数値が現状分析のためのデータへと変わります。
次に2つのスピード指標が続きますが、これらには個別の定義が必要です。詳細については後述します。
最後に内定承諾率です。Workableでは、内定承諾数を総内定提示数で割ったものと定義されています。これはリストの中で最も簡単に算出できる指標でありながら、最も多くの示唆を与えてくれることがよくあります。
除外すべき項目について、1つ注意点があります。Workableは、採用管理システムがTime to fillや歩留まり率をレポートできるとしても、「平均採用単価を計算することはできない」と指摘しています。
したがって、採用単価の算出には採用ファネルだけでなく、財務データが必要です。その計算式は、社内外の採用コストの合計を総採用人数で割ったものになります。
Time to fill と Time to hire は異なる指標である
これは最も議論を呼びやすい定義であり、その情報源は非常に率直にこの点に言及しています。
WorkableのTime to fillとTime to hireに関するガイドでは、Time to fillを「求人申請の承認から候補者の内定承諾までの期間」と定義しています。
Time to hireは異なります。これは「候補者がパイプラインに入ってから、内定を承諾するまでの期間を測定するもの」です。
そして、壁に貼っておく価値のある一文が続きます。Workableは、「Time to hireはしばしばTime to fillと同義語として使われる」と述べています。さらに、「これらを別々の指標として扱い、異なる洞察を得ることもできる」と付け加えています。
つまり、実際の実務ではこれら2つの名称が混同して使われているのです。あなたの会社の数値が他社の数値と一致しないのは、まさにこれが原因です。
この違いを意識しておくと非常に役立ちます。Time to fillは、応募者が現れる前の数週間を含むプロセス全体を測定します。一方、Time to hireは、最終的に採用した人物をいかに素早く見極め、選考を進められたかを測定します。
Workableが提示している具体例を見ると分かりやすいでしょう。あるポジションが1日目にオープンし、採用された候補者が10日目に応募し、25日目に内定を承諾した場合、Time to hireは15日になります。
集計を始める前に定義を確定させる
以下の4つの決定事項を明文化しておく必要があります。これを怠ると、作成したトレンドラインは単に自社のプロセスの不整合を測定しているだけになってしまいます。
計測を開始するタイミング。 Workableは、妥当とされる3つの選択肢を挙げています。採用マネージャーが求人を提出した時点、人事または財務部門がそれを承認した時点、あるいはリクルーターが求人を公開した時点です。
その指示は、どれか1つを選び、一貫性を保つことです。ガイドには「自社にとって最も合理的なものを選択」し、「すべてのポジションとチームで」同じ方法で集計するようにと書かれています。
除外する求人申請。 Workableはここで具体的なアドバイスをしており、常時募集しているポジション（エバーグリーン求人）は除外することを推奨しています。常にオープンになっているポジションは、「採用プロセスの効率性を反映することなく、平均Time to fillを大幅に膨らませてしまう」からです。
暦日か営業日か。 Workableの定義では暦日を使用します。もしExcelのNETWORKDAYS関数を使用すると、数値は小さくなり、一般に公表されている数値と比較できなくなります。
平均値か中央値か。 ほとんどのレポートでは平均値が示されますが、1つの求人申請に200日かかっていると、平均値は大きく引っ張られてしまいます。データ件数が少ない場合は、平均値の横に中央値も併記しましょう。
Workableの平均値の算出例は、非常にシンプルで参考になります。20日、30日、40日かかった3つのポジションがある場合、平均は30日になります。
手動で作成する方法
オプション 1：ステージごとの候補者数と比率
期間とステージのフィールドでフィルタリングし、COUNTIFS関数を使って各ステージの数をカウントします。
カウント数が段階的に減少しているか確認してください。もし後続のステージの数値が前のステージを上回っている場合、エクスポートデータにステージをスキップした候補者や、プロセスに再エントリーした候補者が含まれています。
次に、各ステージの数値をその前のステージの数値で割ります。これらの比率が、最もシンプルな形での採用ファネルとなります。
同じ数値を表にするよりも、ファネルチャートにした方が素早く状況を把握できます。ファネルチャートの形状がどのように役立つかについては、当社のファネルチャートとは何かの解説記事で詳しく説明しています。
この方法の限界は、特定の期間における1つの比率のセットしか得られないため、どのポジションやチームがその結果をもたらしたのかが分からない点にあります。
オプション 2：求人申請ごとに1行にする
求人申請ごとに1行を割り当てたテーブルを作成します。列には、募集開始日、求人公開日、内定承諾日、応募者数、および日数の差を設定します。
遅い日付から早い日付を引いて日数の差を計算します。MicrosoftのDATEDIF関数に関するガイダンスでは、「特定のシナリオにおいて誤った結果が計算される可能性がある」と警告されています。
これで、レポートを部門別、役職のシニアリティ別、リクルーター別、あるいは応募経路別に細分化（スライス）できるようになります。
細分化することこそが、解決の糸口となります。全体の平均が40日であっても、エンジニア職の70日やサポート職の18日といった実態が隠されていることがよくあります。
この方法の限界はデータの結合にあります。候補者のエクスポートデータと求人申請テーブルを紐付ける作業は、Excelの数式だけで快適に行える限界を超えています。
オプション 3：定義タブを作成する
前述の4つの決定事項に加え、使用しているステージ名と、そのリストが確定された日付を記録しておきます。
除外リストを明示的に追加します。常時募集ポジション、キャンセルされた求人申請、社内異動など、それぞれをどのように処理するかを明記する必要があります。
この方法の限界はよくあるものです。ルールを文書化しても自動的に適用されるわけではなく、結局次の四半期には誰かがフィルターを再構築することになります。
共通する限界。 これら3つのオプションはすべて、エクスポートデータに現在のステージだけでなくステージの履歴が含まれていることを前提としています。もし候補者が現在どのステージにいるかしか分からない場合、前四半期のファネルを再現することは不可能です。
手動プロセスの限界とボトルネック
最初の採用ファネルレポートの作成には半日かかります。しかし、4回目の作成にはそれ以上の時間がかかるようになります。なぜなら、その間に水面下でプロセスが変更されているからです。
主な原因はステージ名の変更です。あるチームが電話面談を書類選考に統合すると、実際の採用活動に変化がなくても、2つのステージ間の比率が崩れてしまいます。
2つ目の原因は、キャンセルされた求人申請です。採用に至らずにクローズされたポジションには終了日がないため、平均値の計算から消えてしまうか、空白のまま残ってしまいます。
さらに、ベンチマークに関する疑問も生じます。「42日という数字は優秀なのか」と誰かが尋ねたとき、Workable自身が警告しているように、「他社があなたと同じ方法でTime to fillを計算しているとは限らない」のです。
この分野のツールについては、AI tools for HR and people analyticsでまとめて紹介しています。
Powerdrill Bloomで作成する方法
ステップ 1：ATSのエクスポートデータをアップロードする
候補者のエクスポートデータ、または候補者と求人申請のファイルを一緒にアップロードします。Powerdrill Bloomはアップロード時に対象の列を分析するため、比率が計算される前に、日付の空白、ステージ名の不整合、重複する候補者レコードなどが検出されます。
ステップ 2：自然言語でレポートの要件を説明する
レポートを構築するのではなく、定義を言葉で説明します。計測開始のタイミング、ステージの順序、除外対象、そして暦日と営業日のどちらを使用するかを指定します。
次に、エラーを検出するための質問を投げかけます。「終了日のない求人申請はどれか」「特定の期間にしか現れないステージ名はどれか」などを尋ねます。その上で、部門別およびシニアリティ別に分割された採用ファネルの作成を依頼します。
ステップ 3：チャート、レポート、またはスライド資料をエクスポートする
各ステージの候補者数と比率、同じ数値を表したファネルチャート、または数値の横に定義が記載されたスライド資料を書き出します。
よくある間違い
Time to fill と Time to hire を同一の数値として扱う。 これらは開始するタイミングが異なります。レポートする方に明確なラベルを付け、そのラベルを一貫して使用してください。
常時募集ポジションを平均値に含める。 常に募集しているポジションは、プロセスのスピードについて何も語らないまま、数値を膨らませてしまいます。
自社の数値を他社と比較する。 開始点が異なれば、比較は無意味になります。他社と比較するのではなく、自社のトレンドを追跡しましょう。
データ件数が少ないのに平均値をレポートする。 採用人数が6人で、そのうち1人の採用が極めて困難だった場合、平均値は実態を反映しなくなります。平均値の横に中央値を併記してください。
キャンセルされた求人申請を黙って除外する。 採用に至らずにクローズされたポジションも、実際の採用活動の結果です。フィルターで除外するのではなく、どこかでカウントするようにしましょう。
暦日と営業日を混在させる。 どちらの基準も妥当ですが、両者を比較することはできません。どちらか一方を選択し、レポートに明記してください。
変更されたステージ名を無視する。 ステージが統合されると、特定の比率だけが崩れ、他はそのまま残ります。これは一見、採用プロセスに変化があったように見えますが、実際は単なる名称変更によるものです。
結論
計測開始のタイミングを確定させ、常時募集ポジションを除外し、各ステージの数をカウントして、連続するステージ間で割り算を行って比率を算出します。その後、2つのスピード指標を別々の名称でレポートします。
候補者数そのものが成果物ではありません。候補者がどのステージで留まっているかこそが、来月何を改善すべきかを教えてくれるのです。
これこそが、単一 of 平均値を引用するのではなく、採用ファネルレポートを作成すべき最大の理由です。1つの数値は結果を示し、ファネルはどこに課題があるかを示します。
サイクルごとにそのビューを再構築する作業で四半期が潰れてしまうなら、ATSのエクスポートデータを使ってPowerdrill Bloomをお試しください。また、当社の人員数と離職率レポートの作成方法に関するガイドや、AI report generatorのページもあわせてご覧ください。
よくある質問
Time to fill と Time to hire の違いは何ですか？
Time to fillは求人申請の承認から内定承諾までの期間を指します。Time to hireは、最終的に採用された候補者がパイプラインに入ってから内定を承諾するまでの期間を指します。
平均Time to fillはどのように計算しますか？
対象期間中に採用が決定したすべてのポジションのTime to fillを合算し、ポジション数で割ります。Workableは、この平均値から常時募集ポジションを除外することを推奨しています。
理想的なTime to fillはどれくらいですか？
Workableは、米国の人材マネジメント協会（SHRM）による平均42日という数値を引用しています。同時に、他社があなたと同じ方法でこの指標を計算しているとは限らないとも警告しています。
採用ファネルレポートにはどのようなステージを含めるべきですか？
実際のプロセスに存在するすべてのステージを順序通りに含め、それぞれの候補者数とステージ間の転換率を記載します。テンプレートに合わせることよりも、期間を通じて一貫性を保つことの方が重要です。
自社の採用管理システムでこのレポートを作成することはできますか？
通常、ステージごとの候補者数、歩留まり率、Time to fillをレポートすることは可能です。ただし、Workableが指摘しているように、財務データが必要となる平均採用単価を計算することはできません。